Использование хранящихся в архиве документов

Использованием архивных документов называется приме­нение содержащейся в них информации в культурных, на­учных, политических, экономических целях, а также в целях обеспечения законных прав и интересов граждан. Нормы, касающиеся доступа к архивными документами и использо­вания их, содержатся в Законе об архивном деле. В частности, в соответствии со ст. 24—25 данного Закона пользователь архивными документами имеет право свободно искать и по,-лучать для изучения архивные документы; доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользова­телю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлини и ков и (или) копий необходимых ему документов; пользователь архивными' документами имеет право использовать, передавать, распро­странять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, для любых законных целей и любым законным способом. Законодательство регламентирует также услуги, предостав­ляемые архивами на платной основе. Раньше государственные архивы имели право при выдаче копий архивных документов для коммерческих целей устанавливать свои условия их ис­пользования, а именно—заключать лицензионные договоры. Архив фактически диктовал пользователю свои условия предо­ставления информационных услуг, а пользователь вынужден был либо соглашаться, либо отказываться от получения необхо­димой ему информации. В настоящее время в законодательном порядке установлено, что государственные и муниципальные архивы могут на основе имеющихся у них архивых докумен­тов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договор об использовании архивных доку­ментов и справочно-поисковых средств (ст. 26)

Формы и порядок использования архивных документов.Использование архивных документов специалистами (поль­зователями) осуществляется в читальных залах архивов. Просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для про­слушивания фонодокументов и др., как правило оборудуются соответствующими техническими средствами для работ с микрокопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами. Большую роль в организации использовании архивов играют те структурные подразделения, которые хранят документальные материалы: на них лежит работа по выдаче затребованных пользователями дел. Основные формами ис­пользования документов архива являются:

• информирование руководства и структурных подраз­делений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании;

• исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;

• использование документов в средствах массовой инфор­мации;

• подготовка информационных мероприятий — выставок, конференций и др.;

• выдача документов для работы в читальном зале архива;

• выдача документов во временное пользование. Информация по запросам граждан и организаций выдается

в форме архивной справки, архивной копии или архивной вы­писки. Архивная справка — это документ, содержащий архив­ную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена. Архивная копия — документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная выписка — документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному во­просу, факту или лицу, с указанием поисковых данных докумен- та. Архивные справки, выписки и копии могут быть изготовлен по запросу какого-либо учреждения, организации, предприятия или лица. Архивная справка (копия, выписка), изготовленная по запросу на определенную тему, называется тематической справкой; архивная справка, содержащая биографические све­дения, называется биографической справкой. При планировании и организации работы в архиве наведение справок биогра­фического характера относят к справочной работе, наведение справок по тематическим запросам — к информационной работе. Учет этих работ, регистрация запросов ведутся раздельно. Вы- явленные дела тщательно изучаются, а при составлении ответа тщательно продумываются формулировки; изложение дела должно быть кратким, но достаточно ясно освещать вопрос. Материал излагается в хронологической последовательности упоминаемых событий, а не документов. Если справка состав­ляется на основе нескольких документов, то после изложения сведений из одного документа необходимо сделать ссылку на архивный шифр и номер листов этого дела. В конце справки указываются архивный шифр и номера листов всех использо­ванных документов. Законченная справка перепечатывается на бланке учреждения, подписывается руководителем учреждения, заведующим архивом и скрепляется печатью.

Справки выдаются на основании письменного запроса поль­зователя. Запрос должен содержать следующие сведения:

1) наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы;

2) изложение существа запроса;

3) фамилию, имя и отчество обращающегося;

4) его адрес, контактные телефоны;

5) дату и личную подпись.

Использование документов ведомственных архивов. В соответ­ствии с законодательством Российской Федерации и внутрен­ними актами организации ведомственные архивы выполняют несколько функций:

принимают от структурных подразделений законченные делопроизводством дела;

ведут учет документов, хранящихся как в архивах, так и в структурных подразделениях организации;

производят передачу комплексов документов с истекши­ми сроками ведомственного хранения в госархив;

обеспечивают сохранность архивных материалов;

организуют экспертизу ценности документов;

создают и пополняют научно-справочный аппарат ар­хива;

выдают справки по личному составу организации;

выявляют документы по запросам руководства и струк­турных подразделений, а также других учреждений и органи­заций.

Право граждан на доступ к документированной информациио них.В соответствии с законодательством архив обеспечивает право граждан на доступ кдокументированной информации о них, а также право знать, кто и в каких целях использует илиис­пользовал эту информацию. Отказ гражданину в доступе кдо-кументам о нем может быть обжалован в судебном порядке. Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не под­лежат рассмотрению. При личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть вос­полнена. Архив обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Организация учета работы архива по использованию докумен­тов.Архивы ведут специальный учет всей работы по использо­ванию своих документов. Такой учет необходим для проведения анализа проделанной работы, установления динамики роста и разработки мероприятий по дальнейшему ее улучшению. Учету подлежат все виды работ по использованию.

Начинается учет с заполнения «Листа использования», ко­торый вкладывается в каждое дело. В этом учетном документе отмечается, когда, кем и для какой цели были использованы документы.

Для характеристики работы читального зала учитываются данные о количестве исследователей и сделанных ими посещений за год, а также количестве выданных им дел. Для этого в читальном зале ведутся свои учетные документы: книга регистрации личных дел исследователей; картотека учета тем исследований; книга учета посещений читального зала.

Для характеристики работы архива по выдаче справок собира­ются сведения о количестве поступивших запросов и количестве выданныхположительныхи отрицательных ответовс указанием срока их исполнения. Такой учет возможно осуществить либо на основании картотеки, либо на основании алфавитного журнала регистрации писем, заявлений и жалоб трудящихся. Архивы, направляя в заинтересованные учреждения документы, копии документов, выдавая документы во временное пользование, прилагают к ним специальные анкеты по учету эффективно-стииспользования. Учреждения должны вернуть эти анкеты в архив с отзывом о том, как материалы были использованы, какую они дали экономию средств или каков иной результат использования архивных материалов.

Для изучения эффективности использования и дальнейшего прогнозирования всех видов работы с документами большое значение имеет учет потребностей в ретроспективной до­кументной информации, который проводится архивами по специально разработанной методике. Такой учет устанавливает круг потребителей документной информации, интенсивность

и характер использования тех или иных информационных массивов.

Учет использования дел и документов архива ведется в следующих учетных формах: • книга выдачи дел из хранилища;

• журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, технических материалов; • журнал регистрации посещений читального зала.