Матрица управления временем

УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ. МАТРИЦА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ.

У нас у всех есть время для его использования или траты, и это наше решение, что с ним сделать. Но как только время прошло, оно ушло навсегда.»

- Брюс Ли

“Zen in the Martial Arts”, Joe Hyams

Организация всей вашей деятельности в целом

Элементы эффективного тайм-менеджмента:

• оценивайте, как вы используете время

• определяйте ваши приоритеты

• составляйте расписание на неделю

• поддерживайте список обязательных дел

• устраняйте барьеры эффективного использования времени

Как оценить использование своего времени:

ü составить список видов деятельности, на которые вы используете ваше время;

ü определите сколько времени занимает какой вид деятельности;

ü запишите, с какими видами деятельности вы справляетесь без проблем, а где постоянно отстаете.

Советы по оценке использования времени:

• Придерживайтесь системы. Начинайте с утра и ……..

• Не игнорируйте такие виды деятельности, как переезды, прием пищи, уход за собой и т.п. Они не связаны с работой, но тоже забирают время.

• Будьте реалистичны. Часто проблема в том, что мы не планируем достаточно времени для выполнения тех или иных действий.

Приоритеты

Многие люди тяжело работают и так и не достигают того, что они хотят. Это происходит из-за фокусирования на задачах, которые не ведут к целям.

Те, кто управляют своим временем хорошо, умеют сконцентрировать свою энергию именно на тех задачах, которые способствуют достижению целей.

Советы по установке приоритетов:

• Знайте свои цели.

• Идентифицируйте те виды деятельности, которые помогают в достижении ваших целей.

• Определяйте, должны ли действия быть предприняты в особой последовательности

• Отдайте высочайший приоритет задачам, которые более существенны в достижении целей и должны быть сделаны ПЕРВЫМИ.

Маркируйте приоритеты на каждом пункте в вашем списке дел

A = высокий приоритет

B = Средний приоритет

C = Низкий приоритет

Помните, что приоритеты меняются. Необходимо периодически возвращаться к вашему списку приоритетов.

Десять преимуществ самоменеджмента:

1. Выполнение работы с уменьшенными затратами

2. Лучшая организация труда

3. Лучшие результаты труда

4. Меньше спешки и стрессов

5. Больше удовлетворенности работой

6. Большая мотивация работы

7. Рост квалификации

8. Меньшая загруженность работой

9. Меньшее количество ошибок при выполнении своих функций

10. Достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем

МАТРИЦА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

THE TIME MANAGEMENT MATRIX

	СРОЧНО URGENT	НЕ СРОЧНО NOT URGENT
… ЗНАЧИТЕЛЬНО IMPORTANT	I Задачи / подзадачи / действия ACTIVITIES · Кризисы (Crises) · Неотложные проблемы(Pressing problems) · Последние сроки текущих проектов(Deadline driven projects)	II Задачи / подзадачи / действия ACTIVITIES · Предупреждение, предотвращение (Prevention) · Построение системы контактов, налаживание связей(Relationship building) · Определение новых возможностей(Recognizing new opportunities) · Планирование; отдых; возобновление прерванных работ(Planning; recreation)
… НЕЗНАЧИТЕЛЬНО NOT IMPORTANT	III Задачи / подзадачи / действия ACTIVITIES · Вынужденные перерывы (остановки, заминки) (Interruptions) · Какие-либо вызовы, звонки, визиты(some calls) · Почта, отчеты (Some mail, some reports) · Ближайшие, неотложные дела (Proximate, pressing matters) · Популярная деятельность (Popular Activities)	IV Задачи / подзадачи / действия ACTIVITIES · Тривиальная, “занимающая” работа (Trivial, busy work) · Почта (Some mail) · Телефонные звонки (Some phone calls) · Напрасные траты времени (Time wasters) · Приятная работа, работа «на удовольствие» (Pleasant Activities)