Мовно – стильові особливості текстів службових документів. Особливості офіційно – ділового стилю.

Особливістю мови, що проявляється у доборі, сполученні та організації мовних засобів у зв'язку з завданнями спілкування, є її стиль. Відповідно до основних функцій мови розрізняють такі функціональні стилі: науковий, публіцистичний, художній, розмовний та офіційно-діловий.

Будь-яка інформація потребує мови, якою вона буде записуватись, передаватись та сприйматись. Цей складний процес може здійснюватись за допомогою спеціальної термінології - основного компонента будь-якого функціонального стилю.

Офіційно-діловий стиль - це такий стиль, який обслуговує сферу офіційних ділових відносин переважно в письмовій формі. Ділові папери бувають різноманітні за жанром і змістом, за обсягом і мовним вираженням. Більшість ділових паперів за своїм змістом зв'язані з діловою сферою спілкування, тож у мові і стилі документа індивідуально-особистий аспект не знаходить відображення.

Мові ділових паперів властива стилістична строгість, об'єктивність викладу. В офіційно-діловому стилі не повинно емоційності та суб'єктивної оцінки. Це наближає стиль ділових паперів до врівноваженого книжного, наукового стилю, хоча знеособленість манери викладу є характерною ознакою мови документа.

Оскільки документи зв'язані з правовими нормами, об'єктивність у стилі викладу підкреслюється їх стверджуючим та наказовим характером. Як правило, документи складаються для того, щоб подана в них інформація чи була взята до відома, чи відповідне рішення було обов'язково виконане. Такі документи опираються на науковий аналіз суспільних відносин, тому вони повинні бути точними і лаконічним, і це має бути досягнуто з допомогою відповідних мовних засобів. Характерною особливістю офіційно-ділового стилю є використання слів у їх конкретному значенні.

Сфера вживання ділового стилю зумовлює його жанрову розгалуженість. Основне призначення офіційно-ділового стилю - регулювати ділові стосунки в зазначених вище сферах та обслуговувати громадські потреби людей у типових ситуаціях.

Офіційно-діловий стиль - це стиль, який звернутий до інтелекту, до розуму, а не до почуттів, тому виділяється серед інших функціональних стилів своїми особливими ознаками. Особливості писемної форми порівняно з усною такі:

- відсутність співрозмовника в момент висловлювання думки, відсутність мовної ситуації;

- не завжди відома кількість співрозмовників, якісний склад аудиторії;

- писемна форма є вторинною щодо усної і спирається на усну як на своє джерело;

- наявність закріплення текстів за формами існування (не всі письмові тексти можуть озвучуватись, наприклад, паспорт);

- монологічний характер писемних текстів, потенційно необмежена кількість копій;

- наявність системи графічних знаків, властивих тільки писемній формі;

- спілкування не пряме, а опосередковане, що в свою чергу зумовлює ретельну роботу над добором засобів, їх уточнення, поліпшення, а звідси й сувора регламентація засобів та структури тексту, традиційність і консерватизм у структуруванні, доборі засобів.

Офіційно-діловому стилю притаманне використання слів тільки в тих значеннях, котрі визначає норма загальнолітературного слововживання, а також значення, традиційні для ділових документів, які не порушують їх стилістичної єдності й відповідають загальній тенденції стандартизації ділової мови.

Діловий стиль визначають такі особливості:

1. Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні. Діловий стиль позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

2. Наявність мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів. Це так звані кліше - усталені словесні формули, закріплені за певною ситуацією і сприймаються як звичайний, обов'язковий компонент. Наявність стандартних висловів полегшує, скорочує процес укладання текстів, приводить до однотипності засобів в однакових ситуаціях.

Кліше - це мовні конструкції, яким властиві постійний склад компонентів, їх порядок та усталене звучання. Розрізняють прості, ускладнені та складні кліше.

Прості кліше - це мовні конструкції, що складаються з двох слів: згідно з, відповідно до, вжити заходів, оголосити подяку, винести догану, брати участь тощо.

Ускладнені - що мають більше двох слів: брати до уваги, згідно з оригіналом, брати активну участь, вжити суворих заходів, винести сувору догану тощо.

Складні - мають у своїй структурі два простих кліше, які поєднані в один блок: відділ боротьби з організованою злочинністю, контроль за виконанням наказу залишаю за собою, наказ оголосити особовому складу академії тощо.

3. Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий, він залежить від змісту документа, його призначення, способу обробки. Закріплення за реквізитами постійного місця робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

4. Логічність і аргументованість викладу. Ця риса ділової мови передбачає відображення правильного стану речей, послідовність та об'єктивність фактів і оцінок, нейтральність тону.

5. Відсутність індивідуальних рис стилю. На відміну від інших сфер діяльності учасники ділового спілкування здебільшого виступають у ролі представників певних організацій, закладів і виражають їхні інтереси - тобто є носіями певних функцій. У зв'язку з цим прояви індивідуальності в діловій мові вважаються відступами від норми, нетиповими для стилю взагалі.

6. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні. Залежно від того, яку саме галузь суспільного життя обслуговує офіційно-діловий стиль, він може містити суспільно-політичну, суспільно-виробничу, юридичну, наукову лексику тощо.

Правила оформлення документів. Види бланків документів та їх оформлення з використанням електронних текстових редакторів.

Під час оформлення документів необхідно дотримуватися вимог і правил згідно з Національним стандартом України ДСТУ 4163 – 2003 „Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”, затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 № 55, та Інструкцією затвердженою наказом від 27.07.2012 року № 650, що забезпечує юридичну силу і дозволяє використовувати їх з довідковою й науково-історичною метою, а також створює передумови для машинного оброблення інформації.

Розпорядчий документ оформлюється на бланку, який повинен мати суворо визначений комплект реквізитів (складових елементів), порядковий номер, а також визначений порядок їх розміщення.

Для укладання службового документа використовують папір форматів A3 (297 мм х 420 мм), А4 (210 мм х 297 мм), А5 (148 мм x 210 мм), А6 (105 мм x 148 мм). При цьому не дозволяється користуватись папером довільного формату. Укладання відомостей, схем, графіків, діаграм, таблиць тощо допускається на папері інших форматів.

В органах внутрішніх справ бланки для листів та інших організаційно-розпорядчих документів виготовляють з кутовим або поздовжнім розміщенням реквізитів на білому папері вищої якості густиною не менше 80 г/м² фарбами насичених кольорів. Дозволено також виготовляти бланки за допомогою комп’ютерної техніки.

Бланки документів повинні мати такі береги: лівий – 30 мм, верхній та нижній – 20 мм, правий – 10 мм.

На бланках із зображенням Державного Герба України друкують проекти документів, що подають на підпис Міністрові, першому заступникові і заступникам Міністра, начальникам і заступникам начальників ГУНП в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, керівникам і заступникам керівників навчальних закладів, підприємств, установ і організацій.

Структурні підрозділи МВС, ГУНП, інші органи і підрозділи, що мають право вести службове листування, користуються бланками без зображення Державного Герба України.

Листування між структурними підрозділами апарату МВС, ГУНП і підпорядкованими їм органами здійснюється без використання бланків.

У разі підготовки документів від імені двох і більше міністерств, установ, органів тощо їх оформлюють без використання бланка.

Звертатися до громадських установ з приватних питань, викладених на бланках з назвою органу внутрішніх справ, забороняється.

Виготовлені друкарським способом номерні бланки з назвою органу внутрішніх справ, інші бланки суворої звітності обліковуються у відповідних журналах та зберігаються окремо від інших документів у металевих шафах. Зіпсовані бланки знищуються в установленому порядку.

Установлено такі види бланків документів:

- бланки листів – кутовий із зображенням Державного Герба України, кутовий із зображенням емблеми організації та поздовжній;

- бланки листів для листування із закордонними кореспондентами.

Документи повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву організації, назву виду документа, дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа, текст документа, відмітку про наявність додатків, підпис, гриф погодження документа, візи документа та відбиток печатки органу внутрішніх справ.
Якщо документ оформлено на двох і більше сторінках, відмітку про наявність додатків, підпис, гриф погодження документа, візи документа, відбиток печатки органу внутрішніх справ, відмітку про засвідчення копії документа, прізвище виконавця і номер його телефону проставляють після тексту документа, а відмітку про виконання документа та направлення його до справи, відмітку про наявність документа в електронній формі, відмітку про надходження документа до організації – на нижньому березі першої сторінки документа.

Зображення Державного Герба України розташовують над серединою назви Міністерства.

Назви Міністерства, структурного підрозділу апарату Міністерства, довідкові дані про організацію, назву виду документа, дату документа, реєстраційний індекс документа, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь у межах зон їхнього розташування, слід розміщувати такими способами:

- зцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалено від меж зони їхнього розташування);

- прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони їхнього розташування).

Виготовлені друкарським способом бланки з назвою органу внутрішніх справ обліковуються шляхом проставляння порядкових номерів нумератором, друкарським або іншим способом (розташовують на нижньому березі його зворотного боку).