Підсистеми внутрішнього середовища організації
Внутрішнє середовище організації — це все те, що знаходиться всередині організації, сформоване матеріально-технологічною, фінансово-економічною та соціально-психологічною підсистемами.
Матеріально-технологічна підсистемаорганізації також є системою, її доцільно поділити на матеріально-технічну, інформаційно-комунікативну та організаційно-управлінську підсистеми. Організаційно-управлінська підсистема, використовуючи певні управлінські важелі справляє безпосередній вплив на матеріально-технічну та інформаційно-комунікативну підсистеми.
До складових матеріально-технічної підсистеми організації можна віднести: основні фонди організації; малоцінні швидкозношувані предмети; водо-, тепло- та енергозабезпечення; тару для зберігання товарно-матеріальних цінностей на складах або для здійснення технологічних процесів.
До складу інформаційно-комунікативної підсистеми потрібно включити такі складові: комунікаційні мережі; інформаційні технології (технології обробки, передачі та зберігання інформації, програмне забезпечення); інформаційні системи; діловодство та документообіг. Основу інформаційно-комунікативної підсистеми становить управлінська інформація та комунікації, що виникають під час її надходження, обробки та зберігання.
Організаційно-управлінська складова матеріально-технологічної підсистеми включає: організаційне, комунікативне та нормативно-правове забезпечення процесу управління матеріально-технічною та інформаційно-комунікативною підсистемами організації.
Важливе місце у функціонуванні будь-якої організації, особливо державної, займає фінансово-економічна підсистема, яка є комплексом економічних відносин всередині організації, що опосередковують рух фінансових ресурсів, спрямованих на реалізацію функцій і завдань організаційної системи в умовах нестабільності та мінливості зовнішнього середовища.
Фінансово-економічна підсистема організації характеризує систему фінансово-економічних відносин щодо надходження, формування, розподілу і використання фінансово-економічних ресурсів для забезпечення ефективного функціонування організації в цілому. Системи фінансово-економічних відносин організації насамперед, слід поділяти на зовнішні і внутрішні (які формуються в системі самої організації). У свою чергу, в системі зовнішніх фінансово-економічних відносин організації варто виділяти фінансово-економічні відносини з державою (державними органами) та фінансово-економічні відносини з іншими суб’єктами господарювання.
Соціально-психологічна підсистема організації включає колектив, формальні та неформальні групи, організаційну культуру, соціально-психологічний клімат та імідж організації
5. Зовнішнє середовище організації
Внутрішнє середовище організації, формуючись під впливом ухвалюваних керівництвом рішень, визначає рівень ефективності діяльності організації. Проте успіх її діяльності залежить також від сил зовнішнього оточення, які визначають «загальні правила гри», тому їх необхідно враховувати та використовувати.
Якщо, наприклад, ви запізнилися на заняття в університет через те, що не встигли на автобус, то можна сказати, що ви могли врахувати, але не врахували сили зовнішнього оточення. Добре знаючи розклад та завчасно прийшовши на зупинку, до відправлення автобуса, ви б не допустили цього порушення. Звичайно, не завжди можна передбачити дію сил зовнішнього середовища. Так, автобус, що відправився в рейс за розкладом, може потрапити в затор на дорозі або в дорожньо-транспортну пригоду. В цьому випадку об’єктивно неминуче ваше запізнення на заняття. Так і в бізнесі.
Для ефективного виконання управлінських функцій необхідно розуміти дію зовнішніх сил та вживати заходи з нейтралізації їх негативної дії на організацію.
У зарубіжній управлінській думці уявлення про значення зовнішнього оточення та необхідність враховувати зовнішні сили, стосовно організації, з’явилося в кінці 50-х років XX ст. Це розуміння стало найважливішим внеском системного підходу в науку управління. Підкреслювалася необхідність для керівника розглядати свою організацію як систему, що складається з взаємопов’язаних частин, які в свою чергу пов’язані із зовнішнім світом. Ситуативний підхід розширив це розуміння. Він вимагає від керівника не просто знати ці взаємозв’язки з навколишнім середовищем, але і в кожній конкретній ситуації враховувати, як впливають зовнішні чинники: глибоко або поверхово, прямо або побічно, позитивно або негативно.
Під зовнішнім середовищем розуміють сукупність чинників, вплив яких сприяє функціонуванню, виживанню та ефективності управління підприємством, і які воно має враховувати у своїй діяльності
Чинники зовнішнього середовища поділяються на дві основні групи — мікросередовище, або середовище прямої дії і макросередовище, або середовище непрямої дії.
До основних складових середовища прямої дії відносять: постачальників трудових, фінансових, інформаційних, матеріальних та інших ресурсів, споживачів, посередників, органи державної влади та органи місцевого самоврядування, конкурентів, контактні аудиторії.
Постачальники ресурсів. Ними є різні суб’єкти господарювання, що забезпечують підприємство необхідними йому матеріально-технічними, трудовими та інформаційними ресурсами. Кожне виробниче підприємство має ретельно стежити за динамікою цін на об’єкти постачання, регулярністю постачань ресурсів, необхідних для виконання виробничої програми. Тому сучасні компанії дуже прискіпливо ставляться до вибору постачальників (особливо якщо є альтернативи), але прагнуть при цьому підтримувати довготривалі стосунки із тими з них, які працюють з урахуванням спільних інтересів.
Посередники. Це ті фірми, організації або окремі фізичні особи (підприємці), котрі допомагають виробникам у реалізації їх товарів на відповідних ринках. До них відносяться торгові посередники, фірми-спеціалісти з організації товарообігу (включаючи транспортні підприємства, складську мережу), агентства з надання маркетингових послуг (спеціальних досліджень, консалтингових, реклами тощо), а також кредитно-фінансові установи комерційної спрямованості (комерційні банки, страхові компанії).
Споживачі. Фізичні та юридичні особи, що споживають продукцію та послуги, які виробляються в організації. Товаровиробники повинні ретельно і постійно вивчати своїх клієнтів (споживачів продукції, послуг) для того, щоб відстежувати кон’юнктуру ринку та оперативно реагувати на її зміни.
Конкуренти - компанії, що виробляють таку ж або аналогічну продукцію і що просувають її на тих же ринках, що і дана фірма. Комерційного успіху на внутрішньому та зовнішньому ринках досягає, як правило, той господарюючий суб’єкт, котрий всебічно і систематично вивчає своїх конкурентів, пропонує покупцям конкурентоспроможну продукцію.
Контактні аудиторії.Під контактною аудиторією розуміється будь-яка група осіб, що виявляє цікавість до діяльності фірми і може зробити вплив на її здатність досягати поставлених цілей.
Розрізняють наступні типи контактних аудиторій:
– внутрішні контактні аудиторії - трудовий колектив, профспілка, менеджери, акціонери, рада директорів;
– місцеві контактні аудиторії - навколишні жителі, ЖЕК, рада ветеранів або старійшин.
– контактні аудиторії держустанов - чиновники державних відомств, що відповідають за юридичну реєстрацію і ліцензування, працівники податкових і статистичних органів, державних соціальних фондів, пожежна інспекція і т.п.
– фінансові контактні аудиторії - банківські службовці, аудитори, фінансисти, фінансові і інвестиційні консультанти, брокери;
– контактні аудиторії ЗМІ;
– контактні аудиторії публіки - це рок- і поп-ідоли, топ-моделі, лідери думок, експерти, артисти, художники.
У процесі проведення операцій організація вимушена в першу чергу враховувати вимоги зовнішнього середовища прямої дії. Так, продаючи свою продукцію на ринку, організація має враховувати купівельний попит на неї, а також позицію конкурентів.
Окрім чинників прямої дії керівник повинен враховувати також зовнішнє середовище непрямої дії (макросередовище).
Макросередовище фірми включає економічні, політико-правові, соціокультурні, демографічні, природні, технологічні фактори.
Макросередовище включає загальні фактори, які безпосередньо не стосуються короткострокової діяльності підприємства, але можуть впливати на його довгострокові рішення. Такі чинники, як нові технології, економічний спад, інфляція, політичні зміни в сусідній державі, ставлення преси до певного бізнесу або конкретного бізнесмена позначаються на діяльності організації в майбутньому та можуть навіть виявитися вирішальними. Вплив чинників непрямої дії опосередкований через зміну чинників середовища прямої дії. Наприклад, економічний спад призведе до скорочення кількості робочих місць, а отже, — до зменшення доходів населення і попиту на вашу продукцію. Або застосування нової технології конкурентом дасть йому виграш у формі продукції, що зміцнить його позиції на ринку. Тому менеджер зобов’язаний передбачати вплив чинників середовища непрямої дії та вчасно реагувати на них.