Мал 6. Програма виступів. Пам’ятка

4. Необхідно відразу ж вирішити, як буде завершено виступ: на якій ноті, яке буде зроблено висновок.

5. Приготувавши висновок, почніть писати промову з початку. Початок має бути таким, щоб воно привернуло увагу аудиторії і давало їй уявлення про те, чого можна від вас очікувати.

6. Визначившись з початком і завершенням, напишіть середину. Не відхилятися від предмета виступу.

7. Включіть в завершальну частину виступу коротке резюме основних тез з того, що ви сказали.

8. По можливості використовуйте візуальні засоби, що підтверджують ваші слова і демонструють те, що ви говорите.

Залежно від типу заходи можуть використовуватися різні роздаткові матеріали: друкована інформація про діяльність організації, її товари і послуги (буклети, брошури, листівки, річні звіти, перелік місць реалізації товарів і послуг), інформація про сам захід (програма, схема місця проведення або опис того, як можна потрапити в місця проведення певних етапів заходу; беджі, список учасників, інформація про розважальну програму, екскурсії, харчування і т.д.), а також масові сувеніри та друкована продукція з символікою організатора (папки, блокноти, ручки) .

Четверте «Р» - Personnel (персонал)

Персонал може бути власним (персоналом організації) і залученими, а також кваліфікованим і технічним.

Склад персоналу може бути різним в залежності від заходу. Наприклад, для проведення семінару він може включати в себе таких осіб:

- Два секретарі, які реєструють учасників, оперативно відповідають на ті питання за програмою семінару та по організації, про які вони обізнані і які в змозі вирішити;

- Один загальний координатор даного семінару;

- Два представника керівництва організації (рівень керівництва визначається рівнем семінару та запрошених учасників) для зустрічі високопоставлених гостей і виступаючих;

- Менеджери по роботі з клієнтами відповідно до уявними на семінарі товарами / послугами або презентованих видом діяльності організації.

Для підготовки і проведення прийому персоналу може знадобитися:

- Стіл реєстрації;

- Список реєстрації, беджі для всіх учасників;

- Програма, папір для нотаток, ручки, брошури, підготовлені промови;

- Сувеніри та рекомендації щодо проведення вільного часу.

Зразок примірного плану роботи з персоналом при підготовці та проведенні заходу представлений на рис. 7.

мероприятия представлен на рис. 7.

Період	Вид організаційного заходу	Відповідальний	Кінцевий термін
До початку заходу: 17–18 тижнів	Випрацювання концепції заходу, твердження його керівником організації, підготовка пропозицій щодо приблизного складу робочої групи для його підготовки й проведення
17–18 тижнів	Утверждение бюджета мероприятия
15–16 тижнів	Назначение ответственного лица (координатора мероприятия) и утверждение состава рабочей группы
12–15 тижнів	Выбор выступающих
12–15 тижнів	Выбор приглашаемых существующих и перспективных и VIP-клиентов
12–15 тижнів	Выбор места проведения и компании (компаний), обеспечивающих необходимые услуги (угощение, техническое обеспечение)
11 тижнів	Определение программы мероприятия
11 тижнів	Утверждение списка выступающих
11 тижнів	Заключение договоров с артистами, музыкальной группой
11 тижнів	Получение необходимых разрешений, согласований, страхование
8 тижнів	Заключение договора, размещение заказа на печатание приглашений
6 тижнів	Размещение заказа на печатание рекламных материалов
6 тижнів	Заказ на оформление помещения
5–6 тижнів	Отправка приглашений по почте
3–5 тижнів	Обзвон но телефону приглашенных
2 тижні	Определение состава группы по встрече и приветствию гостей
1 тиждень	Составление окончательного списка участников и выступающих
2 доби	Рассылка пресс-релиза
1 день	Инструктаж персонала
1 день	Проверка аудиовизуального и компьютерного оборудования и освещения
1 день	Встреча выступающих (спикеров), прибывающих из других городов
Во время мероприятия: 2 часа до начала выступлений	Проверка аудиовизуального и компьютерного оборудования и освещения
1 час до начала выступлений	Начало работы персонала у стола с информацией (регистрационного стола)
1 час до начала выступлений	Проверка готовности или процесс подготовки угощений (кейтеринга)
30 минут до начала выступлений	Встреча выступающих
30 минут до начала выступлений	Начало регистрации участников
30 минут до начала выступлений	Раздача бэджей и материалов мероприятия
После мероприятия: 2 дня после мероприятия	Отправка благодарственных писем выступающим и VIP-клиентам, посетившим мероприятие
1 неделя после мероприятия	Отправка благодарственных писем клиентам и прочим лицам, в которых вы заинтересованы, которые приняли приглашение и участвовали в мероприятии

Рис. 7. Приблизний план роботи з персоналом при підготовці й проведенні заходів (стандартна форма).

Залежно від виду заходу до персоналу можуть пред'являтися різні вимоги.

Як приклад розглянемо роботу персоналу на виставці.

1. Носіть бедж з назвою організації і вашим ім'ям, щоб відвідувачі (клієнти) могли дізнатися, хто ви і яку організацію представляєте.

2. Стійте або сидите в такому положенні, щоб бачити вхідний потік відвідувачів. Це не тільки дозволить встановлювати зоровий контакт, але і дасть можливість іншій людині дізнатися вас, якщо ви вже бачилися.

3. Якщо на виставці ви не займаєтеся безпосереднім продажем, то намагайтеся «продати» майбутню зустріч (переговори) звернувся до вас особи з вашою організацією. Час роботи на стенді використовуйте для збору конкретної інформації про дану особу та організації, яку він представляє, так як він може виявитися існуючим або перспективним клієнтом.

4. Будьте короткі і конкретні. Пропонуйте відвідувачам надіслати загальні брошури та інші корисні відомості. Таким чином можна отримати візитну картку даної особи для подальших контактів.

5. Акуратно ведіть облік ваших контактів, реєструючи короткі переговори, призначені зустрічі, імена, адреси, ті нюанси, які вимагають освітлення надалі, і т.д.

6. Регулярно контролюйте якість роботи вашого персоналу, щоб воно відповідало пропонованим вами вимогам та очікуванням відвідувачів ваших стендів / експозиції. Намагайтеся подивитися на роботу ваших представників як сторонній спостерігач, щоб помітити корисні нюанси щодо того, як можна скоригувати уявлення про вашу організацію, її діяльність, про товари та послуги на даній виставці.

7. Робота на виставці є дуже стомлюючої. Періодично міняйте ваш персонал і давайте вашим фахівцям достатні для відпочинку перерви. Для гарного відпочинку та комфортних умов роботи на виставці, що проводиться протягом декількох днів, у вашого персоналу повинно бути достатньо часу для сну і відпочинку, кожен повинен мати кілька пар зручного взуття. Обмежте вживання ними алкогольних напоїв.

8. Виключіть розмови працює на стенді персоналу між собою не по суті, читання літератури, знайомство з іншими матеріалами або написання якихось документів: тим самим у відвідувачів залишиться враження серйозності заходи.

9. Необхідно стежити за тим, щоб не було переповнених попільничок, брудних чашок з-під кави, чаю та інших напоїв, порожніх термосів, залишків їжі на столах. Персонал повинен роздягати брошури не беззвучно і без коментарів - необхідно давати короткі пояснення, що показують, що персонал володіє тим питанням, за яким до нього звернулися, і що дані брошури містять відповіді на ці питання.

При організації заходів, що тривають кілька днів, наприклад виставок, доцільне застосування якоїсь стандартної форми для організації роботи з персоналом (рис. 8).

А. Потрібний персонал: Співпрацівники організації: 1. 2. 3. 4. Наймані спеціалісти: 1. 2. 3.
Б. Інформація про тренінг персонала Дата ________________ Час ____________ Відповідальний _________________
В. Графік роботи у стенда
День 1	Ранок	День	Вечір
День 2
День 3
Г. Вимоги до форми одягу Чоловіки _______________________________________________________ Жінки _______________________________________________________

Рис. 8. Пам’ятка з роботи з персоналом на виставці