Понятие об описании документов и дел
Для того чтобы первичную информацию можно было легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической обработке, т.е. сжатию, свертыванию, обобщению, в результате чего появляется вторичная документная информация архивов - описание:
| Фрагмент документа | Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1982 |
| П. 248 | Описание архивных документов - создание вторичной документной информации архивов |
***
В настоящее время это определение правильно употреблять без слова "архивов". В начале 1980-х гг. это имело смысл, так как архивный документ в этом же Словаре трактовался как документ, хранящийся в архиве.
В соответствии с ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (2004 г.) [1] под архивным документом понимается любой документ, имеющий какой-либо срок хранения и значение для граждан общества, государства независимо от места его хранения.
В более узком смысле слова описание - это раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения быстрого поиска и использования документов.
Описание документов и дел начинается в делопроизводстве и находит свое отражение в номенклатуре и на обложках дел, а также при подготовке описей для сдачи дел на архивное хранение.
Описание дел заключается в выявлении информационных характеристик, которые в наиболее полном объеме указывают на обложках дел.
Этапы и способы описания. Описание начинается в делопроизводстве организаций и производится непосредственно на обложках дел в начале делопроизводственного года. Оно представляет собой прогностический список тех документов, которые будут сформированы в дела.
В архивах организаций, государственных и муниципальных архивах описание производится, если поступили дела, заголовки которых неудовлетворительны или отсутствуют.
При обработке значительного комплекса документов, находящихся в россыпи, описание в архивах производится на карточках, что помогает не только оперативно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем классификацию дел внутри архивного фонда.
На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел.
Информационные характеристики документов и дел. Информационными характеристиками каждого дела являются:
название организации с указанием вышестоящего ведомства (если оно есть);
название филиала или представительства (если проводится описание их документов и дел);
название структурной части (функции, отрасли);
индекс дела по номенклатуре;
заголовок дела;
аннотация;
крайние даты документов дела;
количество листов;
архивный шифр.
Название организации является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения.
Если название организации менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название.
Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда.
Если учреждение не имело структуры, то указываются функции или отрасли деятельности этого учреждения, например "руководство" и т.д.
Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.
Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов (методика составления будет рассматриваться ниже).
Аннотация документов - это краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовком дела, (методика составления будет также рассмотрена ниже).
Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания, исходящей или входящей регистрации.
В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих, как правило, даты исходящей регистрации, и внутренних - даты составления или подписания документов.
Особое внимание следует обратить на датировку декретов и законов, планов и отчетов, книг и копий документов.
Для декретов, законов, указов, постановлений, приказов крайними датами являются даты подписания или утверждения. Если они не датированы, то дата определяется моментом опубликования или вступления документа в силу.
Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая крайних дат.
Для книг (кассовых, учета, регистрации) крайние даты определяются первой и последней записями.
Для копий документов крайними датами являются даты их изготовления, а не даты оригиналов.
На практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судебных дел. В этих случаях указываются три даты:
дата заведения в первом учреждении;
дата поступления в другое учреждение;
дата окончания дела во втором учреждении.
Первые две даты в таких случаях обозначаются в виде дроби.
Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела:
| Фрагмент документа | Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002 |
| П. 3.6.8 | В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно |
Специфику в нумерации имеют различные виды документов и дел.
***
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов [11, с. 20].
Архивный шифр - это условное обозначение места хранения дела: название архива, N фонда, N описи, N дела по описи.
Из перечисленных информационных характеристик более подробно рассмотрим важнейшие из них - заголовок, в том числе структурированный заголовок, и аннотацию.
Требования, предъявляемые к заголовку. Заголовок должен быть кратким, точным и литературно грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными терминами. Рассмотрим примеры неправильных заголовков.
Смысловая неточность: "Дело о движении свиноголовья".
Неконкретные формулировки: "Бумаги к руководству", "Взаимная переписка с внешними организациями".
Литературно неграмотные заголовки: "Папка по пожарным делам". "Инструкции и правила (и наши, и старые)", "Основные руководящие документы из плана гражданской обороны", "Разобранные бумаги кабинета Петра I и отчасти старые материалы", "Документы на не установленном языке революционного содержания", "Дело о явлении мертвого тела женского пола на Большой шаболовской дороге в 1783 г.".
Обобщая содержание, не переусердствуйте. Помните - излишне подробный заголовок лучше излишне схематичного, который превращается в простую отписку и ничего не отражает.
Избегайте заголовки типа "разные бумаги по разным вопросам", "общие материалы", "переписка по организационным вопросам", "материалы к руководству" и т.п.
Избегайте употребления в заголовках слов-паразитов, таких как "по вопросам", которые не несут никакой смысловой нагрузки и только "засоряют" заголовок.
Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные.
Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:
вид дела, или виды документов (вид дела: дело, документы, журнал, переписка и др.; виды документов: протоколы, планы и др.);
автор (дает возможность уяснить смысл и степень достоверности фактов, определить сущность содержания документов);
корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которыми был связан в своей деятельности фондообразователь);
предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое значение и его надо четко и ясно формулировать);
территория (указывает на территорию, о которой говорится в документах, или на территорию, на которой были созданы документы, или на территорию, с учреждениями или лицами которой переписывался фондообразователь);
время (событий, отраженных в документе, или составления документов);
формальные признаки (подлинность или копийность), которая обязательно указываются в том случае, когда описываются особо ценные документы, а также указывается копийность основной организационно-распорядительной документации (постановлений, приказов и т.д.).
Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения: номинального, авторского, корреспондентского, предметного, географического, хронологического, а также формальных признаков подлинности и копийности.
Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела.
Протоколы, приказы, и другие организационно-распорядительные документы в делопроизводстве формируются по номинальному, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологическому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида документов, название автора и дату, а также будет указан формальный признак подлинности или копийности. В том случае, если при формировании был использован предметно-вопросный признак или заголовок составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано содержание документов. Например:
***
"Протоколы N 1-15 заседаний коллегии Министерства экономики Российской Федерации за январь-июль 1996 г.".
"Приказы ректора РГГУ по личному составу за 2009 г.".
"Положение об установлении стимулирующих надбавок за преданность фирме".
"Поручения органов государственной власти Российской Федерации и документы по их выполнению (справки, аналитические отчеты, докладные записки)".
Планы и отчеты также описываются с указанием автора, иногда содержания, и времени - периода составления документа. Например:
"План работы коллегии Министерства образования и науки Российской Федерации на 2010 г.".
"Отчеты о работе секции политкаторжан и ссыльнопоселенцев по изучению деятельность декабристов за 1924 г.".
Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информационно-аналитическая документация описывается с указанием в заголовке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях указания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и содержания самих документов. Например:
"Сведения о положении военнослужащих Красной Армии в немецком плену, о деятельности испанской "Голубой дивизии" за 1940-1942 гг.".
"Ведомости на выдачу заработной платы профессорско-преподавательскому составу РГГУ за январь-июнь 2010 г.".
"Сводки удовлетворенных и отклоненных ходатайств о принятии в гражданство СССР за 1925-1927 г.".
"Список (штатно-списочный состав) работников организаций Центрального банка России".
Самым сложным при составлении заголовков является определение характера дела по составу документов. Иногда в деле собраны разные виды документов, и необходимо, в первую очередь, определить вид дела: документы, дело, переписка.
Понятие документы применяется тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание. Например:
"Документы об организации выставок советской литературы в Лондоне, Париже, Харбине, Нью-Йорке в 1925 г. (положения, протоколы, докладные записки)".
Понятие "документы" применяется и в тех случаях, когда обозначаются документы-приложения к какому-либо документу. Например:
"Протоколы заседаний Комитета по присуждению международных премий за 1991 г. и документы к ним (стенограммы, представления, переписка)".
При описании документов после указания всех элементов заголовка в круглых скобках по значимости перечисляются основные виды документов, включенных в дело.
Понятие дело применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при описании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмотрения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмотрению споров дела. Например:
"Дело об авторском праве наследников Н.А. Римского-Корсакова".
"Следственное дело об Игнатии, митрополите Крутитском, и Киприане, архимандрите Суздальского Спасо-Ефимьего монастыря, обвиненных в оказывании чести и разных услуг инокине Елене, бывшей царице Евдокии, во время заточения ее в Суздальском Покровском девичьем монастыре".
"Личное дело усыновленного несовершеннолетнего Иванова Ивана Ивановича".
Понятие переписка применяется к комплексу документов, являющихся запросами и ответами, возникающими в процессе взаимодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание. Например:
"Переписка с ЦИК СССР, НК РКИ СССР, Главлитом о переводе и популяризации национальной литературы, об изъятии книг из печати".
"Переписка с национальными банками государств ближнего зарубежья и стран Балтии об урегулировании расчетов".
После того как определен характер дела, составляется заголовок из определенных элементов, вытекающих из признаков заведения дел. Ниже приведена примерная схема расположения элементов в заголовках:
| Постановления, приказы, протоколы, решения | [N- N]*1 - автор - [содержание]*1 - время. Подлинность, копийность |
| Планы, отчеты | Автор - [содержание]*1 - время |
| Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы | [Автор]*1 - содержание - [территория]*1 - [время] |
| Дело | Автор (фамилия, имя, отчество), содержание - [территория]*1 - [время]*1, (виды и разновидности документов) |
| Документы | [Автор]*1 - содержание - [территория]*1 - [время]*1 (виды и разновидности документов) |
| Переписка | Корреспондент - содержание |
_____
*1 Элемент заголовка - возможный, но не обязательный.
Простые заголовки наиболее полно отражают порядок формирования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных и типовых заголовков.
Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и т.д.
Основными условиями образования обобщенных заголовков являются, во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д. Например:
"В деле содержится переписка с Можайским УИКом об организации курсов по ликвидации неграмотности и переписка с Можайским УОНО о работе школ уезда".
Правильно обобщенный заголовок будет звучать так:
"Переписка с Можайским УИКом и Можайским УОНО об организации курсов по ликвидации неграмотности и работе школ уезда".
Во-вторых, в обобщенных заголовках при наличии большого количества авторов или корреспондентов, вопросов и географических понятий возможна замена ряда понятий одним родовым понятием. Например:
"В деле содержатся протоколы заседаний коллегии Министерства образования и науки Российской Федерации и копии протоколов заседаний Ученых советов РГГУ, МГУ и других университетов за 2010 г.".
Правильно составленный заголовок будет звучать так:
"Протоколы заседаний коллегии Министерства образования и науки Российской Федерации и ученых советов университетов копии за 2010 г.".
В этом заголовке видовое понятие - вузы - было сведено к однородному понятию.
Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую - обобщенный.
Сложный заголовок составляется путем сочетания:
1) простых заголовков, например:
"Протоколы совещаний при Управлении делами СНК СССР по вопросу постановки секретного делопроизводства за 1932 г. (подлинники) и акты обследования состояния секретного делопроизводства в аппарате СНК СССР и СТО СССР за 1927-1936 гг.";
2) простого и обобщенного заголовков, например:
"Протоколы заседаний Министерства здравоохранения СССР за 1938 г. (подлинники), переписка с иностранными учеными, фирмами и медицинскими учреждениями о взаимном обмене научной информацией";
3) обобщенных заголовков, например:
"Протоколы заседаний избирательных комиссий округов г. Москвы за ноябрь-декабрь 1997 г. (копии), переписка с избирательными комиссиями о проведении выборов в городскую думу".
Методика составления структурированного заголовка. Повышение информативности заголовков единицы хранения может осуществляться с помощью внедрения структурированного распространенного (подробного) описания, которое в условиях функционирования автоматизированных архивных технологий может найти широкое распространение. Новые информационные технологии позволяют вводить наряду с минимальным числом признаков, характеризующих какое-либо явление, какой-либо объект и т.п. (в архивоведении эти признаки объединены в элементах заголовка дела (единицы хранения), любое число дополнительных признаков, слов-признаков, характеризующих состав и содержание документов, что означает возможность создания развернутых характеристик документов единиц хранения, т.е. распространенных заголовков, которые можно определить как структурированные заголовки.
Структурированный заголовок представляет собой совокупность заголовка дела и подзаголовков к нему, более подробно раскрывающих состав и содержание документов дела путем структурирования информации по основным группам в предметно-аспектном разрезе.
Структурированные заголовки целесообразно создавать для дел, сформированных по номинальному признаку (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов, стенограмм), содержание которых скрыто в так называемых "глухих" заголовках, а также для дел, содержащих разнообразные документы, содержание которых в заголовках отражается недостаточно (отчетов, обзоров, докладов, справок, докладных записок). Структурированные заголовки могут быть также использованы при описании дел, содержащих переписку.
Вслед за кратким заголовком вводятся подзаголовки, которые более подробно раскрывают содержание дел, структурируя его в предметно-аспектном разрезе по основным группам информации. Совокупность подзаголовков передаст информацию о составе и содержании документов дел более глубоко, детализированные. Например, в описи на документы Министерства угольной промышленности СССР за 1972 г. содержание дела, имеющего заголовок:
"Поручения Совета Министров СССР по капитальному строительству, проектно-изыскательским работам и материалы к поручениям (показатели плана, перечни объектов и др.)",
раскрывается в следующих подзаголовках:
"Уточненные показатели плана капитального строительства на 1972 г.; лл. 8-10".
"О строительстве очистных сооружений в г. Ленинск-Кузнецком Кемеровской области; лл. 11-12".
"О вводе в эксплуатацию гидроэлектростанции на шахте им. В.И. Ленина в г. Ткварчели; л. 13".
Подобных подзаголовков, в совокупности составляющих структурированный заголовок, можно вводить столько, сколько необходимо для полного отражения основного предметно-вопросного содержания документов дела.
Таким образом, введение структурированного заголовка дела в описи позволит значительно увеличить информативность описей, усилить их значение в качестве базового информационного справочника, одновременно оставив без изменения роль и значение описи как учетного документа.
Методика составления структурированного заголовка дела должна быть ориентирована на описание документов как в традиционной описи, так и в описи в электронном формате. Это означает, что составление структурированного заголовка должно быть унифицировано, т.е. он должен иметь определенный набор элементов описания. Кроме того, должно быть регламентировано описание каждого вида (разновидности) документа с учетом его специфики.
Перед составлением структурированного заголовка необходимо проанализировать содержание документов для определения тем, вопросов, предметов содержания, выделив из них наиболее важные и проведя структурирование их по группам. В ходе анализа устанавливается номинальный признак документа, его автор, дата, административно-территориальная принадлежность. Каждая группа получает заголовок, состоящий из определенного набора элементов описания, различающихся в разных видах документов.
Если "расчленение" содержания дела по тематике или предметам невозможно, структурированный заголовок составляется из перечисления наиболее важных вопросов содержания.
Такие виды документов, как постановления, распоряжения, приказы, высокоинформативны. Эти документы отражают важные направления деятельности фондообразователей, поэтому они требуют более подробного описания с выделением наиболее значимых документов в отдельные группы.
Эти документы, как правило, имеют наименования, в которых обозначаются основные вопросы содержания. Просмотр текста этих документов должен подтвердить не только правильность формулировки наименования документов, но и полноту поставленных в нем вопросов. Если указанные документы имеют приложения, их следует подвергнуть такому же анализу, отразив в соответствующем пункте подзаголовка содержащуюся в приложениях информацию.
В состав структурированного заголовка, раскрывающего содержание постановлений, распоряжений, приказов, могут входить следующие элементы описания: название подзаголовка (указание вида документов и их тем); автор постановления, распоряжения, приказа (наименование структурного подразделения); номер постановления, распоряжения, приказа; дата постановления, распоряжения, приказа (число, месяц, год); вопрос, предмет содержания постановления, распоряжения, приказа; номера листов единицы хранения.
При необходимости в состав заголовка могут войти такие элементы описания: место издания; сеть учреждений, на которую распространяется постановление, распоряжение, приказ. Например, краткий заголовок:
"Постановления, распоряжения Министерства культуры СССР N 1-90 за 1970 г.";
структурированный заголовок:
"Постановления, распоряжения Министерства культуры СССР N 1-90 за 1970 г.".
Музеи: "Постановление N 5 от 15 февраля 1970 г. об обеспечении сохранности собраний и коллекций государственных музеев, в т.ч. Государственного Эрмитажа, Государственного Русского музея, Государственной Третьяковской галереи, Государственного музея изобразительных искусств им. А.С. Пушкина; л. 7".
"Распоряжение N 15 от 15 апреля 1970 г. о выставочной деятельности музеев г. Владимир и г. Суздаль; л. 20".
Библиотеки: "Постановление N 20 от 15 мая 1970 г. об обеспечении сохранности книжных фондов и коллекций государственных библиотек, в т.ч. Государственной библиотеки им. В.И. Ленина; л. 50".
"Распоряжение N 40 от 1 августа 1970 г. о финансировании городских и районных библиотек РСФСР. Приложения: справки, информации местных учреждений культуры о состоянии библиотек; лл. 90-110".
В состав структурированного заголовка, раскрывающего содержание протоколов с последовательной записью хода обсуждения вопросов повестки дня, могут входить следующие элементы (реквизиты) описания: название подзаголовка (указание вида документов и их тем); автор (учреждение, к которому относится протокол); номер и пункт протокола; дата (число, месяц, год); вопрос, предмет содержания наиболее существенных пунктов повестки дня, номера листов единиц хранения. Например, краткий заголовок:
"Протоколы заседаний бюро Краснопресненского РК КПСС N 1-20 за 1969 г. Подлинники";
структурированный заголовок:
"Протоколы заседаний бюро Краснопресненского РК КПСС N 1-20 за 1969 г. Подлинники".
Организационно-партийная работа: "Протокол N 5 заседания от 5 мая 1969 г., п. 1, О проведении мероприятий по урегулированию роста и состава рядов КПСС; лл. 2-10".
"Протокол N 18 заседания от 15 ноября 1969 г., п. 2, О подготовке к проверке и обмену партийных документов; лл. 5-9".
Идеологическая работа:
"Протокол N 12 заседания от 30 сентября 1969 г., п. 3. О работе лекторской группы РК КПСС в 1968-1969 учебному году; лл. 10-15 [15, с. 24-27].
Структурированные заголовки "выросли" из практики составления аннотаций в государственных архивах. Составление структурированных заголовков на стадии делопроизводства позволяет не только усилить информационную составляющую описей и иных архивных справочников, но и снять дополнительную работу по аннотированию содержания документов и дел в государственном и муниципальном архивах.
Для однородных дел в целях облегчения и достижения единства (унификации) их описания разрабатываются типовые заголовки.
В типовой заголовок входят элементы, присущие большой группе однородных дел: виды документов или дел и автор, виды документов или дел и корреспондент, виды документов или дел и содержание и т.д., например:
"Протоколы заседаний коллегии Министерства... за... год. Подлинники, копии".
К этой типовой части надо будет только добавить конкретное название министерства, проставить год и указать подлинность или копийность документа.
Для облегчения работы над документами фонда составляется перечень типовых заголовков.
Простые и, тем более, обобщенные и сложные заголовки не всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью аннотации. Но к структурированным заголовкам составлять аннотации нецелесообразно.
| Фрагмент документа | Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1982 |
| П. 6 | Аннотация документов - это краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела |
Аннотируются документы, которые содержат сведения о наиболее выдающихся событиях, фактах и деятелях, а также воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие в дела.
Таким образом, аннотируются документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска.
Аннотация составляется в трех вариантах:
1) аннотация, представляющая собой заголовок отдельного документа, например:
"Письмо К.Э. Циолковского о конструировании металлического дирижабля; л. 17-18";
2) аннотация, составляющаяся на несколько однородных документов, например:
"Воззвания о заготовке продовольствия для Поволжья; л. 14-21";
3) аннотация, содержащая краткое описание содержания документа, например:
"В списке семей красноармейцев, не получивших карточки "Красная звезда", содержатся сведения о составе семей; л. 45".
В конце аннотации обязательно указываются номера листов документов, на которые составлена аннотация.
Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке дела или на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом дела.
Описание документов и дел дореволюционного периода. При описании документов и дел XVIII-XIX вв. надо помнить о соблюдении названий тех видов и разновидностей документов, которыми документы называли в делопроизводстве того времени, и не прибегать к произвольным заменам, уточнениям и модернизациям терминов.
Например: "доношение", а не "донесение"
"наставление", а не "инструкция"
"объявление", а не "информация"
"рапорт", а не "служебная записка".
При описании документов и дел предшествующих исторических эпох с особым вниманием надо подходить к фиксации того или иного должностного или церковного звания исторического лица, упоминаемого в документах, с тем, чтобы оно соответствовало занимаемому им положению именно в тот период, к которому относится документ.
Например:
| Неправильно | Рапорт генералиссимуса А.В. Суворова в Государственную Военную коллегию о прибытии в г. Царицын для преследования отрядов Е.И. Пугачева. 1774 г., август |
| Правильно | Рапорт генерал-поручика А.В. Суворова в Государственную Военную коллегию о прибытии в г. Царицын для преследования отрядов Е.И. Пугачева. 1774 г., август |
Следует избегать вульгаризированных эпитетов и определений, носящих отпечаток идеологического противостояния. В равной степени это относится как к представителям правящих классов и сословий, так и к подданным слоям населения. В последнем случае следует воздержаться от идеологических перекосов, содержащихся в тексте самих документов, поскольку они могут искажать подлинный смысл и значение самих документов. Например:
| Неправильно | Письмо царского фаворита Потемкина с просьбой выдать ему денег. 1775 г. |
| Правильно | Прошение Президента Государственной Военной коллегии Г.А. Потемкина с просьбой увеличить ассигнования на содержание 1-й Придунайской армии. 1775 г. |
| Неправильно | Сообщение Инсарской воеводской канцелярии генералу М.Н. Волконскому о кровопролитиях, произведенных злодейской шайкой Емельки Пугачева. 1774 г., 21 июля |
| Правильно | Рапорт Инсарской воеводской канцелярии московскому генерал-губернатору М.Н. Волконскому о боевых действиях повстанческих отрядов Е.И. Пугачева и жертвах среди местного населения. 1774 г., 21 июля |
В настоящее время, когда хранилища федеральных архивов насчитывают десятки миллионов единиц хранения и к услугам архивистов компьютеры, сканеры и телекоммуникационные сети, описание по-прежнему считается одним из самых трудных видов работ, требующих высокой квалификации. Информационные технологии могут многократно увеличить скорость поиска информации, но архивист по-прежнему остается единственным посредником между документным массивом и исследователем, преобразуя первичную документную информацию в систему информационно-поисковых справочников.
Описи дел, документов
Если Вы работник службы документационного обеспечения управления, то Вам предстоит составлять внутренние описи и описи структурного подразделения. Вы должны учесть все дела, законченные делопроизводством в минувшем году и выбрать из них:
дела постоянного хранения;
дела долговременного хранения (свыше 10 лет);
дела по личному составу;
специфические виды документов (телеметрические, научно-технические, судебно-следственные и др.). Ваша задача - распределить все дела на небольшие массивы и составить на каждую группу отдельную опись. По этой описи дела будут переданы Вами в архив организации или в архивохранилище, и она же послужит основой годового раздела описи фонда организации.
Если Вы работник архива организации, то должны ежегодно составлять годовой раздел описи всего учреждения. Дела постоянного хранения следует передать по описи в профильный государственный или муниципальный архив.
Если Вы работник государственного или муниципального архива, Ваша задача следить за качеством описей, присылаемых Вам из архивов организаций и утвердить или отвергнуть их, а также при:
при поступлении россыпи документов общественных организаций;
при усовершенствовании или переработке описей.
| Фрагмент документа | Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. - М., 2007 |
| П. 5.5.1 | Опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения / единиц учета, закрепления из внутрифондовой систематизации и учета; состоит из описательных статей единиц хранения / единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи |
Опись выполняет три важнейшие функции: информационную (раскрывает состав и содержание документов), учетную (обеспечивает учет дел), классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).
Информационная функция описи реализуется в процессе описания каждого дела на карточках, при составлении такого важного элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда в целом.
Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кром