Тема № 3. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации.

Функции документа

1. Информационные функции (информационная, социальная, политическая, коммуникативная).

2. Функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная).

3. Функции, носящие культурно-исторический характер (культурная функция и функция исторического источника).

• Информационная – заключается в том, что в документе происходит материализация информации. Она присуща всем без исключения документам.
• Социальная – заключается в том, что документ несет в себе информацию о социальных процессах, т.е. процессах, происходящих в обществе.
• Политическая функция заключается в фиксировании в документе процессов, происходящих во внутренней, внешней политике государства, информации о деятельности политических партий, оппозиций, лидеров и т.д.
• Коммуникативная функция – состоит в передаче информации во времени и пространстве.
• Управленческая функция – заключается в том, что документ выступает как средство управленческой деятельности.
• Правовая функция выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений. Существуют документы, изначально обладающие правовой функцией и приобретающие ее на время.
• Учетная функция документа характеризует, прежде всего, количественную сторону содержащейся в документе информации.
• Культурная функция – проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия.
• Функция исторического источника – качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.

Тема № 2. Нормативно-методические документы, регулирующие деятельность

Документационных служб

Основной документ – «Государственная система документационного обеспечения управления» (ГСДОУ), утверждена в 1988 году. ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

«Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» - 2000г.

ГОСТ Р 6.30-2003 – стандарт на систему организационно-распорядительной документации, 2000 – изменения №1 к нему.

ГОСТ Р 511441 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – 2000 г.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих – 1998 г., дополненный в 2000 г.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек – 1974, 1985, 1990.

Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в госорганах, на предприятиях и учреждениях. – 1982.

Тема № 3. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации.

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация.

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Унификация производится в целях:

- сокращения применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм;

- установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач;

- снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов;

- достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслевых целях.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Каждая управленческая функция реализуется через комплекс документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации. Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).

Результаты проведенной унификации доводятся до уровня обязательной правовой формы – стандарта, требования которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия.

Стандартизация – это установление и применение стандартов, т.е. образцов, эталонов, принимаемых за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Кроме стандартов, к нормативным документам относятся различные нормы, правила, рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы.

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть стандарты как на отдельные виды документов, так и унифицированные системы документации. УСД – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Наиболее важной для нас является УСОРД, ее применение регламентирует ГОСТ Р 6.30-2003. Все документы, которые будут рассмотрены в курсе, предусмотрены УСОРД.

Формуляр – образец организационно- распорядительного документа. Общие сведения о реквизитах. Формуляр-образец – это графическая модель построения документов. Он устанавливает формат бумаги, размеры полей, расположение реквизитов.   Формат бумаги: А3 – 297*420 А4 – 210*297 А5 – 148*210 А6 – 148*105   Размеры полей: Левое – не менее 20 мм Правое – не менее 10 мм Верхнее – не менее 20 мм Нижнее – не менее 20 мм   Требования к оформлению реквизитов документов описаны в ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Реквизиты могут быть обязательными и переменными. Обязательные реквизиты присутствуют на любом ОРД (например, наименование организации), а переменные зависят от конкретных обстоятельств (например, дата документа).

Состав реквизитов   Государственный герб РФ Герб субъекта РФ Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) Код организации Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Код формы документа Наименование организации Справочные данные об организации Наименование вида документа Дата документа Регистрационный номер документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа Место составления или издания документа Адресат Гриф утверждения документа Резолюция Заголовок к тексту Отметка о контроле Текст документа Отметка о наличии приложения Подпись Гриф согласования документа Визы согласования документа Оттиск печати Отметка о заверении копии Отметка об исполнителе Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка о поступлении документа в организацию Идентификатор электронной копии документа.

Тема № 4. Требования к оформлению реквизитов документов и бланкам