Тема 5. Контроль, регулювання і завершення проектів

Погане те рішення, яке не можна змінити

Публій Сір

1. Завдання і методи контролю за виконанням проекту

2. Моніторинг і звітність у системі контролю

3. Управління змінами

Ключові поняття: контроль попередній, поточний, заключний, бюджетний; “прогрес”, якісний прогрес, кількісний прогрес, метод скоригованого бюджету.

1. Завдання і методи контролю за виконанням проекту

Система контролю за виконанням проекту - це логічна структура формальних і неформальних процедур для аналізу та оцінки ходу виконання проекту та оцінки ефективності управління ресурсами, витратами, зобов‘язаннями протягом усього терміну його реалізації.

Предметом контролю є факти і події, перевірка виконання конкретних рішень, з‘ясування причин відхилення, оцінка ситуації, прогнозування наслідків. Контроль передбачає постійне спостереження за ходом реалізації проекту.

Об‘єктами контролю є час, вартість, якість, зміни, які виникають у ході реалізації проекту, стан справ із фінансуванням, експлуатаційні характеристики проекту, відповідність положенням контракту тощо.

Роль контролю як функції управління зумовлена здійсненням зворотного зв‘язку в системі управління. Сенс контролю полягає у створенні гарантій виконання планових рішень.

Послідовність здійснення контролю:

- встановлення контрольних нормативів;

- облік фактично досягнутих результатів;

- визначення відхилень між контрольними нормативами і фактичними результатами;

- проведення досліджень і аналізу відхилень;

- проведення необхідних робіт для виправлення ситуації.

Обов‘язковими вимогами до контролю є : точність, своєчасність, повнота інформації.

Основні види контролю:

1) попередній – здійснюється до початку виконання робіт і направлений на ресурсне забезпечення робіт;

2) поточний – при реалізації проекту, контроль часу, досягнення проміжних цілей проекту, обсягів робіт, виконання бюджету, контроль якості. Розрізняють наступні технології поточного контролю:

- контроль на момент закінчення робіт;

- контроль на момент 50 % готовності;

- контроль у заздалегідь установлених точках проекту;

- регулярний оперативний контроль;

- експертна оцінка ступеня виконання робіт і готовності проекту.

3) заключний – з метою інтегральної оцінки реалізації проекту на стадії його завершення.

Методи контролю виконання проекту:

1. Проведення контролю протягом всього бюджетного періоду за критерієм вибору оптимальних альтернатив у рамках установлених завдань та прийняття управлінських рішень.

2. Надходження від центрів відповідальності інформації про хід виконання проекту до управлінських служб проекту, які аналізують поточну інформацію та готують рекомендації керівнику проекту по коригуванню дій.

3. Контроль управлінськими службами центрів відповідальності протягом усього періоду реалізації проекту та підготовка відповідних рекомендацій для керівника проекту.

4. Проведення контролю спеціальною групою або незалежними контролерами.

Основними завданнями бюджетного контролю є одержання точних оцінок витрат, їх розподіл у часі, підтвердження витрат, своєчасність звітності про витрати, виявлення помилкових витрат, підготовка звіту про фінансовий стан проекту, прогноз витрат.

2. Моніторинг і звітність у системі контролю

Звітність у системі контролю може складатися за різними формами від безпосередньо особистих контактів і телефонних переговорів до складання графіку руху витрат. Але незалежно від форм представлення звітних даних звіт повинен включати п‘ять основних пунктів:

- кошторисну вартість,

- фактичні результати,

- прогнозні результати,

- відхилення,

- причини, що пояснюють відхилення.

Форми звітності можна готувати заздалегідь, вони повинні бут компактними, члени команди повинні витрачати мінімум часу на їх заповнення.

Звіти повинні складатися як періодично (оперативно), так і по завершенні важливих етапів робіт. Для внутрішнього користування звіти можуть мати довільну форму абр спеціально розроблену, для зовнішнього – типову. Інформація звітів може бути як закритою так і відкритою для обговорення.

Моніторинг – контроль, слідкування, облік, аналіз і складання звітності про фактичне виконання проекту в порівнянні з планом.

Методи контролю фактичного виконання робіт:

- метод простого контролю (метод “0-100”): робота вважається виконаною, коли вона повністю завершена;

- метод детального контролю: оцінка проміжних етапів виконання роботи. Існують різновидності: метод 50/50 – ступінь завершеності роботи визначається, коли на неї витрачено 50 % бюджету, та метод за віхами.

Основні можливі варіанти дій, які використовують у випадку відхилень від плану проекту:

- знайти альтернативне рішення (технологічне або організаційне);

- переглянути вартість (у сторону збільшення при порушенні строків виконання проекту);

- переглянути строки ( у випадку жорстких обмежень по вартості);

- перегляд змісту робіт (обсяги робіт зменшуються і досягається лише частина цілей проекту);

- припинення проекту (з економічних або психологічних міркувань).

3. Управління змінами

Управління змінами - процес прогнозування і планування майбутніх змін, реєстрація усіх потенціальних змін для детального вивчення, оцінки наслідків, схвалення або відхилення, а також організації моніторингу і координації виконавців, які реалізують зміни.

Загальний контроль змін здійснюється: для оцінки впливу факторів, що призводять до позитивних або негативних змін в проекті; для визначення змін, що вже сталися; для управління змінами в проекті по мірі їх надходження.

Вхідні дані загального контролю змін складаються з базового плану проекту, звітності про хід реалізації проекту і вимог про зміни в проекті.

Результати загального контролю змін містять: модифікований базовий план проекту з урахуванням затверджених змін, які доводяться до відома учасників проекту.

У великих проектах функції контролю змін закріплюються за групою контролю змін.

Можуть змінюватись:

- цілі і плани проекту;

- механізми реалізації проекту;

- використання ресурсів;

- контракти і зобов‘язання за ними;

- стандарти і нормативи;

- географія розміщення об‘єктів;

- зовнішні фактори.

Причини змін у змісті робіт:

- зміна кон‘юнктури на рику;

- дії та наміри конкурентів;