Структура текста делового документа

	Тексты деловых документов отличаются жесткой организацией языковых средств, четкой структурой, наличием стандартизованных выражений и оборотов, используемых в неизменном виде. Воспроизводимость отдельных языковых единиц в текстах официально-делового стиля оказывается более высокой, чем в других разновидностях языка. Целевая установка автора текста легко устанавливается благодаря ключевым словам, которые, как правило, выносятся в начало текста: прошу, приказываю, уведомляем, гарантируем и т.п., а также в название: служебная записка, докладная, заявление, характеристика и т.д. Задача автора – передать в тексте конкретные обстоятельства дела – приводит его к тому, что в тексте используются постоянные или переменные элементы содержания. Постоянные элементы содержания делового текста называют реквизитами документа. Реквизиты документа являются обязательными признаками делового документа, они устанавливаются законом или распорядительными положениями, ГОСТами Российской Федерации. Благодаря реквизитам официальные документы легко прочитываются, приобретают правовой статус и фактологическую достоверность. К числу обязательных реквизитов относятся: 1) данные об адресате (кому); 2) об адресанте (кто является автором); 3) наименование жанра документа: заявление, докладная записка, доверенность; 4) опись документальных приложений (если они имеются); 5) дата; 6) подпись. При жесткой организации текстов свобода пишущего в выборе языковых средств ограничена, ему остается только строго следовать содержательно-композиционной схеме. К числу таких деловых документов относятся справки, заявления, доверенности. В деловых письмах жестко требуется наличие перечисленных шести основных реквизитов и последовательности их изложения. При формулировке целевой установки в просьбах, отказах, уведомлениях их аргументация более свободна. Тексты деловых писем передают управленческие действия, решения и, как правило, имеют две части. Констатирующая часть включает указание причин, целей составления документа, изложение сути вопроса или предложения и т.п. Во второй части формулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы и т.п. Все тексты официально-делового стиля делятся: - по фактору адресации: внутренняя и внешняя переписка, которые передают отношения между различными организациями, учреждениями, должностными лицами. Типы текстов – приказы, акты, служебные записки, заявления, объяснительные, договора и др.; - по фактору доступности: документы могут быть открытого доступа, ограниченного доступа и секретные (конфиденциального характера).
	Логика изложения и законы текстовой организации
	Общим принципом, объединяющим логику и законы текстовой организации в языке документа, является принцип формально-логического построения текста. Этот принцип заключается в том, что части текста (абзацы, рубрицированные части) представляют собой фрагменты, микротемы которых закреплены в определенной последовательности, а вместе составляют макротему целого. Неизбежная иерархичность текстовой организации выражается в делении текста документа на разделы, параграфы, пункты, подпункты, которые, как правило, нумеруются. При рубрикации используются римские и арабские цифры, слова раздел, глава, параграф, знаки препинания – точка, точка с запятой. Например: 1. Общие положения. 2. Квалификационные требования и необходимый уровень знаний. 3. Обязанности. 4. Права. 5. Ответственность. Раздел, имеющий составные части, включает все номера составных частей более высоких ступеней деления, например: 1. 1.1. 1.1.1. Заголовок конкретизирует тип документа, отражает его основную тематику. Отвечает на вопрос о чем?, например: ПРИКАЗ об организации выездной торговли В коммерческих письмах заголовка, как правило, нет, но содержание письма аннотируется словосочетанием о чем? и помещается в левой части под угловым штампом учреждения, например: о поставке груза по контракту №…, об отмене заказа. Иногда заголовок сливается с заглавием, конкретизируя тип документа: Журнал регистрации входящих документов; Договор аренды. Заголовки позволяют легко работать с документами: производить сортировку, обработку и переадресацию в случае необходимости Функция волеизъявления реализуется с помощью особых глаголов – перформативов, определяющих не только тематику, но и структуру высказывания: Напоминаю Вам о том, что… Просим продать… Прошу подтвердить… Предлагаю Вам назначить… Сообщаю, что… Тексты с волеизъявлением имеют особенность: часто это одно развернутое предложение директивного характера. Нанизывание пунктов, представляющих собой инфинитивные конструкции, определено глаголами–перформативами, например: Для подготовки предложений по реализации актуальных экономических проблем перспективного и текущего развития города постановляю: 1. Считать утратившим силу распоряжение Главы администрации города от____________, № _______; 2. Создать финансово-экономический совет при Главе города; 3. Утвердить Положение о финансово-экономическом совете при Главе города; По композиционным особенностям сходны между собой служебные записки, докладные, деловые письма, заявления. Другой композиционный принцип демонстрируют тексты законов, правил, расписаний, лицензий, договоров, где композиционной основой является предписываемая модель поведения. Такие тексты дробятся на главы, разделы, параграфы, части, пункты, подпункты. Это тексты объемные, сложные.

´66.Проанализируйте, как построен данный текст, какие средства использованы для реализации формально-логического принципа построения текста.

1.1. Под учебно-электронным изданием (УЭИ) понимается совокупность исполненной электронными средствами графической, текстовой, речевой, музыкальной, фото- видео- и другой информации, записанной на различных видах носителей, а также печатной документации пользователя, предназначенной для повышения эффективности образовательного процесса.

В зависимости от методического назначения УЭИ условно подразделяются на следующие виды:

· видеолекция,

· телеурок,

· учебный видеофильм,

· комплект лекционных демонстраций,

· электронный учебник,

· мультимедийное учебное пособие,

· программные средства различного назначения.

По содержанию УЭИ должно соответствовать программе образовательного стандарта соответствующей специальности (направления), а также методическим требованиям, предъявляемым к данному виду УЭИ. Техническое качество УЭИ должно обеспечивать возможность полного и беспрепятственного восприятия информации.

1.2. УЭИ разрабатывается и изготавливается специалистами Центра АВТП совместно с преподавателями соответствующих дисциплин.

1.3. Разработанные в соответствии с настоящим Регламентом УЭИ являются интеллектуальной собственностью университета. Оформление и правовая охрана прав университета и преподавателей, участвующих в создании УЭИ, осуществляется Отделом интеллектуальной собственности.

Продвижение УЭИ на образовательный рынок (обеспечение коммерческой реализации УЭИ) осуществляется Центром АВТП совместно с подразделением и Отделом интеллектуальной собственности.

1.4.Разработка конкретного УЭИ производится на основании принятой на конкурсной основе заявки подразделения в соответствии с годовым комплексным планом работ по Центу АВТП, утверждаемым Первым проректором.

´67. Прочитайте текст, найдите языковые средства, имеющие а) долженствующе-предписывающий характер, б) неличный, констатирующий характер изложения.

Распоряжение

от “________________”

№……….

За последнее время в организации значительно увеличился объем междугородных телефонных переговоров и платежей за них. Анализ данных по оплачиваемым услугам междугородной телефонной сети показывает, что в отдельных структурных подразделениях допускаются разговоры личного характера без последующей их оплаты работниками.

В целях обеспечения эффективного контроля за рациональным использованием внебюджетных средств, расходуемых для оплаты услуг междугородной телефонной сети, и выявления резервов и экономии:

1. Всем руководителям структурных подразделений организовать строгий учет междугородных переговоров по телефонам, находящимся в их распоряжении.

2. Не допускать ведения работниками междугородных переговоров личного характера по служебным телефонам без денежного возмещения затрат на оплату таких переговоров.

3. Предупредить всех пользователей служебных телефонов о возможном отключении их от междугородной телефонной сети в случаях несоблюдения требований п.1, 2 данного распоряжения и наличия задолженности по междугородным переговорам личного характера за два и более месяца.

Директор…………………………………………….Ф.И.О.

подпись

´68. Найдите и исправьте ошибки в оформлении доверенности. Текст отредактируйте.

Доверенность

Я, Иванова В.И., доверяю Атнашевой Л.П. получить мою стипендию за январь месяц. В связи с тем, что я нездорова и прийти в университет не могу.

30 декабря …..года

Иванова В.И.

´69. Прочитайте, определите принадлежность текста и жанр текста. Укажите недостатки, исправьте текст.

В октябре мы решили провести ремонт оборудования. Просим своевременно обеспечить нас запасными частями и деталями, список которых предлагаем.

´70. Прочитайте отрывок из “Истории одного города” С.-Щедрина. Какую роль призван сыграть данный деловой документ, сочиненный Беневоленским?

Ободренный успехом первого закона, Беневоленский начал деятельно приготовляться к изданию второго. Плоды оказались скорые, и на улицах города, тем же таинственным путем, явился новый и уже более пространный закон, который гласил тако:

УСТАВ

О ДОБРОПОРЯДОЧНОМ ПИРОГОВ ПЕЧЕНИИ

“1. Всякий да печет по праздникам пироги, не возбраняя себе таковое печение и в будни.

2. Начинку всякий да употребляет по состоянию. Тако: поймав в реке рыбу – класть; изрубив намелко скотское мясо – класть же; изрубив капусту – тоже класть. Люди не имущие да кладут требуху.

Примечание. Делать пироги из грязи, глины и строительных материалов навсегда возбраняется.

3. По положении начинки и удобрении оной должным числом масла и яиц, класть пирог в печь и содержать в вольном духе, доколе не зарумянится.

4. По вынутии из печи всякий да возьмет в руку нож и, вырезав из средины часть, да принесет оную в дар.

5. Исполнивший сие да яст”.

(М.Е.Салтыков-Щедрин)

´71. Проанализируйте текст: его лексику, морфологические особенности, синтаксические средства. Определите стиль и жанр текста.

“Утверждаю”

Председатель Государственной

инспекции по аттестации учебных

заведений России

_______________В.В.Быстров

20 марта 1997 г.