Делопроизводство в XVI — XVIII вв.

Понятие делопроизводства. Делопроизводством называется

процесс создания и перемещения документов в информацион­ных целях, а также в связи с их рассмотрением, утверждением и

исполнением. Делопроизводство включает в себя организацию хранения документов, т.е. определенный порядок размещения архивных материалов относительно друг друга. Организация

делопроизводства связана с основной деятельностью каждого фондообразователя. Для фондообразователя характерно нали­чие правового акта об его образовании, задачах, компетенции и порядке деятельности (закона, указа, декрета, положения и

т.п.). Иными словами, само понимание содержания документов и методика их изучения во многом зависят от знания исследо­вателем системы делопроизводства и основных особенностей

важнейших документов фондообразователей.

Создание системы документирования в России. Усовер­шенствование организации делопроизводства происходило постепенно, в неразрывной связи с историей архивного дела

в России. Система документирования как процесс создания документов и определенный порядок работы с ними сложи­лась к XVI в. С образованием в конце XV в. русского центра­лизованного государства выявилась необходимость в четкой организации документирования управленческой деятельности создаваемого высшего, центрального и местного государствен­ного аппарата. И хотя в этот период еще не было установленной структуры и зафиксированной регламентации деятельности приказов как органов отраслевого управления, тем не менее с точки зрения ведения документации прослеживалось опреде­ленное единообразие, которое проявлялось в их организации, системе распределения прав и обязанностей, составлении документов. Штат приказа состоял из судьи, дьяка, подьячих, сторожа и рассыльных. Подьячие делились на «старых», «средних» и «молодых». «Старые» подьячие составляли документы, «молодые» переписывали («белили») их. В обязанности «сред­них» подьячих входила справочная работа.

Делопроизводство в XVI—XVII вв. Это время можно назвать периодом становления системы документирования, которая строилась в основном на традициях и в отдельных случаях на указаниях закона. Некоторые нормы деятельности учреждений и документирования были зафиксированы в законодательных актах: судебниках 1497 г., 1550 г. и Уложении 1649 г. В период становления системы документирования, намечаются такие стадии работы с документами, как оформление приема доку­ментов, организация их исполнения и отправка.

Жизнь документа в учреждении начиналась оформлением его поступления. На обратной стороне полученного докумен­та, обычно под адресом, ставилась дата его поступления и отмечалось, кем документ доставлен. Эта помета служила на­чальной датой поступившего документа. Следующим этапом работы было направление на исполнение и исполнение документа. В XVI—XVII вв. этот процесс отличался уже определенной последовательностью. Функции чиновничьего аппарата были четко разграничены. В центральных учреждениях (приказах) поступивший документ попадал кдьяку — помощнику судьи, который делал пометку, как исполнить документ (составить черновик). В соответствии с этой пометой старший подьячий составлял черновик, после чего тот поступал к дьяку, который его «чернил», т.е. вносил исправления. Младший подьячий переписывал текст набело и передавал его старшему. Пере­писанный набело текст старший подьячий сличал с черно­виком, о чем делал пометку на обороте внизу. Затем документ поступал на просмотр к дьяку, который подписывал документ. Отличительной особенностью документирования деятельности приказов в этот период была, как уже отмечалось (см. разд. 1.1), столбцовая форма делопроизводства. Текст документов писался поперек, на узкой стороне бумажных полос. Если текст не умещался на одной такой полосе, его продолжали на другой. Исписанные полосы склеивались одна с другой, и получалась бумажная лента, длина которой зависела от величины текста. Текст писался на одной стороне. Оборотная сторона оставалась чистой и использовалась для адресов, резолюций, подписей и пр. Процесс отправления документов являлся завершающим этапом работы с ними. В учреждениях XVI—XVII вв. он был несложным. Документы свертывались в свиток, так чтобы был читаем адрес, и запечатывались особой печатью. Длинный ряд склеенных листов сворачивался в трубку и отдавался на хранение. Это были свитки-столбцы, сохранившие свою форму вплоть до XVIII в.

Делопроизводство в XVIIIв. В этот период начинается сле­дующий этап в развитии документирования. Создание, статус, устройство каждого государственного учреждения в XVIII в. оформляется законом. Деятельность коллегий, созданных Петром I, в отличие от приказов была основана на строгой законодательной регламентации прав и обязанностей членов коллегий, порядка работысдокументами. Преимущество кол­легий над приказами заключалось в коллегиальном обсуждении и решении дел, единообразии внутреннего устройства, четком разграничении функций. Документирование деятельности учреждений также получило свое законодательное оформле­ние: 28 февраля 1720 г. был утвержден Генеральный регламент, определивший задачи, функции, структуру и порядок рабо­ты коллегий. Этот документ был первым законодательным актом дореволюционной России, установившим систему до­кументирования, которая сохранила свое влияние вплоть до 1917 г. В нем была подробно описана организационная работа канцелярии; впервые законодательным актом определялся по­рядок приема документов. Возглавлял канцелярию секретарь, которому поручалось общее руководство делопроизводством коллегий. Он должен был следить, чтобы с документов были сняты и сохранены копии. На всех поступающих документах он ставил номер и дату подачи их в коллегию. Секретарь готовил дела к заседанию коллегии и докладывал их: от того, как этот чиновник подготовил дело к слушанию на заседании, нередко зависело и решение вопроса коллегией. Секретарь хранил пе­чать коллегии. Были определены обязанности и других членов канцелярии. Нотариус вел протоколы по определенной форме, наблюдал за исполнением решений, принятых коллегией.

Движение документа в учреждении. Регистрация докумен­тов. В соответствии с Генеральным регламентом этот процесс начинался оформлением приема документа. Отметку о по­ступлении делал секретарь в верхнем правом углу первой ли­цевой стороны документа. Она состояла из даты поступления

и его номера. Наличие номера свидетельствовало о том, что документы стали учитываться. Учет документов по их ин­дивидуальным признакам, который оформлялся записью по установленной форме сведений о документе с целью их охраны и поиска, контроля исполнения, стали называть регистрацией. Генеральный регламент устанавливал порядок регистрации поступающих и отправляемых документов. Определены были цели регистрации. Прежде всего, она ставила задачу охраны документов. Одновременно регистрационные журналы являлись и справочным аппаратом. Кроме того, регистрация помогала осуществить контроль исполнения и систематизацию доку­ментов, поскольку регистрация отдельных групп документов (указов царя и Сената) производилась в специальных журна­лах. Ведение регистрационных журналов в коллегиях было возложено на коллежского регистратора. Наиболее важные документы составлялись секретарем, остальные — канцеля­ристами, но секретарь проверял их. Протоколы и резолюции составлял нотариус.

В XVIII в. порядок исполнения и составления докумен­тов по сравнению с XVI—XVII вв. изменился. Была введена определенного формата гербовая бумага трех образцов разной стоимости и величины. На каждом образце изображался госу­дарственный герб — двуглавый орел с обозначением под ним стоимости бумаги. В 1700 г. была отменена столбцовая форма делопроизводства и предписывалось все документы писать «в листы и тетради».

Сведения о специальной службе контроля исполнения до­кументов также относятся к XVIII в. Согласно Генеральному регламенту за исполнением решений, принятых коллегией, наблюдал нотариус. Он вел специальную книгу — «настольный реестр», в котором указывалось, какие документы рассмотрены на заседании коллегии, а какие еще не рассмотрены. Во второй книге, которая велась в канцелярии, учитывались решенные документы. Отправку документов также осуществляла канце­лярия. Для этого документы складывались в виде конвертов и опечатывались.

Таким образом, законодательное закрепление норм доку­ментирования было отличительной чертой рассматриваемого периода. Для всех центральных и местных учреждений была установлена единообразная система документирования.

Делопроизводство в XIX в.

Особенности документирования XIX в.Следующий этап раз-вития системы документирования вдореволюционной России связан с образованием в XIX в. государственного аппарата нового типа, прежде всего центральных органов управления — министерств. Управление, основанное на принципе едино­началия, сложная многоступенчатая структура министерств, детальная регламентация законом порядка создания и про­хождения документа определили характер документирования в этот период. Постановку делопроизводства характеризует еще большая, по сравнению с XVIII в., его регламентация, устанавливаемая законом. В начале XIX в. получили оконча­тельное и единообразное устройство канцелярии. Документы могли поступать непосредственно министру через канцелярию или в департаменты. Министр получал указы и повеления верховной власти, документы других министерств. Представ­ления от подчиненных органов направлялись министрам лишь по делам особой важности или срочности. На имя министра подавались отзывы на его предписания и жалобы на действия департаментов. Кроме того, министр ведал секретными делами. В департаменты поступали предписания министра. Департа­менты вели переписку с другими равными и подчиненными учреждениями, составляли отзывы на предписания министра, исполняли документы, переданные из канцелярии министра. О своей работе департаменты представляли министру отчеты.

Этапы процесса делопроизводства. Весь процесс делопро­изводства делился на следующие этапы: организация приема документов; направление на исполнение и исполнение; реги_: 'страция документов и контроль за их исполнением; отправка документов. На поступившем документе секретарь отмечал дату его приема. Начальствующим должностным лицом давалось указание об исполнении: «к ведению», «к делу», «к докладу со справкой». Процесс регистрации документов был сложным. Поступавший документ регистрировался на всех ступенях его движения — в канцелярии министерства, в департаментах и отделениях. В канцелярии велся общий журнал для реги­страции всех поступивших в нее документов. Для регистрации документов, которые рассматривались в самой канцелярии, в каждом ее отделении был частный журнал. Документы, посту­пающие в департаменты, регистрировались в общем журнале департамента и в частных журналах его отделений. Аналогич­ным образом регистрировались и все исходящие документы. Директор канцелярии министра распределял документы по департаментам, отмечал на них дату поступления и докладывал о них министру. На документах, которые, по мнению министра, были срочными или требовали разъяснения, директор делал отметку «нужное». Эта надпись обязывала директора департа­мента на следующий день представить необходимые сведения или исполнить документ.

Документы составлялись в одном или нескольких экзем­плярах, которые по отношению друг к другу назывались дуб­летными. Дублеты в основном изготавливались посредством типографии. Если с документа изготавливались копии, то он являлся оригиналом. Первоначальный экземпляр документа, содержащий исправления, называется черновиком, а отредакти­рованный вариант, переписанный начисто, —беловиком. Под­писанный или заверенный иным способом беловик становится подлинником. Беловик обязательно подписывается. Черновик, остающийся в делопроизводстве взамен беловика, называется отпуском и подписывается только тем лицом, которое свери­ло его с оригиналом. Нередко документы имеют резолюции (относящиеся ко всему документу) и пометы (относящиеся к отдельным местам), написанные теми лицами, которым они были адресованы. Существуют делопроизводственные индек­сы и пометы, фиксирующие прохождение документа через систему делопроизводства. На исходящем документе и его отпуске фиксируется дата подписания и отправки документа, год, номер дела, вкоторое подшит документ. При поступлении подлинника в указанное учреждение проставляются: дата по­ступления; номер по журналу входящих бумаг; помета главы учреждения о дальнейшей судьбе документа; входящий штамп структурной части, куда поступил документ; пометы главы структурной части о направлении документа непосредствен­ному исполнителю; дата исполнения распоряжения и номер изготовленного ответного документа. Также проставляется год и номер дела, в которое документ должен быть подшит. Часто документы по одному вопросу объединяются и обра­зуют дело, досье, сборник. Многие документы одного вида комплектуются в приказы, протоколы, именуемые нарядами. Иногда комплектация происходит по авторам документов или по хронологическому принципу.

Виды документов верховной власти. Высшие учреждения и должностные лица сносились с низшими повелениями, ука­зами, предписаниями и приказами (последние применялись главным образом в военном ведомстве). Повеления и указы исходили от верховной власти — царя. Однако некоторые учреждения (например, Сенат) могли действовать от имени верховной власти, издавая указы от ее имени или ссылаясь на нее. Важнейшее значение имели следующие царские по­веления:

• манифест — форма обращения царя к народу, которая придавала особое торжественное значение какому-либо со­бытию (объявление войны, заключение мира, рождение, бра­косочетание царственных особ и т.д.);

• именной указ — он был адресован учреждениям и главам центральных ведомств, посвящался крупным событиям и важ­ным вопросам и включался в издания законов;

• рескрипт — обращение к сановным лицам об их назна­чении на важный пост или отставке. В рескриптах иногда из-лагалась политика царя по определенным вопросам;

• объявленные указы — устные повеления царя, приобретшие форму закона для приведения повеления в исполнение.

Документы государственных учреждений. Одними из групп документов являлись мнения — законопроекты, принятые Го­сударственной думой и Государственным советом, и положения [Комитета и Совета министров. Необходимо отметить также всеподданнейшие доклады — письменные тексты докладов, ко-торые делались царю в устной форме высшими сановниками; указы Сената; циркуляры министерств подведомственным им ручреждениям.

Документы государственных учреждений могли быть слу­жебными и личными. Служебные документы подразделялись на сношения (переписку) и документы внутреннего делопроиз­водства. Сношения —это служебная переписка, корреспонден­ция между различными учреждениями. Равные или просто не подчиненные друг другу структуры сносились друг с другом, как правило, отношениями. Другой часто встречающийся формой сношений равных или не подчиненных друг другу должностных |лиц являются официальные письма. Их отличительной чертой выступает то, что, принимая форму личного письма, они по-свящалисьделовым вопросам. Обращение в них обычно имело следующее выражение: «Милостивый государь NN!»; концовка же была такого типа: «Прошу принять уверение в совершенном моем уважении и преданности». Внизу левого поля официаль­ных писем указывался адресат (титул, фамилия и инициалы в дательном падеже).

Отчеты. Взаимодействие низших и высших инстанций также оформлялось в форме отчетов о деятельности низших учрежде­ний, представлений и докладов по отдельным вопросам, рапортов и донесений. Отчеты нередко снабжались статистическими при­ложениями, которые с конца XIX в. превратились в статисти­ческие обзоры. В совокупности отчеты отражали не только все стороны государственного управления, но и (вследствие крайней централизации и бюрократизации власти) все основные стороны социально-экономической жизни страны вообще. Содержащие­ся в отчетах статистические и другие фактические данные имели сводный, обобщающий характер. По каждому министерству они охватывали всю территорию России или значительную ее часть, а в делопроизводстве некоторых министерств содержались сведения более чем за вековой период. С 1880-х годов отчеты и обзоры стали печататься типографским способом тиражом в не- 1 сколько десятков экземпляров. Систематичность представления и устойчивая форма изложения данных в подобных отчетах дают I возможность их сравнительного изучения за ряд лет. Отчеты министерств также являются историческим источником, наи­более четко характеризующим правительственную политику в тех или иных отраслях общественно-экономической жизни России. Министерские отчеты — это архивные документы, в которых сочетаются обоснование и оценка деятельности соот­ветствующего ведомства со стороны его руководителя, высших органов власти, рассматривавших отчеты, царя, поэтому они представляют большую ценность для исследователя.

Представления. В системе делопроизводства высших и центральных учреждений России XIX — начала XX в. одно из основных мест принадлежало представлениям министерств в Государственный совет. Государственную думу, Комитет (Совет) министров, Первый департамент Сената. Большин­ство представлений было посвяшено важнейшим вопросам государственного управления и содержало соответствующие законопроекты. Нередко представления имели обширные приложения, например, отзывы других ведомств по данному вопросу, обзоры иностранных законодательств и т.п. Пред­ставления требовались в нескольких десятках экземпляров для обязательного предварительного ознакомления с ними других заинтересованных ведомств, раздачи их членам высших органов государственной власти, изучения перед обсуждением, поэтому они обычно отпечатывались типографеким способом и отлагались в фондах целого ряда учреждений и лиц, имевших то или иное отношение к их рассмотрению.

Документация учреждений, имеющих коллегиальный харак­тер. Внутренняя документация учреждений, имевших коллеги­альный характер (Государственный совет и его департаменты; Сенат; Синод; Комитет министров; губернские правления и т. п.), чаще всего бывает представлена протоколами и журна­лами заседаний. Также в делопроизводстве таких учреждений встречаются разного рода докладные записки, распорядитель-ные документы (приказы по учреждению и т. п.), бухгалтерские материалами, а также документами, организующими процесс делопроизводства (журналы входящих и исходящих бумаг, на­стольные реестры и т. п.). Журналы в учреждениях, имевших коллегиальный характер, являлись важнейшим видом докумен­тов. В отличие от протоколов, в журналах обсуждение каждого вопроса отражалось, как правило, в более или менее обобщен ном виде: несколько выступлений одного лица могли быть сведены воедино; близкие мнения разных лиц могли излагаться как одно цельное выступление; иногда прения опускались и сообщалась лишь суть вопроса. Обычно журналы составлялись после заседаний на основании кратких записей секретарей и часто дополнительно правились участниками совещаний, по­этому они, к сожалению, не дают полной и точной картины хода обсуждения вопроса. Государственная канцелярия по журналу составляла меморию — краткое изложение журнала и мнения. Мемория предназначалась для высочайшего прочте-ния и утверждения мнения Государственным советом. В Сенате присутствию сенаторов докладывалась подго-товленная обер-секретарем записка, в первой части которой сначала указывались время возникновения дела и сведения о его движении до поступления в Сенат, затем почти до-словно пересказывалось последовательное содержание всех основных относящихся к делу документов. На полях записки указывались краткие заголовки излагаемых документов. Во второй части записки в обобщенном виде излагалось существо дела, перечислялись вопросы, подлежащие решению, и при-водились относящиеся к делу законы. После 1863 г. записки стали более краткими, в них сохранялась лишь вторая часть, а вместо первой включался краткий переченьдокументов дела. Заседание присутствия сенаторов фиксировалось в журнале (или протоколе): в нем сообщалисьсостав присутствия, краткое содержание обсуждавшихся дел и принятые по ним резолюции, Нa основании записки и журнала с резолюцией оформлялось пределение по делу. Текст обоих документов (записки и журна-а) почти полностью повторялся определением. Делопроизводство Синода во многом было похоже на де-лопроизводство Сената.

Обычно подлинные журналы, мемории, указы и другие одобные документы, вследствие того значения, которое им ридавалось, хранились в виде нарядов в хронологическом орядке. В дела, к которым они относились, помешались их копии, хранящиеся в архивах и теперь. Коммерческая документация. В процессе деятельности зличных предприятий и фирм складывались документы ационерных компаний: устав компании; списки акционеров; протоколы собраний, доклады правления общим собраниям; отчетные материалы; циркуляры; бухгалтерская отчетность; переписка с государственными учреждениями, кредитными, торгово-промышленными, транспортными и другими фирмами и отдельными лицами по различным вопросам деятель­ности предприятия; договоры и соглашения, определявшие взаимоотношения предприятий с другими фирмами и т.п.). Наиболее ценным историческим источником являются внут­ренние отчеты, которые полно анализируют положение дел и операции фирмы. Переписка (корреспонденция) — наиболее распространенный вид коммерческой документации. Деловое письмо, удостоверенное соответствующим образом, имело значение договора, обязательного для обеих сторон. Вследствие этого отечественное законодательство предписывало капитали­стическим предприятиям вести книги копий всей исходящей корреспонденции, а также учитывать все ценности данного коммерческого предприятия. Получили распространение специальные копировальные книги, на тонкие листы которых с помощью специальных пресс-аппаратов отпечатывались исходящие документы, которые подписывались от имени предприятия несколькими директорами. Иногда их подписям предшествовал штамп предприятия или его правления. Об­разцы подписей директоров и друтих ответственных служащих фирм систематически особыми циркулярами сообщались всем корреспондентам. Письмо за подписью нескольких лиц следует рассматривать как письмо фирмы или ее правления в целом.

Акты. Это юридические документы, оформлявшие всевоз­можные сделки, передачи имуществ от владельца к владель­цу. Акты распадаются на три большие группы: крепостные, совершаемые в присутственном месте «у крепостных дел»; явочные, подлежащие лишь засвидетельствованию у маклера или нотариуса; домашние, не требующие особого засвидетель­ствования.

Просительные документы. Особую группу личных доку­ментов, возникшую в связи с делами правового характера, составляли так называемые просительные документы (проше­ния, жалобы, акты и др.). Они подавались на имя императора, какого-либо должностного лица или в учреждение. Значи­тельная часть актов и просительных документов должна была оплачиваться особым гербовым сбором, а потому писалась на специальной гербовой бумаге (особым образом клейменной) или на обычной бумаге, но с наклейкой гербовой марки.

Послужные списки. В делопроизводстве государственных учреждений XIX — начала XX вв. отдельное место занимали послужные (формулярные) списки, которые содержали сведения о службе отдельных лиц. В послужной список вносились все све­дения о человеке: имя, отчество, фамилия, дата рождения, чин, должность, вероисповедание, происхождение, наличие имения, образование, участие в войнах, семейное положение. Также в хронологическом порядке фиксировались все прохождения по службе. Послужные списки отличаются точностью содержания информации. Обычно формулярные списки составлялись в нескольких экземплярах. Краткие формулярные списки со­ставлялись также при повышении по службе и награждении орденами; их можно встретить в фондах многих государственных учреждений, а также фондах личного происхождения.

Документы личного происхождения. Основными видами [документов личного происхождения были письма (беловики, ерновики), дневники, рукописи, записные книжки, личные и семейные фотографии. Особенность подобных архивных материалов заключается в том, что они в большинстве случа-в посвящены тем сторонам жизни, которые официально не освещаются. С одной стороны, эти документы дают историку материал для суждения о личности автора, с другой — они со­держат отзывы и свидетельства автора о современниках и ис-торических событиях. Письма — едва ли не самый много­численный вид документов, входящих в состав большинства личных фондов. По содержанию, тону и форме они целиком зависят от того, кем были корреспонденты и каковы были их Взаимоотношения в данный период. Автор мог ставить своей целью закрепить в памяти происшедшие события, система-тизировать их и разобраться в них, выразить свое отношение к ним — так возникали дневники. Иногда дневники рассма­тривались их авторами как материал для будущих воспомина­ний. Возможны две основные формы дневников: ежедневные заметки или несколько обобщенные хронологически более редкие записи. Нередко дневники дополнялись в самом тексте или в приложении к ним письмами, визитными карточками, театральными и другими билетами, программами спектаклей и вечеров, меню, вырезками из газет и другими материалами. Особенностью воспоминаний (мемуаров) является то, что, во-первых, они обычно писались много позже событий, в них отображаемых, и, во-вторых, уже при их создании предна-начались для более или менее широкого круга читателей. Отсюда их меньшая достоверность или полнота по сравнению с дневниками: некоторые факты прошлого могли стереться из памяти автора, о некоторых он мог умолчать; кроме того, взгляды автора обязательно отражают его воззрения на проис-ходящие события, поэтому являются субъективными.