English business letters

Несмотря на то что в настоящее время используется множество способов и средств коммуникации, деловые письма по-прежнему играют большую роль в обмене информацией, являясь важной частью деловой сферы общения. Более того, устные и телефонные волеизъявления в большинстве случаев требуют письменного подтверждения, что служит официальным документом, юридическим доказательством для участников заключения сделки. Помимо того, деловое письмо является своего рода визитной карточкой компа­нии, ибо по нему нередко создается первое впечатление о компа­нии. Поэтому деловые письма лучше всего писать на качественных индивидуальных бланках компании с заголовками. Заголовок блан­ка должен содержать следующие данные:

— наименование компании;

— полный почтовый адрес компании, а также по возможности адрес электронной почты;

— контактные номера телефонов, факса;

— регистрационный номер и офис регистрации;

— логотип данной компании.

Большинство компаний печатают специальные листы из каче­ственной бумаги, используемые в качестве второй и последующих страниц для продолжения текста делового письма. На таких лис­тах, как правило, указаны наименование компании и ее логотип. При продолжении письма на последующих страницах необходимо учитывать следующие рекомендации:

1) Не обязательно делать специальные пометки в нижней части страницы, чтобы показать тем самым, что данная страница не является последней страницей письма. Об этом уже свидетельству­ет факт отсутствия заключительной части и подписи на этой стра­нице.

2) Используйте страницу для продолжения письма в том слу­чае, если на первой странице не вмещаются по меньшей мере 3-4 строки печатного текста.

3) Новую страницу начинайте печатать всегда с нового абзаца.

4) Последняя страница должна непременно содержать заключи-
тельную часть и подпись.

Задание 1. Рассмотрите структуру продолжения письма на вто­рой странице (рисунок.6) и опишите ее

РИСУНОК 6

Номер страницы Ссылка Дата Имя адресата (или первая строка внутреннего адреса)   Старайтесь разбивать текст в соответствующих местах, а не в середине предложения.     Всегда переносите на лист для продолжения письма не менее трех или четырех строк текста.   Завершайте письмо обычным способом с использованием заключительной части.   Не забудьте Еnс и копию(и) в случае необходимости.

Snowflake Productions рlс Continuation sheet JL/ST 19 July 20_ Miss Sophie Bolan     (3 или 4 пустые строки для продолжения текста письма) Please sign and return one copy of each of these documents and keep the duplicate copies for your reference.   You will be expected to attend an induction course on your first day at Snowflake Productions. A copy of the programme is enclosed. I look forward to meeting you again soon and hope that you will be very happy in your new post.   Yours sincerely   The signature   Personnel Director Encs Copy Michael Lim, Training Manager

Задание 2. Почему используется вторая страница письма?

Задание 3. Какие факты свидетельствуют о том, что данная страница является окончанием

Помните: первое впечатление на читателя вашего письма про­изводит его внешняя форма (оформление письма, расположение частей письма, разбивка текста на блоки / абзацы, вид и способ пе­чати, интервалы и поля). Поэтому при печатании письма соблюдайте следующие указания:

- Письма должны печататься через один интервал.

- Между абзацами оставляйте пробелы в два интервала.

- Печать должна быть четкой и темной.

- Не допускаются поправки текста, после того как письмо уже напечатано.

- Абзацы должны быть логически завершенными и иметь при­мерно одинаковую величину

- Оставляйте поля со всех сторон сообщения.

- Если письмо короткое, не печатайте его слишком высоко на странице. Если письмо длинное, не пытайтесь поместить его на одной странице. Для этих целей предназначены другие страницы.

Задание 4. Ознакомьтесь со структурой делового письма, с рас­положением его частей и их назначением. Обратите внимание на некоторые особенности американских и английских деловых писем.

СТРУКТУРА АМЕРИКАНСКИХ И АНГЛИЙСКИХ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Деловые письма в США и Великобритании имеют ряд особенно­стей. Рассмотрим сначала внешнюю форму и составные части аме­риканского делового письма.