Делопроизводство в начале XX в. и в период Советского государства

Попытки реформирования делопроизводства в конце XIX— начале XX в.В указанный выявилось противоречие между произошедшей реорганизацией государственного аппарата и неизменностью общих законодательных норм, оформлявших процессы документирования. Развитие капиталистических отношений требовало более гибких форм документирования, их большой оперативности. Это обусловило появление новых черт процесса документирования и документационного обслу­живания учреждений. Отдельные ведомства предпринимали попытки реформировать систему документирования в рамках одного учреждения. Так, в 1911г. была проведена работа по рационализации документирования процессов управления в военном ведомстве. Новая организация его была закреплена «Положением о письмоводстве и делопроизводстве», кото­рое упрощало технику переписки. Сокращалось количество служебных документов: для переписки чиновников военного ведомства устанавливалось три основных вида документов — рапорт, предписание, отношение. Для определенных случаев оставалось прошение; допускались официальные письма; оставалась одна форма записки (вместо докладной, памятной, пригласительной и пр.). В положении говорилось о необхо­димости механического воспроизведения текста циркуляров, полевых книжек и т.п. Для этого предписывалось снабжать все штабы, управления и канцелярии в достаточном количе­стве пишущими машинами, приборами для регистрации по карточной системе и другими множительными аппаратами, копировальными прессами, литографскими и типографскими станками.

Становление системыдокументирования Советского государ­ства.Необходимость документирования фактов, событий, яв­лений затрагиваются уже в первыхдекретах Советской власти. Декретом СНК от 30 октября 1917 г. «О порядке утверждения и опубликования законов» и дополнившим его декретом СНК от 18 ноября 1917 г. «О времени вступления в силу узаконений и распоряжений Правительства» был установлен порядок внесения законопроектов, их рассмотрения, утверждения, под­писания, опубликования и вступления в силу. Эти два декрета и послужили основой для издания в дальнейшем актов одо­кументировании. Одной из задач, вставших перед Советской властью, являлось упрощение процесса создания документов Введение нового правописания и новой орфографии дали возможность начать с I января 1918 г. составлять документы в со-ответствии с новым правописанием, демократизировав сам процесс документирования.

Существенное значение для развития Советского законода-тельства о документировании имела Конституция РСФСР 19-18 г., в которой были указаны виды актов, издаваемых высшими органами государственной власти и управления. В Конституции было дано описание государственного герба РСФСР, вошедшего затем всостав первой гербовой печати государственных учрежде-ний РСФСР. Порядок издания актов органами государственной власти и государственного управления, установленный Консти-туцией РСФСР, вдальнейшем уточнялся и совершенствовался. Много новых норм вводилось законодательством для различных систем документации. Так, в 1922 г. издано положение о векселях, о формах отчетов трестов, схемы балансов, в 1929 г. — положение о чеках и т.п. Был издан также ряд актов, в которых поднимались некоторые частные, но важные вопросы документирования. Со-ставлялись проекты рационализации систем документирования. При их составлении учитывались требования максимального сокращения времени прохождения документов в учреждении путем уменьшения количества проходимых инстанций, упро-щения регистрационных процессов, установления однократ-ной регистрации, выделения документов, не подлежащих регистрации. Разрабатывались и внедрялись индивидуальные или групповые карточные системы регистрации. Составлялись инструкции по делопроизводству применительно к конкрет-ному аппарату. На основе анализа документации учреждений разрабатывались и внедрялись трафаретные документы по от­дельным счетным операциям. При этом внимание обращалось не только на форму документов, но и на стандартизацию и со-кращение до минимума содержания документов. Серьезное значение для становления системы документирования имела юрьба с волокитой. Оперативность управления, во многом зависящая от организации систем документирования, была особенно необходима в чрезвычайных условиях Гражданской войны и хозяйственной разрухи. Большое внимание уделялось документированию деятельности органов государственной власти — Советов.

В первые годы деятельности советских государственных учреждений продолжала существовать журнальная система регистрации документации, перешедшая из дореволюцион­ного аппарата. Однако эта система сразу же была упрошена и сведена к двум журналам «входящих» и «исходящих» документов. Особенно много было сделано для разработки системы регистрации и классификации материалов. Кроме того, вместо существовавших журнальных систем регистрации были предложены многочисленные варианты индивидуальных и групповых карточных систем.

Немалое влияние на организацию и развитие систем до­кументирования в советских учреждениях оказало развер­нувшееся в 1920-е годы движение за научную организацию труда и управления, получившее название борьбы за НОТ. Разрабатывались вопросы научной организации управлен­ческого труда и НОТ. Среди возникающих в начале 1920-х гг. новых специализированных учреждений по внедрению НОТ в управление первостепенное место заняло Бюро стандарти­зации при ВСНХ СССР.

Государственный институт техники управления (ИТУ), об­разованный в 1925 г., разработал и применял научно обоснован­ные методы обследования документационного обслуживания деятельности учреждений: непосредственное наблюдение, опрос (интервьюирование), анкетирование, фотографии рабо­чего дня. Движение документов отражалось с помощью на­блюдательных карточек или графиков, наглядно характеризу­ющих путь документа в учреждении. Изучалось движение как входящей, так и исходящей корреспонденции. Основными недостатками, отмеченными ИТУ при изучении движения документов в учреждении, было наличие лишних инстанций при направлении документа к исполнителю, лишних операций при его обработке, медлительность движения и исполнения документа. После ликвидации в 1932 г. Института техники управления работа по совершенствованию управленческого ап­парата, и в частности делопроизводства, перешла к ведомствам, каждое из которых решало их лишь применительно к своей системе, что впоследствии привело к разнобою в постановке делопроизводства в учреждениях.

В 1930-е годы вышло несколько постановлений о системе делопроизводства в сельских Советах, в которых устанавли­вались формы учета и первичной документации, заведенной в сельских Советах, и порядок ответственности за постановку делопроизводства.

Исключительное значение для упорядочения документиро­вания деятельности высших органов государственной власти и управления имели указания Конституции СССР 1936 г. обак-тах, издаваемых этими органами. Работа ведомств по совершен­ствованию документирования и форм документов отражалась в инструкциях, правилах и указаниях, разработанных каждым ведомством в отдельности. Некоторые инструкции носили типовой характер и были обязательны для однородных орга-низаций, например районных финансовых органов, народных судов, учреждений Академии наук и др. 17января 1948 г. Совет Министров РСФСР принял постановление «Об упорядочении делопроизводства в сельских Советах депутатов трудящихся».

Это постановление в отличие от предыдуших законодательных актов, касающихся отдельныхсторон документирования, было целиком посвяшено вопросам делопроизводства в системе однородных учреждений. Постановление вводило и утверждало инструкцию по делопроизводству в сельских Советах.

Развитие делопроизводства в СССР. В 1961 г. Совет Мини-тров РСФСР принял постановление «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР». В постановлении отмечались серьезные недостатки в постановке делопроизводства, в частности отсутствие инструкций о де-лопроизводстве, в результате чего делопроизводство велось бессистемно и в каждом учреждении по-своему. Постановле-ние утвердило примерную инструкцию о делопроизводстве. Инструкция, являясь регламентирующим документом, со-держала общие нормы, которые должны были предъявляться к поставлению документов, их обработке, научной организации подготовке к сдаче в архив.

В 1963 г. Главное архивное управление (ГАУ) подготавливает

и издает «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР», имеющие важное значение для орга-низации документов и последующего их хранения в архиве учреждения. При составлении Правил ГАУ исходило из того, что работа учреждений, организаций и предприятий с доку-ментами как в делопроизводстве, так и в архиве представляет единый процесс и основы государственного архивного фонда закладываются именно вделопроизводстве. Правила излагали основные требования к оформлению документов, их учету и созданию учетно-справочного аппарата, классификации и индексации документов, составлению номенклатур дел, фор-мированию дел, экспертизе научной и практической ценности документов, проводимой экспертной комиссией учреждения, и подготовке дел к сдаче в архив учреждения. В том же году Совет Министров СССР издает постановление «О мерах по улучше-ию архивного дела в СССР», вкотором говорится о разработке диной государственной системы делопроизводства (ЕГСД), ко-орая должна была охватить все основные виды делопроизвод-тва, соответствующие отдельным сторонам управленческой деятельности. ЕГСД была призвана регламентировать общие для всех ведомств вопросы организации делопроизводства, она

определила развитие систем документирования на длительный период. ЕГСД установила унифицированный порядок подго­товки, оформления и прохождения служебных документов, их регистрации, справочно-информационного поиска и контроля за исполнением, а также группировку исполненных документов в дела и подготовку документальных материалов к последую­щему хранению и использованию.

Наряду с документированием деятельности государствен­ных учреждений большое внимание уделялось документи­рованию удостоверений личности и трудовой деятельности отдельных граждан.

В 1966 г., как уже упоминалось, в системе Главного ар­хивного управления был создан Всесоюзный научно-иссле­довательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). А в 1970-1980-е гг. были разработаны положения единой государственной системы делопроизводства, которые представляли собой научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив. Таким образом, система ведения докумен­тации в Советском Союзе получила планомерное развитие и оказала большое влияние на организацию документирования в настоящий период.

Тема 6. ПОДГОТОВКА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ К ИЗДАНИЮ

6.1. История издания документов

Понятие археографии и первые русские письменные источни-

ки. Прежде, чем опубликовать документальные материалы, сле-дует предварительно подготовить их к изданию. Организация публикационной работы архива, принципы и методы издания исторических источников связаны с археографией — вспомога-тельной исторической дисциплиной, разрабатывающей теорию и методику издания письменных исторических источников. Возникновение публикационных навыков можно отнести к на-чальному периоду развития русских исторических знаний, появление которых было обусловлено сравнительно высо­ким уровнем культуры в Киевской Руси в X—XI вв. Многие источники распространялись в большом количестве списков. Это можно видеть и на примере такого историко-юридиче-кого памятника, как Русская Правда. В период складывания русского централизованного государства в XIV—XV вв. в летописных сводах намечается более эффективная организа-ция исторического материала. Так, в Новгородской летописи наиболее важные события, а также великие княжения выде-ляются и оформляются заголовками. В условиях образования централизованного государства, увеличившихся хозяйствен-ных и культурных связей между отдельными землями, работа по составлению исторических трудов сосредоточивается при великокняжеском и царском дворе и рассматривается как важная политическая задача. Летописные своды все более принимают официальный характер, будучи подчинены за-даче укрепления идеологических позиций самодержавия. С некоторых документов снимались копии, при этом, скорее всего, отбирались те из них, которые представляли наиболь­ший интерес для доказательства, например, исконных прав монастырей на земли, промыслы, разные привилегии. При этом накапливались навыки сравнительного их сопоставления, критики. Особенно успешно складывались навыки в критике источников при выяснении искажений, подложности грамот Снятие копи и с грамот способствовало приобретению навыков в передаче текста.

• Развитие публикационной деятельности в XVII—XVIII вв.В XVII в. расширяется круг исторических произведений. В историографии этого периода усиливается критическое отно­шение к используемым источникам. На полях, например, не­которых списков «Хронографа» имеются замечания, объясня­ющие причины сокращения выписок из источников, о ссылках на источники, о скобках и запятых. Со второй половины XVII в. в политических и практических целях осуществляются издания юридических и законодательных памятников. По мере разви­тия русской историографии XII—XVII вв. накапливался опыт по использованию источников, передаче текста, оформлению и расположению материала; этот опыт был важен для развития приемов публикации исторических источников в XVIII в.

В начале XVIII в. интерес к историческим знаниям опреде­лялся задачами укрепления дворянской Российской империи. Петр 1, наряду с экономическими и политическими преобра­зованиями, уделял внимание развитию культуры, историче­ских знаний. Понимая, какое значение имеют исторические источники для написания исторических трудов, и придавая им самостоятельную значимость, Петр неоднократно пред­писывал разыскивать источники и снимать с них копии. Еще в 1703 г.он поставил вопрос об издании русских летописей. По заданию Петра I предпринимались, правда, не всегда успешно, попытки написания истории России. В 1715 г. типографским справщиком Федором Поликарповым был представлен Петру I труд по русской истории ранних веков. Однако он не удо­влетворил царя, который был заинтересован в современной истории, где нашло бы место обоснование его политики. С целью прославления успехов русского оружия в одержанных им победах над шведской армией в 1766 г. была издана «Книга Марсова».

Важно отметить заслуги историка В.Н. Татищева (1686— 1750) в развитии русской историографии и археографии. Своим трудом «История Российская с самых древнейших времен» он привлек внимание к использованным в нем источникам, особенно к летописям, наметил пути критического исследо­вания и публикации источников. В предпринятых Академией наук в 1760-х гг. изданиях летописей — Кенигсбергской, под­готовленной Иваном Барковым, и первой части Никонов­ской, подготовленной А. Л. Шлецером совместно с Семеном Башиловым, — наметились два пути в приемах публикации: критический и буквальный. Каждый из этих методов имел свои достоинства и недостатки. Такие же методы применялись и в издании историко-юридических памятников — Русской Правды и Судебника 1550 г. Критические методы в воспроиз-ведении текста публикуемых источников, в подведении к ос­новным спискам источников разночтений других списков, в составлении примечаний, предисловий, иногда указателей обеспечивали более широкое использование публикуемых документов.

Велик вклад в развитие многих отраслей знаний, и в том числе исторических, М.В.Ломоносова. В своем труде «Древняя Российская история» (1766), он предвосхитил современные выводы по ряду вопросов отечественной истории; важны и его указания о критическом подходе к отечественным и ино-странным источникам.

I Большое место в развитии русской археографии занимает публикационная деятельность Н.И. Новикова (1744—1818). Двумя подготовленными им изданиями «Древней Российской вивлиофики» (1788—1791) были введены в широкий оборот в большом количестве разнообразные и ценные источники и в их числе актовый материал. Исключительный интерес пред-ставляют разработанные Новиковым Правила публикации документов, служившие руководством многим поколениям археографов. Они свидетельствуют о процессе складывания ар-хеографии как вспомогательной исторической дисциплины. Развитие археографии в XIX в. Начало XIX в. связано с созда-

нием учреждений и обществ со специальными археографиче-скими задачами. Археография формировалась как специальная научная дисциплина. Методы и приемы публикации источни-ков получают теоретическое обоснование в статьях, заметках и

предисловиях к документальным изданиям. Были подробно раз­работаны научно-критические приемы передачи текста. Ксе-редине XIX в. выработались особые приемы воспроизведения

текста документов до XVI в., с требованием большой точно­сти внешней формы, приближающейся к дипломатической. В 1830— 1850-х гт. публикуемые документы получают необходимое археографическое оформление в виде полных заголовков и конт­рольно-справочных сведений с указанием на место хранения и

характер подлинности документов. Большое внимание вопросам методики уделяли Археографические комиссии. Так, сведения о предшествующей публикации документов в изданиях Петер­бургской археографической комиссии даются уже в обязательном

порядке. Впервой половине XIX в. (особенно в изданиях Археографи­ческой комиссии) был широко разработан вопрос о составе науч­но-справочного аппарата (примечания, указатели, предисловие, таблицы). Примечания получили разделение на текстуальные (под строкой) и по содержанию в отдельном разделе сборников. Были разработаны три вида указателей: предметный, именной и географический. Был определен и состав археографического предисловия (сведения по истории публикации документов, характеристика состава и содержания публикуемых документов, изложение приемов публикации). Слабее разрабатывались во­просы выявления и отбора документов для публикации.

Были достигнуты большие практические результаты по пуб­ликации источников. Такие крупные научные учреждения, как Общество истории и древностей российских при Московском университете, Петербургская археографическая комиссия, спо­собствовали созданию широкой, особенно в сравнении с пред­ыдущим периодом, документальной базы для исторических исследований, содействовали распространению исторических знаний в стране. Однако в рассматриваемый период издания документов не носили еще достаточно полного характера.

Во второй половине XIX в. наблюдалось расширение публи­кационной деятельности. Издание документов сопровожда­лось постепенным развитием и совершенствованием приемов подготовки материалов к печати, хотя в целом в этой области существовал значительный разнобой. И если в Петербургской археографической комиссии вопросы методики публикации ис­точников были предметом специальных обсуждений, дискуссий и были разработаны правила издания летописей, то в других учреждениях правил издания источников не было выработано. Поэтому наиболее авторитетной в методическом отношении была именно Петербургская комиссия. Однако по отдельным вопросам она оставалась на консервативных позициях, и ее опережали другие научные учреждения. Хорошие образцы публикации ряда источников давало Общество истории и древ­ностей российских в своем издании «Чтения».

Из методических вопросов наибольшую разработку получи­ли проблемы передачи текста источников. Они более или менее подробно изучались всеми археографическими учреждениями, хотя и не всегда фиксировались в каких-либо правилах.

Вопросы комментирования источников нашли разработку в изданиях Академии наук. «Академический» метод коммен­тирования характеризовался тем, что собирался по данному предмету весь доступный материал и приводился с предельной полнотой в издании без соответствующей оценки. Наряду с этим методом, наблюдались и сопровождение публикуемых документов краткими примечаниями чисто справочного характера (Археографическая комиссия) или публикация ис­точников без примечаний (Русское историческое общество). Другие части научно-справочного аппарата, такие, как указате­ли, предисловия, применялись в большинстве изданий, однако никакого единообразия здесь также не наблюдалось.

Во второй половине XIX в. не было создано ни одного обобщающего методического труда в области археографии. Отсутствовала координация деятельности археографических Учреждений, что объяснялось наличием ведомственной и част-ной собственности на документальные материалы.

Публикационная деятельность центральных правитель-, ственныч архивов и губернских ученых архивных комиссий. Потребность в расширении документальной базы в конце XIX — начале XX вв. вызвала активизацию археографической деятельности центральных правительственных архивов. В этот период постепенно стали издавать описания документальных [материалов. Знакомя через свои описания исследователей с содержанием богатейших архивных источников, архивы также и сами публиковали источники. Одним из первых начал изда-'вать свои описи и документы Московский архив Министерства юстиции (МАМ Ю), образовавшийся в 1852 г. Начиная с перво-го тома «Описаний», выпушенного в 1869 г., архив публиковал в них отдельные документы и группы документов.

В период революции 1905—1907 гг. появились публикации до того мало доступных для печати источников по истории декабристов.

В дореволюционной России археографическая работа велась не только в крупных научных центрах в Петербурге и Москве, но и на местах. Особенно она усилилась в то время, когда историки стали больше сосредотачивать свое внимание на разработке отдельных частных вопросов местной истории. Заслуживает внимания публикационная деятельность губернских ученых ар-хивных комиссий, которые начали возникать со второй половины 1880-х гг. Наряду с собиранием, изучением и хранением местньгх архивных материалов, они занимались и их публикацией. Че­рез свои периодические издания («Труды», «Известия») в виде тематических сборников, а также в приложениях к описям или исследованиям комиссии опубликовали большую массу различ­ных документов. Источники для публикаций комиссии черпали из собственных исторических архивов, музеев и библиотек, местных церковных и монастырских архивов, частных собраний, в том числе и принадлежавших членам комиссий, наконец, из центральных исторических архивов (чаще всего им приходилось обращаться в Московский архив Министерства юстиции).

Итак, археография, исходившая из актуальных задач истори­ческой науки, сама определенным образом оказывала влияние на развитие последней, вводя в оборот новые источники. Были сделаны серьезные попытки разработать методику публикации исторических источников (Правила переписки и издания доку­ментов МАМЮ, Правила издания Сборника грамот коллегии экономии), но они имели лишь частное значение, так как оста­лись достижением определенных ведомств.