Письмо состоит из следующих основных частей: - обращение, - вступление, - основное содержание, - заключение. Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, а вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение и т.п. Текст письма не должен превышать 1-2 страницы. В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); - от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным"). В зависимости от темы письма используются следующие обороты: Отправка груза и документа: 1. "Отправляем Вам - в порядке оказания техпомощи" 2. "Направляем Вам - в соответствии с протоколом" Напоминание: 1. Напоминаем Вам, что..." 2. "По истечению ... срока предложение нашей фирмы теряет силу" Подтверждение: 1. "Концерн ... подтверждаем получение ..." 2. "Подтверждаем, что партия НТП получена" Извещение: 1. "Сообщаем Вам, что ..." 2. "Ставим Вас в известность, что ..." Просьба: 1. "Просим оплатить в течение ... банковских дней ..." 2. "Мы будем благодарны, если Вы ..." Гарантия: 1. "Оплату гарантируем" 2. "Качество изделий гарантируем" Отказ от предложения: 1." Ваше предложение отклонено по
| ловка. 6. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: - название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); - название организации или структурного подразделения (автор документа); - название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент док-та); - краткое содержание документов дела; - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; - даты (период), к которым относятся документы дела; - указание на копийность документов дела. 7. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Графа 3 "Количество томов" заполняется по окончании календарного года. В графе 4 "Срок хранения и номер статьи по перечню" указывается срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел. В графе 5 "Примечания" проставляются отметки: о незаведении дел ("Дело не заведено"), о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинников. Здесь же даются названия перечней, из которых взяты сроки хранения документов. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения. 8. Каждое дело, включ. в номенклатуру, должно иметь строго определен. индекс. При наличии в деле нескольких томов(частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. 9. Возникшие в течение года не предусмотренные номенклатурой дела, с разрешения руководителя подразделения вносятся в соответствующие разделы номенклатуры с очередным порядковым номером. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. По окончании года в номенклатуру дел заносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. 10. Сводная номенклатура дел составляется архивом на основе номенклатур дел структурных подразделений, согласовывается с |
| следующим причинам ..." 2. " Наши обращения ... не привели к положительным результатам" Отказ: 1. " К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам ..." [Кругл] – 263 - 272, [Чуков] – 103-105, 140-145, 199. 2 курс -1-я оценка – Основные определения и табуляция (18вопр) ? Реквизит – этоЭлемент официального документа ? Стандартный лист бумаги с постоянной информацией и местом для переменной –этоБланк ? Совокупность расположенных в определенном порядке реквизитов документа –этоФормуляр ? Зафиксированная на материальном носителе информация -Документ ? Процесс создания документов – этоДокументирование ? Комплекс правил по организации и ведению документовЕГСД ? Размер листа 210 х 297 мм - это форматА4 ? В бланках угловых центрированных строки располагаются - На равном удалении от левого поля и середины листа ? При флаговом расположении реквизитов строки бланка - От левой границы, правый край не выравнивается ? Номер ГОСТА по оформлению реквизитов:6.30-03 ? При оформлении документов используются табуляторы в количестве8 ? Табулятор 1 с позиции строки номер 6 ? Табулятор 2 с позиции строки номер16- 17 ? Табулятор 3 с позиции строки номер25 ? Табулятор 4 с позиции строки номер 33 ? Табулятор 5 с позиции строки номер41 ? Табулятор 6 с позиции строки номер 49 ? Табулятор 7 с позиции строки номер57 Тема 2.5 Язык и стиль документов. План: 1. Стиль- это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. 2. Официально-деловой стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме. 3. Преимущественное использование простых предложений. Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются |
| ственный индекс дела, который должен включать: - индекс структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений; - порядковый номер дела внутри данного подразделения. В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются разделами номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов. 3. В номенклатуру дел включаютсязаголовки дел, отражающие все участки работы структурного подразделения, документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра, журналов учета документов, а также заголовки дел для группировки документов "Для служебного пользования". Не включаются заголовки печатных изданий, сборники постановлений, справочники и т.п. 4. Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы и должны четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования оформления дел. 5. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. При составлении заголовков дел следует учитывать, что: - заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; - заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; - заголовки типа "Общая переписка", "Разные документы", "Справочные материалы" и т.п. не допускаются. Заголовки дел впроцессе их формирования могут уточняться. Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово "Копии" - в конце заго |
| только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) – определенно-личные: В целях… необходимо выделить…; В случае… придется сократить…; Приказываю…; обращаем Ваше внимание…. Использование предложений с большим числом слов, что обусловлено:Распространенностью предложений; очень частых, например, конструкций с последовательным подчинением однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа): Назначение заместителя начальника цеха термообработки металла Т. Николаева на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия. Активное использование страдательных конструкций, типа представляется возможность …; комиссией было обнаружено … и безличных форм. Использование нетипичных для других языковых стилей способов словоизменения, например, развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как закончить строительством, принять с хорошим качество, и т. п. [Кругл] – 226 – 239, [Пшенко] – 82 – 86. Тема 2.6. Акты, докладные, объяснительные записки. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. Заголовок- название или краткое содержание актируемого факта или события. Текст акта состоит из двух частей – вводной и основной. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основе которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной буквы. В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения, используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (напр. – Комиссия постановила ). Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон |
| отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные дела. На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи. Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. Заголовок дела на обложке должен соответствовать включенным в номенклатуру дел заголовкам. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, иногда в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов и т.п.). [Кругл] – 329 – 331, [Пшенко] – 138,139. Тема 3.10. Номенклатура дел. Номенклатура дел должна составляться для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии. 1. Номенклатура дел- систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации. 2. Номенклатура дел структурного подразделения составляется секретарем, с участием специалистов, согласовывается с архивом и утверждается его руководителем и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовым перечнем документов со сроками хранения. Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования. Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из 5-ти граф: индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей) и № статьи по перечню, примечания. В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизвод |
| или нормативными документами, регламентирующими составление акта.Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события. [Кругл] – 284 - 286, [Чуков] – 102,192. Докладная записка. Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащей обстоятельное изложение какого - либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Он готовится как по инициативе автора , так и по указанию руководства. Текст делится на 2 части – 1-ю - констатирующую (описательную) и 2-ю, где излагаются предложения, просьбы. Если докладная записка исходит от имени учреждения или структурной части (внешняя), то она подписывается руководителем, составляется на бланках. Если докладная записка содержит сведения внутреннего характера, то она подписывается составителем. Такие докладные записки оформляются на чистых лисах бумаги формата А4. [Кругл] – 272 - 274, [Чуков] – 88,95, 194. Объяснительная записка Объяснительная записка - это док. в котором работник фирмы объясняет причины фактов невыполнения какого либо поручения, нарушения трудовой дисциплины, а также она может пояснять основные положения главного документа (проекта, плана, отчета). Если объяснит. записка содержит сведения внутреннего характера, то она подписывается составителем. Такие записки оформляются на чистых лисах бумаги формата А4. Если объяснит. записка исходит от имени учреждения или структурной части, то она подписывается руководителем, составляется на бланках. Примерный состав информации: Должность, структурное подразделение, с какого времени работает, изложение причин и даты нарушения, подпись. [Кругл] – 274, [Чуков] – 197. Тема 2.7. Справки, доверенности. Справка - это документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий. Делятся на 2 группы – служебного характера и выдаваемые гражданам для удостоверения какого – то юридического факта (о подтверждении места учебы, месте проживания и т.д.). В таком случае текст начинается с указания в именительном падеже Ф.И.О. лица, о котором сообщаются сведения, используют форму изложения текста от третьего лица единственного или мно |
| Тема 3.9 Оформление дел. 1. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает 2 процедуры: оформление и описание дел. Оформление делпроизводится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения - частичному. Полное оформление предусматривает: - перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (взамен обратной хронологической последовательности с декабря по январь, возникающей при формировании дел в течение года); - нумерацию листов в деле черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами; - составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела; - составление заверительной надписи дела; - подшивка дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела; - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, индекса, заголовка дела, даты и др. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не переплетаются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях. 3. Дела постоянного и долговременного хранения подшиваются в твердую обложку в 3-4 прокола с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления должны быть удалены из дел. 4. Листы в деле (за исключением заверителей и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами порядковой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным карандашом. 5. Количество листов в деле, а также все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, присоединение новых документов, замена подлинных документов на копийные) |
| жественного числа (напр. – Иванова учится ). Текст заверяется подписью и печатью. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, текст разделяют на разделы, число которых определяется количеством рассматриваемых вопросов. Текст справки допускается оформлять таблицей. [Кругл] – 283, [Чуков] – 202. Доверенность Доверенность - документ, который организация или предприятие выдают должностным лицам на получение товарно - материальных ценностей. В зависимости от того, кем оформлены полномочия ( предприятием или отдельным лицом). Доверенность подразделяется на официальную и личную. Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно - материальных ценностей или других действий от имени организации. Реквизиты (составные части) официальной доверенности: -название вида документа, -полное наименование организации, выдавшей доверенность и ее адрес, -дата выдачи доверенности, -№, -срок действия доверенности, -должность, Ф.И.О. лица, которому доверяется получить ценности, -серия, -№ и дата выдачи паспорта получателя доверенности, наименование организации, в которой должны быть получены товарно - материальные ценности и документ, являющийся основанием, -перечень и количество ценностей, -образцы подписи получателя доверенности, -подписи руководителя организацией и гл. бухгалтера, -печать организации. Официальная доверенность выдается в 1 экземпляре в бухгалтерии под расписку лицам, которым поручается получение ценностей. Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий, стипендий, вкладов в банках, корреспонденции. Реквизиты (составные части) личной доверенности: - название вида документа, -Ф.И.О. лица, выдавшего доверенность, -Ф.И.О. лица, кот. выдана доверенность, -содержание доверенности, -наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности, -должность лица, выдавшего доверенность, -дата выдачи доверенности, -должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя, -дата удостоверения подписи, -печать. |
| исключением переходящих дел; - помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре; - помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; - Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса (Приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;) - документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации, в алфавитном порядке, в порядке разрешения вопросов; - соблюдать объем документов, которые должны помещаться в данное дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40 мм), затем заводится новая папка с тем же индексом. Документы, помещаемые в дело должны иметь подписи, дату, рег. номер, копии - заверит. надпись, отметку «В дело». - включать в дела только по 1 экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, копий, документов, подлежащих возврату. 5. Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний. По каждому виду отдельно. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личн. составу. 6. В процессе группировки проверяется правильность оформления документов. Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются непосредственным исполнителям на доработку, после чего передаются в соответствующие дела. 7. Дела постоянного и долговременного сроков хранения оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела. Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела - заверительная надпись. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак + (плюс). [Кругл] – 322 - 325, [Пшенко] –139-142. |
| [Пшенко] – 103, 104, [Чуков] – 194. Тема 2.8. Протоколы, выписки из протоколов Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса, принятие решения на собрании, конференции, совещании и заседании коллегиальных органов. В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы могут быть краткими и полными. Полные протоколы с изложением выступлений, позволяют судить не только о характере самого собрания, но и о деятельности организации в целом. Краткий протокол- указывается только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения. Сокращенный протокол- после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса, по повестке и печатается заголовок к докладу. Протокол ведет назначаемый или избираемый секретарь или специально назначенное лицо. Требования к оформлению протокола. 1. Протоколы оформляются на общих бланках или специальных бланках формата А4. 2. Датой протокола является дата заседания. 3. Протоколы нумеруются в пределах календарного года. 4. Заголовок протокола отличается от заголовков других видов документов. В него входят: указание на вид совещания (заседание, собрание, совещание), название коллегиального органа и обсуждаемый вопрос. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Текст протоколов состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть имеет постоянную информацию (слова: "председатель", "секретарь", "присутствовали") и переменную информацию (инициалы и фамилию председателя, секретаря и присутствующих). Слова "председатель", "секретарь", "присутствовали" пишется от 0 табулятора. От 2 табулятора ставят тире, затем пишут инициалы, фамилии в именительном падеже. Фамилии членов коллегиального органа и приглашенных располагают в алфавитном порядке (отдельно члены коллегиального органа, отдельно приглашенные). Их печатают в одну строку через 1 интервал. Фамилии приглашенных следует помещать в том случае, если их число не превышает 15. Иначе к протоколу прила |
| зультатах исполнения, в необходимых случаях готовить докладные записки о несвоевременном исполнении документов с указанием конкретных исполнителей. [Кругл] – 321, 322, [Пшенко] – 116 - 118. Тема 3.7. Организация делопроизводства по обращениям граждан. План: 1. Нормативная база, регламентирующая организацию работы с обращениями граждан вгосударственном аппарате. 2. Основные задачи делопроизводственной службы по организации работы с обращениями граждан, ее особенности. 3. Операции по приему, регистрации, контролю исполнения по принятию решений по обращениям граждан. Сроки исполнения. Требования к содержанию ответных документов. Формирование и хранение предложений, заявлений, жалоб граждан. 4. Обобщение, анализ и использование данных оработе с обращениями граждан в аппарате управления. 5.Организация приема граждан в государственных учреждениях. Формы и методы совершенствования работы с обращениями граждан в органах государственной власти и управления, в общественных организациях. [Пшенко] –122-124. Тема 3.8 Формирование дел. 1. ДЕЛО - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком. Формирование дел- группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формированием дел в структ. Подразд. занимаются лица, ответственные за ведение документации. Контроль за правильным формированием дел осуществляется секретарем подразделения. 3. Дела заводятся в структ. подразделениях, обычно, в начале календарного года. При необходимости могут заводиться новые дела в течение года. В таком случае секретарь делает соответствующие пометки в номенклатуре дел. 4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: - раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения; - группировать в дело документы одного календарного года, за |
Наши рекомендации
