Перечень мероприятий по подготовке совещания
1. Планирование совещания: цель совещания; тема совещания; ожидаемый результат; распределение обязанностей между лицами, ответственными за совещание; программа совещания; печатные издания; оповещение докладчиков; рассылка приглашений.
2. Организация совещания: регламент совещания; кто за что отвечает; помещение для совещания; технические и вспомогательные средства.
3. Оснащение помещения, где будет проходить совещание: трибуна; бумага, карандаши; часы; доска; аппаратура для демонстрации слайдов, видеотехника.
4. Размещение и питание иногородних участников совещания: список; гостиница.
5. Специальные организационные моменты: регистрация; президиум, если он необходим.
6. Завершение совещания: размножение и рассылка материалов; подведение итогов совещания.
Совещание/заседание __________________________________________
Основание ____________________________________________________
Дата ____________________
Время ___________________
Порядковый № ___________
| Нужно помнить | Участники | Приглашены | |||
| лично | письменно | по телефону (факсу) | |||
| Тема мероприятий Место проведения Вспомогательные средства 1. 2. Информационные материалы 1. .................................................... Референтный список 1. ............................... 2. ............................... | 1. 2. 3. 4. | Общий план места совещания | |||
Задание
1. Изучите теоретические основы подготовки, проведения и анализа переговоров используя теоретический материал УМК, литературные источники (12, 19, 20, 26, 34, 35, 41, 46, 47 и др.).
2. По материалам работ выберите руководителей (партнеров) для проведения переговоров, изучите их функциональные обязанности и целевые программы вверенных им в подчинение подразделений.
3. Выберите тему переговоров, определите ее основные цели.
4. Разработайте структуру переговоров, содержание и методы проведения каждого из компонентов.
5. Спрогнозируйте позицию партнера на переговорах, наметьте контрмеры и аргументы для успешного достижения поставленных целей.
6. Проанализируйте качество проведения переговоров.
7. Оцените свои возможности, для проведения переговоров используя тесты: «Оценка коммуникативных способностей», «Отношения с подчиненными», «Умение вести деловые совещания», «Как вы проводите переговоры».
8. Сделайте вывод по работе.
Тест «Умение вести деловые совещания».
По каждому утверждению постарайтесь объективно оценить себя по пятибалльной системе и рядом с каждым вопросом поставьте себе «отметку»
5- да, так бывает всегда,
4 – да, как правило, это бывает,
3 – неопределенная оценка,
2 – нет, как правило, так не бывает,
1 – нет, так совсем не бывает.
1. Даю подчиненным нужные поручения даже в том случае, если есть опасность, что при их невыполнении критиковать будут меня.
2. У меня всегда много идей и планов.
3. Я прислушиваюсь к замечаниям других.
4. Мне в основном удается привести логически правильные аргументы при обсуждении.
5. Я настраиваю своих сотрудников на то, чтобы они решали свои задачи самостоятельно.
6. Если меня критикуют, то я защищаюсь, несмотря ни на что.
7. Когда другие приводят свои доводы, я всегда прислушиваюсь.
8. Для того чтобы провести какое-то мероприятие, мне приходится строить планы заранее.
9. Свои ошибки по большей части я признаю.
10. Я предлагаю альтернативы к предложениям других.
11. Защищаю тех, у кого есть трудности.
12. Высказываю свои мысли с максимальной убедительностью.
13. Мой энтузиазм заразителен.
14. Я принимаю во внимание точку зрения других и стараюсь включить ее в проект решения.
15. Обычно я настаиваю на своей точке зрения и гипотезах.
16. Я с пониманием выслушиваю и агрессивно высказываю аргументы.
17. Ясно выражаю свои мысли.
18. Я всегда признаюсь в том, что не все знаю.
19. Энергично защищаю свои взгляды.
20. Я стараюсь развивать чужие мысли так, как будто бы они были моими.
21. Всегда продумываю то, что могли бы ответить другие, и ищу контраргументы.
22. Я помогаю другим советом, как организовать свой труд.
23. Увлекаюсь своими проектами и обычно не беспокоюсь о чужих работах.
24. Всегда прислушиваюсь к тем, кто имеет свою точку зрения, отличную от моей.
25. Если кто-то не согласен с моим проектом, я не сдаюсь, а ищу новые пути, как переубедить другого.
26. Использую все средства, чтобы заставить согласиться с моим мнением.
27. Открыто говорю о своих надеждах, опасениях и личных трудностях.
28. Я всегда нахожу, как облегчить поддержку их проектов.
29. Я понимаю чувства других людей.
30. Я больше говорю о собственных мыслях, чем выслушиваю чужие.
31. Прежде чем защищаться, я всегда выслушиваю критику.
32. Излагаю мысли кратко и системно.
33. Помогаю другим получить слово.
34. Внимательно слежу за противоречиями в чужих рассуждениях.
35. Я меняю точку зрения для того, чтобы показать другим, что слежу за ходом их мыслей.
36. Как правило, я никогда не перебиваю.
37. Не притворяюсь, что уверен в своей точке зрения, если это не так.
38. Я трачу много энергии на то, чтобы убедить других, как им правильно поступать.
39. Выступаю эмоционально, чтобы вдохновить людей на работу.
40. Стремлюсь, чтобы при подведении итогов были активны и те, которые редко просят слова.
Ключ к тесту.
Сложите балльные оценки, поставленные вами против утверждений 1, 3, 5, 7, 9, 11, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 27, 29, 31, 33, 35, 36, 37, 40 и обозначьте сумму буквой А (она находится в интервале от 1 до 100).
Для получения суммы В сложите баллы в остальных утверждениях – 2, 4, 6, 8, 10, 12, 13, 15, 17, 19, 21, 23, 25, 26, 28, 30, 32, 34, 38, 39 – (эта величина находится также в интервале между 20 и 100).
Если сумма А на 10 баллов превышает сумму В, то большая часть ваших подчиненных считает вас хорошим дипломатом и ваши совещания оперативны и эффективны.
Если же сумма В как минимум на 10 баллов больше суммы А, то вы ведете дискуссию авторитарно, властно и бесцеремонно. И хотя на совещания у вас не уходит много времени, они неэффективны, в них нет творческого элемента.
Если же обе суммы различаются менее чем на 10 баллов, ваше поведение не получает среди подчиненных однозначной оценки. Вас часто обсуждают и даже спорят по поводу различия в оценках.
Тест «Как вы проводите переговоры».
Предлагаем вам тест для анализа у самого себя способности к ведению переговоров. Отметьте те ситуации, которые вызывают у вас чувство неудовлетворенности или досады при беседе с любым человеком.
1. Собеседник не дает мне шанса высказаться, у меня есть, что сказать, но нет возможности вставить слово.
2. Собеседник постоянно перебивает меня во время беседы, переговоров.
3. Собеседник никогда не смотрит в лицо во время разговора, и я не уверен, слушает ли он меня.
4. Разговор с таким партнером часто вызывает чувство пустой траты времени.
5. Собеседник постоянно суетится: карандаш и бумага занимают его больше, чем мои слова и мысли.
6. Собеседник никогда не улыбается. У меня возникает чувство неловкости и тревоги.
7. Собеседник всегда отвлекает меня вопросами и комментариями.
8. Что бы ни сказал, собеседник всегда охлаждает мой пыл.
9. Собеседник всегда старается опровергнуть мой пыл.
10. Собеседник искажает смысл моих слов и вкладывает в них другое содержание.
11. Когда я задаю вопрос, собеседник заставляет меня защищаться.
12. Иногда собеседник переспрашивает меня, делая вид, что не расслышал.
13. Собеседник, не дослушав до конца, перебивает меня затем, чтобы согласиться.
14. Собеседник при разговоре сосредоточенно занимается посторонним: играет ручкой, курит сигарету, протирает стекла от очков и проч., и я твердо не уверен, что он при этом внимателен.
15. Собеседник делает выводы за меня.
16. Собеседник всегда пытается вставить слово в мое повествование.
17. Собеседник смотрит на меня не мигая.
18. Собеседник смотрит на меня, как бы оценивая. Это беспокоит.
19. Когда я предлагаю что-нибудь новое, собеседник говорит, что он думает также.
20. Собеседник переигрывает, показывая, что интересуется беседой, слишком часто кивает головой, ахает и поддакивает.
21. Когда я говорю о серьезном, собеседник вставляет смешные истории, шуточки, анекдоты.
22. Собеседник часто глядит на часы во время разговора.
23. Когда я вхожу в кабинет, он бросает все дела и все внимание обращает на меня.
24. Собеседник ведет себя так, будто я мешаю ему делать что-нибудь важное.
25. Собеседник требует, чтобы все согласились с ним. Любое высказывание его завешается вопросом «Вы тоже так думаете?» или «Вы не согласны?»
Ключ к тесту.
Если процент ситуаций, вызывающих у вас досаду и раздражение, составляет:
70 – 100 - вы плохой собеседник. Вам необходимо работать над собой и учиться вести переговоры.
40 – 70 - вам присущи некоторые недостатки. Вы критически относитесь к высказываниям, вам еще не достает некоторых достоинств хорошего собеседника; вам следует стремиться: избегать поспешных выводов; не заострять внимания на манере разговора, а вдумываться в смысл беседы; не притворяться; искать скрытый смысл сказанного, «читать между строк»; не монополизировать позицию в разговоре; проявлять больше гибкости и легкости в переговорах.
10 – 40 - вы хороший собеседник, но иногда отказывает партнеру в полном внимании. Повторяйте вежливо высказывания, дайте ему вовремя раскрыть свою мысль, приспосабливайте свой темп мышления к его речи и можете быть уверены, что общаться с вами будет интересно и эффективно.
0 – 10 - вы отличный собеседник. Вы умеете слушать, ваш стиль делового и неформального общения может стать примером для окружающих.