Складання тексту міжнародної телеграми

Міжнародна телеграма може бути написана відправником латинськими літерами будь-якою мовою.

Для міжнародних телеграм встановлено спеціальні блан­ки. У текстах цих телеграм застосовуються такі ж розділові знаки, як і для внутрішніх. Римські цифри у телеграмах не використовуються, а при потребі передаються арабськими цифрами.

Адреса в міжнародній телеграмі подається відправником у такій послідовності:

□ позначка про категорію або вид телеграми;

□ найменування адресата (у називному відмінку);

□ місце проживання адресата (вулиця, бульвар тощо, но­мер будинку, номер квартири);

□ найменування пункту й країни призначення.

В одній міжнародній телеграмі не повинно бути більше чотирьохсот слів.

Ш Зразок міжнародної телеграми:

Прізвище адресата. Рай! 8сИтісіі

Віитепзігазйе 15 74551 І_еір2ід АІІетадпе

Ргуїісіи ріаіодо Іуап

Прізвище відправника: Манько І. К.

Київ-58, вул. Горлівська, 100, кв. 1

Телефонограма— це термінове повідомлення, що пере­дається адресату по телефону (текст диктується і запису­ється). Це найпростіша й найшвидша форма передання служ­бових документів.

Телефонограми мають такі реквізити:

1. Назва документа — заголовок.

2. Номер і дата телефонограми. Слово «Телефонограма», її номер і дату надходження пишуть у першому рядку. Дата телефонограми — дата її передання.

3. Назва організації і службової особи — відправника телефонограми.

4. Назва організації і службової особи — одержувача (кому).

5. Текст телефонограми (стислий, як і текст телеграми, не більше 50 слів).

6. Підпис службової особи — керівника організації або його заступника.

7. У графах «Передано» і «Прийнято» зазначають посаду, ініціали, прізвище того, хто передає і хто приймає.

У багатьох установах використовують спеціальні бланки, на яких нотуються телефонограми.

Ш Зразок бланка телефонограми:

Телефонограма №______ від «____ »_________ 200___ р.

Від кого_________ Телефон_________ Передав_________

Кому__________________ Прийняв_________________

год_________ хв_________

(текст) (підпис)

Радіограма— це повідомлення, передане по радіо.

Факс— це узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що надходять до установ, організацій, фірм за допомогою спеціального апарата (телефаксу) телефонними каналами зв'язку.

Факс—це ксерокопія документа, що передається до орга­нізації. Наразі цей зв'язок використовують як засіб листу­вання між агенціями, фірмами та установами.

Реквізити факсу такі:

1. Назва документа.

2. Дата.

3. Назва адресанта, установи, яка передає факс.

4. Прізвище, посада особи, що підписала документ.

5. Назва адресата, організації та службової особи — одержувача факсу.

6. Тема.

7. Текст.

8. Кількість сторінок.

Текст факсу складається без скорочень.

Після закінчення передавання факсу адресант має одер­жати підтвердження (СОМТКМАТІСЖ КЕРОКТ) про те, що адресат отримав інформацію.

Реквізити підтвердження такі:

1. Назва (код) фірми-одержувача.

2. Номер телефаксу.

3. Дата.

4. Кількість одержаних сторінок.

5. Результат (КЕЗІЛ-Т8) — у разі одержання факсу пов­ністю й без помилок проставляється «Ок»; якщо були помил­ки, то вказуються сторінки, на яких сталися перебої. Стан­дартний бланк факсу виглядає так:

Назва організації Факс Кому: [наберіть прізвище! Від: Гнаберіть прізвище] Факс: [номер факсу] Сторінок: [кількість сторінок!

. Телефон: [номер телефона]_____ Дата:.................... р.

^ Тема: [тема повідомлення]_______ Копія:___________

^'рміново Для ознайомлення

Потребує відповіді Повернути Підтвердити

з позначками отримання
Текст [Наберіть текст]______________________________

Зворотна адреса [Наберіть зворотну адресу]______________

Ш Зразок факсу:

Товариство з обмеженою відповідальністю «Джерела»

2 жовтня 1999 р. № 02-04/138

Директорові заводу «Росинка» панові Діденку І. П. Факс (064) 244 34 87

Про постачання турбогенераторів

Факс Згідно з договором постачання № 4/24 від 18 вересня 1999 р. Ви повинні були постачити нам 5 турбогенераторів (МФ-165). Просимо терміново відвантажити обладнання.

Наша адреса: вул. Грінченка, 123

м. Київ-63 Україна Факс: Ш44) 212 44 38

Оплату гарантуємо.

З повагою:

Президент фірми (підпис) О. П. Корнієнко

Довідки

Довідка— цедокумент інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підпри­ємств. Довідки можуть бути особисті й службові.

Особисті довідки підтверджують той чи інший юридич­ний факт конкретної особи. Оскільки текст довідки особи­стого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких від руки заповнюються тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди).

Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи Вони повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного сгруктурного підрозділу, всієї установи, чи організації.

Довідки, що відображають виробничу діяльність установ, можуть бути зовнішніми і внутрішніми*