Практическое занятие - 4 часа

(в компьютерном классе)

Методика проведения занятия:

1.Каждый курсант отвечает на вопросы электронного теста по изученному материалу.

2.Каждый курсант самостоятельно готовит проекты: распорядительного, по личному составу, информационно-справочного документов.

Место проведения занятия: учебно-методический кабинет кафедры, компьютерный класс.

Материальное обеспечение: учебная доска; компьютеры.

Используемая литература: [1, 14-19, 27-30, 34-39]

Методические рекомендации

«Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов и справочно-информационных документов, контроль и исполнение документов в УИС» содержит сведения о системе организационно-распорядительной документации, основных требованиях, предъявляемых к форме различных бланков и расположения информационных реквизитов на них. Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД). Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов – форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т.д.). Реквизит в переводе с латинского языка означает требуемое, необходимое. Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром. Формуляр образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает максимальный набор реквизитов любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 30 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораздо меньше. Установлен следующий состав реквизитов:

01 – Государственный герб РФ;

02 – герб субъекта РФ;

03 – эмблема организации или товарный знак;

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационные номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения доступа документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Многообразие управленческой деятельности, единство и взаимосвязь, свойственные управлению, формы и назначение управленческих документов определяются правовыми нормами. Такие документы выпускают в качестве важнейших носителей информации, с помощью которой осуществляется взаимодействие объектов и субъектов управления. Управленческие документы обладают следующими особенностями:

- создаются, используются органами государственного управления (субъектами и объектами) в соответствии с установленной компетенцией и поставленными задачами;

- служат средством закрепления функций органов государственного управления;

- содержат, как правило, информацию правового и справочного характера, отражающую природу исполнительной и распорядительной деятельности определенного органа управления;

- процесс их создания, форма, содержание, параметры действия регулируются правовыми нормами, что придает им общую значимость и обязательность исполнения.

Большое внимание в делопроизводстве уделяется организации работы руководителей с документами, процессам контроля исполнения документов, использованию в документационном обеспечении управления локальных компьютерных сетей и электронной почты. Под документооборотом понимается движение документов в органах и учреждениях УИС с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Оперативность решения вопросов, зафиксированных в документах, зависит от быстроты доставки и обработки документа, что в свою очередь обусловлено рациональной организацией документооборота в учреждении. Единая государственная система делопроизводства установила основные принципы организации документооборота. В документообороте выделяются три документопотока: входящие, внутренние и исходящие. Каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и прохождения.

Важнейшей составной частью документационного обеспечения управления является регистрация документов. Она заключается в учете и фиксации сведений о документах с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Контроль исполнения – одна из функций управления. Составной частью контроля является проверка исполнения документов, в которых отражается многогранная деятельность учреждений и организация. Контроль включает: контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросов; контроль за сроками исполнения документов; контроль за соответствием документов требованиям государственных стандартов.

Вопросы для самоконтроля:

1. В чем заключается единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления?

2. Что такое унификация документов?

3. Что такое стандартизация документов?

4. Какие из представленных реквизитов придают документу юридическую силу?

5. В чем особенности подготовки электронных документов?

6. Каково назначение и состав организационно-правовых документов. Особенности подготовки положения о структурном подразделении, должностной инструкции?

7. Каково назначение и состав распорядительных документов. Особенности подготовки приказов по основной деятельности?

8. Каково назначение и состав документов по личному составу. Особенности подготовки приказов по личному составу?

9. Раскройте понятие документооборота. Основные операции делопроизводства?

10. Когда документ считается исполнены?

11. Перечислите виды контроля исполнения документов и раскройте их содержание?