Тема 1. Основы делопроизводства
Тема 1. Основы делопроизводства
1. Предмет, содержание и задачи курса
2. Документ – основа делопроизводства
3. Организация делопроизводства
4. Правила составления и оформления документов.
1. Предмет, содержание и задачи курса
Управленческая деятельность в любой организации связана с непрерывным обменом информацией в документированной форме.
В системе таможенной разработана и принята Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах. Приказ Федеральной таможенной службы от 9 июля 2014 г. № 1331 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации»
Государственный герб Российской Федерации
На бланках документов таможенного органа Государственный герб Российской Федерации изображается на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование таможенного органа".
Наименование таможенного органа
Наименование таможенного органа, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах (положение и приказ о создании или образовании).
Над наименованием таможенного органа указывается наименование вышестоящего таможенного органа.
Наименование структурного подразделения указывается только на внутренних документах (докладные, служебные записки и другие документы), оформленных не на бланках.
Справочные данные о таможенном органе
Справочные данные о таможенном органе включают в себя: почтовый адрес, номера справочного телефона, телефона-факса, телетайпа, адрес электронной почты, наименование официального сайта.
Вид документа
Наименование вида издаваемого документа (приказ, распоряжение, инструкция, протокол, акт, контракт и другие) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа и обуславливается особенностями изложения и построения текста.
5. Место составления (издания) документа
Данный реквизит проставляется в общих бланках и бланках конкретных видов документов, кроме письма, в котором эти сведения помещаются в реквизите "Справочные данные о таможенном органе".
Дата документа
Датой документа является дата, его подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записки, акт и другие) или события, зафиксированного в документе (протокол). Для утверждаемого документа (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и другие) - дата утверждения.
Место проставления даты на документе зависит от вида бланка и вида документа.
Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания.
Место проставления регистрационного номера зависит от вида бланка и вида документа.
Гриф согласования
Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования (внешнее согласование). Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), при необходимости - указание звания (специального, воинского), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования.
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа на лицевой стороне.
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве - их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На основном документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Виза
Виза включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования; при необходимости - должность визирующего. Отказ в визировании проекта документа не допускается.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются в виде точно сформулированного пункта или мотивированного предложения на отдельном листе и прилагаются к документу, а виза оформляется следующим образом: "Замечания прилагаются", личная подпись с расшифровкой подписи, дата.
Допускается полистное визирование документов и приложений к ним начальниками соответствующих структурных подразделений.
15. Подпись должностного лица
В состав реквизита "Подпись должностного лица" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное - если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); указание специального звания должностного лица, подписавшего документ; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Специальное звание должностного лица, подписавшего документ, указывается, если документ направляется в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, а также на приказах и распоряжениях.
Реквизит "Подпись должностного лица" располагается под текстом документа или отметкой о наличии.
При подписании документа, оформленного на бланке, несколькими должностными лицами таможенного органа их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации, подписи располагают на одном уровне.
Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и других) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
Штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) допускается использовать только при подготовке поздравительных, приветственных и других подобных документов.
16. Гриф утверждения
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (приказ, распоряжение, протокол, решение).
Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности должностного лица, утверждающего документ, указания специального звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты утверждения.
Оттиск печати
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами ФТС России.
На документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми операциями, подлинность подписи должностного лица (работника) таможенного органа заверяется печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
18. Отметка о заверении копии
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать.
Допускается заверять каждый лист многостраничной копии документа.
Таможенный орган может заверить копии только тех документов, которые создаются в самом таможенном органе.
19. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа и печатается шрифтом N 12 или N 14.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона.
20. Указания по исполнению документа
Указание по исполнению документа оформляется непосредственно на документе (на свободном от текста месте), на отдельном листе, на бланке указания по исполнению документа.
Указание по исполнению документа оформляется соответствующим должностным лицом и включает: фамилии, инициалы исполнителей, содержание принятого им решения (поручения), срок исполнения, подпись, дату.
В случаях, когда поручение дается нескольким исполнителям, основным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Младший состав
· Старший прапорщик таможенной службы
· Прапорщик таможенной службы
Согласно ст. 11 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», в России установлены следующие классные чины государственной гражданской службы. Всем государственным гражданским служащим, не имеющим специального звания ФТС России, присваиваются классные чины государственной гражданской службы:
Высшая группа
· действительный государственный советник Российской Федерации 1 класса;
· действительный государственный советник Российской Федерации 2 класса;
· действительный государственный советник Российской Федерации 3 класса;
Главная группа
· государственный советник Российской Федерации 1 класса;
· государственный советник Российской Федерации 2 класса;
· государственный советник Российской Федерации 3 класса;
Ведущая группа
· советник государственной гражданской службы Российской Федерации 1 класса;
· советник государственной гражданской службы Российской Федерации 2 класса;
· советник государственной гражданской службы Российской Федерации 3 класса;
Старшая группа
· референт государственной гражданской службы Российской Федерации 1 класса;
· референт государственной гражданской службы Российской Федерации 2 класса;
· референт государственной гражданской службы Российской Федерации 3 класса;
Младшая группа
· секретарь государственной гражданской службы Российской Федерации 1 класса;
· секретарь государственной гражданской службы Российской Федерации 2 класса;
· секретарь государственной гражданской службы Российской Федерации 3 класса.
В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» должности гражданской службы подразделяются на категории и группы.
Категории должностей гражданской службы:
1) руководители – должности руководителей и заместителей руководителей государственных органов и их структурных подразделений, должности руководителей и заместителей руководителей территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и их структурных подразделений;
2) помощники (советники) – должности, учреждаемые для содействия лицам, замещающим государственные должности;
3) специалисты – должности, учреждаемые для профессионального обеспечения выполнения государственными органами установленных задач и функций;
4) обеспечивающие специалисты – должности, учреждаемые для организационного, информационного, документационного, финансово-экономического, хозяйственного и иного обеспечения деятельности государственных органов.
Должности категорий «руководители» и «помощники (советники)» подразделяются на высшую, главную и ведущую группы должностей гражданской службы; должности категории «специалисты» – на высшую, главную, ведущую и старшую группы; должности категории «обеспечивающие специалисты» – на главную, ведущую, старшую и младшую группы должностей гражданской службы.
В соответствии со ст. 11 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» гражданским служащим присваиваются классные чины гражданской службы в соответствии с замещаемой должностью гражданской службы в пределах группы должностей гражданской службы.
Классный чин в Российской Федерации — установленные федеральным законом или иным правовым актом степень, класс, квалификация (одна из трёх в пределах группы должностей или одна из пятнадцати в пределах пяти групп) пригодности должностного лица для той или иной деятельности на основе наличия у него необходимых знаний, навыков и умений.
Гражданским служащим, замещающим должности гражданской службы классные чины присваиваются по результатам квалификационного экзамена.
Классный чин гражданской службы – действительный государственный советник РФ 1, 2 или 3-го класса присваивается Президентом РФ.
В федеральных органах исполнительной власти классный чин федеральной гражданской службы – государственный советник РФ 1, 2 или 3-го класса присваивается Правительством РФ.
В целях технического обеспечения деятельности таможенных органов в их штатных расписаниях предусматриваются соответствующие должности работников таможенных органов. Их перечень определяется руководителем ФТС России.
В штате таможенных органов, а также организаций, предприятий и учреждений, подведомственных ФТС России могут быть работники:
- рабочих специальностей (например, водитель автомобиля, буфетчик, грузчик, дворник и т.д.);
- руководители организаций (подразделений) таможенных органов (например, начальник автотранспортного подразделения (гаража), директор комбината питания, заведующий столовой, начальник котельной и т.д.);
- специалисты таможенных органов (ветеринарный врач, механик, библиотекарь, инженер-программист и др.);
- технические исполнители таможенных органов (архивариус, комендант, секретарь, стенографистка и др.);
- работники профессорско-преподавательского состава, руководители, научные сотрудники РТА и ее филиалов;
- работники культуры ФТС России (художник-реставратор, дирижер, артист оркестра).
Количество должностей сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников бюджетной сферы в таможенной системе в целом определяется Правительством РФ, а в таможенных органах, организациях, учреждениях и предприятиях, подведомственных ФТС – руководителем Федеральной таможенной службы.
Российская таможенная служба - одна из крупнейших в мире, она включает в себя 11 региональных таможенных управлений, 136 таможен, и 708 таможенных постов.Штатная численность ФТС России в сентябре 2016 г. составила 73673 единицы, в том числе 18688 единиц сотрудников, 43689 единиц государственных служащих и 11296 единиц работников бюджетной сферы.Штатная численность сотрудников центрального аппарата ФТС, которым присваиваются специальные звания - 828 единиц.
Система управления в таможенных органах обладает свойством иерархичности. Строгая иерархичность системы управления в таможенных органах находит свое выражение в принципе единоначалия.
Кадровая служба
Основным структурным подразделением по управлению персоналом таможенных органов является кадровая служба (отдел кадров), на которую возложены разнообразные функции: по приему госслужащих, сотрудников и работников; организации их обучения; повышению квалификации, продвижению по службе и, наконец, увольнению.
Основной функцией работы кадровой службы является обеспечение и поддержание оптимального количества работников необходимой квалификации в соответствии с потребностями системы (организации).
Количественный состав и структура кадровыхподразделений определяются штатным расписанием таможенного органа. Очевидно, что структура системы управления персоналом определяется размером и особенностями таможенного органа (таможенный пост, таможня, РТУ, ФТС РФ).
На таможенных постах функции по управлению персоналом выполняют линейные руководители, а в таможнях, региональных управлениях, в ФТС России сформированы самостоятельные структурные подразделения – кадровые аппараты, при помощи которых руководители осуществляют реализацию кадровой функции в полном объеме.
Основной нормативно-правовой акт, регулирующий прохождение службы в таможенных органах, - Федеральный закон «О службе в таможенных органах Российской Федерации» от 21.07.97 №114-ФЗ. Сотрудники ТО руководствуются разработанными для каждого должностной инструкцией.
Приказ ФТС России от 11.08.2009 N 1458 (ред. от 18.11.2013) "Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа Российской Федерации и должностного регламента государственного гражданского служащего таможенного органа Российской Федерации"
Слайд 33 Должностная инструкция - основной организационно-правовой акт, определяющий права, обязанности и ответственность сотрудника таможенного органа Российской Федерации при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности.
Слайд 34. ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ - документ, в соответствии с которым осуществляется профессиональная служебная деятельность служащего, утверждаемый представителем нанимателя. Должностные регламенты применяются для гражданских служащих и утверждаются соответствующим органом по управлению гос. службой.
Кадровая документация
Слайд35.Кадровое делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами.
Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:
Трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работников;
Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
Трудовые книжки;
Личные карточки формы Т-2;
Личные дела;
Лицевые счета по заработной плате.
Основные виды документов по личному составу
Резюме. В настоящее время распространенным документом при приеме на работу является резюме. Его особенностью является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.
Резюме - Ваша визитная карточка на рынке труда, одно из самых эффективных средств саморекламы и самомаркетинга.
Резюме – документ, представляющий собой краткую историю карьеры и описание профессионально важных качеств.
Резюме составляется и высылается работодателям для предварительного ознакомления и принятия решения о приглашении вас на интервью.
Резюме используется при трудоустройстве в большинстве зарубежных и отечественных коммерческих фирм.
Резюме должно красиво выглядеть. Ведь это первое впечатление от Вашей персоны, которое получает работодатель.
Цель резюме -привлечь внимание потенциального работодателя.
Резюме должно удовлетворять следующим требованиям:
· Краткость – объем текста равен одной странице.
· Уместность – пишите только о том, что имеет отношение к работе, избегайте ненужных деталей и подробностей.
· Правдивость – предоставляйте только ту информацию, которую вы можете полностью подтвердить.
· Позитивный характер – создавайте благоприятное впечатление, подчеркивайте положительные качества и сильные стороны, перечисляйте успехи.
· Систематичность – излагайте информацию последовательно, не допускайте пропусков во времени.
· Уникальность – пишите о том, что характеризует Вас как специалиста, отличает вас от большинства других кандидатов на должность.
· Хороший стиль изложения – пользуйтесь точными формулировками, избегайте непонятных сокращений и жаргонизмов.
· Грамотность.
Тема 3. Документооборот
1. Основные правила организации документооборота
2. Организация работы с документированной информацией ограниченного доступа
3. Формирование и хранение дел
4. Подготовка дел к передаче в архив
1. Основные правила организации документооборота
Слайд 36. Документооборот - движение документов в таможенном органе с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация документов;
- контроль исполнения;
- информационно-справочная работа;
- отправка или направление в дело.
Документопоток – это совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:
· поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
· потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
· поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.
Контроль исполнения
1.Контроль исполнения документов включает: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения; информирование начальника (заместителя начальника) таможенного органа, начальников (заместителей начальников) структурных подразделений в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах; снятие с контроля, направление исполненного документа в дело; учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.
2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения (содержащие поручения).
При постановке документа на контроль в верхнем правом углу документа в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) проставляется отметка о контроле (подпункт 4.3.21 Типовой инструкции).
3. Контроль исполнения документов обеспечивают:
начальник (заместители начальника) таможенного органа;
подразделение документационного обеспечения (ответственные за ведение делопроизводства), осуществляющее учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения;
начальники структурных подразделений;
ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений;
ответственные исполнители.
Сроки исполнения документов определяются начальником (заместителем начальника) таможенного органа исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
обращения и запросы депутатов - не позднее 30 дней со дня получения запроса либо в иной согласованный с инициатором запроса срок; в случае проведения дополнительной проверки или дополнительного изучения изложенных в запросе сведений следует сообщить об этом инициатору запроса в 3-дневный срок со дня получения запроса;
по обращениям, поступившим в таможенный орган, - до 30 дней со дня их регистрации, если в указании по исполнению документа начальника (заместителя начальника) таможенного органа или в обращении не указан иной срок;
телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы - срочные - в день поступления, остальные - до 5 дней;
по запросам средств массовой информации (СМИ) - не более 7 дней с момента поступления запроса;
внутренние документы таможенного органа (приказы, распоряжения, решения коллегии, протоколы совещаний и другие) - согласно указанному в них сроку; в случае, если срок исполнения не указан, - в месячный срок со дня регистрации (вступления в силу);
по запросам, поступившим в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, - в указанный в запросе срок; если срок не установлен - в течение 30 дней с момента их поступления.
Дата исполнения указывается в указании по исполнению документа и фиксируется в РКФ документа.
7. Поручения (указания по исполнению документа) начальника (заместителя начальника) таможенного органа по рассмотренным контрольным документам оформляются и рассылаются подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) исполнителям, как правило, в течение суток, а срочные и оперативные - незамедлительно.
Формирование и хранение дел
В деятельности любой организации (учреждения) оформляется большое количество документов. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. группировать их в дела. Государственный стандарт определяет (слайд37) дело как "совокупность документов или документ, относящихся к одну вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку
Для того чтобы документы можно было легко найти, после исполнения их группируют в дела с разными сроками хранения. Классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, , является номенклатура дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Виды номенклатур дел
Номенклатура дел бывает трех видов - типовая, примерная и конкретная
Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.
Конкретная номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году.
Номенклатура дел таможенного органа (сводная) составляется по установленной форме (приложение N 22) на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение N 23).
Заголовки и их составление в номенклатуре дел(слайд 38)
Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Основные требования к содержанию заголовка:
- четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела (например, "Приказы ректора университета по основной деятельности")
- заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования;
- избегать неконкретных формулировок (например "разные документы", "общая переписка").
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
- название организации или структурного подразделения (автор документа);
- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
- краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на копийность документов дела.
Полное оформление дела предусматривает: систематизацию документов; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 24); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 25); оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 26); внесение необходимых дополнений, изменений и уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия таможенного органа, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела); подшивку и переплет дела.
Номенклатура дел организации (учреждения) является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства. Срок хранения их не менее 10 лет.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится правоохранительными органами с разрешения начальника таможенного органа, при этом в деле оставляются заверенная копия документа и акт о причинах выдачи подлинника. Документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату
Формирование и оформление делСлайд 39
Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой.
Формирование дела начинается сразу с начала года. На каждое названное дело в номенклатуре должна быть заведена папка. Это может быть папка скоросшиватель или папка регистратор. Обложка дела должна быть оформлена, и содержать следующую информацию:
- наименование организации (полное или сокращенное, если оно официально закреплено) указывается непосредственная подчиненность;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела по номенклатуре (Например Дело № 06-03, где 06 - это индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер дела в номенклатуре);
- заголовок дела (переносится на обложку из номенклатуры без изменений);
- срок хранения.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел;
- запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, за исключением экземпляров особо ценных документов;
- документы постоянного и временного хранения группировать отдельно;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с ГОСТ Р6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
- группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют - судебные дела, личные дела, переходящие дела.
- группировать в дело документы в зависимости от специфики деятельности того или иного учреждения ( Например: документы учебных заведений, которые формируются на учебный год, документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона и др.);
- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см, при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением " т.1, т.2 " и т.д. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.
В дело помещаются документы, по своему содержанию соответствующие заголовку дела. Внутри дела документы располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу, в запираемых шкафах, сейфах, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и воздействия света.
В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
4. Подготовка дел к передаче в архив
Подготовка документов к передаче на хранение в архив таможенного органа включает работу подразделения документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства) и ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Экспертиза ценности документов
Слайд 40. Под экспертизой ценности документов понимаем процесс изучения документов и определения их научного, культурного и государственного значения в целях установления сроков хранения и отбора для включения в Государственный архивный фонд Российской Федерации.
Экспертиза ценности документов решает три задачи;
Первая задача (часто ее называют основной, главной) заключается в определении того, какие документы несут ценную информацию, в отборе документов для передачи в государственные архивы.
Вторая задача - определить срок хранения документов. В ходе изучения документов справочного значения их распределяют на группы долговременного, временного и кратковременного хранения.
Третья задача включает установление степени сохранности документов и в случае частичной их утраты - восполнение недостающих или утраченных материалов.
Оформление дел
Слайд 41.Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в ведомственный архив.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
" подшивку или переплет дела;
" нумерацию листов в деле;
" составление заверительной надписи дела;
" составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;
" внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов.
Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической и иной ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками.
При на