Види офіційного листування

ВЕСНА…НЕЗАБАРОМ ВСЕ ЗМІНИТЬСЯ

8-го березня 2015 року о 19.00 годині у приміщені Запорізького театру імені Глінки відбудеться урочисте відкриття нової програми Запорізького симфонічного оркестру «Весна…незабаром все зміниться».

Талановитий диригент оркестру, Олександр Редя, пропонує поринути у дивовижний світ класичної музики. Відкрити серце та насолодитися новою програмою оркестру.

В урочистому відкритті візьмуть участь представники Обласної державної адміністрації, Міської ради та видатні діячі культури і мистецтва Запорізької області.

Акредитація представників засобів масової інформації відбуватиметься за редакційними посвідченнями на місці.

Відділ прес-служби

Запорізького симфонічного оркестру

Офіційний сайт: http://www.filarmonic.zp.ua/

Телефон для довідок: 236-99-77, 236-44-85

Буклет, проспект, брошура

Ці типи комбінованих текстів можуть розглядатися як власне PR-тексти і як рекламні, або ж такі, що поєднують у собі і ті, й ті ознаки.

Буклет – друкарське видання на аркуші формату А4 з по-дальшим подвійним фальцюванням (6 шпальт).У рекламознавствібуклет– невеликий рекламний матеріал, частіше багатоколірний, недороге, економічне видання з великим тиражем. Традиційно містить інформацію, подану двома способами:

• кожна сторінка оформлена і читається окремо від інших (іншими словами, кожна сторінка має свою рубрику),
• зміст буклету – один цілісний текст.

Основне завдання буклету: дати уявлення про компанію, її спеціалізацію, позицію на ринку, перелік послуг, керівництво і колектив компанії. Форма і зміст буклетів змінюються, проте всі вони відповідають певним загальним вимогам: текст і оформлення повинні сформувати в читача сприятливу думку про компанію.

Структура буклету з різними рубриками на шпальтах (інформація подана першим способом): на першій сторінці – назва організації, логотип; на останній сторінці обкладинки – реквізити фірми, слоган. Буклет відкривається байлайнером, підписаним керівною особою. Відтак – набір факт-листів: структура організації, характеристика діяльності її основних підрозділів. Можлива інформація про клієнтів. Якщо організація має міжнародну вагу, всі тексти повинні мати паралельний англійський переклад. Буклети з культурно-духовної сфери мають свою специфіку (цитата фахівця, іконічні матеріали у вигляді репродукцій тощо).

У політичних комунікаціях буклет розповсюджується при обходах виборців по квартирах або роздається на масових заходах. У преамбулі (ліва колонка, під фотографією кандидата) – текст “від першої особи”, огляд результатів діяльності кандидата по розділах (економіка, соціальна політика, охорона здоров’я, освіта, працевлаштування, покращення житлових умов, пільги і компенсації, підтримка молоді, наука і культура та ін.).

Проспект – це зброшуроване багатосторінкове друкарське видання, характерне великою кількістю кольорових фотографій, схем, таблиць, яке має престижний характер і часто випускається до ювілейних подій в житті базового суб’єкта PR. Проспект відрізняється від буклета об’ємом інформації і розміром.

Існує кілька видівпроспекту. Найпоширеніші – проспект-путівник, проспект-візитка, проспект-довідник. Особливої уваги заслуговує проспект-візитка, який представляє постійно діючу структуру – фірму, спонсорську організацію, торговий будинок, державну установу та ін. У ньому повинна обов’язково міститися унікальна інформація (особливість даної структури, відмінність від інших структур, досягнення у минулому, перспективи тощо).

Під брошурою мається на увазі друкарське видання, яке відрізняється від буклету і проспекту великим об’ємом і якістю інформації, а також способом кріплення листів. Як правило, у брошурі не більше 48 сторінок, об’єднаних м’якою обкладинкою.

Найрепрезентативніший приклад брошури – це річний звіт (annual report). Це комбінований PR-текст, призначений для зовнішньої і внутрішньої громадськості (містить основну інформацію стосовно діяльності суб’єкта економічних комунікацій за календарний рік). До речі, у практиці ПР-комунікацій Італії використовуються річні звіти також інституційних суб’єктів публічної сфери (наприклад, великих комун – органів місцевого самоврядування).

У світовій практиці піару річний звіт – один з найважливіших PR-текстів, активно вживаних у практиці зовнішніх і внутрішніх комунікацій. Це своєрідна візитна картка організації. Мета – надати фінансову інформацію зацікавленим особам, водночас відповідаючи основним вимогам закону. У Франції, наприклад, публікація річного звіту для “societes anonyms” (“анонімних общин”, або ЗАТ), згідно із законом, обов’язкова. Такі товариства подають звіт, фінансові звітні документи для акціонерів, журналістів, що спеціалізуються на фінансах, фінансових аналітиків, банкірів і біржових співробітників. Річний звіт може бути представлений як 50–100-сторінкове видання (найчастіше – формату А4).

Річний звіт несе двояку функцію: він подає результати діяльності організації за певний період і одночасно є корпоративним посланням громадськості. Проте власне фінансовими показниками, які, поза сумнівом, цікаві для акціонерів, журналістів і експертів, справа не обмежується. Для того, щоби справді бути ефективним PR-інструментом і вирішувати корпоративні завдання, цей документ зобов’язаний привертати до себе увагу читача і відображати корпоративний дух організації (т.зв. стратегічна інформація про організацію, “історії успіху”, плани компанії на майбутнє і відповіді на найактуальніші питання аудиторії).

Зазвичай фінансові звіти персонал зустрічає з цікавістю. Знайомляться з ними приблизно три чверті працівників. Звіт для зовнішньої громадськості традиційно складається з двох основних частин: перша частина – презентаційна (містить байлайнер, факт-листи про профіль організації, перспективи діяльності); друга частина більш документальна, “технічна” (тут подається цифрова інформація). Річний звіт може також містити інформацію про участь компанії в соціальних програмах, про питання управління, про контингент співробітників.

Брошура використовується і в політичних комунікаціях. Дуже часто у вигляді брошури видається програма кандидата в депутати. Приблизна структура такої брошури: на обкладинці – короткий зміст програми, кольорова фотографія; далі – гарантійний лист кандидата своїм виборцям, передвиборна програма. Завершується висновками і короткою біографією політика.

Лист службовий або офіційний — це поширений вид документації, один із засобів обміну інформацією.

Офіційні листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

Види офіційного листування

1. Дипломатичне — офіційне листування міждержав­них установ чи іноземних представництв у дипло­матичній практиці.
2. Адміністративне — офіційне листування між органами управління (органи влади, керівні органи) та виконавцями (установи, підприємства, організації), а також їхніми структурними підрозділами.
3. Ділове (комерційне) — листування напівофіційного характеру між фірмами, установами тощо.

Класифікація листів

Усі ділові листи за функціональними ознаками поділяють на дві групи:

1. 1. листи, що потребують відповіді. До них належать:

• листи-прохання;
• листи-звернення;
• листи-пропозиції;
• листи-запити;
• листи-вимоги.

1. 2. листи, що не потребують відповіді. Сюди належать:

• листи-попередження;
• листи-нагадування;
• листи-підтвердження;
• листи-відмови;
• супровідні листи;
• гарантійні листи;
• листи-повідомлення (інформаційні листи);
• листи-розпорядження.

За тематичною ознакою ділові листи поділяють на:

I. Комерційні — використовуються при підготовці до укладення комерційної угоди, а також під час виконання умов договорів. До них відносяться такі ділові листи:

1. лист-відповідь — лист, що містить відомості, за які попередньо було зроблено запит;
2. лист-запит — лист, в якому адресант звертається з певним питанням до адресата, наприклад, звернення однієї сторони до іншої про бажання укласти угоду, як правило, без зазначення умов угоди або уточнити якесь питання при здійсненні угоди;
3. лист-інформація — містить інформацію про стан якихось справ, що можуть цікавити ту організацію, до якої цей лист надсилається;
4. лист-попередження — лист, в якому адресат попереджається про припинення попередньої домовленності, у разі невиконання ним своїх зобов'язань;
5. лист-пропозиція (оферта) — заява особи про бажання укласти угоду із зазначенням конкретних умов угоди;
6. лист-претензія (рекламація) — претензії до сторони угоди, яка порушила прийняті на себе за договором зобов'язання, і вимога відшкодування збитків;
7. лист-нагадування — містить нагадування про виконання домовленостей, зобов'язань і заходи, які будуть прийняті у разі їхнього невиконання;

II. Некомерційні — використовуються при вирішенні різноманітних організаційних, правових питань, економічних взаємин. До них відносяться:

1. лист-гарантія — містить в собі підтвердження певних зобов'язань або умов й адресується окремій організації чи установі.
2. інформаційний лист (лист-повідомлення) — передбачає інформування про якісь події чи факти, які становлять інтерес або можуть зацікавити адресата;
3. лист-підтвердження — містить підтвердження отримання якогось товару, згоди з чим-небудь, якогось факту тощо;
4. лист-подяка — містить вираз подяки з якогось приводу;
5. лист-привітання — містить вітання з якогось приводу;
6. лист-запрошення — містить запрошення на якийсь захід;
7. лист-прохання — містить прохання зробити або припинити якусь дію, спонукати до дії тощо;
8. лист-рекомендація — лист із попереднього місця роботи, що характеризує професійні якості здобувача роботи або лист із рекомендаціями відомого адресату листа партнера, фірми.
9. лист-співчуття — містить співчуття з якогось приводу;
10. інструкційний лист — містить вказівки та роз'яснення підвідомчим організаціям;
11. супровідний лист — складається для повідомлення адресату про направлення якихось супровідних (неадресованих) документів, матеріальних цінностей тощо

За структурою виділяють такі ділові листи:

1. Регламентовані — укладаються за певним встановленому зразку.
2. Нерегламентовані — містять авторський текст і складаються у вільній формі, не мають встановленого зразка.

За кількістю адресатів

1. Звичайні — надсилаються на одну адресу від імені одного кореспондента.
2. Циркулярні — надсилаються цілій низці установ (наприклад, керівною установою до своїх структурних підрозділів (кілька адрес)).
3. Колективні — надсилаються на одну адресу, але пишуть його від імені кількох кореспондентів.

За формою відправлення ділові листи можуть бути:

1. Конвертові — надіслані за допомогою пошти в конверті (поштове відправлення).
2. Електронні — надіслані в електронному вигляді на e-mail (електронна пошта).
3. Факсові — надіслані факсом (факсове повідомлення).

Приклад інформаційного листа:

Шановні учасники!

Просимо вас ознайомитися з умовами участі у виставці «Місто моїми очима» і підтвердити вашу згоду на участь протягом 5-ти днів.

Виставка відбудеться 18 лютого 2015 року з 9.00 до 19.00у виставковій залі Союзу фотохудожників Запоріжжя.

Мінімальний розмір зображення по короткій стороні - 20см (напр. Відбиток 20х30), максимальний по довгій стороні - 45см (напр. Відбиток 30х45).
Фотографії будуть розміщуватися на стендах, на ватмані.
Кожен учасник виставки може розмістити до 10 робіт. Прохання повідомляти про кількість фотографій заздалегідь.
Визначитися в кількості і форматі фотографій і вислати нам на електронну адресу [email protected] для попереднього ознайомлення їх міні-зображення (preview 800х600 пікселів) з назвою та прізвищем учасника вам необхідно до 10 лютого.
Готові і затверджені роботи можна буде принести 14 лютого.

C повагою, оргкомітет