Поняття та види презентацій

Вступ

Презентації - широко поширений тип заходу, що владнується з самими різними цілями і вживаного в різних сферах, що викликає особливий інтерес, оскільки має в своєму розпорядженні простір для інтересних і нестандартних рішень. В даний час різні організації часто проводять презентації, тому оцінка ефективності такого типа заходу є актуальною.

У зв'язках з громадськістю презентація проводиться в цілях управління суспільними стосунками. Центральною темою виступає образ фірми або організації. Від проведення презентації залежить досягнення поставлених завдань, її результат. Тому поважно організувати і провести презентацію максимально ефективно.

Поняття та види презентацій

Презентація - це організована зустріч групи людей з метою вистави чого-небудь нового, недавно створеного.

Дослівно «презентація» означає «виставу». Проводяться презентації з метою найяскравіше піднести громадськості останні досягнення фірми. Основні цілі презентації полягають в наступному:

1. Сповіщення про подію, гідну увагу аудиторії;

2. Залучення аудиторії до діяльності, програми, які служать цілям і завданням організації або структури, провідної презентацію;

3. Сприяння цілям і завданням фірми, організації, політичної програми і тому подібне Ініціація конкретних дій цільової аудиторії, відповідних ідеям презентації, задуму звернення.

Роджер Хейвуд виділяє деякі можливості базисного ПР-суб'єкта на презентації. У реальному випадку ці можливості можна класифікувати як цілі Хейвуд Роджер Все про Public Relations: як добитися успіху в бізнесі, використовуючи зв'язки з громадськістю. М.,1999. З.-212.:

1. Поліпшити популярність компанії;

2. Залучити потенційних покупців;

3. Укріпити стосунки з існуючими покупцями і ін.

Таким чином, загальна стратегія презентації будується спочатку на навіюванні довіри до фірми, організації, а потім промовці переходять до переконання в доцільності певних акцій, дій і вчинків, пропонованих в обігу.

Іншими словами: стратегія презентації - це єдність сповіщення, залучення і сприяння.

У презентації беруть участь керівники або неофіційні представники тих структур, які виходять на зв'язку з громадськістю. Вони є організаторами і господарями заходу. Друга група учасників - запрошені гості (журналісти, колеги, друзі). І третя - фахівці із зв'язків з громадськістю, відповідальні за проведення даної презентації.

Присвячені презентації можуть бути самим різним подіям. Наприклад, відкриттю нового суб'єкта суспільних стосунків (після процедури всякого роду оформлень, узгоджень, створення всієї необхідної документації і т. п.). Новим суб'єктом зазвичай виступає фірма, виробниче підприємство, офіційна структура (відомство, департамент, міністерство) і тому подібне Також приводом для презентації можуть стати реальні результати діяльності офіційних або комерційних структур (нова програма діяльності, нові правила або закони, вихід в світ книги, прем'єра в театрі, відкриття добродійного аукціону і т. д.), освоєння нового вигляду послуг або певна дата в історії фірми. В будь-якому разі презентується те, що можна побачити, поторкати, спробувати або прочитати. В ході презентації передбачається організація спілкування учасників, яка несе корисну інформацію і є свого роду шоу, а також супроводиться пригощанням гостей.

ПР-презентацію можна порівняти з прес-конференцією. А.Н. Чуміков пише, що така форма подачі інформації (презентація) може бути також названа «прес-конференцією плюс», оскільки відповідна частина (збір журналістів і ознайомлення їх з деякими відомостями) присутня на будь-якій презентації. Незрідка прес-конференція легко переходить в презентацію (і навпаки) без всяких додаткових дій. В той же час відмітні ознаки в презентації, звичайно, є. Презентація відрізняється ширшим довкола запрошених представників громадськості, а на прес-конференцію запрошують лише представників засобів масової інформації. Звичайно, на презентацію теж слід покликати журналістів, але не лише. Необхідно запросити потенційних споживачів, покупців, інвесторів, партнерів, впливових держслужбовців, загалом, тих, хто повинен сприймати що презентується не лише через ЗМІ, але і безпосередньо. Контингент запрошених залежить від поставлених цілей і завдань. Ще одна відмінність - більший акцент на культурну програму, презентація містить елемент розважальної, це не робочий захід, як прес-конференція. Повномасштабна презентація складніше прес-конференції і вимагає великих інтелектуальних, організаційних і матеріальних витрат. Г.Л. Тульчинський виділяє головною відмінною рисою тематику. Тульчинський г.л. PR фірми: технологія і ефективність. СПб., 2001. З.-127. Якщо прес-конференції присвячені проблемним темам, то презентації пов'язані зазвичай з початком або закінченням, або якимсь результативним етапом реалізації конкретного проекту, програми. Інакше кажучи, їх тема - якийсь серйозний результат або проект діяльності фірми, до яких необхідно привернути увагу ЗМІ і громадськості.

Отже, презентація - це ланцюг подій, що накладаються один на одного, а саме (на думку А.Н. Чумікова):

1. Запрошення і зустріч;

2. Конференційна для Пресу частина;

3. Презентаційна частина;

4. Неформальне спілкування;

5. Супровід (доповнення) спілкування;

6. Прощання.

Всі ділові презентації мають загальне: кінцеву мету, комунікацію, дистиляцію і творчий процес, за допомогою якого тема презентації розвивається і реалізується. Вочевидь, що не всі ділові презентації схожі один на одного. Вони відрізняються по відношенню до:

· конкретній ситуації, мотивації або ж необхідності, що викликала проведення презентації;

· презентатору;

· темі;

· аудиторії;

· зовнішньому середовищу і що оточує;

· тимчасовим рамкам;

· міри ефективності;

· кінцевому висновку.

Не дивлячись на перераховані відмінності, можна провести диференціацію презентацій на основі ділових презентацій, що найчастіше зустрічаються. Визначаючи типи ділової презентації, презентатору легше оцінити:

1. яку саме первинну інформацію слід вивчити і до якої міри;

2. які презентаційні прийоми найбільш прийнятні для проведення презентації і яким способом їх потрібно використовувати;

3. як слід побудувати вміст і стиль презентації.

Однією з форм диференціації презентацій є розподіл їх по відношенню аудиторії до презентатору. Ділові презентації бувають двох типів:

1. Зовнішні;

2. Внутрішні.

Зовнішня презентація подається аудиторії поза організацією, яку представляє презентатор, тобто проводиться для цільових аудиторій, що не є персоналом організації або фірми (базисного ПР-субъекта). Такі презентацій проводить більше, вони поширеніші. Виступ торгівельного представника фірми перед покупцями якраз буде прикладом зовнішньої презентації. Внутрішня презентація відноситься до тих ситуацій, коли організатори і аудиторія є персоналом ПР-субъекта, тобто членами одного колективу. Інколи керівництву компанії буває необхідно представити колективу нову технологію документообігу, наприклад, або нову схему управління компанією. Можливе представлення яких-небудь проектів, важливих для персоналу. Проведення презентацій дозволяє за короткий відрізок часу донести до слухачів максимум інформації.