Американський вчений І.К. Адізес відокремлює дещо інші функції менеджменту

УПРАВЛІННЯ ДІЯЛЬНІСТЮ ПІДПРИЄМСТВА

Управління — складний і динамічний процес, керова­ний і здійснюваний людьми для досягнення поставленої мети.

Управління можна розглядати як вплив керуючої системи (суб’єкта управління) на систему, якою керують (об’єкт управління) з метою забезпечення найбільш ефективного функціонування останньої.

До функцій управління відносяться: планування, організація, мотивація, облік, контроль, регулювання.

Планування.

1) Формулювання цілей цілі, до яких прагне організація;

2) Визначення шляхів досягнення встановлених цілей;

3) На підставі цього постановка задач перед підрозділами організації та конкретними виконавцями.

Планування – процес визначення цілей організації та прийняття рішень щодо шляхів їх досягнення.

Зміст процесу планування полягає у пошуку відповідей на три ключових питання:

1) де організація знаходиться у даний момент (теперішній стан)?

2) чого організація прагне досягти (куди вона прямує)?

3) як організації потрапити звідти, де вона є, туди, куди вона прагне?

Організація.

Організація – процес поділу, групування та координації робіт, видів діяльності і ресурсів для досягнення поставлених цілей. Реалізація функції організації здійснюється у процесі організаційної діяльності.

Організаційна діяльність – процес усунення керівником невизначеності між людьми щодо роботи або повноважень і створення середовища, придатного для їх спільної діяльності.

Основні складові організаційного процесу (організаційної діяльності):

а) поділ праці - поділ загальної роботи на окремі складові частини, достатні для виконання окремим працівником відповідно до його кваліфікації та здібностей;

б) департаменталізація - групування робіт та видів діяльності у певні блоки (підрозділи: групи, відділи, сектори, цехи, виробництва тощо);

в) делегування повноважень - підпорядкування кожного такого підрозділу керівникові, який отримує необхідні повноваження;

г) встановлення діапазону контролю - визначення кількості працівників, безпосередньо підлеглих даному менеджерові;

д) створення механізмів координації-забезпечення вертикальної та горизонтальної координації робіт та видів діяльності.

Мотивація.

Мотиваціяу широкому розумінні – це процес спонукання працівників до діяльності для досягнення цілей організації. Ефективна реалізація функції мотивації потребує:

1) усвідомлення того, що спонукає працівника до праці;

2) розуміння того, як направити ці спонукання в русло досягнення цілей організації.

Облік.

Господарський облік – це кількісне відображення і якісна характеристика господарської діяльності з метою виявлення відхилень у реалізації планів виробничо-господарської діяльності підприємства та їхнього усунення.

Господарський облік поділяється за такими видами:

- оперативний облік – це спосіб спостереження, відображення та контролю за окремими господарськими та технічними операціями безпосередньо в процесі їх здійснення з метою оперативного управління. За допомогою оперативного обліку відображаються такі процеси, як вихід працівників на роботу, реєстрація підписаних за місяць угод та ін.

- статистичний облік ведеться з метою вивчення і контролю масових явищ, а також закономірностей їх розвитку. Предметом цього обліку є не тільки процеси, що відбуваються на виробництві, але й інші явища суспільного життя, наприклад, рівень продуктивності праці, забезпеченість працівників підприємства житлом, середній вік працюючих.

- бухгалтерський облік – процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття рішень. Особливістю бухгалтерського обліку порівняно з попередніми двома видами є безперервне, повне і послідовне відображення господарських операцій.

Контроль.

Контроль – це процес забезпечення досягнення цілей організації шляхом постійного спостереження за її діяльністю та усунення відхилень, які при цьому виникають. Контроль може бути спрямований як на окремий вид діяльності організації, так і на всю їх сукупність.

В межах процесу контролю виокремлюють три основні етапи:

1) вимірювання реальних процесів, що здійснюються в організації;

2) порівняння результатів реального виконання із заздалегідь встановленими стандартами;

3) реакція на порівняння (коригуючі дії).

Регулювання.

Американський вчений І.К. Адізес відокремлює дещо інші функції менеджменту.

На його думку, визначальними функціями є: виробництво товарів та послуг (націленість на результат), адміністрування, підприємництво та інтеграція.

Виробництво товарів та послуг (націленість на результат). Ця функція має забезпечувати результативність організації у короткостроковому аспекті. При вирішенні проблем в організації ця функція відповідає за вирішення завдання «що і скільки необхідно зробити?». Чому люди звертаються саме у цю компанію? Яких послуг очікують? Справа виробника – задовольнити їх потреби.

Адміністрування. Ця функція потрібна, аби слідкувати за порядком в організаційних процесах, адже компанія має робити правильні речі у правильній послідовності з правильною інтенсивністю. При вирішенні проблем в організації ця функція відповідає за вирішення завдання «як необхідно це зробити?». Завдання адміністратора – розподіл ресурсів в організації та забезпечення ефективністі у короткостроковому періоді.

Підприємництво. Будь-якій організації потрібна людина, що визначає напрямок її розвитку. Така людина по натурі здатна на швидке реагування в обстановці, яка швидко змінюється, це, в свою чергу, гарантує результативність компанії у довгостроковій перспективі. Дана функція поєднує творчий підхід і готовність ризикувати.

При вирішенні проблем в організації ця функція відповідає за вирішення завдання «коли і навіщо необхідно це зробити?». Якщо організація успішно виконує цю функцію, її товари та/або послуги будуть користуватися попитом у майбутніх клієнтів.

Інтеграція. Менеджмент повинен створити таку атмосферу та систему цінностей, котрі будуть стимулювати людей діяти спільно і не дадуть нікому стати незамінними, що забезпечить життєздатність та ефективність організації у довгостроковій перспективі. При вирішенні проблем в організації ця функція відповідає за вирішення завдання «хто це повинен зробити?».

Сильна організація характеризується результативністю та ефективністю як у короткостроковій так і в довгостроковій перспективі. (Ефективність рішень та продуктивність їх реалізації).

Після того як встановлено цілі управління, необ­хідно знайти найбільш ефективні шляхи та методи досяг­нення їх. Інакше кажучи, якщо при визначенні цілей потрібно відповісти на запитання «чого потрібно досяг­ти?», то слідом за цим виникає запитання: «як найбільш раціонально досягти мети?». Отже, виникає потреба у застосуванні арсеналу засобів, що забезпечують досяг­нення цілей управління, тобто методів управління.

Методом називається захід або сукупність заходів у будь-якій людській діяльності, спосіб досягнення мети, шлях вирішення певного завдання. Засоби цілеспрямованого впливу на трудовий колек­тив або на окремих його членів називають методами управління. Методи являють собою важливий елемент процесу управління (Наявність прогресивних методів уп­равління та вміле використання їх є передумовою ефек­тивності управління і господарських процесів).

Методи управління покликані забезпечити високу ефективність діяльності колективів, їх злагоджену ро­боту, сприяти максимальній мобілізації творчої актив­ності кожного члена. Цим методи управління відрізня­ються від усіх інших технічних та технологічних методів, які використовуються у ході вирішення комплексних ви­робничо-господарських завдань.

Особлива роль методів управління полягає у тому, щоб створити умови для чіткої організації процесу уп­равління, використання сучасної техніки і прогресивної технології організації праці і виробництва, забезпечити Їх максимальну ефективність при досягненні поставленої мети. Таким чином, зміст поняття «методи управління» витікає із суті і змісту управління і належить до основних категорій теорії управління.

Формування цілеспрямованого впливу на трудові ко­лективи та їх окремих членів безпосередньо пов'язане з мотивацією, тобто використанням факторів, які визна­чають поведінку людини в колективі у процесі виробництва.

Звідси витікає дуже важлива вимога до методів управління: методи управління повинні мати свою моти­ваційну характеристику, що визначає напрям дії їх. Ця характеристика показує мотиви, які визначають поведін­ку людей і на які орієнтована відповідна група методів.

Відповідно до мотиваційної характеристики у складі методів управління виділяють три групи:

- економічні;

- організаційно-розпорядчі;

- соціальні.

Економічні методи управління об'єднують усі мето­ди, за допомогою яких здійснюється вплив на економічні інтереси колективів і окремих їхніх членів. Цей вплив здійснюється матеріальним стимулюванням окремих пра­цівників і колективів у цілому.

Організаційно-розпорядчі методи спрямовані на ви­користання таких мотивів трудової діяльності, як почут­тя обов'язку, відповідальності, у тому числі адміністра­тивної. Ці методи відрізняються прямим характером впливу: будь-який регламентуючий чи адміністративний який підлягає. обов'язковому виконанню.

Соціальні методи ґрунтуються невикористанні со­ціального механізму, що діє у колективі (неформальні групи, роль і статус особистості, система взаємовідносин у колективі, соціальні потреби та ін.).

Ефективність застосування методів управління в ос­новному залежить від рівня кваліфікації керівних кад­рів, що зумовлює потребу систематичної і цілеспрямова­ної підготовки та повсякденного використання всіх заз­начених напрямів впливу на колектив і окремих людей.

Економічні методи управління посідають центральне місце в системі наукових методів управління трудовою діяльністю людей, оскільки на їх основі встановлюється цільова програма господарського розвитку окремих під­приємств і організацій і визначається такий режим ро­боти і такі стимули, які об'єктивно спонукають і заці­кавлюють колективи і окремих працівників в ефективній праці.

Таким чином, впливом на безпосередні інтереси об'єк­та управління створюється механізм його орієнтації на найбільш ефективний режим роботи без повсякденного і безпосереднього втручання зверху. До складу економічних методів управління належать організаційно-виробниче планування, метод комплексних цільових програм, комерційний розрахунок, система еко­номічних регуляторів господарської діяльності.

Під плануванням розуміють продуману підготовку майбутньої діяльності, систематично орієнтовану на ці­лі організації чи підприємства. Економічне планування полягає у розробці системи показників, які є найбільш важливими, визначальними показниками господарської діяльності. Ці показники охоплюють усі сфери діяльнос­ті підприємства чи організації: виробництво, реалізацію, закупівлю сировини, матеріалів та товарів, фінанси, за­паси товарів і матеріалів, робочу силу та ін.

Реалізація орга­нізаційних відносин у системі відбувається застосуван­няморганізаційно-розпорядчих методів управління, які ще називаються адміністративними. Однак поняття «ор­ганізаційно-розпорядчі методи управління» більш ши­роке, оскільки адміністративні методи ґрунтуються на застосуванні нормативних актів (постанов, наказів, ін­струкцій органів влади і управління), а організаційно-розпорядчі методи охоплюють усю суть організаційної складової механізму управління. Ці методи тісно пов'язані з і економічними методами управління, оскільки вони спря­мовані на вирішення єдиних завдань з досягнення цілей господарської діяльності.

Застосування організаційно-розпорядчих методів уп­равління передує економічним методам, оскільки для то­го, щоб використати останні, потрібно організаційно сформувати об'єкт управління та структуру управління. В процесі функціонування господарської системи еко­номічні методи управління реалізуються у формі орга­нізаційно-розпорядчого впливу суб'єкта управління на об'єкт (постанови, накази, розпорядження та ін.).

Тіс­ний зв'язок цих двох груп методів синтезує ефективний вплив управляючої підсистеми на підсистему, якою уп­равляють. Разом з тим організаційно-розпорядчі методи управ­ління відрізняються від економічних. Основою їх роз­межування є механізм дії та форма прояву цих мето­дів у процесі управління. Економічні методи управління ґрунтуються на врахуванні економічних інтересів людей, поєднанні цих інтересів за схемою: людина — колектив — суспільство.

Формою прояву економічних методів управ­ління є певні плани, завдання, програми, виражені еко­номічними параметрами, чи ступінь задоволення індиві­дуальних, групових, колективних інтересів, виражений стимулами індивідуальної і колективної праці. Органі­заційно-розпорядчі методи управління ґрунтуються на таких індивідуальних і групових властивостях людей, як почуття обов'язку, відповідальності, дисципліни та розу­міння можливості адміністративного покарання. Організаційно-розпорядчі методи управління слід за­стосовувати з врахуванням вимог економічних законів.

Тільки у цьому випадку вони є науково обґрунтованими. Якщо орган управління в своїй діяльності не враховує" або недостатньо враховує вимоги економічних законів, то організаційно-розпорядчі методи можуть перетвори­тися на адміністративні, бюрократичні, волюнтаристські, суб’єктивні методи впливу.

Розглянуті вище економічні та організаційно-розпо­рядчі методи управління спрямовані в основному на ви­робничо-господарську діяльність організацій і підпри­ємств. Однак, як уже підкреслювалося, організація чи підприємство виступає в суспільстві не тільки як вироб­ничо-економічна ланка, а й як соціальний фактор. У зв'я­зку з цим менеджер повинен володітисоціальними методами управління.

Під соціальними методами управління розуміють систему засобів і важелів впливу на соціально-психоло­гічний клімат у колективі, на трудову і соціальну актив­ність колективу і його окремих працівників. Методи со­ціального управління спрямовані на гармонізацію соці­альних відносин у колективі задоволенням соціальних потреб працівників — розвитку особистості, соціального захисту та ін.

До методів соціального управління належать соці­альне прогнозування, соціальне нормування, соціальне регулювання та соціальне планування.

Соціальне прогнозування використовується для ство­рення інформаційної бази розробки планів соціального розвитку та застосування методів соціального впливу у конкретному трудовому колективі. Параметри соці­ального прогнозу включають такі показники: вікові і ста­теві зміни в колективі; зміни загальноосвітнього та квалі­фікаційного рівня працівників; зміни в матеріальному забезпеченні та в побутових умовах працівників; дина­міку-співвідношення фізичної і розумової праці та ін.

Соціальне нормування як метод управління полягає у наявності таких соціальних норм, які встановлюють по­рядок поведінки окремих осіб і їхніх груп у колективі. Під нормою звичайно розуміють певний, визнаний обо­в'язковим, порядок, правило. Відповідно до цього соці­альні норми регулюють різні сторони господарського. і соціального життя колективу і підпорядковують їх єдиним цілям та завданням, які визначені характером виробничих відносин та призначенням системи.

SWOT- аналіз

Управління діяльністю будь-якого комерційного підприємства включає в себе:

І – ситуаційний аналіз (оцінка стану справ на поточний період);

ІІ – постановка задач (визначення напрямків розвитку бізнесу);

ІІІ – стратегічне планування (складання плану досягнення обраних цілей);

IV – організація заходів щодо виконання плану;

V – контроль (перевірка досягнутих результатів, а у випадку їх відсутності – виявлення причин).

І. Аналіз можливостей, ресурсів та ризиків проводиться за допомогою SWOT-аналізу

SWOT – складноскорочене слово, що утворене від початкових літер англійських слів «міцність», «слабкість», «можливості» та «загрози».

Ідея SWOT-аналізу полягає в наступному:

а) направлення зусиль на перетворення слабких сторін в сильні, а загроз в можливості;

б) розвиток сильних сторін фірми у відповідності з її обмеженими можливостями.

Схема SWOT-аналізу представлена на рис.2.2 .

Рис.2.2. Схема SWOT- аналізу

SWOT - аналіз можна проводити в п’ять етапів. На першому етапі SWOT-аналізу вивчаються сильні сторони фірми – її конкурентні переваги в наступних областях:

- патентоспроможність товарів, що випускаються;

- ціна товарів;

- прогресивність технологій;

- кваліфікація кадрів;

- вартість ресурсів, які застосовуються фірмою;

- вік основних виробничих фондів;

- географічне розташування фірми;

- інфраструктура;

- система менеджменту;

- система маркетингу;

- сила конкуренції на вході та виході системи менеджменту фірми та ін.

На другому етапі SWOT-аналізу вивчаються слабкі сторони фірми. Він починається з аналізу конкурентоспроможності товарів, що випускаються по всіх ринках. Будується дерево показників конкурентоспроможності: на нульовому рівні – комплексний показник конкурентоспроможності конкретного товару; на першому – корисний ефект (інтегральний показник якості), сукупні витрати, умови застосування товару; на другому рівні – конкретні показники.

Розраховуються показники у відповідності з побудованим деревом показників. Збираються та прогнозуються аналогічні показники за конкуруючими товарами. визначаються слабкості за вивченими на першому етапі конкурентними перевагами фірми.

На третьому етапі SWOT-аналізу вивчаються фактори макросередовища фірми (політичні, економічні технологічні та ін.) з метою прогнозування стратегічних та тактичних загроз фірмі та своєчасного запобігання збиткам.

На четвертому етапі вивчаються стратегічні та тактичні можливості фірми (капітал, активи і т.п.), необхідні для запобігання загроз, зменшення слабких та помноження сильних сторін фірми.

На останньому, п’ятому етапі SWOT-аналізу сили узгоджуються з можливостями для формування проекту окремих розділів стратегії фірми.

Після збору та аналізу необхідної інформації про стан ринку, ресурси, економічної та інших ситуацій (І етап), переходять до другого етапу – постановки задач.

Головна задача цієї стадії управління бізнесом в тому, що всі особи, які мають до нього відношення (від управляючого до рядового робітника), мають бути освідченні відносно того, чого намагається досягнути їх компанія, які необхідні для цього ресурси, яка політика та які плани будуть проводитися в життя. Іншими словами, етап постановки задач призначений для об’єднання колективу, створення мотивацій кожного діяти в інтересах компанії.

До постановки задач формулюються цілі фірми: отримання прибутку, накопичення ресурсів для розширення діяльності, максимальне задоволення потреб ринка через свою продукцію, збільшення долі ринку, досягнення передових позицій на ринку.

Задачі – комплекс заходів, які слід проводити для досягнення цілей (розширення виробництва, укріплення кадрового складу, поповнення капіталу).

Базовою задачею завжди є задоволення споживачів.

Ще однією провідною задачею може бути зростання компанії, що має вираження у наступному:

- тривале збільшення прибутку;

- зростання обсягу продажу;

- завоювання значної частини ринку;

- досягнення позиції лідера в галузі або на ринку;

- збільшення кількості збутових та торгівельних підприємств;

- підвищення чисельності зайнятих на виробництві;

- накопичення додаткових ресурсів (більш ефективне використання капіталу).

На шляху зростання компанії можуть з’явитися наступні перешкоди:

- опір провідних службовців компанії (консерваторів), які не бажають додаткових труднощів та турбот, пов’язаних із зростанням компанії;

- відсутність гнучкості організаційної структури. Наприклад, при прийнятті рішень – коли засоби зв’язку, необхідні для діяльності широкомасштабного можуть не відповідають масштабам виробництва ;

- нестача ресурсів, в тому числі і кадрових;

- заходи конкурентів, що впливають на обсяг продажу компанії.

Завдання – кількісне та якісне визначення того, що має бути досягнуто для виконання задачі. Наприклад, отримати прибуток у 10% на вкладений капітал, завоювати 20% ринку, зменшити розмір оборотних засобів до 10% в рік - все це оперативні завдання кожному підрозділу підприємства щодо досягнення рівня визначеного показника. Особливо важливо, щоб завдання були визначені конкретно, чітко, ясно для кожного виконавця. З ними має конкретно співставлятися конкретна праця. Якщо ж ця праця не відповідає завданню, необхідно шукати причини такого неспівпадіння в плануванні чи організації праці.

Політика фірми визначає напрямки стиль, поведінку та методи її діяльності. Політичними установками комерційного підприємства можуть бути:

- підвищення заробітної плати;

- підтримання високої якості продукції;

- покращення мікроклімату та ефективності роботи в колективі.

Політика фірми має бути направлена на те, щоб надати її іміджу індивідуальність, закріпити добру репутацію, забезпечити можливість прийняття рішень для всіх співробітників, які взаємодіють в тісному контакті один з одним.

На перших етапах існування будь-якого підприємства, його домінуючим завданням завжди буде виживання. Це пов’язано з тим, що його продукція нікому невідома, реклама недостатньо ефективна, замовлення одноразові, організаційна структура ще не сформувалась, не розв’язані проблеми з фінансуванням. Необхідність виживання призводить компанію до визначення стратегії, яка може передбачати:

- розпилення ризику, тобто проведення своїх операцій не на одному, а на декількох ринках;

- адаптацію до умов, що швидко змінюються;

- відмова від активної боротьби з конкурентами, а як наслідок – відсутність ризику удару у відповідь;

- цільові відрахування з чистого прибутку на створення страхових резервів.

Кінцевою метою будь-якого комерційного підприємства завжди є отримання прибутку через маневрування факторами виробництва (ресурсами), витратами на них та ціною своєї продукції.

Виникає питання: яка вигоду має суспільство від функціонування комерційного підприємства? Такою вигодою є поповнення бюджету країни через податкову систему - при наявності прибутку. Відсутність останнього є сигналом для суспільства щодо прийняття рішення про пере розподілення ресурсів та закриття підприємства.

Компанія завжди має достатню кількість грошових коштів для негайних виплат робітникам, постачальникам, короткостроковим кредиторам. В протилежному випадку, вона буде неспроможною та ризикує припинити своє існування. Під рухом «за ліквідність» розуміють надходження грошових засобів та їх наявності для виплати певної кількості з рахунку в будь-який час.

Окрім наведених вимог, компанія обов’язково несе відповідальність перед учасниками бізнесу, які мають суттєвий вплив на її комерційну діяльність, та перед суспільством, тобто має відповідати етико-соціальним вимогам.

Етико-соціальні вимоги до діяльності компанії передбачають:

1. Відповідальність перед суспільством.

2. Відповідальність перед споживачем.

3. Відповідальність перед найомними робітниками.

Перш ніж перейти до стратегічного планування слід визначитися з основними поняттями та термінами, які застосовуються у зв’язку з ним. Розберемо значення слів «ціль», «стратегія», «політика», «тактика», «задача».

Ціль – кількісний або якісний стан системи або її показників, якого планується досягнути. В якості цілі може виступати: отримання прибутку, забезпечення соціальних потреб населення. Задачі- це комплекс заходів, які треба здійснити для досягнення накреслених Політика визначає напрямки та методи діяльності підприємства, його стиль та поведінку. Установки політики комерційного підприємства можуть бути такими: сплачувати більш високу заробітну плату, підтримувати високу якість продукції, підвищувати кваліфікацію робітників і т.д. Можна помітити, що політика компанії направлена на те, щоб надати їй індивідуальності, закріпити добру репутацію.

Рис.2.3. Напрямки стратегічного розвитку

Стратегія – широкомасштабне тривале планування, що має своєю метою розв’язати задачі, які стоять перед компанією на тривалий період. В якості прикладів стратегічного планування можна навести: скупка дрібних компаній з метою контролю продаж та розподілу продукції, диверсифікація діяльності, продаж продукції роздрібним торгівцям.

Тактика – більш деталізоване спеціальне планування конкретної ситуації протягом обмеженого періоду (до 1 року). Наприклад попередні комерційні пропозиції, рекламна компанія протягом певного періоду з метою просування на ринок нової продукції. Зрозуміло, що тактика підлегла до стратегії.

Існують чотири основні напрямки стратегічного розвитку компанії. серед них можна назвати наступні:

- подальше просування на ринок,

- розробка нових видів продукції,

- розширення ринків збуту,

- диверсифікація виробничо-збутової діяльності.

Наскільки ці чотири напрямки будуть перенесені на практику, буде залежати перш за все від задач, поставлених підприємцем, його ресурсів, зовнішнього середовища, оточення підприємства, тенденцій змін напрямків в майбутньому.

Таким чином, якщо, наприклад, компанія ставить перед собою задачу подальшого росту, а продукція, яка нею випускається добре зарекомендувала себе та попит на неї досить гнучкий, то така компанія може обрати для себе стратегію подальшого просування на ринок та тактику зниження цін.

Задача подальшого росту компанії може бути розв’язана шляхом розробки нових видів продукції або безпосередньо розширенням ринків збуту. Після того, як стратегія подальшого росту буде ухвалена на вищому рівні її керівниками, вона має бути перетворена в конкретні операційні плани для кожного підрозділу.