Тема 6. Использование архивных документов
6.1. Понятие об использовании архивных документов
Если Вы работник службы документационного обеспечения управления, то в своей оперативной работе постоянно используете разнообразную информацию из документов, созданных ранее и находящихся на архивном хранении.
С этой целью Вы обращаетесь как к делам своего структурного подразделения, так и к находящимся в архиве или архивохранилище организации (заранее составив требование на выдачу дел).
На запрос, поступивший в организацию, Вы профессионально должны подготовить ответ по архивным документам. Запросы могут поступать как от юридических, так и от физических лиц.
Если Вы работник архива организации, то круг пользователей вашего архива, как правило, уже. Основные потребители информации - это руководство и сотрудники структурных подразделений данной организации, которые обращаются в архив с запросами, возникающими в ходе ее основной деятельности. Кроме того, пользователями являются лица, работавшие (учившиеся) в организации ранее, которым информация нужна в социально-правовых целях. Однако в архив организации могут обращаться другие организации, средства массовой информации и иные категории пользователей.
Если Вы работник государственного или муниципального архива, то Вам предстоит работа с чрезвычайно широким кругом пользователей: органами государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями, воинскими частями, научными, культурными, учебными учреждениями, средствами массовой информации, негосударственными объединениями, религиозными конфессиями, предприятиями, фирмами. В эти архивы обращаются ученые, в том числе и зарубежные, краеведы, студенты, журналисты, писатели, просто граждане, изучающие историю своего рода или те, кому нужно документальное подтверждение права на предусмотренные законодательством льготы, выплаты, привилегии.
Важно помнить, что вся работа архива направлена, в конечном счете, на обеспечение всестороннего использования обществом информации архивных документов:
| Фрагмент документа | Доктрина информационной безопасности Российской Федерации. Утверждена Президентом Российской Федерации В. Путиным. 9 сентября 2000 г. N Пр-1895 |
| - | Интересы личности в информационной сфере заключаются в реализации конституционных прав человека и гражданина на доступ к информации, на использование информации в интересах осуществления не запрещенной законом деятельности, физического, духовного и интеллектуального развития, а также в защите информации, обеспечивающей личную безопасность. Интересы общества в информационной сфере заключаются в обеспечении интересов личности в этой сфере, упрочении демократии, создании правового социального государства, достижении и поддержании общественного согласия, в духовном обновлении России. Интересы государства в информационной сфере заключаются в создании условий для гармоничного развития российской информационной инфраструктуры, для реализации конституционных прав и свобод человека и гражданина в области получения информации и пользования ею в целях обеспечения незыблемости конституционного строя, суверенитета и территориальной целостности России, политической, экономической и социальной стабильности, в безусловном обеспечении законности и правопорядка, развитии равноправного и взаимовыгодного международного сотрудничества |
Важнейшей функцией государственных и муниципальных архивов, архивов организаций является информационное обеспечение граждан, органов власти и местного самоуправления. Документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы способствуют решению различных проблем, возникающих в процессе функционирования государства, становления и развития демократического общества в стране. С начала 90-х гг. архивные документы были востребованы в целях подтверждения права собственности Российской Федерации на недвижимое имущество за рубежом, использовались при делимитации и демаркации границ Российской Федерации, в работе уполномоченных органов по реабилитации жертв политических репрессий, способствовали установлению судеб военнослужащих, погибших в годы Великой Отечественной войны и в локальных конфликтах, увековечению памяти россиян, погибших за пределами России, проведению работы по канонизации церковников и мирян, пострадавших в годы гонений на церковь, для решения имущественных споров хозяйствующих субъектов, закрепления прав собственности граждан и организаций на землю и строения, восстановления и реставрации исторических и культовых зданий и т.д. [39, с. 12, 13].
Использование документов - сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных и муниципальных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники архивов несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, а также за использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации. Как архивисты, так и пользователи должны быть "взаимно вежливы", уважать права и интересы друг друга.
Под использованием документов архива понимают предоставление архивом безвозмездно или возмездно пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей:
| Фрагмент документа | ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения |
| П. 126 | Использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан |
| Фрагмент документа | Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1992 |
| Ст. 290 | Пользование архивными документами - регулируемое правилами ознакомление с архивными документами, посредством их прочтения, просмотра или прослушивания |
В процессе использования архивных документов участвуют две стороны - архив (государственный или муниципальный, архив организации, негосударственный и др.), хранящий информацию, и пользователь, который обращается в архив за документами или архивной информацией:
| Фрагмент документа | Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ |
| Ст. 3, п. 19 | Пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации |
Открытые документы Архивного фонда Российской Федерации, а также справочно-поисковые средства к ним, доступны для пользования всем юридическим и физическим лицам, независимо от их гражданства [48, с. 38, 48].