Примітки до оформлення реквізитів

Примітки до оформлення реквізитів.

1. Відомості про адресата пишуть з великої літери праворуч; назву посади, прізвище посадової особи подають у давальному відмінку, чергуючи закінчення -ові, -еві (-єві) з -у (-ю). Якщо заяву адресовано до організації, то її назва має мати форму родового відмінка з прийменником до, напр.:

До профкому Львівського національного

університету імені Івана Франка

2. Відомості про адресанта подають без прийменника від з малої літери, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка звертається із заявою, ставлять у формі родового відмінка, крапки в кінці останнього слова немає. Прийменник від вживаємо лише тоді, коли прізвища адресата й адресанта заяви є співзвучними або однаковими і їх треба розмежувати.

3. Назву документа пишуть з великої літери посередині рядка, крапки не ставлять.

4. Текст починають писати з великої літери та з абзацу.

Найважливішим елементом заяви є текст, який має таку структуру:

а)прохання(прошу надати, прошу звільнити, прошу дозволити, прошу перевести тощо);

б) обґрунтування прохання(у зв’язку з…, оскільки…., відповідно до… тощо).

5. Додаток як підстава заяви містить перелік документів, які додають до неї, із точним формулюванням характеру чи вигляду документа, зазначенням кількості сторінок, напр.: довідка (форма), фотокартки (кількість і розмір) тощо.

Оформляють додатки кількома способами: а) після тексту з абзацу пишуть До заяви додаю і подають повні назви документів у формі знахідного відмінка; б) після тексту пишуть До заяви додаються такі документи або Додаток івказують назви документів у формі називного відмінка.

6. Дату написання заяви пишуть зліва без абзацу.

7. Підпис адресанта – праворуч.

Автобіографія(від грец. autos – сам, bios – життя, grafo – пишу) – це документ, у якому особа подає опис свого життя і діяльності. Автобіографія – обов’язковий елемент особової справи.

Документ має незначний рівень стандартизації. Опис іде від імені першої особи в хронологічному порядку, виклад вичерпний, але лаконічний. Кожне важливе нове повідомлення починають писати з нового абзацу.

Крім автобіографії як точного документа, існує форма автобіографії-розповіді з елементами опису, характеристикою людей, що у ній згадуються, образними мовними засобами. Такі автобіографії подають зазвичай видатні люди, творчі особистості.

Автобіографія має такі основні реквізити:

1. Назва документа.

2. Текст.

3. Дата написання.

4. Підпис.

У тексті мають бути такі відомості:

1. Прізвище, ім’я, по батькові.

2. Дата народження: число, місяць (словом), рік.

3. Місце народження (місто, село, селище, район, область, країна, якщо за межами України, так, як зазначено у свідоцтві про народження).

4. Відомості про навчання (повне найменування навчальних закладів, назви спеціальностей, які отримали, так, як зазначено в дипломі).

5. Відомості про трудову діяльність (час праці, найменування посади і місця праці).

6. Відомості про громадську роботу.

7. Короткі відомості про склад сім’ї (прізвище, ім’я, по батькові, рік народження, посада та місце праці / навчання).

Примітки до оформлення реквізитів:

1. Назва виду документа пишеться посередині рядка, трохи нижче від верхнього поля аркуша (2см).

2. Подаючи відомості про членів сім’ї, не зазначають число і місяць народження, а лише рік.

3. Окрім нинішнього прізвища матері, у дужках подають її дівоче прізвище.

4. Щодо складу сім’ї: неодружені особи подають відомості про батьків, сестер, братів, які не мають своєї сім’ї; одружені подають відомості про членів власної сім’ї – чоловік / дружина, діти.

5. Домашньої адреси подавати не треба.

Зразок 1:

Автобіографія

Я, Навроцька Олена Петрівна, народилася 23 лютого 1987 року в селі Дружба Радивилівського району Рівненської області.

У 1993 році пішла до першого класу Дружбівської СШ № 2, яку закінчила в 2004 році із золотою медаллю.

У 2004 році вступила до Львівського національного університету імені Івана Франка на економічний факультет за спеціальністю „Кібернетика”. Зараз навчаюся на першому курсі.

Виконую обов’язки старости групи.

Склад сім’ї:

батько – Навроцький Володимир Іванович, 1960 року народження, учитель математики та інформатики Дружбівської СШ №2;

мати – Навроцька (Махонюк) Ольга Василівна, 1963 року народження, вихователь Дружбівського дитячого садка „Ранок”;

брат – Навроцький Іван Петрович, 1988 року народження, учень 10-го класу Дружбівської СШ № 2.

16. 03. 05 (Підпис)

Резюме –це документ, що містить коротку інформацію про особисті, освітні, професійні відомостілюдини, яка його складає.

Це один з найефективніших засобів пошуку роботи. Документ стає конкурентоспроможним завдяки своєму вигляду і змісту. Резюме потрібно обов’язково скласти на комп’ютері і видрукувати на якісному білому папері. Важливо розмістити резюме на одній сторінці, максимум – на двох. Особливості викладу в резюме – стислість, конкретність, точність, динамічність. Головний принцип подання інформації – вибірковість (потрібно включати тільки ті факти, які важливі для посади, на яку особа претендує).

Реквізити резюме:

1. Назва виду документа (посередині).

2. Текст документа, який складається з таких блоків:

а) інформація для контакту (поштова домашня адреса – у лівому кутку аркуша, телефон (разом із кодом міста), факс, електронна адреса – справа);

б) ім’я, прізвище (у називному відмінку);

в) мета (заміщення вакантної посади, участь у різноманітних заходах і проектах тощо) написання документа;

г) відомості про освіту (роки навчання, повна назва навчальних закладів, у яких навчалися, із зазначенням факультету та спеціальності);

д) відомості про професійний досвід (назва посади, яку займає особа, та назви попередніх посад і місця праці із зазначенням стажу роботи);

е) особисті відомості (рік народження, національність, громадянство, сімейний стан);

є) додаткова інформація (володіння іноземними мовами і комп’ютером, наявність прав водія, закордонного паспорта, членство у фахових організаціях, партіях, коло зацікавлень, якщо воно пов’язане з майбутньою роботою, ділові риси та ін.);

ж) вказівка про можливість надання рекомендацій.

Примітки до оформлення реквізитів.

1. Найефективнішим засобом зв’язку з претендентом на посаду є телефон, тому подавати його потрібно обов’язково (домашній, робочий, стільниковий чи контактний).

2. Ім’я та прізвище пишуть посередині аркуша і виділяють великим жирним шрифтом.

3. Усі інші блоки варто також подавати так, щоб вони не зливалися у суцільний текст, а чітко вирізнялися і легко читалися; виділити заголовки, подбати про те, щоб оформлення було в одному стилі.

4. Усі події описують не прямому, а зворотному часовому порядку, тобто спочатку вказують останнє місце праці, навчання.

5. Випускники і студенти розташовують розділ „Освіта” перед розділом „Досвід роботи”. Потрібно зазначати лише середні спеціальні та вищі навчальні заклади, у яких навчалися або вчаться. Тут описують і аспірантуру, курси або інші форми підвищення кваліфікації. Можна повідомити про відзнаки, наголосити на тих вивчених дисциплінах, які відповідають майбутній посаді. Що більше часу минуло після закінчення навчального закладу, то менше місця цей пункт займає в резюме.

6. У багатьох випадках розділ „Досвід роботи” („Професійна діяльність”) є основним, тому його потрібно продумати і заповнити особливо ретельно. Зазначають роки (місяці) праці, посаду, повну назву установи (фірми, підприємства чи організації); можна коротко описати сферу і напрями діяльності, функціональні обов’язки, але намагатися, щоб це було системно, тоді кар’єра спостерігатиметься виразніше. Не потрібно охоплювати весь трудовий стаж, а лише виділити 2–3 місця праці (за останні 10 років). І навпаки, якщо досвіду немає, то цей розділ не подають. Можна також як досвід вказати практику, яку проходять студенти під час навчання.

7. У частині „Особисті відомості” зазначають вік, вказуючи лише рік народження або кількість років, про сімейний стан пишуть: заміжня/незаміжня або одружений / не одружений; дітей називають за статтю і віком.

8. У „Додатковій інформації” варто насамперед сказати про ступінь володіння іноземними мовами та навички роботи з комп’ютером.

Рівень знання іноземної мови можна оцінити за такою градацією: досконало, вільно, добре, зі словником, на розмовному рівні. Не потрібно завищувати рівень знання мови. Доцільно вказати, яка мова є рідною.

Працювати з комп’ютером можна вміти на рівні користувача чи програміста, чітко вказавши мови і програми, які знаєте. Важливу роль відіграє знання Інтернету, вміння користуватися електронною поштою, володіння бухгалтерськими програмами, а також спеціальними, наприклад, графічними редакторами, тощо.

Знання оргтехніки передбачає вміння працювати з офісними міні-атс, ксероксом, факсом.

Наявність водійського посвідчення, закордонного паспорта, власного автомобіля, ПК також може мати значення. Додатково вказують закінчені курси, вміння, які для майбутньої роботи будуть доречні.

Перелічуючи ділові риси, досить назвати три-чотири, які є вагомими для обраної посади, наприклад, відповідальність, порядність, комунікабельність, креативність, врівноваженість, мобільність, організаторські здібності, безконфліктність.

9. Вислови Рекомендації будуть надані на вимогу або При потребі подам рекомендації можна вміщувати лише в тому разі, якщо такі рекомендації справді існують.

10. Не варто перенасичувати документ великою кількістю інформації, головне, щоб текст характеризував автора як досвідченого, надійного, перспективного працівника (пошукувача). Потрібно надавати перевагу позитивній інформації, зосереджувати увагу на досягненнях. Уся інформація, викладена в резюме, має бути достовірною.

10. Корисними будуть і такі зауваження: не варто описувати причини, через які пішли з попередньої роботи, фізичні характеристики; зазначати вимоги до зарплати; додавати фотографію, якщо цього спеціально не передбачено; називати імена людей, які дають рекомендацію.

Останніми роками вага резюме у процесі пошуку роботи зросла. Це перший погляд на особу, яка прагне зайняти певну посаду, очима роботодавця чи кадрового агентства, тому від чіткості форми і дохідливості змісту документа залежить, чи свій шанс особа-претендент зможе використати. На перегляд резюме витрачають 2–3 хвилини, і якщо воно не привернуло уваги, – отже, не спрацювало.

Резюме можна надсилати до установи, що оголосила про наявність вакантної посади (як паперовий чи електронний варіант), або розміщувати в Інтернеті на спеціалізованих мережевих сайтах. Рукописний варіант неприпустимий.

Для кожного нового місця праці бажано складати окреме резюме, правильно розставляючи акценти саме на тих навичках і знаннях, які потрібні для цієї позиції. Непогано скласти резюме двома мовами; резюме іноземною мовою має відповідати правописним і стилістичним нормам, бути оформлене за тими самими вимогами, що ставляться й до резюме українською мовою.

Зразок 1:

Резюме

вул. Широка, 48, кв.31, тел. 67-50-42

м. Львів, 79052 e-mail: [email protected]

Олексій Кирилич

Мета:заміщення вакантної посади керівника рекламного відділу з умовою професійного вдосконалення і росту.

Освіта:1997–2002 рр. – Львівський національний університет імені Івана Франка, економічний факультет, спеціальність „Менеджмент організації”.

Досвід:серпень 2002 р. – дотепер – менеджер з реклами ТзОВ „Пол-Гарт”.

Особисті відомості:українець, 1998 року народження, не одружений.

Додаткова інформація: вільно володію англійською, російською мовами, польською – на розмовному рівні; маю навички роботи з комп’ютером – Word, Internet, Excel, PowerPoint; є права водія категорії B і C; зацікавлення – автомобілі, комп’ютер.

Рекомендації будуть надані на вимогу.

Рекомендаційний лист – це документ, який подають у ситуації клопотання про посаду, влаштування на нову відповідальну роботу, подання на здобуття стипендії, гранту тощо. Особа-претендент бажає заручитися поважною рекомендацією. Зацікавленою стороною може бути особа, організація чи установа, куди особа влаштовується на роботу (навчання) чи подає клопотання про матеріальне заохочення.

За рекомендаційним листом можна звертатися до особи, яка добре знає претендента, його професійні та моральні якості, наукові здобутки, коло зацікавлень тощо, а також має авторитет та визнання у своїй галузі. Той, хто рекомендує, несе відповідальність за рекомендовану особу. Справа честі – подати об’єктивну та правдиву інформацію. Якщо рекомендацію просить особа малознайома чи ненадійна, то навряд чи варто ставити свій підпис на рекомендаційному листі. Звичайно, рекомендації можуть бути негативними (так звані „закриті рекомендації”), якщо автор вважає, що претендент не відповідає посаді, про яку клопочеться. У такий спосіб вдасться попередити можливі ускладнення чи непорозуміння. В рекомендаційному листі можна зазначити про вади претендента, які могли б йому зашкодити на шляху до успіху, напр.: Кириленко А.П. принципова, уважна до клієнтів, має великий досвід роботи у цій сфері, але досягти найвищих результатів їй часом заважає зайва запальність та нестриманіст, або На жаль, я не можу взяти на себе відповідальності високо оцінити професійні якості А.П. Кириленк, або Ковалюк В.І. не зможе виконувати покладених на нього обов’язків тощо.

Рекомендаційні листи обов’язково містять відомості:

· як довго, звідки ви знаєте претендента;

· як оцінюєте його професійний рівень;

· з якими його працями чи досягненнями ознайомлені;

· як оцінюєте моральні якості претендента;

· висновки щодо відповідності претендента посаді, про яку клопочеться.

Зразок рекомендаційного листа:

Шановні колеги,

дозвольте представити Вам випускницю економічного факультету Львівського національного університету імені Івана Франка Петришин Марію Іванівну.

Петришин М.І. успішно захистила магістерську роботу на тему „Ринкова трансформація України”, має глибокі знання проблем ринкових відносин, володіє практичними навичками організації та розвитку малого бізнесу в умовах ринку. Як керівник її магістерської роботи хочу вказати на вміння бачити проблему і знаходити ефективні шляхи її розв’язання. Відзначається самостійністю мислення, аналітичним розумом, наполеглива та цілеспрямована.

Знаю Петришин М.І. як переможця конкурсу студентських наукових робіт. Вона неодноразово виступала на студентських наукових конференціях та засіданнях наукового гуртка. За наявності відповідних умов праці може досягти значних успіхів і забезпечити Вашій фірмі істотну користь.

Гадаю, що прийнявши Петришин М.І. на посаду завідувача відділу статистики, Ви зробите вдалий вибір.

20.06.05

Доктор економічних наук,

професор кафедри економічної

теорії Львівського національного

університету імені Івана Франка (Підпис) К.П. Біланюк

Деколи для полегшення роботи і охоплення всіх рис, які, на думку спонсорів, потрібні переможцеві дотацій, стипендій, премій, грантів тощо додають формуляри рекомендацій. Той, хто рекомендує, має лише заповнити відповідні пункти, напр.:

1. Коротко з’ясуйте, відколи ви знаєте претендента і наскільки ознайомлені з його роботою.

Якщо претендент студент чи аспірант, заповніть, будь ласка, пункти 2–7.

2. Загальна підготовка.

3. Оригінальність.

4. Розсудливість.

5. Старанність, працьовитість.

6. Вміння усно і письмово висловлювати думки.

7. Загальні зауваження.

8. Ви знайомі з пропонованим проектом? Як ви його оцінюєте?

Візитна картка (візитівка, візитка) – документ, який представляє приватну особу чи організацію. Обмін візитними картками – обов’язковий атрибут ділових стосунків. Візитна картка – це природний, органічний, усталений спосіб подання інформації про себе і встановлення контактів між людьми, матеріальний слід знайомства, який можна довго зберігати, символ ділового втаємничення.

Вигляд сучасної візитної картки пов’язаний із виглядом і особливо форматом американської кредитної картки, яку легко сховати до гаманця. Цей формат “business card “ – 9 х 5 см – загальноприйнятий у світі. Існує застереження про формат 6 х 10 см – для високих посадових осіб та особливий формат у різних європейських країнах для дружин офіційних осіб (4 х 8 см).

Візитна картка – прямокутник з твердого паперу білого кольору (допускають два кольори). На візитній картці може бути знак фірми, фото власника. Шрифт суворо не регламентується, декоративні елементи вважають зайвими. Текст краще писати однією мовою, залишаючи зворотний бік вільним для будь-яких інших записів. не варто друкувати двома мовами на різних боках картки. Застерігають утримуватися від написів іноземною мовою, якщо немає певності щодо грамотності.

Основне завдання візитної картки – давати повну інформацію тому, хто її отримує, про того, хто її вручає. Щоб виконувати цю функцію, візитна картка має містити такі відомості: ім’я та прізвище, видрукуване одним шрифтом; становище, посада, функції; назва установи, закладу, підприємства, організації; адреса, телефон (службова, домашня). Подавати номер домашнього телефону у деяких країнах, наприклад, у Франції, не прийнято. Кількість вказаної на картці інформації залежить від призначення картки (представляти приватну особу чи мати рекламний характер, тобто представляти фірму чи організацію). Рекламні візитні картки мають більше інформації, ніж приватні, часто художньо оформлені, виконують функції рекламного оголошення фірми, її послуг, комерційних пропозицій тощо.

Автори візитних карток мають перед собою два критерії, що іноді важко погодити між собою, – імідж і функціональність, вигляд візитної картки також виявляє смак і почуття міри її власника. Лаконічна повнота титулів і звань, витонченість ліній, гармонічні пропорції, правильний підбір шрифту – усе це робить візитну картку привабливою і водночас природною. Можливо, тому, наприклад, в Японії існує градація візитних карток. Японці в повсякденному житті користуються не однією візиткою, а замовляють різні види: для офіційних прийомів, для неофіційних зустрічей, для близьких друзів тощо.

Наявність візитної картки під час ділових контактів – знак серйозності ділового партнера та його намірів, компетентності та відповідальності.

Застосування візитної картки також має певні правила. Основні протокольні випадки використанні її такі: привітання, висловлення співчуття, висловлення подяки, від’їзд з країни, представлення, запрошення на прийом, зміна адреси та ін. Залежно від випадку на візитній картці роблять простим олівцем найчастіше зліва напис. Традиційно це скорочення відповідного тексту французькою мовою, але залежно від характеру стосунків можна писати українською мовою повним текстом:

p. f. (pour feliciter) – щоб привітати;

p. f. N. a. (pour feliciter le Nouvel an) – щоб привітати з Новим роком;

p. r. f. N. a. (pour remersier et feliciter le Nouvel an) – щоб подякувати і привітати з Новим роком;

p. p. (pour presenter) – щоб відрекомендувати;

p. c.(pour condoleances) – щоб висловити співчуття;

p. r. (pour remersier) – щоб подякувати;

p. p. c. (pour prendre conde) – щоб попрощатися.

Картки передають особисто, через секретаря, кур’єра або надсилають поштою. Їх вкладають у спеціальний конверт із зазначенням адресата. Етикет вимагає, щоб на отриману картку адресат відповів протягом доби.

Доручення– це документ, який надає право конкретній особі на певні дії від імені окремого громадянина чи організації (отримання грошових або матеріальних цінностей, юридично-значущі дії).

Доручення поділяють на особисті (приватні) та офіційні.

Особисті доручення складають особи, які передають власні права іншим особам, Це може бути право на отримання заробітної плати, поштового переказу, матеріальних цінностей.

Офіційні доручення видають на одержання грошових і товарно-матеріальних цінностей, здійснення господарських, посередницьких, транспортних операцій тощо.

Залежно від обсягу та змісту повноважень, що надаються представникові, доручення поділяють на разові, спеціальні та загальні.

Разові видають на виконання одноразової дії (отримання коштів, матеріальних цінностей); спеціальні – на здійснення приватною чи службовою особою однотипних дій (представництво в органах суду, виконання господарських і банківських операцій); загальні – на виконання розширених повноважень (управління майном, банківські операції).

Максимальний термін дії доручення не може перевищувати трьох років. Якщо термін не вказано, він зберігає юридичну силу протягом одного року від дня його укладання. Важливі доручення засвідчуються нотаріально.

Особисте разове доручення має такі реквізити:

1. Назва документа (посередині сторінки).

2. Текст документа, у якому зазначено:

а) прізвище, ім’я, по батькові особи, яка видає доручення (паспортні відомості);

б) прізвище, ім’я, по батькові особи, що отримує доручення (паспортні відомості);

в) зміст дій, обов’язків, прав, які має повноваження виконувати довірена особа;

г) термін дії разового доручення.

3. Дата складання.

4. Підпис особи, яка видає доручення.

5. Засвідчення підпису особи, яка видає доручення, керівником організації, де вона працює чи навчається (Підпис Іванчука П.М. засвідчую);

6. Посада, назва організації, підпис, ініціали та прізвище того, хто засвідчує.

7. Дата засвідчення.

8. Печатка організації, де працює засвідчувач.

Зразок особистого доручення:

Доручення

Я, Андрійчук Олександр Іванович, студент ІІ курсу економічного факультету (паспорт серії КЛ № 813962, виданий Кам’янка-Бузьким РВ УМВС України у Львівській області 4 липня 2003 р.) доручаю Зубик Світлані Іванівні (паспорт серії ВЛ № 306725, виданий Старовижівським РВ УМВС у Волинській області 21 серпня 2002 р.) отримати в касі Львівського національного університету імені Івана Франка належну мені стипендію за грудень 2004 року.

Доручення дійсне до 31 січня 2005 року.

15 січня 2005 р. (Підпис)

Підпис Андрійчука О.І. засвідчую:

Декан економічного факультету (Підпис) М.С. Бондаренко

17 січня 2005 р.

Розписка– це документ, який підтверджує передавання й отримання документів, грошей, товарів, матеріальних цінностей від установи чи іншої особи.

Розписки бувають особисті (приватні) та службові.

Розписка може мати довільну форму викладу, але має містити такі реквізити:

1. Назва документа (посередині сторінки).

2. Текст розписки, де зазначено:

а) прізвище, ім’я, по батькові, посада (а також назва установи) особи, яка видає розписку і підтверджує отримання цінностей;

б) прізвище, ім’я, по батькові та посада особи, яка передала цінності;

в) найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість, точна сума коштів – цифрами і прописом (у дужках);

г) підстава для передавання й отримання цінностей (для службової розписки).

3. Дата складання документа.

4. Підпис особи, яка отримала цінності.

5. Засвідчення підпису (у приватній розписці).

Якщо передають суму грошей, у розписці вказують адресу, паспортні відомості того, хто їх отримує. Підпис особи, яка дає розписку, засвідчує нотаріус. Розписку пишуть тільки в одному примірнику. Виправлень у розписці не може бути.

Зразок розписки:

Розписка

Я, асистент кафедри соціології економічного факультету Львівського національного університету імені Івана Франка Ткач Марія Семенівна, отримала від завідувача кафедри 150 анкет для соціологічного дослідження (на суму 86 гривень) для проходження практики студентів ІІІ курсу спеціальності „Соціологія”.

Підстава: наказ декана економічного факультету № 20 від 12. 06. 05.

17. 06.05 (Підпис)

Протокол –це документ, що відображає процес і результати постійних та тимчасових колегіальних органів, фіксує проведення зборів, нарад, засідань, обговорень тощо.

За обсягом протоколи можна поділити на:

1) стислі, у тексті яких написано лише ухвали;

2) повні, у тексті яких стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, засідань, нарад, формулюють ухвали;

3) стенографічні, у яких усі виступи записують дослівно.

Реквізити протоколу:

1. Назва документа.

2. Порядковий номер протоколу.

3. Назва заходу, який протоколюється (збори, нарада, засідання, конференція тощо).

4. Назва організації, де відбувався захід.

5. Дата проведення заходу (ліворуч).

6. Місце (місто, село) проведення заходу (праворуч на рівні дати проведення заходу).

7. Посада, прізвище, ініціали керівників заходу (голови, секретаря, членів президії).