Архивное дело в современной России

После распада СССР в 1991 г. и создания Содружества Не­зависимых Государств (СНГ) Главархив СССР был ликвиди­рован как общесоюзное ведомство и образована Федеральная архивная служба России. Архивная деятельность в Российской Федерации регулировалась рядом документов Президента и Правительства РФ, такими, как Основы законодательства Российской Федерации от07.07.1993 № 5341 — 1 «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» (утратили силу); По­ложение об Архивном фонде Российской Федерации и По­ложение о Государственной архивной службе России (по­следнее утратило силу), утвержденные Указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552 (в ред. от 19.11.2003); Положение о Фе­деральной Архивной службе России, утвержденное постанов­лением Правительства РФ от 28.12.1998 № 1562 (документ утратил силу в связи с изданием постановления Правительства РФ от 28.07.2005 № 455).

Архивный фонд Российской Федерации.22 октября 2004 г. был принят Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле). В соответствии с ним в настоящее время федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим оказание государственных услуг в сфере архивного дела, управления федераль­ным имуществом, а также правоприменительные функции в об­ласти архивного дела, является Федеральное архивное агентство (Росархив). находящееся в ведении в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Росархив обеспечивает учет документов Архивного фонда РФ, ведет Государственный реестр уникальных документов, следит за соблюдением правил хранения, комплектования и ис­пользования архивных документов. Федеральному архивному агентству подчиняются федеральные государственные архивы, а также Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Архивный фонд Российской Федерации составляют архив­ные документы, относящиеся к. государственной (федеральной и субъектов РФ), муниципальной и частной собственности. Государственную часть Архивного фонда составляют архив­ные документы, являющиеся федеральной собственностью, хранящиеся в федеральных госархивах, федеральных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. К муниципальной собственности относятся архивные матери­алы органов местного самоуправления и муниципальных орга­низаций, а также хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках. К частной собственности относятся архивные документы организаций, не являющихся государственными или муниципальными, а также документальные материалы, созданные или законно приобретенные гражданами (ст. 7—9 Закона об архивном деле).

Действующий Закон об архивном деле регулирует отноше­ния в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собствен­ности, а также отношения в сфере управления архивным делом в России в интересах граждан, общества и государства. Закон провозглашает принцип общедоступности архивной информа­ции, принцип свободы распоряжения пользователем найденной им информации, принцип бесплатности архивной информации государственной части Архивного фонда РФ. Архивные до­кументы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объ­ектом продажи, дарения, мены и т.д. Выюз архивных материалов за пределы Российской Федерации запрещается.

Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности до­кументов. Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определе­нием в его составе особо ценных документов, в том числе уни­кальных, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией специально уполномоченного Правительством РФ федерального органа исполнительной власти. Этот же орган утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения. Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных доку­ментов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федера­ции в области архивного дела в пределах их компетенции (ст. 6 Закона об архивном деле).

В заключение следует заметить, что в нашей стране до сих пор существует проблема свободного доступа к информации. В законодательстве Российской Федерации предусмотрены ограничения доступа к архивам, содержащим государствен­ную или иную охраняемую законом тайну. Использование документов государственной части Архивного фонда РФ, со­держащих секретные сведения, разрешается по истечении 30 лет со времени их создания, хотя в некоторых случаях этот срок может быть продлен. Ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (здоровье, семейные, интимные отношения, имущественное положение) устанавливаются на срок до 75 лет со времени соз­дания документов.

Несмотря на многочисленные меры, принимаемые Прави­тельством РФ по правовому регулированию доступа к архивным материалам, значительная часть источников истории нашей страны в XX в., к которой относится весь бывший Архивный фонд КПСС, материалы спецслужб, ряда ведомств остаются засекреченными. Особенно сильно ограничен доступ к доку­ментам ведомственных архивов (МВД СССР, МИДа, Главной военной прокуратуры СССР, Военной коллеги Верховного суда СССР, Министерства обороны). Темпы рассекречивания документов, которые в 1991 — 1993 гг. были довольно высокими, во второй половине 1990-х гг. резко снизились.

Тема 2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ТЕРМИНЫ АРХИВОВЕДЕНИЯ

Понятие архива

Архивоведение — это научная дисциплина, которая занима­ется изучением и разработкой теоретических, методических и организационных основ архивного дела. Объектом изучения теории и практики архивного дела являются текстовые доку­менты на бумажной основе, научно-технические, кинофото­документы, звукозаписи, микрофильмы и другие документы на различных документальных носителях, как подлежащие архивному хранению, так и хранящиеся в архивах.

Архивами называются учреждение или структурное подраз­деление организации, осуществляющие хранение, комплек­тование, учет и использование архивных документов; а также совокупность документов, образующихся в результате деятель­ности учреждений, обществ или отдельных лиц.

Различают государственные архивы с постоянным и с пере-менным составом документов. Постоянно хранят документы центральные архивы общероссийского значения. Государ­ственные архивы с переменным составом документов — это районные и городские архивы, которым не предоставлено право постоянного хранения материалов; они временно хранят документы, поступающие из учреждений районного (город­ского) звена, сельских учреждений.

Помимо государственных архивов существуют архивы в каждом учреждении, организации. Такие архивы называют­ся ведомственными. Госархив получает дела, обработанные под контролем ведомственного архива. Государственные и ведомственные архивы различаются в правовом положении: госархивы — самостоятельные учреждения; ведомственные архивы в большинстве случаев — структурные подразделения организаций.

Единица хранения, дело

Классификационные принципы группировки единиц хране­ния.Отдельная группа документов, которые учитываются в архиве под самостоятельным номером, представляет собой единицу хранения. Обычно архивные материалы объединены по тематическому признаку или по видам документов, также это может быть отдельно выделенный документ. Каждая еди­ница хранения является учетно-классификационной единицей в пределах архивного фонда. Группируются единицы хранения с учетом следующих классификационных принципов:

• структурный принцип применяется для группировки дел по их принадлежности к структурным подразделениям, в дея­тельности которых они образовались;

• хронологический принцип служит для группировки дел с учетом периодов времени (год, месяц ит.д.), к которому от­носятся документы;

• отраслевой, функциональный, тематический, предметно-вопросный принципы используются для группировки дел в соот­ветствии с отраслями деятельности и функциями фондообра-зователя, по темам или вопросам, отраженным в содержании документов;

• номинальный принцип используется для группировки дел по их роду (дела, сборники, книги, журналы и т.д.) и видам документов (приказы, протоколы ит.д.);

• авторский принцип применятся для группировки дел по названиям учреждений или фамилий лиц, которые являются авторами документов;

• корреспондентский принцип служит для группировки дел по названиям учреждений или лицам, в результате переписки с которыми были заведены эти дела;

• географический принцип употребляется для группировки дел по определенным территориям, с которыми связаны авто­ры, корреспонденты или содержание документов.

Дело как единица хранения.Как правило, единицей хране­ний является дело. Если оно состоит из нескольких частей, то каждая из них представляет собой единицу хранения.

Дело — это обособленная, связанная по содержанию со­вокупность документов учреждений, предприятий, органи­заций. Дела относятся к одному вопросу, событию, объекту и объединены единым процессом делопроизводства. Описание дел предполагает выявление и письменное обозначение на их обложках следующих обязательных характеристик: 1) название организации и ее структурной части; 2) индекс дела по но­менклатуре; 3) заголовокдела; 4) крайние даты; 5) количество листов; 6) срок хранения; 7) архивный шифр. Эти характери­стики в совокупности составляют элемент информации о деле, являющейся описью.

Характеристики дел, отличающихся от основного состава фонда по языку, способу воспроизведения, материалудополня-ются характеристиками с указанием этих особенностей. Дела, имеющие особо ценные документы, при их описании сопро­вождаются аннотацией, а также сведениями о подлинности, степени полноты и способе воспроизведения этих документов. При описании многотомных дел вводится характеристика, указывающая номер тома.

Отдельные структурные элементы описидела. Состав и форма изложения информационных характеристик при описании дел с учетом дифференцированного подхода к описанию зависят от категории описываемых документов.

Название учреждения определяет фондовую принадлежность дела. Оно пишется в виде полного и в скобках официально при­нятого сокращенного наименования. Полное наименование учреждения пишется с указанием вышестоящего ведомства, в систему которого данное учреждение входит. Если название учреждения менялось, то на обложке указываются все наиме­нования, которые учреждение имело в период, отраженный в документах дела. В случае, когда дело было заведено в одном учреждении, а закончено в другом, на обложку выносится наи­менование последнего учреждения, так как именно к его фонду следует относить данное дело. Название первого учреждения, если оно зафиксировано на обложке., не зачеркивается.

Вслед за названием учреждения указывается название струк­турной части, к которой относится данное дело. Обозначение этой характеристики обеспечивает быструю классификацию дел в пределах фонда. Если название структурной части ме­нялось, то при обозначении этой характеристики следует по­ступать так же, как при описании названия фонда.

Индекс дела представляет собой условное (цифровое, бук­венное или смешанное) обозначение порядкового номера дела по номенклатуре и структурного подразделения учреждения, к которому относится дело в соответствии с классификацией дел в учреждении. Индексы дел отражают систему организации документов в делопроизводстве. При описании дел в государ­ственных архивах индексы дел, проставленные в делопроиз­водстве, сохраняются, так как облегчают систематизацию, показывают степень сохранности, полноты материалов фонда, способствуют ускорению поиска документов.

Архивный шифр дела определяется на основании описи и пред­ставляет собой совокупность сведений о его местонахождении: сокращенное обозначение архива, номера фонда, описи, дела. Архивный шифр является «адресом» каждого дела, его поис­ковым образом, на который даются ссылки при использовании архивных материалов. При использовании документов в печати, вьиаче справок, копий и выписей, а также при выделении не подлежащих хранению документов к уничтожению все ссылки даются на архивный шифр дела, в необходимых случаях в состав ссылочных данных включаются и номера листов дела.

Архивный шифр, состоящий из сокращенного обозначения названия архива, в котором хранится дело, номера фонда, но­мера описи и порядкового номера дела по описи, указывается на обложке дела. Как правило, архивный шифр проставляется на обложке в специальном штампе, изготовляемом типограф­ским способом, или штемпелем.

Датировка. Внутри дела документы должны быть рас­положены таким образом, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Поэтому документы располагаются в хронологическом порядке: входя­щие — по датам их поступления, копии исходящих — по датам их составления (отправления) или по алфавиту авторов и кор­респондентов. Начальная и конечная даты дела называются его крайними датами, которые могут исчисляться и одним днем, и рядом лет.

Точность датировки зависит от категории фонда и инфор­мационных потребностей, предъявляемых к данному делу. Для распорядительной документации (приказов, протоколов) фондов первой и второй категорий, а также в заголовках, пред­ставляющих собой «дела», рекомендуется указание полной датировки (года, месяца и числа). Такие дела, как «материалы», «переписка» и др., заводимые по номенклатуре дел ежегодно, могут быть датированы лишь годом. Однако, если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложке следует указывать даты начала и окончания каждого тома. Отдельные документы или дела, для которых точная датировка имеет особое инфор­мационное значение (доклады, листовки), также обозначаются точными датами. Датировка в делах фондов третьей категории, как правило, может быть ограничена годом. Для планов, от­четов и других документов, которые датируются в заголовках, даты их составления на обложках дел не указываются. Если в деле имеются документы-приложения за более ранние годы, это оговаривается с новой строки после даты: «Имеются до­кументы за... год».

За основу датировки берутся дата составления (для отпус­ка исходящего документа) и дата получения (для входящего документа). Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Стиль, по которому дело было датировано, не изменяется.

При невозможности точного определения даты приблизи­тельные даты заключаются в квадратные скобки с указанием пределов точности: [не ранее 1927 г.]. При невозможности определения дат на обложке делается соответствующая ого­ворка: «без даты».

Элементы заголовка дела. Дело всегда имеет заголовок, ко­торый четко и в обобщенной форме должен отражать основное содержание и состав документов дела. При описании доку­ментов в государственных архивах заголовки, составленные в делопроизводстве, уточняются. Если в заголовках неточно или неполно изложены отдельные элементы, то они составляются заново. Основой для составления заголовков дел в делопро­изводстве учреждений, организаций и предприятий служат наименования вложений.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Если дело будет состоять из нескольких томов и частей, то со­ставляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок дела обязательно вносится в опись. Он фиксиру­ется в том виде, как написан на обложке дела, без изменений и сокращений. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми или типовыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, остальные обозначаются сло­вами «то же». При наличии характеристик, присущих только данному делу, они вносятся в опись полностью после слов «то же». Если в деле есть аннотация, то она вносится в ту же гра­фу описи, что и заголовок, но с новой строки, с отступом от левого края графы на 2—3 см. Так же указываются и внешние особенности дела:

• обозначение автора предоставляет возможность уяснить подлинный смысл и степень достоверности фактов, изложен­ных в документах дела; • корреспондент или адресат в составе элементов заголовка указывает на те организации и лица, с которыми был связан фондообразователь своей деятельностью;

• предмет (вопрос, факт, явление, событие) отражает со­держание документов, освещаемых в деле. В составе заголовка этот элемент имеет особо важное значение и должен быть точно и ясно сформулирован;

• географический элемент в составе заголовка показывает территориальные связи фондообразователя. Причем обозначе­ние местности (территории) в деле может относиться к указа­нию местонахождения как авторов документов, так и адресатов и корреспондентов. Кроме того, оно может показывать место событий, отраженных в содержании документов дела;

• хронологический элемент (даты начала и окончания дела) обеспечивает возможность поиска документов за конкретный период, способствует классификации дел по хронологическому признаку, облегчает раскрытие исторических связей между со­бытиями и фактами, отраженными в документах дела.

• формальные признаки документа содержат указание о подлинности, степени полноты, способе воспроизведения, внешних и других особенностях документов дела.

При описании дела, состоящего из одного документа, его заголовок может быть ограничен обозначением вида (разно­видности) документа, его автора, содержания и в некоторых случаях даты. При этом обозначение учреждения — авторадо-кумента необходимо в заголовке, если документ получен из дру­гого учреждения, и опускается, если описываются документы, созданные в данном учреждении. В заголовке дела, состоящего издокумента внешнего обращения, помимо названных данных указывается адресат. При описании дел, состоящих из многих документов, в заголовках в обобщенном виде должны быть обозначены состав этихдокументов и их содержание. При этом обозначение составадокументов не должно заключаться в пере­числении их разновидностей, а обозначение содержания — в перечислении предметов, о которых говорится в тех или иных документах. Главное внимание должно быть обращено на со­ставление суммированной (обобщенной) характеристики со­става документов и предметов, подвергшихся документирова­нию, которая бы ярко и ясно отражала функции и направления деятельности учреждения-фондообразователя.

Обозначение состава документов дела достигается путем указания рода или разновидностей его документов. Родо­вое понятие «материалы» применяется в тех случаях, когда описываемое дело состоит из документов различных разновидностей, относящихся к одному вопросу, но не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Понятие «дело» применяется главным образом в отношении судебных, следственных и личных (персональных) дел. Родовое понятие «переписка» применяется к комплексу документов-запросов и документов-ответов, который возник в результате обмена информацией между учреждениями или лицами по определен­ному кругу вопросов. При описании «переписки» в заголовке дела помимо рода указываются корреспонденты и вопросы его содержания.

Многие функции, направления и участки деятельности учреждении (управление, учет, планирование) документируют­ся путем создания твердо установившихся, стабильных видов и разновидностей документов (приказов, распоряжений, планов, отчетов, инструкций и др.). Так, документы-приказы отражают распорядительные действия руководителя учреждения, доку­менты-протоколы — работу и решения коллегиальных органов. Эти документы объединяются в делопроизводстве в дела по их разновидностям. Обозначение разновидности документов во множественном числе будет одновременно и обозначением рода дела. Описание дела, состоящего из документов одной разновидности, совпадает с описанием одного документа. При описании в заголовке документа распорядительного или колле­гиального характера (приказы, протоколы) указываются номера этих документов, их авторы, период времени, к которому они относятся, подлинность или копийность документов. Содержа­ние такого рода документов, как правило, не раскрывается, так как оно касается многих вопросов. Содержание не раскрывается и в том случае, если обозначение состава документов дела в за­головке дает обобщенную информацию о его содержании.

Описание документов в заголовке не исчерпывается обо­значением рода дела или разновидности документов, автора документов и времени создания, а требует самостоятельного обозначения предметов их содержания, которое может быть обозначено путем наименования действий, явлений, фактов, событий, лиц, географических наименований, о которых идет речь в тексте документов. К обозначению в заголовках пред­метов необходим дифференцированный подход в зависимости от категории фондов. Так, для уникальных и особо ценных документов отмечается способ воспроизведения, если это име­ет существенное значение для обозначения их содержания (автограф выдающегося лица, гектографированная подполь­ная листовка и т. д.). К внешним особенностям документов и дел относятся особый материал обложки или переплета, наличие украшений, особый писчий материал, язык доку­ментов (отличный от языка, на котором написаны остальные документы фонда), оригинальные печати, миниатюры. Все эти особенности при описании уникальных и особо ценных документов обозначаются после заголовка, с новой строки, а при аннотировании — после аннотации. На обложке ниже заголовка аннотации указываются дата (год) образования ее в делопроизводстве или крайние даты документов дела. Точность датировки зависит от категории фонда и информационных потребностей, предъявляемых к данному делу.

Количество листов и срок хранения дела. Учет состава дел ведется путем нумерации листов и имеет важное значение, поскольку обеспечивает сохранность отдельных документов внутри дела. В архивной практике установился твердый по­рядок проведения нумерации листов, обеспечивающий учет и сохранность не только отдельных документов, но и каждого листа документа, поступающего в государственный архив. За датой на обложке дела с новой строки указывается количество его листов (например, «на 118 листах»). Обозначение коли­чества листов необходимо в целях контроля и обеспечения сохранности документов дела.

Нумерация листов проводится черным графитным каранда­шом или нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста. Обороты листов не нумеруются, имеется в виду, что при ссылке на оборотные стороны листа документа будет простав­ляться номер листа с добавлением букв «об.». Если проводится перенумерация листов дела, то старый номер листа зачеркива­ется косой чертой, но так, чтобы его можно было прочитать.

Не разрешается нумерация листов цветными карандашами, поскольку они неустойчивы при хранении, а при проведении микрофильмирования или фотографирования документа над­пись цветным карандашом не всегда пропечатывается.

В конце каждого дела на отдельном чистом листе делает­ся заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния документов дела.

Ниже количества листов для дел временного хранения указывается срок хранения, а для дел постоянного хранения пишется: «хранить постоянно».

Внутренняя опись дел. К наиболее ценным делам составляет­ся внутренняя опись. В ней перечисляются все документы, входя­щие и состав дела; указываются номера (индексы) документов, ихсодержание, даты, адресаты или авторы документов, номера листов. Внутренняя опись заверяется ее составителем. Листы внутренней описи нумеруются особой нумерацией. Количество листов обозначается в заверительной надписи после общего количества листов.