Визначення цілей та результатів проекту

Ефективність проекту залежить від рішень на кожній стадії його здійснення, причому неправильне вихідне розуміння цілей спричиняє по ланцюжку помилки у постановці задач та у визначенні обсягу робіт за проектом, що, в свою чергу, призводить до втрат часу і коштів.

Емпіричні факти показують, що організації досягають значно кращих результатів за проектним підходом, ніж за традиційними робочими методами, оскільки проекти реалізують обрану ними стратегію розвитку. Перевершуюче стратегічне лідерство органі-зації, усередині якої виник проект і на користь якої він здійснюється, стає можливим саме завдяки проектам, які є інструмент-тами забезпечення їх організаційної переваги.

Без добре розроблених місії, стратегії, цілей організації неможливо правильно визначити все вище перераховане стосовно проектів, які здійснюються в організації, а це є не обхід-ним для оцінювання резуль-татів проекту.

Відомо, що проекти ініціюються як наслідок виникнення потреби в них. Потреби – це необхідність для людини таких умов, що забезпечують її існування і самозабезпечення, зокрема економічні потреби виступають основою діяльності людей. Потреби виступають як ідеальний внутрішньо спонукальний мотив їхньої діяльності.

Як відомо, потреби формуються в силу появи певної проблеми. Зазвичай природа проблеми така, що вимагається відповідь чи рішення проблеми.

Добре визначена проблема потребує чіткого формулювання, пояснень щодо її можливих компонентів, локалізації її головного елементу, який, власне, й створює проблему. Постановка проблеми – перший крок на етапі розробки проекту.

Визначення проблеми здійснюється через такі етапи:

Вибір проблеми. Для вибору проблеми використовується аналіз потреб бенефіціаріїв (вигодоотримувачів, з лат. beneticium – благодіяння) проекту та самої організації за критеріями, які відображають цінності та преференції людей, які відповідальні за вибір проблеми або беруть участь у цьому процесі. Це дозволяє розумно обрати пріоритети та серед безлічі проблем сьогодення вибрати одну (або кілька), на вирішення яких і будуть спрямовані проекти організації.

Аналіз проблеми. Організація повинна проаналізувати і виробити певне бачення проблеми та стратегію її вирішення.

Визначення альтернативних варіантів її вирішення. Відбір найкращого варіанту. На цьому етапі відбувається усвідомлення місії, стратегії, цілей та завдань проекту.

Місія проекту формулюється, виходячи з цілей проекту, враховуючи їх вигоди для різних учасників проекту, а також для його зовнішнього оточення.

Місія – це генеральна ціль проекту, яка визначається кінцевими результатами проекту, набором задоволених потреб та сукупністю споживачів.

По суті, місія є описом того, як добре буде кожній залученій в проект людині при його успішному завершенні. Добре складена місія – це опис бачення, яке повинно виникнути при згадуванні про проект. Розробка тексту місії – це особливе мистецтво. Зазвичай, проводять «мозковий штурм» з командою управління проектом, а також запрошеними консультантами.

З місії проекту випливає стратегія проекту – головний напрямок дій для отримання результатів проекту, які визначені цілями.

Стратегія проекту – це спільне бачення шляху досягнення цілей. Стратегія піддається перегляду на різних проміжках часу (наприклад, на стадії розробки системи життєвого циклу, під час життєвого циклу проекту і на кожній з його фаз), а також в певних сферах проекту, наприклад, таких, як закупівлі.

Стратегія проекту розробляється на основі оцінки керівництвом середовища фірми. Ця оцінка розпочинається з визначення тих завдань, які хоче досягти дана фірма, і перешкод, що можуть виникнути. Перешкоди бувають або керовані, або викликані діями самої фірми. Простою і ефективною методикою оцінки внутрішніх сильних та слабких місць фірми і зовнішніх можливостей і небезпек є SWOТ – аналіз(Strength –сила, Weakness – слабкість, Opportunities –можливості, Threats – загрози). Мета визначення сильних та слабких місць організації (SWOТ – аналіз) - описати основні характеристики, що засвідчують здатність організації виконувати її місію.

Сильні й слабкі місця компанії — це характер її активів і досвіду в по­рівнянні з конкурентами, включаючи фінансові ресурси, стан тех­нології, ідентифікацію марки тощо. Персональні цінності органі­зації — це мотиваційні установки і потреби керівних службовців та інших працівників, які повинні впроваджувати обрану стратегію. Сильні та слабкі місця, поєднані з ціннісними орієнтирами, виз­начають внутрішні (для компанії) межі стратегії конкуренції, яку компанія може успішно взяти на озброєння.

Одним з визначальних чинників, який впливає на досягнення успіху в управлінні проекту, є правильна постановка цілей. Будь-який проект, як і всяка осмислена діяльність, завжди має хоча б одну ціль. Проте набагато частіше в проекті задається декілька цілей з відповідними пріоритетами, які необхідно усвідомлювати всім учасникам проекту.

Цілі проекту – бажані результати дій, що вирішують поставлену проблему, і які повинні бути досягнуті в ході реалізації проекту.

Зазвичай на практиці виділяють три рівні пріоритетів цілей проектів:

1. Основні цілі проекту. Мають бути досягнуті для того, щоб проект вважався успішно реалізованим.

2. Необхідні цілі. Їх потрібно досягти в ході реалізації проекту, проте при виникненні ускладнень ними можна частково пожертвувати.

3. Бажані цілі. Їх було б бажано досягти при здійсненні проекту.

Необхідні і бажані цілі називають ще допоміжними цілями проекту.

Встановлення цілей проекту передбачає дотримання таких правил:

· результат проекту повинен бути чітко окреслений (обсяг робіт);

· проект має здійснюватися у визначеному зовнішньому середовищі (учасники);

· повинні бути встановлені терміни проекту (строки);

· бюджет проекту не повинен перевищувати заданої величини (затрати);

· продукт має задовольняти визначеним стандартам (якість);

· необхідно мати справу з надійними, гнучкими і стабільними постачальниками і підрядчиками (ресурси).

Цей список можна продовжити. Проте, щоб основні вимоги не були взаємовиключаючими, всі вони повинні бути погоджені на ранніх стадіях проекту.

Звичайно цілі формулюють на різних рівнях: довгострокові й безпосередні.

Довгострокові цілі (цілі розвитку) вказують напрямок руху без конкретизації, як далеко необхідно просунутися, і дають подання про напрямок.

Безпосередні цілі (короткострокові) - реальність, що ми хочемо досягти як кінцевий результат. Безпосередні цілі повинні бути сформульовані за принципом SMART, що вимагає, щоб цілі були:

Specific	—	конкретні
Меаsurable	—	вимірювані
Ассurate	—	точні
Realistic	—	реалістичні
Time-bound	—	певні в часі

Часто для досягнення цілей проекту необхідне виконання деяких додаткових умов. Такі умови називають критичними чинниками успіху. Якщо не дотриматись хоч б одного з них, проект не можна вважати успішним. Корисно буває задати для кожного чинника кількісне значення, яке називають показником ефективності.

Наприклад, якщо ціль проекту – підвищити задоволеність клієнтів в магазині, то показником ефективності може бути підвищення швидкості обслуговування покупців на 30%.

Відповідно до цілей проекту визначаються його завдання. Але треба мати на увазі, що ціль і завдання – різні речі. Для конкретизації цілей їх треба визначити і описати результати, які отримає замовник (споживач) після завершення проекту.

Результати проекту відображають те, що отримає замовник, це перелік підсумкових підпродуктів по рівнях проекту, чиє повне і адекватне виконання означатиме завершення проекту. Наприклад, основним результатом в проекті з розробки програмного забезпечення можуть бути діюча прикладна програма, керівництво користувача та інтерактивний навчальний посібник. Мають бути визначені вилучення, якщо вони є, і все, що явно не включається, за умовчанням має бути вилучене.

Результати проекту досягаються через розв’язування завдань проекту.

Завдання проекту – це комплекс намічених цілей, які мають бути досягнуті проектом (програмою, портфелем) з метою надання очікуваних проектних вигід зацікавленим сторонам.

Одне завдання – крок на шляху до мети. Завдання має давати відповіді на такі запитання:

1. ЩО та НАСКІЛЬКИ відчутно повинно бути зміненим?

2. ДЛЯ КОГО ці зміни, ДЕ і КОЛИ вони відбудуться ?

Існує два типи завдань: завдання, які створють продукт, та завдання, які збільшують потенціал (productive and capacity (з англ., здатність) building):

Завдання, які створюють продукт (productive) – результат такого завдання – або наявний продукт (книга, будівля, консультаційний центр тощо), або дані, які можна статистично перевірити (кількість відвідувачів консультаційного центру, кількість будівель, підключених до системи водопостачання тощо).

Завдання, які збільшують потенціал (capacity building) – їхнім результатом є нематеріальний продукт, наприклад поліпшення знань (новий рівень освіти, нові навички, нова інформація). Ці завдання вимірюються через спостереження, індивідуальні інтерв’ю, опитувальні листи. Деякі завдання цього типу можуть бути статистично обчислені (наприклад кількість перенавчених викладачів за програмою запровадження телекомунікаційних технологій в освітньому процесі, які створили власні дистанційні курси). Обчислення результатів таких завдань повинно враховувати не тільки кількість перенавчених людей, а й кількість людей, які дійсно використовують набуті знання, роблять те, чому їх навчили.

У результаті утворюється ієрархічна структура цілей проекту (рис. 1).

Рис. 1. Декомпозиція цілей проекту