Нотариальное производство: понятие и стадии.

Общие положения, касающиеся нотариального делопроизводства.Правила нотариального делопроизводства (далее - Правила) определяют порядок документирования нотариальной деятельности и порядок организации работы нотариусов с документами.

Для целей настоящих Правил применяются следующие основные термины и их определения:

входящие документы - документы, поступившие в государственную нотариальную контору, частному нотариусу и принятые ими для рассмотрения;

исходящие документы - документы, созданные в процессе деятельности работниками государственной нотариальной конторы, частным нотариусом (как инициативные, так и документы-ответы), предназначенные для направления (выдачи) иным лицам;

нотариальные документы - документы, образующиеся в результате совершения нотариальных действий государственными и частными нотариусами (далее, если не указано иное, - нотариусы), уполномоченными должностными лицами местных исполнительных и распорядительных органов (далее - уполномоченные должностные лица), дипломатическими агентами дипломатических представительств Республики Беларусь и консульских должностных лиц консульских учреждений Республики Беларусь (далее, если не определено иное, - должностные лица дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь);

организационно-распорядительные документы - организационные документы (положения, уставы, инструкции, правила и др.); распорядительные (приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.); справочно-информационные (акты, докладные и объяснительные записки, письма и др.);

оперативное хранение документов - хранение документов в государственной нотариальной конторе, у частного нотариуса с момента их создания и до передачи в ведомственный нотариальный архив;

сведения (документы) о совершении нотариальных действий - документы, содержащие информацию о совершении нотариальных действий, их участниках и т.д., предоставление которых нотариусами предусмотрено законодательными актами Республики Беларусь (специальные формуляры регистрации финансовой операции, сведения о нотариальном удостоверении права на наследство и договоров дарения в налоговые органы).

Нотариальное делопроизводство (далее - делопроизводство) включает:

· подготовку, оформление, регистрацию, учет, выдачу, хранение и использование нотариальных документов и документов, на основании которых совершены нотариальные действия;

· ведение реестров, книг, журналов регистрации (учета), в которых регистрируются (учитываются) нотариальные документы и документы, на основании которых совершаются нотариальные действия;

· оформление, регистрацию и учет документов по истребованию и предоставлению нотариусами сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия, их учет и регистрацию;

· оформление, передачу, регистрацию, учет и хранение нотариусами сведений (документов) о совершении нотариальных действий (специальных формуляров о регистрации финансовой операции, сведений о нотариальном удостоверении права на наследство и договоров дарения в налоговые органы);

· прием, учет, подготовку, оформление, размножение (тиражирование), контроль исполнения, хранение и использование организационно-распорядительных документов, образующихся в деятельности государственной нотариальной конторы, частного нотариуса;

· порядок и сроки рассмотрения обращений граждан;

· подготовку, оформление, исполнение нотариусами документов (просьб) об оказании правовой помощи;

· оперативное хранение документов в государственной нотариальной конторе, у частного нотариуса, их подготовку к передаче в ведомственный нотариальный архив.

Делопроизводство ведется на одном из государственных языков Республики Беларусь.

Ответственность за организацию делопроизводства в государственной нотариальной конторе возлагается на руководителя государственной нотариальной конторы. Ответственность за организацию делопроизводства при осуществлении частной нотариальной деятельности возлагается на частного нотариуса. Руководитель государственной нотариальной конторы назначает лицо, ответственное за ведение делопроизводства в государственной нотариальной конторе, о чем издается соответствующий приказ. Если штат государственной нотариальной конторы состоит из одного нотариуса, он является лицом, ответственным за ведение делопроизводства.

Ответственность за ведение делопроизводства по нотариальным документам, а также за ведение реестров, книг учета, в которых регистрируются (учитываются) нотариальные документы и документы, на основании которых совершены нотариальные действия, несут соответствующие должностные лица государственной нотариальной конторы (заведующий, заместитель заведующего, старший государственный нотариус, государственный нотариус (далее - государственный нотариус), которые совершают соответствующее нотариальное действие.

Об утрате документов в государственной нотариальной конторе незамедлительно докладывается руководителю государственной нотариальной конторы, который информирует управление юстиции областного, Минского городского исполнительного комитета (далее - управление юстиции). Об утрате документов частным нотариусом последний незамедлительно информирует соответствующее управление юстиции для принятия необходимых мер по розыску документов.

Непосредственный контроль за соблюдением правил делопроизводства государственными нотариусами и уполномоченными должностными лицами осуществляют управления юстиции, частными нотариусами - управления юстиции совместно с Белорусской нотариальной палатой.

Подготовка и оформление документов.При совершении нотариальных действий в соответствии со статьей 59 Закона Республики Беларусь "О нотариате и нотариальной деятельности" совершаются удостоверительные надписи и выдаются свидетельства, которые подписываются нотариусом и скрепляются его печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь (далее - гербовая печать).

Все совершенные нотариальные действия подлежат регистрации. В государственных нотариальных конторах регистрация нотариальных действий может вестись в нескольких реестрах для регистрации нотариальных действий, каждому реестру присваивается самостоятельный номер.

Каждый реестр для регистрации нотариальных действий закрепляется руководителем государственной нотариальной конторы за отдельным работником, который является лицом, ответственным за ведение реестра. Каждому новому реестру для регистрации нотариальных действий, заведенному в течение одного календарного года, присваивается следующий по порядку номер.

Для регистрации (учета) нотариальных документов и документов, на основании которых совершаются нотариальные действия, в государственной нотариальной конторе, частным нотариусом заводятся следующие книги:

· книга учета наследственных дел;

· алфавитная книга учета наследственных дел;

· книга учета заявлений о принятии мер по охране наследства и (или) управлению им;

· книга учета ценностей при принятии мер по охране наследства;

· алфавитная книга учета завещаний;

· алфавитная книга запрещений отчуждения недвижимого имущества и арестов;

· книга регистрации заинтересованных лиц об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия;

· алфавитная книга регистрации заинтересованных лиц об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия.

Реестры, книги, журналы должны быть прошиты, листы их - пронумерованы.

Количество листов реестра для регистрации нотариальных действий должно быть заверено подписью начальника управления юстиции или его заместителя и скреплено печатью управления юстиции.

Количество листов книг, журналов заверяется подписью руководителя государственной нотариальной конторы, частного нотариуса и скрепляется его гербовой печатью.

Ведение записей в реестрах, книгах, журналах, заполнение и подписание нотариальных документов карандашом, красными и зелеными чернилами не допускается.

Текст нотариального документа должен быть написан ясно и четко, числа и сроки должны быть обозначены хотя бы один раз словами.

Фамилия, собственное имя и отчество гражданина, адрес его места жительства (регистрации) должны быть написаны полностью, наименования юридических лиц приведены без сокращений с указанием адреса их места нахождения.

Удостоверительная надпись излагается на документе. Если удостоверительная надпись не помещается на документе, она может быть изложена на отдельном листе, который прикрепляется к документу.

Для совершения удостоверительных надписей могут применяться штампы с текстом соответствующей надписи.

При оформлении нотариальных документов могут также применяться мастичные штампы "копия", "копия с копии", "смотрите на обороте" и т.п.

Внесение исправлений в нотариальные документы, реестры для регистрации нотариальных действий осуществляется нотариусом, совершившим нотариальное действие.

В случае отсутствия государственного нотариуса, совершившего нотариальное действие, исправления вносятся руководителем государственной нотариальной конторы либо лицом, его замещающим.

В случае отсутствия частного нотариуса, совершившего нотариальное действие, исправления вносятся другим частным нотариусом, который работает в составе одного нотариального бюро с отсутствующим частным нотариусом, определяемым Белорусской нотариальной палатой.

Если отсутствует единственный, входящий в состав нотариального бюро, частный нотариус, исправления вносятся другим частным нотариусом, определяемым Белорусской нотариальной палатой.

Документ, состоящий из двух и более листов, должен быть прошит (прошнурован) нитью (лентой) белого либо красного цвета, его листы - пронумерованы.

На скрепляемом документе совершается надпись: "Всего прошито (либо прошнуровано), пронумеровано и скреплено печатью на _____ листах".

Количество прошитых листов заверяется подписью лица, выдавшего документ либо совершившего нотариальное действие, с указанием его должности (либо частного нотариуса) и скрепляется гербовой печатью.

Организация работы с документами.Документы, поступившие в государственную нотариальную контору, к частному нотариусу, проходят первичную обработку и регистрацию в день поступления. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в государственную нотариальную контору, частному нотариусу документа путем проставления на нем регистрационного номера с одновременной записью необходимых сведений о документе в соответствующих журналах, книгах, реестрах. Регистрации подлежат все документы, поступившие либо созданные в ходе осуществления деятельности в государственной нотариальной конторе либо частным нотариусом. Не подлежат регистрации личная переписка, поздравительные открытки, пригласительные билеты и др. Первичная обработка включает проверку правильности доставки по адресу на конверте, проверку целостности упаковки, вскрытие почтовой корреспонденции.

Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата - возвращается отправителю с пометкой на конверте "Ошибочно доставлено". В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй - остается в государственной нотариальной конторе, у частного нотариуса. Все конверты вскрываются и, как правило, уничтожаются, кроме случаев, если на документе отсутствует реквизит "дата документа"; если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа; если дата документа существенно отличается от даты его получения; если в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после использования документа подшивается вместе с ним в дело.

Документы на машинных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.

На всех входящих документах в правом нижнем углу первого листа документа ставится регистрационный штамп с датой поступления. Регистрация (учет) входящих и исходящих документов производится соответственно в журнале регистрации входящих документов и журнале регистрации исходящих документов. После регистрации документы, поступившие частному нотариусу, рассматриваются им, а поступившие в государственную нотариальную контору передаются лицом, ответственным за ведение делопроизводства, руководителю государственной нотариальной конторы, который передает их исполнение.

Всем исходящим документам присваивается регистрационный индекс, состоящий из индекса дела, в котором будет храниться документ, и номера, под которым данный документ зарегистрирован в журнале регистрации исходящих документов.

Все нотариальные действия регистрируются в соответствующих реестрах для регистрации нотариальных действий, для регистрации запрещений отчуждения недвижимого имущества и арестов, в приходной книге учета депозитных операций, расходной книге учета депозитных операций.

В каждом нотариальном документе, выданном в результате совершения нотариального действия, указывается номер, присвоенный соответствующему нотариальному действию при его регистрации. Номер указывается в графе нотариального документа "Зарегистрировано в реестре N __________".

Номер, присвоенный нотариальному документу, состоит из номера реестра для регистрации нотариальных действий и номера записи, под которым в реестре зарегистрировано нотариальное действие, в результате совершения которого выдан нотариальный документ.

Формирование дел.Документы государственной нотариальной конторы, частного нотариуса после их исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В процессе группировки документов (формирования дел) проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, даты, в необходимых случаях - гербовой печати и др. При выявлении недостатков в оформлении документы возвращаются исполнителям на доработку.

Не допускается включение в дела не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов (рабочих вариантов) документов.

Формирование дел частного нотариуса осуществляет частный нотариус, в государственной нотариальной конторе - лицо, ответственное за ведение делопроизводства.

В дела группируются документы одного делопроизводственного года.

В деле документы систематизируются в хронологическом порядке с января по декабрь (по датам их поступления, исполнения, подписания, утверждения, удостоверения, выдачи и т.д.).

При этом соблюдая логическую последовательность решения вопроса, документ-ответ располагается после инициативного документа (документа-запроса).

Иные нотариальные документы (за исключением документов, связанных с оформлением наследственных прав) подшиваются в дела в следующем порядке: первым - оставшийся в делах государственной нотариальной конторы, частного нотариуса экземпляр нотариального документа, за ним - документы, на основании которых он совершен (выдан, удостоверен).

Дело с документами не должно превышать 250 - 300 листов (30 - 40 мм толщины). При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого следующего тома являются продолжением предыдущего тома.

Понятие и стадии нотариального производства.Нотариальное производство – это совокупность юридически значимых действий нотариуса, уполномоченного должностного лица и заинтересованных лиц, направленных на совершение нотариального действия. Совершение нотарильного действия производится по общим правилам совершения нотариальных действий с учетом специфики отдельных нотариальных действий.

Нотариальное производство состоит из ряда стадий, под которыми следует понимать совокупность последовательных действий нотариуса, уполномоченного должностного лица, направленных на достижение определенной цели.

В рамках нотариального производства выделяют следующие стадии:

1) возбуждение нотариального производства;

2) установление юридического и фактического состава совершаемого нотариального действия;

3) совершение или отказ в совершении нотариального действия в зависимости от установленного состава.

Возбуждение нотариального производства происходит при обращении заинтересованных лиц. Порядок возбуждения производства зависит от вида нотариального действия. Основанием для возбуждения служит либо сам факт обращения лица, либо заявление лица о совершении определенного действия. На данной стадии проверяется соблюдение правил предметной и территориальной компетенции, происходит проверка дееспособности граждан и правоспособности юридических лиц, полномочий представителей.

Установление юридического и фактического состава совершаемого нотариального действия предполагает проверку юридических и фактических оснований для совершения определенного нотариального действия с учетом его специфики. Исходя из фактического состава нотариус определяет документы, необходимые для совершения нотариального действия.

Совершение или отказ в совершении нотариального действия является следствием наличия законных оснований для возбуждения нотариального производства на первой стадии и установления конкретного юридического и фактического состава нотариального действия.

В качестве факультативных стадий нотариального производства выделяют:

1) предварительную подготовку к совершению нотариального действия, которая состоит в истребовании нотариусом дополнительных сведений и документов либо направления документов на экспертизу;

2) исполнения нотариального акта;

3) обжалование нотариальных действий либо отказа в их совершении.