Загальні вимоги до мови документів
Особливості мови ділових паперів. Мова ділових паперів відповідає загальнолітературним нормам сучасної української мови, які безпосередньо не пов'язані з особливостями того чи іншого функціонального стилю. Вимога зрозумілості мови ділових паперів означає вживання загальновідомих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційних термінів у значенні, яке закріплюють за ними словники.
Однак мова не є пасивним фіксатором змісту документа, а виконує активну регулювальну функцію, тобто добір мовних засобів безпосередньо впливає на дієвість документів. "Ділові папери - не матеріал для читання, - зазначає А. Коваль, - а засіб спонукання до дії. Саме цій меті повинна бути підпорядкована мова ділового документа"6.
Людина, яка їх складає, мусить добре володіти українською літературною мовою, зокрема тим її варіантом, який обслуговує сферу ділових стосунків та має писемну форму вияву.
Мовні засоби документів мають відповідати таким основним засадам:
1. Об'єктивність.
Особистий момент у документах зведений до мінімуму. Це досягається вживанням мовних одиниць, які не називають особи мовця чи співрозмовника та дій, які вони виконують. Від першої особи викладають прохання (рідше пропозицію), висловлене в заяві, інформацію, подану в автобіографії, доповідній чи пояснювальній записці, розпорядчих документах, рекомендаційному листі, напр.:
Прошу звільнити мене від занять...;
Я, Василишин Богдан Павлович, народився...;
Доводжу (доводимо) до Вашого відома...
Я не з явився на заняття...
Наказую... Пропоную...
Знаю претендента ...
Об'єктивність документів пов'язана з використанням безособових конструкцій - односкладних безособових речень, присудок в яких виражений формою інфінітива дієслів, безособовими дієсловами та предикативними формами дієслів на -но, -то, предикативними прислівниками, напр.: Запропоновано внести на розгляд питання про ...
Об'єктивності надає документам текст, викладений від третьої особи, напр.: Комісія ухвалила...; Університет гарантує...
2. Стандартність.
Стандартність документів на рівні мовних засобів передбачає використання готових, перевірених практикою словесних формул, які легко сприймаються і точно описують ситуацію, яка неодноразово повторюється. Стандартизація мови документів дає змогу скоротити кількість зайвої інформації, швидко та ефективно її опрацювати. За даними інженерної психології, стандартизований текст сприймається в 8-10 разів швидше, ніж оригінальний. Стандартизовані мовні звороти виступають як сигнал певного типу інформації, напр.: У порядку надання технічної допомоги... (лист-прохання). Якщо службова особа відмовляється від стандартного викладу, це може означати, що цьому документові, справі надають особливої ваги, зумовленої винятковістю, незвичайністю ситуації.
Стандартизація мови ділових паперів відбувається здебільшого на синтаксичному та лексичному рівнях. Стандартні речення - це тип речень загального зразка, з чітко визначеним порядком розміщення його складових частин, членів речення і словесного наповнення конкретної синтаксичної моделі, напр.: Заслухавши та обговоривши...; Комісія прийшла до висновку; Рішення остаточне і оскарженню не підлягає.
Основними лексичними засобами стандартизації мови ділових паперів є канцеляризмі!, або кліше.
Канцеляризм - це слово або стійке словосполучення, граматична форма чи конструкція, які визначають специфіку адміністративно-канцелярського підстилю офіційно-ділового стилю літературної мови. Відзначаються сухістю, беземощйністю, словотвірною одноманітністю, напр.:
Заява. Доповідна записка. Витяг з протоколу. Довести до відома... Цей факт засвідчує...
Сучасною тенденцією більшості розвинених країн є "усування кан-целяриту". Канцелярський стиль стає анахронізмом, а отже, перешкоджає ясності та спричиняє дискомфорт. Не варто боятися "пускати" у професійну сферу форми, властиві живій мові, які не тільки не зіпсують стилю, а, навпаки, зроблять його комунікативно повноцінним. Наприклад, вислів На сьогоднішній день відповідніроз 'яснення Нацбанку таДПАУз цього питання відсутні можна подати у такому відредагованому варіанті: Відповідних роз яснень Нацбанку таДПАУ щодо цього досі немає.
Механічне перенесення словесних формул (кліше), термінологічних сполук з ділових паперів в усне мовлення, публіцистичний чи художній стиль породжує мовний штамп (трафарет, шаблон, мовний стереотип з негативним забарвленням) - вислів, який механічно відтворюється і в результаті багаторазового повторення втратив свою образність і стилістичну виразність. Уживання мовних штампів у невідповідному контексті вважають порушенням мовної норми, напр.: Нам треба зустрітися з метою обговорення питання... замість Нам треба зустрітися, щоб обговорити...; або Я прибув на мітинг замість Я прийшов (приїхав) на мітинг. У художньому тексті штампи виконують роль стилістичного засобу створення комізму (Возний із п'єси "Наталка Полтавка" І. Котляревського освідчується в коханні Наталці словами: ("Не в состоянії поставить на вид тобі сили любові моєй!..").
3. Логічна послідовність.
Усі частини документа логічно пов'язані. Це виявляється в межах речення чи тексту документа, які будуються з чітким дотриманням послідовності викладу матеріалу, вмотивованим порядком розташування змістових частин тексту (вступ, основна частина, висновки) та поділом його на абзаци, пункти, підпункти.
Мовними засобами реалізації виступають слова, які вказують на причинно-наслідкові зв'язки (тому що; оскільки; через те, що; внаслідок того, що), підкреслюють наступність, черговість подій або явищ (спочатку, водночас, одночасно, потім, насамкінець), виражають протиставлення (не ... а), позначають результативність виконання дій (отже, таким чином, в результаті).
Логічна послідовність передбачає вміння виділяти основне в документі та зробити його очевидним для реципієнта.
4. Ясність викладу, точність опису.
Документ має бути зрозумілим, не викликати двозначності. Це досягається тоді, коли працівник глибоко проникає в суть справи і вміє дібрати слова і вислови, які дають змогу точно описати події чи явища об'єктивної дійсності, правильно користується термінами, уникає вузько вживаних професіоналізмів.
Особливої точності та ясності потребують формулювання наказів, прохань, розпоряджень.
5. Свобода від суперечностей.
У документі не може бути смислової суперечності, коли аргументи суперечать один одному.
Одночасно форма вираження не має суперечити змісту висловлювання, наприклад, прохання, що висловлене у формі наказу: Дозвольте повернутися до виконання своїх обоє 'язків!
Текст документа є зразком офіційно-ділового стилю. Тому слова і вислови, які мають розмовний характер або є емоційно забарвлені, суперечать мовностилістичним вимогам цього стилю.
6. Переконливість.
Забезпечується обґрунтуванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі цифрової інформації та фактів.
Переконливим діловий папір робить також вмінням розмістити матеріал - усе важливе слід подавати в документі, а інше оформляти у вигляді додатків.
7. Лаконічність,
Лаконічним вважають документ, в якому немає багатослівної аргументації, зайвих слів та повторень.
Лаконічності можна досягти вживанням простих речень, загальноприйнятих скорочень, умовних позначень, а також стандартних зворотів мови.
Стежити за тим, щоб кожен аспект висвітлення питання займав своє місце в тексті документа і не повторювався. Повнота інформації.
Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов'язані з вирішенням питання.