Стандартизація ділового тексту
Офіційно-діловий стиль відзначається від інших високим рівнем стандартизованості, що виявляється як у складанні текстів, так і в їхньому оформленні. Для документації найважливішим є вміння організувати виклад матеріалу так, щоб у невеликому за обсягом документі укласти максимум потрібної інформації.
Існує цілий ряд ситуацій, для яких можна використати готові словесні формули (ми, що нижче підписалися; вжити суворих заходів; винести догану та ін.).
Кожен текст, складений у діловому стилі, повинен бути стандартним (або типовим) та інформативним. Виклад інформації у діловому тексті робиться відповідно до таких принципів:
- об'єктивність змісту;
- повнота інформації у стислій формі;
- логічність і послідовність (вступ – викладається суть питання, історія питання; доказ – пояснення, докази, міркування; закінчення – мета, заради якої складено документ);
- обґрунтованість;
- нейтральний тон. Цей принцип дотримується завдяки використанню слів, позбавлених емоційних відтінків: безособових дієслів (взято, прийнято, розглянуто, укладено), назв осіб за їх функцією (позивач, відповідач, замовник, виконавець), віддієслівні іменники (розподіл, використання, дотримання) та ін.
Стандартизовані одиниці ділового стилю відіграють у ньому приблизно таку ж роль, як терміни у науковому стилі. За ними, як і за термінами, закріплюється певна «ділянка» змісту, і діють ці одиниці в досить вузькому діапазоні, обслуговуючи лише певну кількість виробничих ситуацій.
Під стандартизацією мови ділових паперів слід розуміти насамперед встановлення правил добору слів і термінів, правил побудови речень і словосполучень.
Усі ділові папери за ступенем стандартизації (способом викладу матеріалу) можна умовно поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації і документи з низьким рівнем стандартизації.
Документи з високим рівнем стандартизації складаються за встановленою формою. У цих документах передбачено не тільки формуляр, а і словосполучення, якими має користуватися той, хто заповнює бланк, за винятком цілком конкретних індивідуальних відомостей у відведених для цього місцях (свідоцтво про народження, атестат, диплом, паспорт, довідка, перепустка і под.).
В установах, де функціонує багато документів з повторюваністю інформації, як правило застосовуються бланки з трафаретним текстом. Трафаретні тексти – це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретними даними.
У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та словосполучень у кожному окремому випадку залежить від конкретних ситуацій, обставин та змісту документа. Для цих документів важко передбачити бланк (біографія, доручення, звіт, характеристика тощо).
За способом викладу документи з низьким рівнем стандартизації прийнято поділяти на: розповіді, описи, міркування.
У розповіді йдеться про події, явища, факти у тій хронологічній послідовності, у якій вони відбувались у дійсності (автобіографія, пояснювальна і доповідна записка, протокол тощо).
Наприклад: «Я, Степаненко Борис Васильович, народився 10 серпня 1964 року у м. Вільнянськ Запорізької області у сім’ї робітників.
З 1971 по 1981 рік навчався у Вільнянській середній школі № 3» і т.д.
В описі подається характеристика явища, події, предмета, властивостей, особливостей, рис, проявів, дії особи чи факту у формі переліку його ознак (акт, наказ, розпорядження, постанова, звіт та под.) У цьому типі викладу можна виділити окремі елементи, уривки, що розкривають ті чи інші сторони об’єкта. Такі елементи конкретизують і обґрунтовують загальну характеристику, наприклад:
«Керівництвом факультету проводилася значна робота з поліпшення організації праці студентів на полях агрофірми «Авангард». Було створено кілька секторів з питань праці та відпочинку, налагоджена доставка студентів до місця роботи, організовано покращене харчування» і т.д.
У цьому прикладі (зі звіту) загальне положення «робота з поліпшення організації праці студентів…» обґрунтовується конкретними фактами, що вказують на те, яких саме заходів ужито керівництвом факультету для вдосконалення організації праці студентів.
Дуже поширеним способом викладу є міркування (роздум). Міркування – це спосіб викладу, у якому логічно послідовна низка визначень, суджень і висновків допомагає розкрити внутрішню цілісність явища і, як правило, доводять якесь положення (тезу), наприклад: «У зв'язку з несприятливими погодними умовами, хворобою значної кількості робітників, недопостачанням будівельних матеріалів, будівельне управління №5 не впоралося з виробничою програмою ІУ кварталу 2005 р.»
Легко помітити, що цей роздум ґрунтується на причинно-наслідкових зв'язках між явищами і фактами. Але у текстах багатьох документів використовуються й інші види міркувань (наприклад: порівняння і зіставлення фактів, явищ, подій, предметів).
Розрізняють два основні види доказів – дедуктивний, коли думка розкривається від загального до часткового, та індуктивний, у якому думка спрямована від окремих фактів до загального. Дедуктивний метод доведення покладено в основу такого міркування: «Міський автобусний транспорт поки що працює незадовільно. Автобуси виходять на маршрути із запізненням, порушується графік їх прибуття на зупинки» (із службової записки).
Доводячи свою точку зору, укладач послуговується переконливими, обґрунтованими і правдивими доказами (службові записки, відгуки, рецензії, висновки і под.).
Серед причин, які виправдовують стандартизацію ділового тексту слід назвати:
1. Правову точку зору, адже переважна більшість службових документів оформляється від імені підприємств, організацій, установ (не випадково вони пишуться від 3-ої, а не від 1-ої особи), що робить документ нейтральним.
2. Зі стандартним текстом значно легше працювати, такий текст сприймається у декілька разів швидше, ніж нестандартний.
3. Стандартизація текстів документів сприяє скороченню надлишкової інформації, отже підвищує загальну культуру ділового мовлення.
Існують випадки, коли службова особа свідомо відмовляється від стандартного викладу в документі. Це означає, що цьому документу надається особливе значення. Наприклад, неприємне враження справляють трафаретні тексти подяк, поздоровлень зі святом та ін. Тут потрібно застосовувати нестандартний текст, який зберігає життєву силу документа.
Особливості оформлення тексту документів
Текст – основний елемент документа. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніша з яких – достовірність та об'єктивність змісту, нейтральний тон, повнота інформації та максимальна стислість.
Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.
Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.
Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.
Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.
Переконливим є такий текст, який спонукує до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.
Текст складається з таких логічних елементів:
1. Вступ – обґрунтовується причина укладання документа, викладається історія питання.
2. Доказ – розкривається суть питання, докази, пояснення, факти, міркування, висновки.
3. Закінчення – формулюється мета, заради якої складено документ (вимоги, прохання, пропозиції).
Оскільки в документі викладаються найсуттєвіші ознаки, факти, то, мабуть, не завжди доцільно дотримуватися такої будови і штучно вводити три складники, оскільки це призводить до створення необґрунтовано об’ємних документів.
Текст документа, який складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи – складним.
Залежно від змісту документів застосовується прямий (після вступу іде доказ і закінчення) або зворотний (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів. Приклад прямого розташування логічних елементів:
Вступ: На обґрунтування претензії від 10.03.06 № 96 Вами надана копія акта бюро товарних експертиз від 04.02.06.
Доказ: Для розгляду питання за суттю необхідне подання справжніх документів (оригіналів).
Висновок: Тому просимо терміново направити оригінал акта бюро товарних експертиз від 04.02.06.
При зворотному порядку викладу цей текст буде мати такий вигляд:
Висновок: Просимо терміново направити оригінал акта бюро товарних експертиз від 04.02.06,
Доказ: оскільки для розгляду претензії за суттю вимагається подання справжніх документів (оригіналів).
У зворотному порядку викладаються нескладні документи. Ними потрібно користуватися якомога рідше. Справа в тому, що у висновках, якщо вони виносяться на початок, слід викладати суть питання і в подальшій частині тексту дати його обґрунтування. Інакше документ важко сприймається, і читати його доводиться у зворотному напрямку (знизу вверх). Написати ж заключну частину так, щоб у ній була повністю розкрита мета складання документа, досить важко. Тому прямий порядок розташування логічних елементів більш прийнятний, особливо для підготовки великих за обсягом документів.
Поділ тексту на логічні елементи є, звичайно, умовним прийомом, який допомагає виробити план документа і послідовно викласти зміст.
Необхідно зазначити, що тексти документів можуть різнитися між собою за графічним оформленням, пунктуаційним (знаковим) вираженням, за способом синтаксичної організації мови. За названими ознаками оформлення виділяють такі типи текстів документів:
1. Традиційний лінійний запис зв'язної мови (наприклад, текст заяви, характеристики тощо).
2. Трафаретний – це традиційний лінійний запис, але з пропусками, які заповнюються пізніше (наприклад, текст довідки).
3. Анкетний – текст розташований вертикально у вигляді «запитань» і «відповідей».
4. Табличний – зміст подається в цифровій чи словесній формі і викладений у рубриках вертикальної й горизонтальної площини (наприклад, текст залікової книжки).
5. Комбінований – сполучення різнотекстових елементів.
При підготовці тексту слід дотримуватися таких правил.
1. Правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа.
2. Текст документа викладається від 3-ої особи, наприклад: Підприємство звертається…, ректорат клопочеться…, деканат зобов’язує..., колегія ухвалила… Від 1-ої особи викладаються заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.
3. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій (наприклад: Я дуже Вас прошу надати мені матеріальну допомогу). В управлінській документації не повинно бути особистого моменту (суб’єктивного ставлення до оцінки фактів, що констатуються у тексті документа). Тон службового документа має бути нейтральним.
4. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні аспекти змісту: У зв’язку з проведенням…, доводимо до Вашого відома, що…, відповідно до Вашого прохання…, відповідно до постанови Міністерства…, у зв’язку з вказівкою…, з метою успішної роботи…, відчуваючи гостру необхідність…
Такі стійкі словосполучення і стандартні вирази полегшують сприйняття службового документа, а також увесь процес його складання, дозволяючи не витрачати час на пошуки формулювань, наприклад: Доводимо до Вашого відома, що ми досі не отримали протокол загальних зборів АТ «Славутич»; Нагадуємо Вам, що ми досі не отримали протокол загальних зборів АТ «Славутич».
5. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення для скорочення тексту документа і для обґрунтування причини: враховуючи…, вважаючи…, беручи до уваги…, розглянувши…, керуючись…
6. Вживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів. Наприклад, досить широко вживаються у діловому мовленні неправильні конструкції типу прийняти заходи (потрібно – вжити заходів), прийняти участь (потрібно – брати участь або взяти участь), повістка денна (потрібно – порядок денний), згідно наказу (потрібно – згідно з наказом).
7. Вживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення – перед означуваним словом; додатки – після керуючого слова, вставні слова – на початку речення) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об’єкт дії. Наприклад: Асоціація використовує кошти, що надходять, на розсуд загальних зборів членів трудового колективу. Прямий порядок членів речення порушується (присудок іде попереду підмета), коли потрібно виділити якусь частину інформації або коли логічний наголос падає на саму дію. Наприклад: У випадку зміни покупцем рознарядки на постачання продукції, постачальникові надається право вимагати у нього виставлення акредитива для попередньої оплати вартості продукції.У реченні «Завтра відбудеться засідання вченої ради університету», наголошується на часі проведення заходу.
8. Заміняти складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа.
9. Досить часто у діловому мовленні вживаються складнопідрядні речення, як правило, для висловлення причинно-наслідкових зв’язків (із сполучниками що, який, якщо, за умови, внаслідок того, щоб, де, як).
10. Активна форма дієслова замінюється на пасивну, наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій. Потрібно: Вами ще не висловлені пропозиції. Ви не виконали умови контракту – Вами не виконані умови контракту. Мета пасивних структур – наголосити на дії, а не на суб’єкті дії, а також уникнути категоричності (питання розглядається; справу передано; факти встановлено). Якщо потрібно вказати на конкретного виконавця, то тоді потрібно вживати активну форму. Наприклад: Наша фірма повністю виконала умови контракту.
11. Вживати інфінітивні конструкції: запровадити стандарти, запропонувати умови, створити комісію, надати допомогу, забезпечити виконання. Найбільше таких конструкцій у постановах, наказах, розпорядженнях.
12. У розпорядчих документах потрібно вживати мовні конструкції наказового характеру: наказую, пропоную, вимагаю, зобов’язую.
13. Уникати необґрунтованого вживання займенників, а в деяких випадках замінювати займенники іменниками, наприклад: Прошу Вас надати мені грошову допомогу у зв’язку з моїм скрутним матеріальним становищем. – Прошу надати грошову допомогу у зв’язку зі скрутним матеріальним становищем.
14. Використовувати традиційні складноскорочені слова й абревіатури, які вживаються у справочинстві, наприклад: р-н, обл., м.
15. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: Шановний, Вельмишановний, Високошановний, Високоповажний.
Дотримання цих правил допоможе виробити точний, стислий, ясний та послідовний стиль ділового мовлення.