Записати вимоги до оформлення сторінки документа, заголовків і підзаголовків, виносок, приміток .

Самостійне опрацювання

Тема 6. Загальні вимоги до складання і оформлення документів і оформлення документів щодо особового складу.

Опрацювати статтю «З історії документів в Україні» за підручником: Глущик С.В. Сучасні ділові папери – К: Видавництво А.С.К., 2003.

Записати вимоги до оформлення сторінки документа, заголовків і підзаголовків, виносок, приміток .

Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері формату A4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм) (згідно з ГОСТ 9327). Можна використовувати папір формату A3 (297 х 420 мм) - для оформлювання документів у вигляді таблиць та А6 (105 х 148 мм ) - для резолюцій.

Документи повинні мати такі береги:

30-лівий; 10- правий; 20 - верхній та нижній.

Текст документів, оформлених на папері формату A4, треба друкуватичерез 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють одну від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують вертикально на одному рівні: перший - від межі лівого берега, другий - через 104 мм.

Інші реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків).

Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

- 12,5 мм - для початку абзаців у тексті; 92 мм - для реквізиту "Адресат" (16);

- 104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" (17), "Гриф обмеження доступу до документа" (15);

- 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" (23);

- не відступають від межі лівого берега, оформлюючи реквізити "Дата документа" (11), "Заголовок до тексту документа" (19), "Текст" (21) (без абзаців); "Відмітка про наявність додатків" (22); "Прізвище виконавця і його номер телефону" (28), "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи" (29); назва посади у реквізиті "Підпис" (23) та "Гриф погодження" (24); засвідчувального напису "Згідно з оригіналом" (27); а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні - на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

Тексти документів постійного зберігання друкують з одного боку аркуша, документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому й зворотному боці аркуша.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки проставляють у правому верхньому (нижньому) кутку, а парні - у лівому верхньому (нижньому) кутку аркуша.

Якщо текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба переділити на розділи, підрозділи, пункти, які друкують з абзацу.

Рубрикація - це членування тексту на складові, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація - поділ на абзаци.

Абзац- це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Середня довжина абзацу має бути 4-6 речень, хоча в текстах документів є абзаци, що складаються з одного речення. Слід пам'ятати: хоч би якою була його довжина, абзац - це внутрішньо замкнене значеннєве ціле, що виражає закінчену думку.

Абзацне членування тексту доповнює нумерація рубрик тексту, що вказує на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування. Існує дві системи нумерації - комбінована (традиційна) й нова.

Комбінована (традиційна) ґрунтується на використанні різних типів знаків - слів, літер, арабських та римських цифр. Ця система використання різних позначень обов'язково має бути логічною, послідовною і будуватися за ознакою зростання.

Нова система базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи цю систему, слід дотримуватися таких правил:

- після номера частини, розділу, пункту, підпункту не ставиться крапка;

- номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу:

- розділи-1; 2; 3; 4;

- номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою - 1.2.; 1.З.;

- номер пункту містить порядковий номер розділу, підрозділу й пункту, відокремлених крапкою - 1.1.1.; 1.2.2.;

- номер підпункту складається з номера розділу, підрозділу, пункту, підпункту, відокремлених крапкою - 1.1.1.1.; 1.2.2.2. і т.д. Застосування нової системи нумерації спрощує оброблення документів та дозволяє не вживати словесних найменувань і символів.

3. Виконати тестові завдання:

1. До документів щодо особового складу належать: (в)

а) заява, трудовий договір, доручення;

б) автобіографія, резюме, заява, розписка;

в) автобіографія, заява, резюме, характеристика, трудова книжка.

2. Виберіть правильний варіант оформлювання адресата в заяві: (б)

а) Директорові загальноосвітньої середньої школи № 15 Івченку І. В.;

б) Директору загальноосвітньої середньої школи № 15 Івченку І. В.;

в) Директор загальноосвітньої середньої школи № 15 Івченко І.В.

3. Заява — це: (в)

а) документ, в якому особа (установа) вказує на порушення її прав та інтересів з боку іншої особи (установи) і пропонує вжити належних заходів для ліквідації такого порушення;

б) документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації;

в) офіційне повідомлення, в якому викладається певне прохання з коротким його обґрунтуванням.

4. Текст характеристики викладають від: (а)

а) першої особи; б) третьої особи; в) другої особи.

5. Автобіографію слід починати: (в)

а) Я, Олена Володимирівна Гришко;

б) Я, Гришко О. В.;

в) Я, Гришко Олена Володимирівна.

6. Наказ щодо особового складу — це: (а)

а) розпорядчий документ, що регламентує прийняття на роботу, звільнення, переміщення, відрядження, відпустки працівників;

б) правовий акт, що приймається вищими й деякими центральними органами колегіального управління та стосується кардинальних проблем;

в) правовий акт, що видається установою, закладом з метою регламентації організаційно-правового статусу працівника, його обов'язків, прав, відповідальності та забезпечення належних умов для його ефективної праці.

7. В автобіографії відомості подаються в: (в)

а) будь-якій послідовності;

б) послідовності, яку визначає сама особа;

в) хронологічній послідовності.

8. Резюме — це: (в)

а) опис свого життя;

б) документ, що служить для встановлення загального, безперервного й спеціального стажу;

в) документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.

9. За походженням характеристика належить до: (а)

а) офіційного документа; б) особистого документа; в) типового документа.

10. Характеристика — це: (в)

а) опис життя працівника;

б) документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи особи, яка його складає;

в) документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника.

11. Мету резюме слід формулювати так: (в)

а) хочу бути водієм таксобуса;

б) заміщення вакантної посади водія таксобуса;

в) пошук роботи водія таксобуса.

12. Виберіть правильний варіант слововживання: (а)

а) вступив до професійно-технічного училища;

б) поступив у професійно-технічне училище;

в) вступив у професійно-технічне училище.

13. Кожний пункт наказу починається з дієслова: (а)

а) у формі наказового способу;

б) у формі умовного способу;

в) у формі дійсного способу.

14. Характеристика має такі реквізити: (в)

а) адресат, адресант, назва виду документа, текст, дата, підпис;

б) назва підприємства або установи, назва виду документа, текст, підстава, підпис;

в) назва документа, прізвище, ім'я, по батькові особи, рік народження, освіта, текст, дата, підпис.

15. Виберіть правильний варіант: (б)

а) зачислити Козлову Катерину Володимирівну на посаду контролера;

б) призначити Козлову Катерину Володимирівну на посаду контролера;

в) зарахувати Козлову Катерину Володимирівну на посаду контролера.

16. Аби досягти успіху, в резюме треба вказати: (б)

а) розмір заробітної плати;

б) досвід роботи й набуті навички;

в) особисті відомості (вік, зріст).

17. Автобіографія — це: (б)

а) документ, в якому фіксуються автобіографічні відомості;

б) документ, в якому особа у хронологічній послідовності описує своє життя;

в) документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.

18. В автобіографії слід писати: (в)

а) народився в 1956 році 28 серпня;

б) народився 28.08.1956 року;

в) народився 28 серпня 1956 року.

19. У розпорядчій частині наказу щодо особового складу зазначають: (а)

а) прізвище, ім'я, по батькові особи, посаду, найменування структурного підрозділу;

б) назву виду документа, місце видання, номер, дату підписання;

в) підставу для складання, підпис керівника установи

20. У тексті резюме зазначають такі відомості: (в)

а) перебування за кордоном, наявність прав водія, прізвище, ім'я, по батькові, мета складання резюме;

б) назва документа, прізвище, ім'я, по батькові, мета, освіта, склад сім'ї, зріст, вік;

в) назва документа, прізвище, ім'я, по батькові, мета, досвід роботи, освіта, знання мов, контактний телефон.