Документирование кадровой службы

Основные задачи кадровой службы на предприятии можно разделить по направлениям:

1. Учетно-контрольное:

- прием работников;

- учет работников;

- увольнение работников.

2. Планово-регулятивное:

- подбор работников;

- расстановка работников;

- перемещение работников;

- становление в должности и адаптация работников.

3. Отчетно-аналитическое:

- изучение работников;

- оценка работы работников;

- аналитическая работа;

- подготовка отчетов.

4. Координационно-информационное:

- профессиональная подготовка работников;

- организация приема работников;

- работа с письменными обращениями работников;

- архивная и справочная работа.

5. Организационно-методическое:

- документирование деятельности работников;

- кадровая работа в подразделениях предприятия;

- планирование кадровой работы;

- руководство кадровой работой.

Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы предприятия, при этом учитываются:

- размеры предприятия;

- направление бизнеса;

- стратегические цели предприятия;

- стадия развития предприятия.

Обязанности и структура отдела кадров может быть разной в зависимости от вида деятельности организации.

Принципами построения современной системы управления персоналом считаются:

- эффективность подбора и расстановки кадров;

- справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение за индивидуальные и коллективные достижения;

- продвижение работников в соответствии с квалификацией, способностями, личными интересами;

Работа службы по персоналу имеет два направления: тактическое и стратегическое.

В рамках тактического направления осуществляется текущая кадровая деятельность:

- планирование потребностей в кадрах, разработка штатных расписаний, осуществление набора, оценки и отбора персонала;

- тестирование;

- планирование кадровых перемещений и увольнений.

Главным направлением деятельности кадровых служб считается формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них и организация практических мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов.

Стратегическое направление работы служб персонала ориентировано на создание кадровой политики предприятия — системы теоретических

взглядов, требований, идей, практических мероприятий в области работы с персоналом, ее форм и методов.

Таким образом, задачи работы кадровой службы зависят от направлений деятельности.

Оформление кадровой документации занимает большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и часто доставляет серьезные проблемы при проверках. Анализ состояния работы с кадровыми документами на предприятии показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются:

- отсутствие, предусмотренных действующим законодательством, видов документов;

- неверное оформление документов;

- неправильное документирование управленческих ситуаций;

- организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями правил работы ведомственных архивов.

Для сокращения времени на обработку документов необходимо иметь четкое представление о составе кадровой документации, а также порядке их оформления и последующего хранения.

Обязательные документы кадровой службы:

- локальные нормативные акты - документы, разрабатываемые для установления трудовых отношений в организации и условий труда;

- документация по личному составу - документы, создаваемые в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом.

Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда. Документация по личному составу всегда "привязана" к конкретному работнику и отражает специфику его должности, условий приема на работу, результатов труда и т. п. Специалистам кадровых служб следует определить, какие виды локальных нормативных актов и документов по личному составу должны создаваться на данном предприятии, в соответствии с требованиями трудового законодательства и особенностями работы предприятия.

Следующим этапом построения системы кадрового делопроизводства является поиск и применение действующих унифицированных форм документов. Документы, обрабатываемые в кадровой службе, включают немало видов и разновидностей, относящихся к различным унифицированным системам управленческой документации. От принадлежности к той или иной унифицированной системе зависят форма и особенности подготовки текста.

О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:

- определяя потребность в кадрах и организуя поиск будущих работников, специалисты кадровых служб должны руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ);

- заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190 ТКРФ);

- работники организации должны быть под расписку ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ);

- при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);

- очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123ТК РФ).

В ТК РФ предусмотрено закрепление в локальных нормативных актах организации порядка решения следующих вопросов:

- об установлении системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат (ст. 135ТКРФ);

- об установлении системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок (ст. 144 ТК РФ);

- о введении, замене и пересмотре в организации норм труда (ст. 162 ТК РФ).

Наряду с предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, например:

- положение о персонале,

- положение о комиссии по трудовым спорам,

- положения о структурных подразделениях,

- должностные инструкции работникам организации и др.

Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований:

- локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 103, 123, 135, 144, 162, 190ТКРФ);

- штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично;

- другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, т. к. свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией, т. е. о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).