Реквизиты документов, правила оформления и размещения

УДК 005.92(07)

«Документирование управленческой деятельности» методические указания к контрольной работе по дисциплине «Офисный менеджмент» для студентов специальности: 6.030601 – «Менеджмент организаций» всех форм обучения / Сост. А.А. Абдрахманова. – Севастополь: Изд-во СевНТУ, 2012г. – 32 с.

Целью методических указаний является применение теоретических знаний по теме «Офисный менеджмент» при разработке управленческого документационного обеспечения. Методические указания предназначены для студентов экономических специальностей.

Методические указания утверждены на заседании кафедры менеджмента и экономико-математических методов, (протокол № 10 от «27»апреля 2012г.).

Допущено учебно-методическим центром СевНТУ в качестве методических указаний.

Рецензент:

Кокодей Т.А., к.э.н., доцент кафедры менеджмента и экономико-математических методов.

СОДЕРЖАНИЕ

1. Цель работы………………………………………………………..….……...
2. Теоретическая часть……………………………………………………….…
2.1 Составление и оформление документов…………………………………..
2.2 Реквизиты документов, правила оформления и размещения……………
2.3 Служебное письмо…………………………………….……..…..………....
2.4 Приказ…………………………………..…………………………………...
2.5 Протокол …………………………….……………………………………...
3. Порядок выполнения контрольной работы………………………………...
4. Тестовые задания…………………………………………………………….
5. Индивидуальные задания……………………………………………….…...
6. Содержание отчета о выполнении контрольной работы………………….
7. Контрольные вопросы………………………………………………..……...
ПРИЛОЖЕНИЕ А «Пример оформления служебного письма»…………….
ПРИЛОЖЕНИЕ Б «Пример оформления приказа по основной деятельности»…………………………………………………………………..
ПРИЛОЖЕНИЕ В «Пример оформления протокола»………………………
Библиографический список…………………………………………..……..…

ЦЕЛЬ РАБОТЫ

Приобрести теоретические знания и практические навыки документирования управленческой деятельности.

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Основу документационного обеспечения деятельности любого предприятия (учреждения, организации, фирмы) составляют организационные, распорядительные и справочно-информационные документы. Организационные документы (уставы, положения, инструкции, правила) на длительные сроки закрепляют и регламентируют структуру, задачи, функции, обязанности, права и ответственность органов управления и специалистов предприятия. Эти документы создаются на предприятиях, в учреждениях, организациях, фирмах, вместе с нормативно-правовыми, распорядительными, справочно-информационными и документами коллегиальных органов можно условно отнести к документации по вопросам общей деятельности.

Составление и оформление служебных документов

Создание служебного документа предусматривает составление текста и оформление этого документа. Под оформлением служебного документа понимают фиксирование реквизитов такого документа.

Реквизит (служебного документа) — это информация, зафиксированная в служебном документе для его идентификации, организации обращения и (или) придания ему юридической силы.

Состав и последовательность размещения реквизитов в документе образуют его формуляр. Конкретному виду документа, например акту, инструкции, приказу, протоколу и др., присущ свой формуляр, своя схема построения, которая получила название «формуляр-образец».

Формуляр-образец (служебного документа) — это модель построения формуляра служебного документа, которая устанавливает сферу его применения, формат, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и реквизиты".

Требования к оформлению документов изложены в ДСТУ 4163-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации, который введен с 1 сентября 2003 года (с отменой в Украине ГОСТ 6.38-90).

Реквизиты документов, правила оформления и размещения

При составлении и оформлении организационно-распорядительных документов используют следующие реквизиты:

01 - изображение Государственного Герба Украины, Герба Автономной республики Крым;

02 — изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания);

03 — изображение наград;

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование вышестоящей организации;

07 — наименование организации;

08 — наименование структурного подразделения;

09 справочные данные об организации;

10 — название вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный индекс документа;

13 — ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ;

14 — место составления или издания документа;

15 — гриф ограничения доступа к документу;

16 — адресат;

17 — гриф утверждения документа;

18 — резолюция;

19 — заголовок к тексту документа;

20 — отметка о контроле;

21 — текст документа;

22 — отметка о наличии приложений;

23 — подпись;

24 — гриф согласования документа;

25 — визы документа;

26 — оттиск печати;

27 — отметка о заверке копии;

28 — фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30 — отметка о наличии документа в электронной форме;

31— отметка о поступлении документа в организацию;

32 — запись о государственной регистрации.

Схемы фактического расположения реквизитов и границ зон на формате А4 углового и продольного бланков приведены на рис. 1 и рис. 2.

При изготовлении бланков документов используют реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, а также наносят на бланки отметки для размещения реквизитов 11, 12, 13, 14, 16. 19, 20, 21.

При необходимости применения трафаретных текстов документов используют реквизит 21.

При оформлении различных видов документов, кроме указанных обязательных реквизитов, используют также следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 08, 09, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32.

Рис. 1 – Фактическое расположение реквизитов и границ зон для документов, которые изготавливаются на бланках с угловым размещением постоянных реквизитов (формат А4)

Источник: [2]

Рис. 2 – Фактическое расположение реквизитов и границ зон для документов, которые изготавливаются на бланках с продольным размещением постоянных реквизитов (формат А4)

Источник: [2]

В документах, которые занимают две и более страниц, реквизиты отметка о наличии приложений (22), подпись (23), гриф согласования документа (24), визы документа (25), оттиск печати (26), отметка о заверке копии (27), фамилия исполнителя и номер его телефона (28) проставляют после текста (21). А такие реквизиты, как отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29), отметка о наличии документа и электронной форме (30), отметка о поступлении документа и организацию (31) располагают на нижнем поле первой страницы документа.

Служебное письмо

Служебные письма являются одним из наиболее распространенных видов документов и служат средством общения — установления служебных контактов, обмена информацией между организациями.

По функциональному признаку служебные письма делятся на такие, которые требуют письма ответа, и такие, которые его не требуют.

К письмам, которые требуют ответа, относятся:

• письма-просьбы; • письма-обращения; • письма-запросы: • письма-предложения; • письма-требования.

Среди писем, которые не требуют ответа: • письма-подтверждения; • письма-напоминания; • письма-уведомления; • письма-предупреждения; • письма-отказы; • сопроводительные письма; • гарантийные письма; • информационные письма.

Служебные письма рекомендуется оформлять только в том случае, когда невозможно решить вопрос в устном общении (при личной встрече или по телефону).

Служебные письма пишут на специальных бланках, которые так и называются — «угловой бланк письма организации» и «продольный бланк письма организации» в зависимости от размещения реквизитов и границ зон на бланке, или оформляют на чистом листе бумаги. В последнем случае оставляют место вверху слева для оттиска углового штампа адресанта. В зависимости от объема текста используют листы или бланки формата А4 или А5.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации содержит реквизиты: 01; 02; 03; 04; 06; 07; 08; 09.

Кроме того, на бланке письма рекомендуется размешать ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13, 16, 18, 19, 20, 21.

Реквизиты (01) - (09) печатаются типографским способом.

Служебное письмо является единственным документом, на котором не ставится реквизит «название вида документа (то есть слово «Письмо»).

Реквизиты служебного письма: 11; 12; 13; 15; 16; 18; 19; 20; 21; 22; 23; 25; 26; 28; 29; 30; 31.

Текст письма должен четко отражать причину и цель его написания, раскрывать суть дела, содержать убедительные аргументы. Все аспекты рассматриваемого вопроса необходимо излагать сжато, но в достаточной мере полно.

Письмо в основном должно быть посвящено одному вопросу, поскольку это значительно упрощает и ускоряет все операции по обработке, поиску, исполнению и хранению документа. Несколько вопросов в одном письме можно затрагивать тогда, когда они взаимосвязаны.

Текст письма, как правило, состоит из двух взаимосвязанных частей: вступительной и основной.

Вступление должно содержать изложение причин или непосредственного повода, обусловивших появление письма. Часто вступлением служит ссылка на решение вышестоящего органа.

В доказательной части приводятся факты, цифровые данные, ссылки па нормативные акты, излагается история вопроса, которые должны побудить адресата к рассмотрению высказанной просьбы (предложения) и принятию определенного решения.

Вывод (его также называют основной частью письма) является главным логическим элементом письма, в котором излагаются суть вопроса, основная цель в форме просьбы, предложения, гарантии, согласия или отказа и др.

В письме должны быть выражены и такие аспекты: ожидаемый результат и готовность к дальнейшему сотрудничеству.

Приказ

Приказ - акт управления, издаваемый руководителями органов государственного управления, а также руководителями предприятий, учреждений, организаций, действующими на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.

Приказ вступает в силу с момента его издания, если иное специально не предусмотрено в самом приказе.

Приказ является одним из важнейших и наиболее часто составляемых видов распорядительных документов. По содержанию приказы подразделяются на две группы:

- по основной деятельности;

- по личному составу (кадровые).

Делопроизводство по каждой из этих групп ведется отдельно.

Реквизиты приказа по основной деятельности: 10; 11; 12; 14; 19; 20; 21; 23; 24; 25; 26; 32.

Приказы по основной деятельности издаются в связи с созданием, реорганизацией, ликвидацией организаций или их структурных подразделений; по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, финансирования, отчетности, реализации продукции, совершенствования структуры и организации работы предприятий; для утверждения положений, инструкций, правил и других подобных документов. Приказы могут издаваться не только в качестве инициативных, но и во исполнение указаний вышестоящих организаций. Издаются приказы и тогда, когда требуется довести до сведения руководителей структурных подразделений, должностных лиц документы, поступившие от органов государственного управления.

Приказами по личному составу оформляют прием на работу, перемещение, увольнение работников, а также поощрение или привлечение к дисциплинарной или материальной ответственности и др.

Целесообразно издавать приказ по какому-нибудь одному вопросу, так как включение в один документ тематически не связанных между собой аспектов приводит к тому, что отдельные вопросы не учитываются при регистрации, теряются при контроле и вообще могут быть упущены. Возникают также трудности при формировании дел и их хранении, так как сроки хранения могут быть разными.

Текст приказа обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются факты, события, называются причины, цели и основания издания приказа. Если приказ издается во исполнение акта вышестоящего органа, в констатирующей части дается его краткое изложение и обязательно указывается полное название документа, его автор, дата и номер.

Констатирующая часть может не составляться, если нет необходимости давать какие-либо пояснения.

В распорядительной части приказа перечисляются предлагаемые действия, указываются исполнители и сроки исполнения. Текст распорядительной части должен иметь повелительную форму изложения. К формулировкам этой части документа следует относиться с большой ответственностью, не допуская неточности, расплывчатости и двузначности.

Если издание приказа связано с какими-либо изменениями, проводимыми в организации, то в предпоследнем пункте называют документы, утратившие силу или подлежащие изменению в связи с изданием данного приказа. В последнем пункте распорядительной части указывают лиц, на которых возлагают контроль исполнения приказа.

Приказы могут иметь приложения (графики, инструкции, положения, правила и др.), ссылки на которые следует давать в соответствующих пунктах текста; «Приложение» как самостоятельный реквизит в конце текста приказа не оформляется.

Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «о» («об») - «Об итогах», «О мерах» - или составляется при помощи отглагольных существительных: например, «О введении...», «О назначении...», «О создании...», «Об утверждении...».

Подписывает приказ только первый руководитель организации, а приказ по структурному подразделению - только руководитель структурного подразделения, если это предусмотрено положением о подразделении (или лицо, исполняющее обязанности руководителя по приказу). Проект приказа до подписания подлежит согласованию со структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается, с заинтересованными организациями (при необходимости). Так, проект приказа визируется составителем проекта, должностными лицами, курирующими эти вопросы, руководителями структурных подразделений, которых касается приказ, должностным лицом, ответственным за исполнение документа в целом, юрисконсультом.

Если исполнение приказа требует финансового обеспечения, то его необходимо согласовать с главным бухгалтером или финансовой службой.

Печатают приказ на специальном бланке с наименованием вида документа.

Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений па собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Реквизиты протокола: 10, 11, 12, 14, 17, 19, 21.

Протокол ведет назначаемый или избираемый секретарь или специально назначенное лицо.

Протоколы оформляются на общих бланках формата А4 или на чистых листах бумаги.

Датой протокола является именно дата заседания, а не дата окончательного оформления и подписания протокола.

Протоколы имеют порядковую нумерацию с начала календарного года, которая одновременно означает и количество проведенных заседаний.

В реквизите «место заседания» указывают город, в котором состоялось заседание.

В заголовке протокола указываются вид коллегиальной деятельности — заседание, собрание, совещание — и название коллегиального органа в родительном падеже.

В тексте протокола выделяют две части — вводную и основную. Вводная часть содержит строго определенную информацию, располагаемую всегда в одинаковом порядке.

Председатель — фамилия и инициалы.

Секретарь — фамилия и инициалы.

При проведения оперативных совещаний эта часть протокола отсутствует.

В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа сначала перечисляются фамилии присутствующих постоянных членов в алфавитном порядке (без указания должности), а затем - фамилии приглашенных с указанием их должностей.

Присутствовали - перечисляется состав присутствующих или указывается их количество.
Приглашенные - указываются должности, наименования организаций и фамилии приглашенных.

На крупных расширенных заседаниях и собраниях присутствующие указываются только количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, в которой указываются вопросы, выносимые на обсуждение. Вопросы в повестке дня должны располагаться так, чтобы первыми были наиболее важные и сложные.
В повестке дня не должно быть вопроса, сформулированного словом «Разное». Каждый рассматриваемый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть протокола отражает работу коллегиального органа, в ней записываются все выступления. Строится она по разделам, в соответствии с порядком обсуждения вопросов повестки дня. Разделы нумеруют арабскими цифрами, при этом номер раздела должен соответствовать номеру вопроса повестки дня. Каждый раздел строится по традиционной схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. Таким образом, они зрительно разбивают текст, И это позволяет быстро отыскивать нужны» вопрос.

Слово «СЛУШАЛИ» начинает раздел и пишется от левого поля без отступа вслед за цифрой, обозначающей порядковый номер вопроса.

В следующей строке с абзаца указывают фамилию и инициалы докладчика в родительном падеже; после фамилии ставят тире и с прописной буквы излагают основное содержание доклада (сообщения) или указывают, что текст его прилагается.

Также оформляется раздел «ВЫСТУПИЛИ». Однако имеются и некоторые отличия. Слово «ВЫСТУПИЛИ» пишут от левого поля без нумерации. Следует также обратить внимание, что фамилии выступающих указывают в именительном падеже. Фамилию и инициалы каждого выступающего пишут с абзаца, затем в скобках указывают наименование должности и далее ставят тире и с прописной буквы излагают суть выступления.

Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в раздел «ВЫСТУПИЛИ» и оформляются по той же схеме (вместо слов «вопрос» и «ответ» пишут фамилию и инициалы). Излагают вопросы и ответы в форме прямой речи.

В тексте выступления целесообразно каждую мысль выступающего начинать с абзаца.

Раздел «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают через 2-3 межстрочных интервала после предыдущего текста. В нем полностью излагается принятое решение, которое может состоять из одного или нескольких пунктов или иметь вид резолюции, то есть состоять из двух частей: констатирующей и резолютивной.

В констатирующей части подчеркивают значение обсуждаемого вопроса, указывают достижения и недостатки, а в резолютивной части называют меры, направленные на выполнение поставленных задач.

Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и в какой срок.

Принятые решения записывают, начиная чаще всего словами: утвердить тот или иной доклад, одобрить те или иные меры, такую-то информацию принять к сведению, утвердить проект в принятой редакции, или с учетом внесенных изменений и поправок.

Особое мнение по поводу принятого решения участник заседания за своей подписью может изложить на отдельном листе, который прилагается к материалам протокола. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

После заседания секретарю необходимо тщательно отредактировать текст протокола, ознакомить каждого выступающего с записью его выступления и получить подпись.

Протокол должны подписывать председатель и секретарь.

Решения коллегиальных органов, зафиксированные в протоколе, доводятся до исполнителей в виде постановлений и решений, а в организациях, действующих на принципе единоначалия, — и приказах.

Решения могут быть доведены до исполнителей и в виде выписки из протокола.

Все документы, связанные с подготовкой заседания (прежде всего это составление и согласование повестки дня, подготовка списка участников заседания и приглашенных, составление справок и докладных записок по предлагаемым к обсуждению вопросам, текстов и тезисов докладов, проектов предполагаемых решений), обязательно подшиваются к протоколу, а на обложке дела указывается: Протоколы заседаний и документы к ним.

Выписка из протокола

Выписка из документа - это заверенная копия части текста служебного документа.

В выписках делается дословная запись содержания выписываемых разделов, пунктов, абзацев.

При оформлении выписки из протокола обязательно пишут вводную часть, включая вопрос повестки дня, но которому делается выписка, а затем из основной части дословно выписывают текст нужного раздела. Как правило, выписку делают по одному вопросу повестки дня, указывая пункты «СЛУШАЛИ» и « ПОСТАНОВИЛИ» (пункт «ВЫСТУПИЛИ» обычно опускается). Далее проставляется реквизит «Подпись» с фамилиями председателя и секретаря.

Реквизиты выписки из протокола: 10, 11, 12, 14, 17, 19, 21, 23, 27.

Выписка оформляется на соответствующем бланке или на чистом листе с воспроизведением всех реквизитов бланка и заверяется проставлением отметки о заверке копии. В определенных случаях, предусмотренных нормативными документами, выписки заверяют печатью.