Критерии экспертизы ценности документов
Процесс выработки критериев оценки документов можно рассматривать в пределах следующих этапов [57, с. 75]:
а) в дореволюционной России;
б) 1918-1957 гг. (формулирование основных признаков оценки документов);
в) 1958 - до конца 60-х гг. (уточнение и дополнение критериев, сформулированных К.Г. Митяевым);
г) 70-е - до начала 90-х гг. (сложилась, развивается система трех групп критериев: происхождения, содержания, внешних особенностей);
д) настоящее время - попытка переосмыслить, дополнить критерии оценки документов [57, с. 75].
Критерии экспертизы ценности документов. Критерии экспертизы ценности документов - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов (приложение 3.7).
Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:
происхождение документов;
содержание документов;
внешние особенности документов.
Рассмотрим каждую группу критериев и их использование применительно к документам конкретных фондов.
К группе критериев происхождения документов относятся:
значение учреждения или лица в жизни общества;
значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах;
время и место создания документов.
К группе критериев содержания документов относятся:
значимость информации документа, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость;
вид документа;
подлинность документа.
К группе критериев внешних особенностей документов относятся:
форма фиксирования и передачи содержания;
форма удостоверения и оформления документа (в в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности).
Рассмотрим на конкретных примерах использование ряда критериев.
Значение учреждения. Этот критерий является одним из ведущих критериев экспертизы ценности. На его основе определяются группы учреждений, от которых поступают документы на государственное или муниципальное хранение в полном объеме (имея в виду ценную документацию этих учреждений), от которых документы поступают выборочно (при этом решаются вопросы о нормах выборочного приема), а также от которых документация не поступает на хранение. При этом учитывают значение деятельности организации для развития отрасли, ее место в ведомственной системе.
***
Для критерия "значение учреждения" возможен и другой аспект применения, когда определяется значение учреждения - корреспондента для оценки переписки.
Схематично это выглядит так: переписка по основным вопросам деятельности учреждения с вышестоящими или равностоящими корреспондентами поступает на государственное хранение, а с нижестоящими корреспондентами - имеет временный срок хранения (10 лет или 5 лет, 3 года).
Этим достигается 50-ти процентное сокращение по системе управления (вертикали) переписки, отбираемой на государственное хранение.
Например: документы постоянного хранения в фонде Михалевского ВИКа:
"Переписка с Бронницким УИКом о финансировании школ Михалевской волости".
"Переписка с Михалевским ВВК об учете военнообязанных".
Например: документы постоянного хранения в фонде первого Александровского лесничества: "Переписка с Владимирским губернским лесоохранительным комитетом о доставлении сведений о частных лесовладениях".
Документы постоянного хранения в фонде Младшего помощника Юрьевского уездного начальника (Эстляндская губерния): "Циркуляры Департамента полиции, Эстляндского и Лифлянского губернатора, предписания старшего помощника уездного начальника о полицейском надзоре за политически неблагонадежными лицами в уезде".
Документы временного хранения в фонде Михалевского ВИКа: "Переписка с сельскими советами о финансировании школ Михалевской волости".
Документы временного хранения в фонде Владимирского губернского лесоохранительного комитета: "Переписка с Первым Александровским лесничеством о доставлении сведений о частных лесовладениях".
Документы временного хранения в фонде Юрьевского уездного полицейского управления: "Рапорта старшего помощника уездного начальника и младшего помощника уездного начальника о выявленных политически неблагонадежных лицах в уезде".
Значение лица в жизни общества. Критерий чрезвычайно сложный для архивиста, современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности. Поэтому, принимая решение о постоянном хранении да того или иного деятеля, нужно учесть мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии и сотрудников. Задумайтесь! Сколько великих не было по достоинству оценено современниками!
Учтите: нельзя смешивать критерий "значения учреждения или лица" с критерием "авторства". Автором документов может и не быть то учреждение или лицо, в фонде которого отложились эти документы.
Значение событий, времени и места образования документов. Эти критерии тесно взаимодействуют между собой, поэтому рассмотрим их в совокупности.
Критерий значения события позволяет оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях. Этот критерий будет оценивать документы в зависимости от степени участия учреждения или лица в проведении или изучении события, отраженного в документах.
На основании этого критерия выявляются документы, которые были созданы в связи с событиями огромного исторического значения в истории страны. В связи с этим даже документы, обычно выделяемые к уничтожению, могут быть оставлены на государственное хранение. Особое внимание архивисты уделяют периодам войн и других катаклизмов, когда гибнет много документов.
Например: документы, образовавшиеся до 1626 г. (до пожара в Москве в мае 1626 г., во время которого погибло огромное количество документов Московских приказов и других учреждений), ценятся выше документов других периодов.
Критерий времени образования документов. От периода средних веков до нас дошло сравнительно мало документов. Они требуют к себе бережного отношения. Чтобы оградить от уничтожения древние документы, была введена запретная дата: документы, отложившиеся до проведения буржуазных реформ II половины XIX в., как правило, уничтожению не подлежали, за исключением документов некоторых судебных, хозяйственных и церковных учреждений. Но и документы за более поздние исторические периоды, важные для страны, подлежали тщательному изучению с целью отбора на государственное хранение. Так, уничтожение документов по 1945 г. включительно осуществлялось в строго установленном порядке; после утверждения на ЭПК вышестоящего архивного органа.
Критерий места образования документов также требует тщательного изучения материалов, которые отражают или могут быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, интересного явления.
***
О тесной взаимосвязи применения названных критериев говорят следующие примеры:
В ГАРФ в ходе проведения целевой комплексной экспертизы были оставлены на постоянное хранение документы, содержащие сведения о нормах выдачи продуктов, в частности хлеба в столовой города Ленинграда за 1941-42 гг.
Значение события - это период Отечественной войны, время образования документов 1941-42 гг., т.е. самые начальные годы войны. Место образования - блокадный Ленинград.
В фонде Дмитровского ВИКа хранится "Дело о привлечении к ответственности за самогоноварение гражданки дер. Селяново Уфимцевой Прасковьи Петровны в 1920 г.".
Современным исследователям полезно и интересно будет изучить такие дела, которые отражают ход "антиалкогольной кампании" на местах в 1920-1930-е гг., в данном случае в Дмитровский волости Московской губернии.
Значение информации документов. При изучении к документам надо подходить как к источнику информации о деятельности общества, о конкретных учреждениях или лицах. На основе этого критерия документы учреждений делят на три группы:
Первая группа - документы отражают основные направления деятельности учреждения. Срок их хранения, как правило, постоянный.
Вторая группа - документы вспомогательного, оперативного, справочного характера. Документы определяются как временного хранения или временного хранения, но с отметкой "ЭПК".
Третья группа - документы по личному составу. В этой группе может быть представлена и основная, и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Для этих документов срок хранения, как правило, 75 лет или 75 лет ЭПК.
Говоря о значении информации, мы имеем в виду, в первую очередь, ее содержательную сторону. Конечно, всесторонне оценить значение информации документов, поступающих на постоянное хранение, архивисту невозможно. Это дело многих поколений исследователей и может быть достигнуто путем источниковедческого анализа документов, поэтому критерий должен применяться в тесной взаимосвязи с критерием "целевое назначение документа" и "вид и разновидность документа".
***
"После того, как для составления и воспроизведения документов стали применять современную технику, их число за последние десятилетия увеличилось скорее в геометрической, чем в арифметической прогрессии. Наблюдается любопытная аномалия: чем важнее вопрос, тем менее вероятно отыскание по нему полной документации. В то время как современная техника во многих отношениях помогла получению и хранению документальных материалов, ее применение ведет и к устранению многих материалов, которые могли бы в свое время стать частью документации о деятельности правительственного учреждения. Многое, влияющее на разработку директив и планов, никогда не получает отражения в документах" [82, с. 56].
Основные функции учреждения чаще всего фиксируются именно в таких документах, как приказы, протоколы, поручения, планы и отчеты. Если эти документы образованы по основным вопросам деятельности учреждения, то они поступят на постоянное хранение, если по второстепенным, то будут иметь соответствующий временный срок хранения.
***
Например: документы постоянного хранения в фонде Лейб-гвардии конно-гренадерского полка: "Рукопись истории полка в царствование Александра".
Документы временного хранения в фонде Лейб-гвардии конно-гренадерского полка: "Материалы об учете лошадей, повозок и конной упряжи (справки, сведения, переписка)".
Документы постоянного хранения в фонде Госкино СССР:
"Распоряжение по секторам "Союзкино" об организации на спортивных стадионах г. Москвы киномитингов в 1931 г.".
Документы временного хранения в фонде Госкино СССР "Сводки о проведении кинообслуживания в весенней посевной кампании за апрель 1933 г.".
Документы постоянного хранения в фонде артиста В.В. Меркурьева:
"Письмо В.В. Меркурьева к искусствоведу Р.В. Виноградову по поводу его выступления на вечере по произведениям Д.Д. Шостаковича".
Документы временного хранения в фонде артиста В.В. Меркурьева:
"Визитная карточка В.В. Меркурьева".
Повторяемость информации. Этот критерий широко используется в экспертизе ценности документов, так как "природа" государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.
При экспертизе ценности документов учитывают и виды, и формы повторяемости документной информации. Процесс основан на сопоставлении документов как источников первичной и вторичной информации.
Документы, на основании которых были созданы новые документы, являются источником первичной информации.
Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы: формальный и аналитико-синтетический.
Формальный вид повторяемости, когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках, например, размножение документов. К нему относятся: дублетность; цитирование; суммирование.
***
Значение повторяемости информации при отборе документов на хранение отмечал еще Н.В. Калачов:
"Производства по разным делам, начиная с бумаг до окончательных определений присутственного места, если в последних довольно полно изложен ход дела и ясно его содержание, то достаточно в большей части случаев таких определений как для целей ученых, так и для справок.
Далее из бумаг, относящихся до службы чинов известного места, их перемещений, увольнений, награждений и т.д. достаточно хранить в архиве последний формулярный список каждого лица, прочие же касающиеся его бумаги могут быть уничтожены.
Так, наконец, разные распоряжения административного свойства по приведению в исполнение постановлений высших или того же учреждения, дела которого разбираются, излишне хранить за исключением разве тех из них, в которых есть указание от установленного для исполнения к тому местные препятствия...
Что касается до таких документов, которые оказывается излишним иметь в Архиве лишь потому, что они суть копии и дубликаты, трипликаты... документов, отобранных на хранение, то их необходимо оставлять в обращении исследователей, и ввиду этой цели рассылать в те библиотеки, архивы и другие хранилища рукописей, где они могут быть наиболее пригодны, или же, в крайнем случае, продавать с аукциона, но никак не истреблять!"
Из выступления Н.В. Калачова на 1 Археологическом съезде //
Труды 1 Археологического съезда. - М., 1877. - Вып. 1. - С. 212.
Аналитико-синтетический вид повторяемости, когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации, например, во вторичном документе излагается в качестве обоснования часть документа, во исполнение которого он издается. К нему относятся: обобщение; реферирование; изложение.
Еще одной формой повторяемости информации является вариантность, которая может относиться как к формальному, так и к аналитико-синтетическому видам повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению чаще всего учитывается формальный вид повторяемости информации.
Особенно осторожно нужно подходить к отбору на государственное хранение материалов статистики. В 1920-30-е гг. в архивоведении высказывалась мысль, что хранить первичные статистические источники нецелесообразно, так как у исследователей до них никогда не дойдут руки:
***
"Одна из задач Центрархива заключается в том, чтобы из этого колоссального бумажного материала, в котором мы тонем... вычерпать то, что нам более или менее непосредственно нужно. Значит ли это, что, вообще говоря, архивные документы, сосредоточенные в 23 зданиях, не имеют никакой цены или большое количество из них не имеет цены? Нет, это не значит. Тут наша беда заключается в том, что нет достаточного количества исследователей, чтобы овладеть этим материалом. Смотришь иногда на очень интересные документы и думаешь - когда же доберутся до этого, - через 20-30 лет? Но ведь тогда накопится еще громадная масса документов, а еще через 20-30 лет опять накопится и так будет бесконечно..." [72, с. 9].
Американский архивист Д. Бауэр высказывал сомнение в целесообразности хранения источников, использование которых сопряжено с большими трудностями и время для которых "не наступит никогда" (например, вторичная обработка первичных материалов статистики).
В 1960-е гг. точка зрения на целесообразность хранения таких материалов меняется:
"Анализ содержания статотчетов показал, что первичные материалы статистического учета, за исключением годовых отчетов предприятий, не следует принимать в государственные архивы. Необходимость передачи годовых отчетов на государственное хранение объясняется тем, что их данные никогда полностью не повторяются в каких-либо разработках и сводных отчетах. Причем формы отчетности (первичной и сводной) в большинстве совсем различны. Сводные отчеты (таблицы) по области предусматривают всегда меньше показателей, чем их имеется в годовом отчете предприятия...
Что касается месячной и квартальной статистической отчетности по различным отраслям народного хозяйства, то эту группу материалов не следует принимать на государственное хранение (при наличии годовых отчетов)... В большинстве своем они уже годовых, включают меньше показателей... в них могут быть допущены неточности, которые окончательно выверяются при составлении годового отчета...
Иного подхода требуют первичные материалы единовременных учетов, проводящихся раз в три-пять лет. Эти материалы следует принимать в государственные архивы...
Следует выделить такую разновидность документов, как материалы переписей (переписные листы, бланки, списки), представляющие огромный научный интерес. Прежде всего их данные необходимы для правильного планирования развития экономики страны, решения конкретных вопросов в различных областях науки, культуры...
Сохранить ценные материалы переписей - важная и ответственная задача. Их основную группу составляют первичные документы. Так, в материалах переписей скота или плодово-ягодных насаждений в каждом хозяйстве... ими являются подворные списки, а при переписях промышленности, школ - переписные бланки на каждый объект...
Эти материалы должны храниться постоянно, так как ни один сводный документ... не может в себя включить отдельных показателей по каждому предприятию, хозяйству или другому объекту" [81, с. 191-193].
В тот период источниковедение массовых источников находилось в стадии становления. Сейчас существует целое направление в исторической науке - применяющее количественные методы в оценке материалов первичной статистики с использованием специальных компьютерных программ. Без количественных методов не обходится ныне почти ни одно исследование по истории экономики, социальной сферы и др. А что бы досталось историкам - "количественникам", если бы материалы первичной статистики были бы уничтожены как малоценные до эпохи массового распространения персональных компьютеров? Никогда не спешите уничтожить материалы, даже если вам кажется, что до них у исследователей никогда "не дойдут руки".
Наиболее распространенной формой повторяемости документной информации является дублетность. Вы должны четко разграничивать дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения) и копии документов.
Дублетные документы, как правило, в фондах учреждений представлены постановлениями, приказами, решениями вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.
Например, дублетные документы в фонде Российского государственного гуманитарного университета, подлежащие выделению к уничтожению: "Приказы Министерства образования и науки Российской Федерации, присланные для сведения".
Аналогичные документы остаются на постоянное хранение в фонде, если они непосредственно касаются фондообразователя: "Приказы Министерства образования и науки Российской Федерации, относящиеся к деятельности вуза".
Подлинность документов. Этот критерий имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., непосредственно связанных с формой удостоверения документа.
Учтите: 1-2 экз. копий оставляются на постоянное хранение, если подлинники имеют особое государственное значение, для использования в читальном зале, или если есть расхождения в текстах подлинников и копий документов. Копии документов подведомственных организаций оставляются на хранение, если нет гарантии, что в фонде этих организаций сохранились подлинники.
На протяжении второй половины XX столетия в отечественном архивоведении существовало понятие "запретная дата":
| Фрагмент документа | Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1982 |
| П. 122 | Запретная дата - дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее уничтожению не подлежат |
Первая запретная дата - 25 июня 1811 г. (дата издания разработанного М.М. Сперанским нового положения о министерствах) - была введена в 1919 г. В 1925 г. эта дата была заменена новой - 1825 г., выбор которой обусловливался гибелью большого количества документов в Отечественную войну 1812 г. Эта дата существовала в качестве запретной до 1957 г. (Теория и практика архивного дела: учебник. - С. 83. [36].)
Далее до 2007 г. была определена следующая запретная дата: документы, отложившиеся в период до 1922 г. включительно, к уничтожению не выделялись. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 г. включительно, также уничтожению не подлежали. Уничтожение документов, отложившихся в период с 1922 по 1945 г. включительно, осуществлялись в установленном порядке только с разрешения руководящего архивного органа.
Однако в "Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных, архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (2007 г.) это понятие уже не упоминается, что было мотивировано отсутствием в организациях документов за 1922-1945 гг. Однако это не совсем верно, именно документы по личному составу в ряде организаций за указанные годы еще сохраняются.
Следует иметь в виду, что кроме запретной даты существует в архивоведении понятие "ограничительная дата", но оно в настоящее время редко применяется в практической деятельности архивов:
| Фрагмент документа | Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1982 |
| П. 244 | Ограничительная дата - хронологические границы какого-либо определенного периода истории, документы которого выделяются к уничтожению в исключительных случаях |
По сути граница между понятиями "запретная" и "ограничительная" снивелировалась. В целом же документы, отложившиеся до проведения буржуазных реформ второй половины XIX в., как правило, уничтожению не подлежали. В порядке исключения разрешено было подвергать экспертизе отдельные фонды в том случае, если они засорены документами, не представляющими никакой ценности.
При проведении экспертизы ценности документов особо следовало учитывать следующие этапы в истории нашего государства: возникновение и развитие революционного рабочего движения, первая русская революция 1905-1907 гг., Февральская буржуазно-демократическая революция, Великая Октябрьская социалистическая революция, Гражданская война и иностранная военная интервенция, коллективизация сельского хозяйства и социалистическая реконструкция народного хозяйства, Великая Отечественная война Советского Союза 1941-1945 гг. и т.д. В регионах наряду с перечисленными должны учитываться свои знаменательные исторические периоды. К выделению документов на уничтожение за указанные периоды следовало подходить с особой осторожностью.
Важное значение документов XIX и первой четверти XX в. (до окончания Гражданской войны включительно) и сравнительно плохая их сохранность явились причиной установления строгого контроля за проведением их экспертизы со стороны архивных органов (Теория и практика архивного дела в СССР: Учебник. С. 75-76 [75]).
Несмотря на то, что для современной документации понятия "запретная дата", "ограничительная дата" считаются не актуальными, все-таки при проведении экспертизы ценности документов за эти годы будьте особенно внимательны.