Фиксация результатов беседы, завершение беседы и

Ее критический самоанализ

Если беседа не фиксируется на магнитофонную ленту, то не следует дове­рять своей памяти. Поэтому, если позволяет обстановка (собеседник не настора­живается при этом), то следует делать какие-то условные пометки на бумаге.

Если же собеседник воспринимает эти пометки настороженно, то необходимо сде­лать запись беседы (основные факты, оценки, выводы) НЕМЕДЛЕННО после ухода собеседника.

Если управленец анализирует какое-то событие, которое повлияло негативно на деятельность организации, то для записи используется следующий алгоритм:

1) когда (дата и время) и где произошло важное событие. Если точно дату и время назвать затруднительно, то они указываются ориентировочно (во вто­рой половине сентября, между 1 и 3 числом января, в первой половине дня, вечером, после 17 часов.

Не употребляйте выражений типа "в январе месяце", т.к. январь и так является месяцем года. Правильнее " в январе");

2) источник информации о событии (сам собеседник, другой человек, название источников информации – СМИ, радио и т.д.);

3) в присутствии кого (фамилии, должности лиц, которые могут обладать нужной информацией, быть свидетелями) происходило это событие и каково отношение этих лиц к событию (одобряли, осуждали, возмущались и т.д. и конкретно кто и как);

4) кому еще известно об этом событии и каково их отношение в нему (фа­милии, должности, журналисты и т.д.);

5) что предшествовало этому событию, почему собеседник обратил на него внимание;

6) в каком психическом состоянии (усталость, выпивши и т.д.) был собе­седник и свидетели этого события.

Следует помнить правило: при описании эпизодов события необходимо отражать переходы от одного эпизода к другому.

Точно также описываются и несколько важных событий, если они связаны друг с другом.

Если события не связаны друг с другом и каждое имеет самостоятельную ценность (важность для организации), то каждое событие затем фиксируется по указанному выше алгоритму на отдельном документе.

НЕЛЬЗЯ ЗАПИСЫВАТЬ В ПРИСУТСТВИИ СОБЕСЕДНИКА:

1) любые факты, которые хоть как-то компрометируют собеседника;

2) любую информацию, которую собеседник сообщил управленцу "по сек­рету", "не для записи".

Если ведутся деловые переговоры, то обычно составлением какого-то документа и завершается беседа.

Но бывают и другие беседы. Которые могут тянуться по нескольку часов и принимать характер душеизлияния собе­седника. Такую беседу прекращать нельзя, не дав собеседнику выговориться. Но бывает, что затянувшиеся беседы ничего нового не дают и просто собеседнику хочется поговорить на самые разные темы. В этом случае необходимо корректно закончить беседу, не ущемляя личного достоинс­тва собеседника.

Приемы окончания беседы:

1. БЛАГОДАРНОСТЬ СОБЕСЕДНИКУ:

1.1. Выражается благодарность, признательность за то, что собеседник уде­лил столько времени обсуждению важной для организации темы.

1.2. Выражается признательность собеседнику за то, что он помог проанали­зировать важную проблему, проконсультировал управленца по важной проблеме;

1.3. Собеседнику помогают одеть верхнее платье.

2. НЕОБХОДИМОСТЬ СРОЧНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИИ СОБЕСЕДНИКА:

2.1. Выражается благодарность собеседнику и с ним обсуждается то, что нужно сделать немедленно по данной проблеме. После этого обсуждения немед­ленных действий управленец поднимается и помогает собеседнику одеть верх­нее платье;

2.2. Выражается искренняя признательность собеседнику за очень ценную ин­формацию, которую необходимо немедленно доложить руководству организации. Со стола собираются бумаги... Оказывается помощь собеседнику в одевании пальто, пла­ща.

Если беседа ничего не дала, запланированная цель беседы оказалась нереализованной, т.е. стало очевидно, что в этот раз развитие контакта с дан­ным собеседником не получается (а в будущем все может быть), то необходимо сохранить возможности контакта с этим человеком (на будущее). Беседа в этом случае может быть завершена следующим приемом:

1) выражается благодарность собеседнику за то, что он смог прийти и обсудить с управленцем важную проблему;

2) к собеседнику обращаются с большой просьбой о том, чтобы он подумал над такой-то проблемой (обдумал бы свою рекомендацию управленцу по такой-то теме), уточнил бы какой-то факт и, по мере выполнения просьбы, сам бы позвонил управленцу по такому-то телефону.

Критический самоанализ состоявшейся беседы.Самоанализ состоявшейся беседы проводится по трем направлени­ям:

1-е: фиксирование выявленных в ходе беседы попыток манипулирования со стороны собеседника и обдумывания возможных причин и целей этих попыток;

2-е: суммирование информации по проблеме;

3-е: выявление недостатков, ошибок, которые совершены управленцем;

4-е: выработка оценки качеств, которые проявил собеседник на этой встрече.

При выявлении недостатков, ошибок, которые совершены самим управленцем, последний сам задает себе следующие вопросы (и без всякой лести и поблажек самому себе ищет на них ответы):

1) были ли созданы все условия для установления психологического кон­такта с собеседником?

2) были ли созданы все условия для развития психологического контакта?

3) правильно ли формулировались вопросы и были ли получены на них полные ответы ?

4) были ли проявлены такт и внимательность к собеседнику, не допущены ли выражения, унижающие собеседника как личность ?

5) не использовались ли в ходе беседы откровенные манипуляции сознанием собеседника?

6) был ли собеседник достаточно откровенным, что могло помещать этой откровенности ?

7) остался ли собеседник доволен беседой и мною лично или нет; в чем это проявилось ?

8) ЧТО И КАК МОЖНО БЫЛО БЫ СДЕЛАТЬ ЛУЧШЕ на подготовительном этапе, в ходе основной беседы и при ее завершении ?

Этот анализ управленец проводит с карандашом, ручкой в руке, отыскивая свои ошибки, пытаясь определить их причину.

Затем, соотнося это с запланированными на беседу вопросами, записыва­ются:

1) результат анализа информации, сообщенной собеседником;

2) впечатления, оценка собеседника;

3) те из запланированных вопросов, которые остались не выясненными,

4) намечается список новых вопросов, которые подлежат выяснению (может быть и для проверки информации, обоснованности выводов и заключений собеседника).

Словом, управленец начинает подготовку к новым встречам с людьми.