Тема 5. Справочно-поисковые средства к архивным документам (научно-справочный аппарат)

5.1. Понятие о системе справочно-поисковых средств к архивным документам

Если вы работник службы документационного обеспечения управления, то систему справочно-поисковых средств для Вас будут составлять как традиционные архивные справочники: описи (внутренние описи к документам дел и описи документов и дел структурных подразделений), картотеки, так и номенклатура дел, которая опосредованно является справочником к архивным документам в делопроизводстве организации.

Если Вы работник архива организации, то Вам необходимо хорошо знать методику составления внутренних описей документов в деле, описей документов и дел структурных подразделений и сводных описей на дела всей организации. Вы также будете оказывать методическую помощь в разработке номенклатуры дел организации. Возможно, Вы будете создавать каталог к имеющимся в архиве документам, базы данных и даже обзор фонда своей организации к ее юбилею.

Архивы крупных ведомств - Министерства иностранных дел Российской Федерации, Министерства обороны Российской Федерации и другие отраслевые фонды, рассмотренные в разделе "Организация документов и дел в пределах архивного фонда Российской Федерации (первый уровень организации документов)" создают кроме названных архивных справочников, путеводители и в обязательном порядке каталоги, а также в ряде случаев, обзоры.

Если Вы работник государственного или муниципального архива, то Вам предстоит работать с обязательными архивными справочниками: описями; создавать путеводитель, каталоги (основным из которых будет систематический), базы данных, а также разрабатывать дополнительные справочники: указатели, обзоры и т.д.

Вы будете проводить анализ и учет состояния системы СПС архива на бумажном носителе (в журнале учета по учету состояния НСА, картотеке) и в автоматизированном режиме.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках и других хранилищах, а также архивные документы современных организаций, будучи востребованными, не могут быть использованы без какого-либо справочно-поискового аппарата (СПС).

Совершенствование справочно-поисковых средств государственного, муниципального архивов и архивов организаций, направленное на обеспечение общества в целом достоверной ретроспективной документной информацией, а также управленческих потребностей организаций и удовлетворение социально-правовых интересов граждан - является одной из главных задач:

Фрагмент документа	Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (- М., 2007)
П. 5.3.1	Система справочно-поисковых средств (система научно-справочного аппарата) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования

***

"Первая главная обязанность служащих в архиве есть составление описаний и содержание рукописи указателей к рукописям вверенного им хранилища. Эта обязанность далеко не так легка, как может казаться с первого взгляда: лишь специалист, знающий основательно свой предмет, может в нескольких словах, точно и ясно определить как название, так и существенное".

Калачев Н.В. Архивы, их государственное значение, состояние и устройство. - СПб., 1877.

Архивные справочники в архиве могут вестись в традиционном и в автоматизированном режиме, обеспечивающем возможности оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации.

Работа по созданию справочно-поисковых средств к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией. Документная информация - это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.

В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации.

Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией.

Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные справочники существуют во всех государственных и муниципальных архивах и архивах организаций. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, путеводители.

Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки и перечни документов, например, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры.

Система СПС каждого федерального архива в середине 1990-х гг. подробно была представлена в справочнике "Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат" [6]. В нем впервые в истории отечественного архивного дела воедино сведены данные об основных элементах справочного аппарата каждого федерального архива, при этом основное внимание уделено внутриархивным справочникам (каталоги, внутрифондовые и межфондовые указатели, картотеки, автоматизированные базы данных и др.), часть которых ранее была доступна только архивистам.

Принципы построения системы СПС. Основными принципами построения системы СПС являются:

1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;

2) неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;

3) преемственность СПС организаций с СПС, государственных и муниципальных архивов.

Преемственность СПС архивов организаций, государственных и муниципальных архивов основывается на единстве требований и принципов их построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и в архивах организаций описей документов дел с необходимым справочным аппаратом к ним. Утвержденные ЭПК архивных учреждений описи (годовые разделы описей) архив хранит как контрольные экземпляры до передачи документов организацией на постоянное хранение. После поступления документов на постоянное хранение описи становятся частью системы СПС государственного или муниципального архива.

Различные виды делопроизводственных картотек и каталогов архива организации могут быть приняты в архив для использования в составе системы СПС в качестве самостоятельных элементов или вливаться в соответствующие разделы каталогов.

Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации.

Если описание и каталогизация документов проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти.

Третий принцип очень важен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в организациях, государственных и муниципальных архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи документов дел составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем архива организации. Сводные описи (годовые разделы) описей документов дел постоянного хранения архива организации обязательно утверждаются ЭПК государственного и муниципального архива и хранятся там как контрольные экземпляры до передачи документов на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с правилами работы государственных, муниципальных архивов и архивов организаций.

Структура системы СПС основана на иерархии классов справочников в соответствии со следующими уровнями архивных документов:

1. Архивный фонд Российской Федерации в целом.

2. Сеть государственных и муниципальных архивов.

3. Архив.

4. Фонд.

5. Дело или отдельный документ.

***

Всероссийский научно-исследовательский институт документно-архивного ведения дела разработал подробную типологию и классификацию видового состава справочных средств в государственном и муниципальном архивах, что представлено в схемах [14, с. 108, 109] (Приложение 5.1 и 5.2).

В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам:

1. Архивный фонд Российской Федерации:

справочник "Государственные архивы СССР". Ч. 1-2. - М., 1989;

справочник "Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах". - М., 1991;

справочник "Архивные документы в библиотеках и музеях РФ". - М., 2003;

указатель "Личные архивные фонды в государственных хранилищах СССР". Т. 1-2. - М., 1963; Т. 3. - М., 1980;

центральный фондовый каталог АФ РФ в ГА РФ.

2. Группа архивов отдельного региона:

фондовый каталог субъекта Российской Федерации или муниципального образования;

путеводитель "Центральные архивы Москвы". Вып. 1-3. - М., 1999; Вып. 4. - М., 2000.

3. Архив:

путеводитель или краткий справочник;

описи;

каталоги;

тематические обзоры;

указатели.

4. Фонд:

опись;

обзор фонда;

каталоги;

указатели.

5. Отдельное дело или отдельный документ:

тематические путеводители;

каталоги;

указатели;

обзоры фондовые и тематические;

внутренняя опись дела;

аннотация;

заверительная надпись.

В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия:

межархивные (на уровне АФ РФ и его части);

внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей);

внутрифондовые (на уровне фонда или его части).

Перспективы развития СПС. Разработка перспектив дальнейшего развития системы СПС опирается на решение следующих основных проблем.

1. Оптимизация системы справочно-поисковых средств Архивного фонда Российской Федерации в целом как подсистемы в общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ).

2. Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы СПС к документам АФ РФ на различных уровнях его организации: архив - фонд - дело - документ (это уровни "входа" в систему СПС); а также оптимизация системы СПС каждого архива.

3. Всестороннее обеспечение преемственности СПС государственных и муниципальных архивов и архивов организаций.

4. Дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе СПС архива.

Система СПС должна строиться на основе единства описания документов с учетом следующих требований, предъявляемых к описанию:

1) удовлетворять потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архивы;

2) ориентироваться в основном на тематический поиск информации;

3) быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ независимо от способа закрепления информации;

4) иметь единую методику составления всех типов и видов справочников;

5) отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников;

6) развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники, т.е. автоматизированного ввода и поиска информации.

Исходя из этих требований, основу системы СПС должно составлять "двойное единство":

организации документов, которое достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система СПС закрепляет поиск информации в соответствии с организацией документов и их учета по единицам хранения, фондам, комплексам фондов, архивам);

описания документов, которое достигается единством методики составления справочников.