Административные методы риск-менеджмента

Группа административных методов управления рисками основана на силовом принуждении и включает в себя организационные, распорядительные и дисциплинарные методы.

Сущность организационных методов состоит в том, что любая совместная деятельность людей должна быть надлежащим образом организована, т. е. спроектирована, нацелена, регламентирована, а также снабжена необходимыми инструкциями, фиксирующими правила поведения персонала в различных ситуациях. Иными словами, необходимо сначала создать организацию, набрать работников, распределить между ними полномочия и ответственность и уже после этого руководить их действиями.

Исходя из вышеизложенного, можно утверждать, что организационные методы управления предшествуют самой деятельности, создают для нее необходимые условия, а, следовательно, являются пассивными.

К организационным методам управления относятся:

♦ подбор, расстановка и работа с кадрами;

♦ организационное регламентирование (нормирование);

♦ организационное планирование;

♦ организационное распорядительство;

♦ делегирование полномочий и распределение ответственности;

♦ организационный инструктаж;

♦ организационное распорядительство;

♦ контроль исполнения;

♦ организационный анализ;

♦ организационное проектирование;

♦ обобщение организационного опыта.

Подбор, расстановка и работа с кадрами включает в себя:

♦ составление методик и профессиограмм для оценки деловых и личных качеств граждан, поступающих на работу, в том числе квалификационных таблиц и справочников;

♦ разработку типовых документов для оформления приема на работу и учета кадров;

♦ создание систем и документации по аттестации и тарификации кадров; учет кадров;

♦ периодическую аттестацию руководителей и специалистов;

♦ разработку методик по обследованию кадров, регулированию личного состава, созданию кадрового резерва;

♦ принятие всех необходимых организационных мер для стабилизации кадров, всемерного сокращения их текучести.

Организационное нормирование (регламентирование) направлено на создание системы норм, правил, инструкций и регламентов, служащей базой для проектирования процессов на предприятии и управления ими. Организационный регламент включает в себя:

• номенклатурно-классификационные нормативы (материалов, покупных деталей, инструментов и т. п.);

• организационно-технические нормативы (технические, чертежные, организационные, документационные стандарты, условия, маршруты движения предметов труда, режимы обработки, оснастка и т. п.);

• организационно-структурные нормативы (схемы подчинения, производственные и организационные структуры, типовые схемы управления, типовые штаты, нормативы численности рабочих, инженерно-технических работников, служащих, нормы времени, типовые положения об отделах (службах), типовые функционально-должностные инструкции и т.п.);

• оперативно-календарные нормативы, регламентирующие протекание процессов на предприятии;

• административно-организационные нормативы (правила внутреннего распорядка, правила оформления найма, увольнения, перевода, командировок и т.д.).

Для эффективной организации управления предприятием при строгом соблюдении указанных норм и правил необходимо обеспечить выполнение ряда требований к организационному нормированию (регламентированию):

а) нормирование (регламентирование) должно сочетаться со стимулированием (материальным и моральным) и эффективными санкциями за нарушение норм (правил);

б) нормы (правила) должны отражать последние данные прогрессивного опыта;

в) нормы (правила) должны быть оптимальными,

г) нормы (правила) не должны быть слишком подробны, т. е. не должны стеснять, сковывать инициативу исполнителей;

д) нормы (правила) должны способствовать укреплению личной ответственности.

Организационные нормативы разрабатываются и утверждаются на следующих уровнях управляющей системы:

• на уровне предприятия;

• на уровне местных органов управления;

• на федеральном уровне.

Задачи организационного планирования заключаются в том, чтобы расчетным путем определить:

• какой объем работы необходимо затратить, чтобы достичь цели, поставленной перед соответствующим подразделением управленческого аппарата или отдельным исполнителем;

• какова длительность в календарном отношении отдельных управленческих операций и процедур;

• каковы потребности работников управленческого аппарата в средствах и предметах труда.

Ответ на указанные вопросы дает возможность составить организационный план, отражающий информацию о том, что необходимо выполнить, на каком участке, в какие сроки, с какими затратами труда и средств.

Важнейшим элементом организаторской работы является обеспечение четкой целенаправленности и слаженности работы коллективов в рамках определенных требований к качеству продукции и некоторых ограничивающих условий в части предоставленных ресурсов. Основным орудием для создания такой целенаправленности и слаженности в управлении предприятием является оперативно-производственное планирование, включающее четыре основных элемента: задание, определяющее результаты работы; качественные показатели, лимиты ресурсов; план организационно-технических мероприятий.

Делегирование полномочий и распределение ответственности занимает центральное место в системе организационно-распорядительных методов управления.

Полномочия– это ограниченное право распоряжаться ресурсами и определять действия работников организации.

Делегирование полномочий означает передачу задач и полномочий определенному лицу, которое принимает на себя обязательство их выполнения.

Делегирование задач и полномочий порождает в организации проблему распределения ответственности. Ответственность – это обязательство работника выполнять присущие занимаемой им должности задачи и отвечать за результаты своей деятельности.

При этом различают ответственность исполнителя (обязательство работника выполнять делегированные ему задачи и отвечать за результаты своего труда) и ответственность руководителя (обязательство отвечать за результаты труда подчиненных ему работников).

Существуют следующие виды организационных полномочий.

1. Линейные – дают право непосредственного единоличного командования.

2. Аппаратные полномочия, т.е. полномочия аппарата управления. Такие полномочия могут подразделяться:

а) на рекомендательные – линейные руководители могут (но не обязаны) обращаться к аппарату управления за консультациями;

б) на полномочия обязательного согласования – линейные руководители обязаны обсуждать и согласовывать с соответствующими подразделениями аппарата проекты готовящихся к принятию решений.

3. Функциональные полномочия – право руководителя самостоятельно принимать решения, но только в пределах определенной функции.

4. Параллельные полномочия – право отклонять решения линейного руководителя.

Рациональное распределение полномочий и ответственности позволяет осуществлять проверку возможностей выполнения работниками производственных заданий и обеспеченности их необходимыми ресурсами; а также установление четких, не допускающих различных толкований заданий исполнителям (часовых, сменных, суточных, декадных и т.д.).

Организационный инструктаж предполагает инструктаж исполнителей в управляемой системе; а также специалистов и служащих в управляющей системе.

Организационное распорядительство включает в себя: своевременную выдачу распоряжений основным, вспомогательным и обслуживающим подразделениям экономической системы; постановку конкретных задач всем исполнителям в управляющей системе, нижестоящим уровням управления; текущее административное распорядительство в управляющей и в управляемой системах в целях обеспечения технического, организационного и экономического регулирования; помощь исполнителям в устранении возникающих трудностей в процессе исполнения управленческих решений.

Организационный контроль предполагает контроль исполнения: решений, распоряжений вышестоящей организации и различных уровней управляющей системы данного звена предприятия, в том числе собственных решений (руководителя); соблюдение технических, экономических и организационных нормативов (правил), технологических режимов, трудовой дисциплины, правовых норм и выполнения плановых заданий.

Организационный анализ осуществляется в процессе исследования системы управления и служит информационной базой для организационного проектирования. Проанализировав структуру и процесс управления, вскрыв все плюсы и минусы, можно выявить организационные резервы и на этой основе запроектировать такую комбинацию всех факторов работы (организация, методы, техника управления), которая обеспечит наилучший результат. Это один из главных методов, которыми пользуются для решения организационных задач. Применяя анализ, необходимо так спланировать работу, так подготовить ее выполнение, так научиться ее выполнять и, наконец, так поставить контроль за ее выполнением, чтобы вывод из наблюдений и анализа организационной практики гарантировал бы наибольшую эффективность деятельности управленческого персонала при наименьших затратах сил и средств.

Организационное проектирование, служащее одним из главных методов рационализации систем управления, осуществляется на базе системы организационных нормативов и организационного анализа, имеет целью разработку модели структуры или процесса.

Процесс обобщения организационного опыта включает в себя: командировки для изучения опыта родственных предприятий своей отрасли, предприятий смежных отраслей, зарубежного опыта; изучение и обработку документальных информационных источников (книги, журналы, экспресс-информация, ведомственные материалы и т.д.).

Таким образом, организационные методы воздействия включают в себя комплекс разнообразных способов и приемов, с помощью которых осуществляется конкретная организаторская работа как в сфере объекта, так и в сфере субъекта управления любого уровня.

Распорядительные методы занимают особое место в системе управления рисками, что вытекает из большого значения организационных факторов в обеспечении эффективной деятельности экономической системы любого уровня. Административно-распорядительная, организаторская деятельность, направленная на обеспечение выполнения всех необходимых функций управления, предполагает наличие специфических способов и приемов ее выполнения.

Распорядительные методы воздействия призваны:

1) обеспечить организационную четкость, дисциплинированность и эффективность работы управленческого аппарата;

2) поддерживать необходимый распорядок в работе предприятия, приводить в действие постановления, приказы и решения руководящих лиц;

3) проводить работу с кадрами, реализовывать принятые решения.

Административно-распорядительное воздействие, в отличие от экономических методов, действующих на объект управления косвенно, носит директивный характер (приказы, распоряжения), дает однозначное решение проблемы и прямо воздействует на поведение объекта управления.

Административно-распорядительные методы представляют собой систему способов и приемов, обеспечивающих целенаправленное, планомерное, слаженное и эффективное функционирование управляющей и управляемой систем, т.е. аппарата управления и всех элементов организации.

Распорядительные методы управления опираются:

1) на систему законодательных актов федерального и местного значения;

2) на нормативно-директивные и методические документы организации (приказы, распоряжения и указания руководителя);

3) на планы, программы и задания.

В систему законодательных актов входят конституционные и федеральные законы, указы президента, постановления правительства, государственные стандарты, положения, инструкции, методики и другие документы (нормативные акты), утвержденные органами федеральной и местной власти для обязательного применения на территории всей страны и ее отдельных субъектов. При определении их состава, структуры, содержания и взаимосвязей должны учитываться научные подходы к менеджменту, охватывающие все теоретические и практические аспекты управления.

Законодательные акты федерального значения должны быть объединены в систему, основными целями которой являются: повышение качества жизни населения; создание конкурентной среды; эффективное использование природных ресурсов, труда и капитала; развитие макроэкономики страны и инфраструктуры всех регионов; применение современных методов экономического регулирования и менеджмента.

В систему законодательных актов регионов входят аналогичные федеральным акты, дополняющие и подробнее раскрывающие их сущность. Основное требование, предъявляемое к региональным нормативным актам – это отсутствие противоречий федеральному законодательству. В промышлен-но развитых странах система региональных законодательных актов, как правило, шире и глубже федеральных.

В систему нормативно-директивных и методических документов организации входят стандарты, методики, положения, инструкции и подобные документы долговременного использования, а также приказы, распоряжения, указания, утвержденные руководством фирмы и действующие только в данной фирме.

По сравнению с вышерассмотренными законодательными актами документы фирмы должны регламентировать состав, содержание и взаимосвязи элементов всех подсистем системы управления конкретной организации, а также порядок составления и использования технических и экономических Документов.

Обязательные атрибуты нормативно-директивных документов фирмы – это цель составления документа, основание для его разработки, место данной цели (задачи, функции) в системе менеджмента, возможный круг исполнителей, требования к качеству работ, экономии ресурсов, срокам, контролирующее лицо, санкции за неисполнение, источники информации. В методических документах кроме этих данных должны быть приведены конкретные методы осуществления рабочих операций.

Система взаимосвязанных планов, программ и заданий тоже относится к административным методам менеджмента, так как они регламентируют порядок работы управляющей и управляемой подсистем системы управления организации.

Механизм действия дисциплинарной группы административных методов управленияоснован на привлечении к внутренней дисциплинарной ответственности работников организации, виновных в возникновении чрезвычайных и внеплановых ситуаций, наносящих фирме ощутимый ущерб.

Работники обязаны работать честно и добросовестно, блюсти дисциплину труда, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации, повышать производительность труда, улучшать качество продукции, соблюдать технологическую дисциплину, требования по охране труда, технике безопасности и производственной санитарии, бережно относиться к имуществу предприятия, учреждения, организации.

Трудовая дисциплина на предприятиях, в учреждениях и организациях обеспечивается созданием необходимых организационных и экономических условий для нормальной высокопроизводительной работы, сознательным отношением к труду, методами убеждения, воспитания, а также поощрением за добросовестный труд.

Состояние трудовой дисциплины на предприятиях, в учреждениях, организациях зависит от целого ряда факторов: от уровня организации производственного процесса условий труда, материально-бытового обеспечения работников, величины оплаты труда и своевременности ее выплаты и, наконец, включением (или невключением) его в отношения собственности.

Однако, учитывая, что работник трудится в коллективе, для него не может быть безразличным отношение коллег, работников, совместно сотрудничающих с ним. А этим определяется значение применения к работнику мер дисциплинарного воздействия.

Администрация предприятий, учреждений, организаций обязана правильно организовать труд работников, создавать условия для роста производительности труда, обеспечивать трудовую и производственную дисциплину, неуклонно соблюдать законодательство о труде и правила охраны труда, внимательно относиться к нуждам и запросам работников, улучшать условия их труда и быта.

Должностные лица, входящие в состав администрации, так же, как и все другие работники, состоят в трудовых отношениях с предприятиями, учреждениями, организациями и потому несут обусловленные руководством общественным трудом определенные трудовые обязанности, Но кроме этого, администрация является еще и органом, представителем этих организаций и потому наделяется особыми полномочиями и обязанностями по представительству интересов работодателя перед работниками.

Важным элементом внутриорганизационной дисциплины является трудовой распорядок, который определяется правилами внутреннего трудового распорядка, утверждаемыми общим собранием (конференцией) работников предприятия, учреждения, организации по представлению администрации.

С правилами внутреннего трудового распорядка должны быть ознакомлены все работники. Эти правила обычно вывешиваются на видном месте в отделах и цехах. В некоторых отраслях народного хозяйства, где нарушение трудовой дисциплины работником может повлечь за собой серьезные последствия, действуют дисциплинарные уставы и положения. Одним из отличий этих актов является наличие в них более строгих, чем для всех остальных работников, мер взыскания.

За нарушение трудовой дисциплины администрация предприятия, учреждения, организации применяет следующие дисциплинарные взыскания:

1) замечание;

2) выговор;

3) строгий выговор;

4) увольнение.

Законодательством о дисциплинарной ответственности, а также уставами и положениями о дисциплине могут быть предусмотрены для отдельных категорий работников и другие дисциплинарные взыскания.

Основанием для применения дисциплинарного взыскания является дисциплинарный проступок, под которым понимается противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником его трудовых обязанностей.

Противоправным считается действие или бездействие, нарушающее требования закона или подзаконных актов, устанавливающих трудовые обязанности работника.

Невыполнение приказов и распоряжений администрации, изданных с нарушением законодательства, судебной практикой не признается противоправным.

Следующим обязательным элементом состава дисциплинарного проступка является вина работника в любой форме (умысла или неосторожности).

Однако нельзя считать нарушением трудовой дисциплины невыполнение поручений, обусловленных изменением существенных условий труда. Если прежние существенные условия труда не могут быть сохранены, а работник не согласен на продолжение работы в новых условиях, трудовой договор должен быть прекращен.

К нарушениям трудовой дисциплины относится отказ работника без уважительных причин заключить договор о полной материальной ответственности.

При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка, обстоятельства, при которых он совершен, предшествующая работа и поведение работника.

До применения дисциплинарного взыскания от работника должно быть затребовано письменное объяснение.

Дисциплинарное взыскание применяется непосредственно за обнаружением проступка, но не позднее одного месяца со дня его обнаружения, не считая времени болезни работника или пребывания его в отпуске.

Взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии или проверки финансово-хозяйственной деятельности – не позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ (распоряжение) или постановление о применении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его применения объявляется (сообщается) работнику, подвергнутому взысканию, под расписку.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано в порядке, установленном законодательством.

Если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не подвергшимся дисциплинарному взысканию.

Дисциплинарное взыскание может быть снято до истечения года применившим его органом или должностным лицом по собственной инициативе, по ходатайству непосредственного руководителя или трудового коллектива, если подвергнутый дисциплинарному взысканию не совершил нового проступка и проявил себя как добросовестный работник.

В течение срока действия дисциплинарного взыскания меры поощрения к работнику не применяются.

Трудовые коллективы вправе применять к своим членам за нарушение трудовой дисциплины меры общественного взыскания (товарищеское замечание, общественный выговор).

Однако не следует забывать, что в силу своего карающего характера дисциплинарные методы управления относятся к сфере так называемого отрицательного, или негативного, стимулирования. По природе своей они подавляют работника, загоняя его в четко обозначенные руководством рамки. Следовательно, злоупотребление указанными методами и их неоправданное применение может вызвать ответную и не всегда позитивную реакцию персонала. Например, враждебное отношение к администрации предприятия, ухудшение психологической атмосферы в коллективе, увеличение числа конфликтов, ошибок и сбоев. Поэтому применять дисциплинарные методы следует осмотрительно и только в случаях крайней необходимости.