Приказное делопроизводство (XVI-XVII вв.)
Государственное делопроизводство как система начинает складываться с момента образования централизованного Русского государства в конце XV в. и начала процесса создания аппарата государственного управления, необходимого для регулирования хозяйственной и политической жизни государства. Система государственных учреждений этого периода включала: высший законодательный орган – Боярскую думу, центральный исполнительный орган – приказы, на местах – приказные избы (губная, съезжая, земская и др.)
Периоды с XVI-XVII вв. получил название «приказного делопроизводства» по названию первых государственных учреждений – приказов.
Как центральные отраслевые органы государственного управления приказы, являвшиеся исполнительными органами решений Великого князя и Боярской думы, сформировались не сразу. Из личных поручений (приказов) Великого князя князьями и боярами возникли «избы» или «дворы». В середине XVI в. они преобразуются в постоянно действующие центральные учреждения – приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специальным штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и определенной системой делопроизводства.
Возглавлял приказ приказной судья, в его подчинение находились дьяк (их могло быть несколько ) и подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (молодых). Структурными подразделениями приказов были столы и повытья. Принцип принятия решений в приказах – коллегиальные или единоначальные – до сих пор вызывает споры в научной среде, которые начались ещё в XIX в.
Процесс организации работы с документами в период приказного делопроизводства осуществлялся следующим образом. Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. При поступление на документе делали отметку о дате получения ( обычно на обратной стороне документа). Дьяк проставлял на документе пометку (резолюцию), после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие учреждения , затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки, «чернил» проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело[12].
Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостоверялся подписью («справой») подьячего, которая означала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но не придавала документу юридическую силу. Документ обретал её после «приписи» дьяка. После чего документ отправляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (копии ответа)[13].
Удостоверение документа в XVI-XVII вв. было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Исключение составляли договорные грамоты с другими государствами. «А на всех делах закрепляют
и помечают думные дьяки, … для того устроены они, думные дьяки.» Дьяк проставлял свою подпись, называемую «припись» , по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки листов, так чтобы захватить оба конца склеенных листов. Такой способ подписания обеспечивал охрану документа и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г. Право «приписи» мог иметь и старший подьячий[14].
Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставленияпомет, резолюций, адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Место склеивания листов называли «сстав».
Столбцы использовались и для формирования документов в дела. В этом случае в начале столбца помещали инициативный документ (челобитную, память и др.), за которым подклеивали другие документы, возникавшие в ходе рассмотрения данного дела (расспросные речи, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представляющие собой конгломераты документов, подклеенных без какой-либо системы по мере их накопления, т.е. для учреждения XVI-XVIIвв. характерна «столбцовая техника делопроизводства».
Наряду со столбцами в приказах применялись книги и тетради. Например, в приказах велись боярские книги (список бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради. Но книги и тетради не были характерны для делопроизводства XVI-XVIIвв. Основная масса всех разрешаемых дел оформлялась столбцовым способом, который, несмотря на многие неудобства, сохранялся вплоть до петровских реформ.
Документирование управленческой деятельности государственных учреждений XVI-XVIIвв. осуществлялась в конкретных видах и разновидностях документов.
От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Между собой приказы сообщались памятями и направляли их подчиненным. Из местных учреждений в приказы посылали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные.
Существовали также системы документации в которых фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, бухгалтерского и хозяйственного учета и т.д. Например, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами глав государств, грамотами на проезд по территории государства и др.; учетные данные заносили в книги: писцовые, дозорные, переписные и др.; хозяйственный учет требовал ведения специальных книг по учету, сметных списков; судебная деятельность нашла отражение в правовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судебных списках, сказках, сыскных, расспросных, пыточных речах.
Документ этого периода представлял собой сплошной текст, реквизиты в нем почти не выделялись. Однако в отдельных видах документов можно проследить определенную последовательность в их расположении. Поэтому определить вид официального документа XVI-XVII вв. можно только после прочтения текста и выявления расположения реквизитов, а также наличия устойчивых словесных формулировок.
Например, многие грамоты начинались с обозначения автора – царского титула, затем указывался адресат – конкретное лицо или группа лиц, дата проставления после текста – «Писано на Москве в 7168 году». Приговор, как правило, начинался с даты составления – «Лета 7261 года», далее следовал царский титул. В приговоре присутствовала словесная формула – «Царь-государь указал, а бояре приговорили».
Наличие определенных правил составления и оформления документов, придававших им устойчивую форму, привело к появлению «образцовых» книг, включавших образцы некоторых видов документов.
В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хранения документов. Появляется описание и учет документов. Начинаются составление описи документов. Значительный интерес представляет «Описи царского архива». Из нее мы узнаем о видах документов, о развитии изобразительного документирования – чертежах, картах. К описям документов уже в XVIIв. составлялись для наведения справок о документах указатели, в частности, личных имен («азбуки»)[15].
Помимо приказных дьяков и подьячих составлением документов занимались так же называемые «площадные подьячие», которые за определенную плату челобитные и другие документы от частных лиц в государственные учреждения. Деятельность «площадных подьячих» регулировалась Соборным уложением 1649 г.
Основная особенность приказного делопроизводства заключалась в том, что его организация основывалась главным образом на нормах на нормах обычного права, т.е. на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме приказными служилыми людьми. В 1550 г. был издан Судебник, представлявший собой акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается Соборное уложение. Эти законодательные акты, устанавливая организацию деятельности судебных органов, регламентировали состав документов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а так же ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущение нарушения.