Внутренним документам (приказы, распоряжения, протоколы, распорядительные документы) присваиваются регистрационные номера как порядковые номера по каждому виду документа отдельно, нумеруются с начала календарного года. 1. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей подразделений. 2. Документы передаются под расписку с соответствующей пометкой в регистрационных формах. Цель передачи документов - быст
| Распоряжение отличается от указаниятем, что имеет властный харакер и обязательную силу для граждан и организаций, а указание - информационно - методического характер. [Кругл] – 301, [Чуков] – 172, 203. 3.3 Организационная документация. Организационная документация- это комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности ответственность, руководство и специальное предназначение. Если в структуру предприятия входит несколько подразделений, то для каждого из них разрабатывается положение о структурном подразделении. Положение о персоналеотличается от Положения о структурном подразделениитем, что относится к сотрудникам всех подразделений организации. Положение о структурном подразделении - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию предприятия в целом или его структурных подразделений. Тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав, должностная инструкция и т.д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок. Например: Структура текста положения об организации или о ее подразделении состоит из разделов: 1. Общие положения. 2. Задачи. 3. Функции. 4. Права. 5. Ответственность. 6. Взаимоотношения. Положения разрабатываются руководителем структурного подразделения, согласовывается с заместителем директора, юристом, утверждается директором. Основанием для внесения изменений в положении о структурном подразделенииявляется приказ директора предприятия. Инструкция Инструкция - это док-т длительного действия, в котором определены правила, регулирующие организационные, научно- технические, финансовые и другие. Специальные стороны деятельности предприятий, их подразделений и должностных лиц. Разновидностью инструкции является должностная инструкция. Должностная инструкция регламентирует работу предприятия и устанавливает задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Структура должностной инструкции включает разделы: 1. Общие положения. |
регистрированных исходящих документов категорически запрещается. Схема работы с исходящими документами  3. Регистрация исход. документов состоит из присвоения документу регистрационного номера, проставления его на документе, простав |
| 2. Должностные обязанности. 3. Права. 4. Ответственность. 5. Взаимоотношения Должностная инструкция подписывается руководителем стр. подразделения, утверждается директором предприятия, согласовывается с юристом и доводится до работников под расписку. Штатное расписание (форма № Т-3) Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации. [Кругл] – 290 – 292. Итоговый тест за год «ДОУ» 2 курс, 40вопр ?Документы подразделяются на 2 класса:# Внутренние, внешние ?На входящие и исходящие подразделяются документыВнешние ? Индекс - это (регистрационный номер) - только порядковый номер для документов Внутренних ?Индекс (регистрационный номер) - для внешних документов состоит из3 составных частей ?Указание о содержании письма#Заголовок ?Письменное указание исполнителю о сроках и характере исполненияРезолюция ?Реквизит "Резолюция" печатается сЛюбой позиции строки ?Подпись, подтверждающая ознакомление должностного лица с документом# Виза ? Реквизит Виза используется для: # Внутреннего согласования документов, при ознакомлении с документом ? Реквизит "Визы" печатается с# 1 позиции строки ?От 7 табулятора печатают#Отметку о поступлении документа ? При адресовании документа физическому лицу указывают: # фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес; ? Подписание является: # Способом выражения ответственности за содержание документа; ? Если запрос был подписан руководителем фирмы, ответ на него должен подписать:# руководитель фирмы, организации; ? Как располагаются подписи руководителей одинаковых по должностям:# параллельно. ? Реквизит "Отметка об исполнителе" печатается с# 1 поз строки ? Способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа реализуется в форме:# Грифа согласования; ? СОГЛАСОВАНИЕ БЫВАЕТ:# Внутренним и внешним; ? Какое из утверждений верно? Гриф согласования документа - это: рекви |
| временно в копиях. 6. Регистрация документов производится с целью обеспеченияучета, контроля и поиска документов (3 цели регистрации). Вся поступающая корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы. Часть документов, создаваемых в учреждении и поступающих в него, не регистрируется(список нерегистрируемых док-тов приводится далее). Входящие документы регистрируются в день поступления и один раз. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. На всех входящих документах на нижнем поле первого листа справа (7таб, 57поз) проставляется регистрационный штамп с указанием даты и порядкового номера. В структурных подразделениях разрешается регистрировать документы в журналах регистрациивходящей корреспонденции. После регистрации документы передаются руководителю или исполняющему его обязанности заместителю в день их поступления. 7. Рассмотрение документов руководствомпроизводится, как правило, в день поступления. Запрещается задерживать документы более чем на 1 сутки. Руководитель определяетв резолюции на документ порядок, характер и срок исполнения, а так же ответственного исполнителя и должностных лиц, участвующих в работе с документом и подписывает с указанием даты. Резолюция проставляется на свободном от текста месте. Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным исполнителем. 8. Документы с резолюцией руководителя передаются исполнителям или секретарям в зависимости от того, где регистрировался документ. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинный документ остается у ответственного исполнителя. [Кругл] – 312, 313, 320, 321, [Пшенко] – 9,10,112, 113, 194. Тема 3.3. Прием и рассмотрение исходящих документов. 1. Исходящие документы, подготовленные на подпись, должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы. К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ. 2. Подписанный документ регистрируется секретарями. Все создаваемые документы регистрируются в обязательном порядке, вне зависимости от должности работника, подготовившего или подписавшего документ. Регистрация создаваемых документов означает получение документом полной юридической силы. Отправка неза |
| зит официального документа# Выражает согласие учреждения, не автора документа, с его содержанием; ?Адресат – это# Получатель письма ?Адресант – это# Отправитель письма ?Информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу – этоДокумент ? Какое утверждение является правильным? Все организационно- распорядительные документы оформляются # Отдельные виды допускается оформлять не на бланках. ? По составу реквизитов различают следующие виды бланков: # общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа, ?Документ, составленный для подтверждения фактов, событий -#Акт ? Какой из перечисленных документов относится к группе информационно-справочных:# Акт. ? Если акт подготовлен комиссией, как указываются должностные лица (во вводной части), участвующие в подготовке акта: # председатель комиссии, члены комиссии в алфавитном порядке. ?Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решенийПротокол ? Заголовком к тексту протокола является: # название протоколируемого мероприятия и коллегиального органа ?Копия части подлинного документа:# Выписка ?Правовой акт, издаваемый руководителем для решения задач учреждения# Приказ ? Текст приказа, как правило, состоит из следующих частей: # констатирующей, распорядительной ? Слово "ПРИКАЗЫВАЮ" употребляется:# В приказах. ? Цели, задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, излагаются:# в констатирующей части текста ? Основание издания приказа о реорганизации структуры управления в фирме содержится:# В констатирующей части текста приказа; ? Распорядительная часть приказа начинается глаголом приказываю. Он должен быть оформлен: # на отдельной строке с выравниванием по левому краю; ?Правовой акт по вопросам информационно-методического характера- Указание ? Распорядительная часть в указании начинается распорядительным глаголом ПРЕДЛАГАЮ; ? Какой из перечисленных документов подлежит утверждению? # положение о структурном подразделении; ? Нумерация страниц документа производится: # в правом нижнем углу документа Итоговый тест за год «ДОУ», 2 курс(100 вопросов) 1. ? Первые письменные документы на Руси появились# в X веке 2. ? Процесс создания документов – это# Документирование 3. ? Реквизит – это# Элемент официального документа |
| Правительственная корреспонденция с пометкой "Срочно" обрабатывается немедленно. Документы, кот. исполняются несколькими структурными подразделен., передаются им поочередно или одно |
| 4. ? Совокупность распол. в определенном порядке реквизитов документа-это# Формуляр 5. ? Зафиксированная на материальном носителе информация # Документ 6. ? Номер ГОСТА по оформлению реквизитов:# 6.30-03 7. ? Комплекс правил по организации и ведению документов# ЕГСД 8. ? Документы подразделяются на 2 класса:# Внутренние, внешние 9. ? На входящие и исходящие подразделяются документы# Внешние 10. ? Стандартный лист бумаги с постоянной инф. и местом для переменной-это# Бланк 11. ? Размер листа 210 х 297 мм - это формат# А4 12. ? Размер листа 148 х 210 мм - это формат# А5 13. ? При оформлении документов используются табуляторы в количестве# 8 14. ? Табулятор 1 с позиции строки номер# 6 15. ? Табулятор 4 с позиции строки номер# 33 16. ? Табулятор 5 с позиции строки номер# 41 17. ? Табулятор 7 с позиции строки номер# 57 18. ? Наименование организации# Обязательный реквизит 19. ? Название документа# Обязательный реквизит 20. ? Дата, регистрационный номер# Обязательный реквизит 21. ? Заголовок к тексту# Обязательный реквизит 22. ? Ссылка на регистрационный номер и дату, эмблема предприятия..# Необязательные реквизиты 23. ? К реквизитам, необязательным на документе, относятся: # герб субъекта Российской Федерации 24. ? Реквизит "Место составления или издания" печатается с позиции строки# 1 25. ? Реквизит " Заголовок к тексту " печатается с позиции строки# 1 26. ? Реквизит " Отметка о наличии приложения " печатается с позиции строки# 1 27. ? Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату" печатается с позиции строки# 1 28. ? Реквизит "Визы" печатается с позиции строки# 1 29. ? Реквизит "Отметка о поступлении документа" печатается с позиции строки# 57 30. ? От 0 табулятора печатают# Гриф согласования 31. ? От 1 табулятора печатают# Красную строку в реквизите "Текст" 32. ? От 2 табулятора печатают# Регистрационный номер 33. ? От 4 табулятора печатают# Адресат 34. ? От 5 табулятора печатают# Гриф утверждения 35. От 6 табулятора печатаютРасшифровку подписи в реквизите "Подпись" 36. ? От 7 табулятора печатают# Отметку о поступлении документа 37. ? В бланках угловых центрированных строки располагаются - # На равном удалении от левого поля и середины листа 38. ? При флаговом расположении реквизитов строки бланка – |
| Тема 3.2. Прием и рассмотрение входящих документов. 1. Все документы, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, регистрацию и направляются на рассмотрение руководству или передаются исполнителям. 2. Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке целостности упаковки, вскрытии конвертов, проверке наличия вложенных в них всех документов, правильности адресования, фиксации факта поступления документов. 3. Прием телеграмм производится под расписку с проставлением даты и времени приема. При приеме должна быть проверена дата подачи телеграммы. При обнаружении задержки в доставке телеграммы, а также в случае неполучения адресатом телеграммы направляется заявление предприятию связи. 4. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения на требующие обязательного рассмотрения руководства и направляемые сразу в структурные подразделения и ответственным исполнителям, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структур. подразделениям или работающим в них должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от высших органов государственной власти, требующие решения руководства. Остальные документы направляются структурным подразделениям и ответственным исполнителям. 5. Первичная обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления. Схема работы с входящими документами |
| # От левой границы, правый край не выравнивается 39. ? По составу реквизитов различают следующие виды бланков: # общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа, 40. ? Какое утверждение является правильным? Все организационно- распорядительные документы оформляются # Отдельные виды допускается оформлять не на бланках. 41. ? Разделы, подразделы, пункты и подпункты документа допускается нумеровать. Как правильно выставить нумерацию?# 1, 2, 3 ? ; 42. ? Какие из перечисленных реквизитов документа не меняются вообще или длительное время?# Наименование организации 43. ? Государственный герб располагается # Рядом с эмблемой предприятия в левом верхнем углу 44. ? Индекс (регистрационный номер) - это - только порядковый номер для документов# Внутренних 45. ? Индекс (регистрационный номер) - для внешних документов состоит из# 3 составных частей 46. ? Письменное указание исполнителю о сроках и характере исполнения# Резолюция 47. ? Реквизит "Резолюция" печатается с# Любой позиции строки 48. ? Реквизит Резолюция включает:# фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения 49. ? Подпись, подтверждающая ознакомление должностного лица с документом# Виза 50. ? Реквизит "Визы" печатается с# 1 позиции строки 51. ? Отметка об исполнителе документа включает фамилию исполнителя:# Сперва Инициалы, фамилию без надписи Исп, телефон без слов тел. 52. ? В каких случаях оформляется реквизит«Место составления или издания документа?»# невозможно определение по рекв. Наименование и Справ. данные об организации? 53. ? В реквизит подпись для должностного лица входят: # наименование должности лица, личная подпись, расшифровка подписи 54. ? Подписание является: # Способом выражения ответственности за содержание документа; 55. ? Если запрос был подписан руководителем фирмы, ответ на него должен подписать:# руководитель фирмы, организации; 56. ? Как располагаются подписи руководителей одинаковых по должностям:# параллельно. 57. Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа?# Проставляется самим руководителем в момент утверждения документа. 58. ? При адресовании документа физическому лицу указывают: # фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес; 59. ? Реквизит "Отметка об исполнителе" печатается с# 1 поз строки ? Способ предварительного рассмотрения и оценки проекта доку |
потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов. В подразделениях формируются потоки, которые на выходе из учреждений образуют поток отправляемых документов, кроме того, в учреждении циркулируют документы, создаваемые в нем и не выходящие за его пределы. Это потоки внутренней документации. Организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с док-ми, с момента создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.  Принципиальная схема документооборота Учет объема документооборота 1. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы. Проводится как полный, так и выборочный учет документов (по отдельным структурным подраздел-ям). 2. Самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. 3. При определении объема документооборота раздельно подсчитывается количество основных документов (оригиналов) и количество размноженных их копий. Нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмотре в местах их хранения. 4. Руководители структурных подразделений должны осуществлять мероприятия по сокращению документооборота и принимать меры по устранению ненужной переписки. [Кругл] – 312, [Пшенко] – 110 – 114, 117. |
| 60.мента реализуется в форме:# Грифа согласования; 61. ? СОГЛАСОВАНИЕ БЫВАЕТ:# Внутренним и внешним; 62. ? Какое из утверждений верно? Гриф согласования документа - это: реквизит официального документа # Выражает согласие учреждения, не автора документа, с его содержанием; 63. ? Адресат – это# Получатель письма 64. ? Адресант – это# Отправитель письма 65. ? Какие документы относятся к входящим?# служебные письма 66. ? Указание о содержании письма# Заголовок 67. ? Какие формы изложения не используются в текстах писем: # От 2 лица множественного числа и от 3 лица множественного числа. 68. ? Наименование вида документа указывают: # На всех служебных документах, кроме писем. 69. ? В письме, оформленном на бланке фирмы, недопустимо использовать изложение:# от 1 лица, ед. числа 70. ? Заголовок к тексту служебного письма может отсутствовать: # если текст оформлен на бумаге формата А5. 71. ? Заявление об обнаружении дефектов в полученной продукции или в работе# Рекламационное письмо 72. ? Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на заседаниях коллегиального органа:# Протокол. 73. ? В кратком протоколе могут отсутствовать: # выступления участников заседания; 74. ? В кратком протоколе могут отсутствовать позиции текста: # выступили. 75. Датой протокола является:# Дата заседания коллегиального органа. 76. ? Заголовок к тексту протокола должен иметь формулировку: # родительного падежа (кого, чего?). 77. Заголовком к тексту протокола является: # Название коллегиального органа; 78. ? Выберите правильное утверждение: # Текст краткого протокола состоит из двух частей: вводной и основной 79. ? Вводная часть протокола заканчивается:# Повесткой дня 80. ? Копия части подлинного документа:# Выписка 81. ? Какое утверждение является правильным? Выписка из протокола:# Заверяется секретарем. 82. Документ, составленный для подтверждения фактов, событийАкт 83. ? Датой документа для акта является:# дата события 84. ? Какой из перечисленных документов относится к группе информационно-справочных:# акт. 85. ? Если акт подготовлен комиссией, как указываются должностные лица (во вводной части), участвующие в подготовке акта: # председатель комиссии, члены комиссии в алфавитном порядке. 86. ? Правовой акт, издаваемый руководителем для решения задач учреждения# Приказ 87. С какого момента распорядительные документы вступают в силу? |
 Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между : 1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и 2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив). К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, обязательных для соблюдения во всех учреждениях: · Прямоточность движения документов, прохождение кратчайшим путем, через наименьшее количество пунктов, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов; · Избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с их функциональными обязанностями; · Обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий; · Единообразия маршрута движения и состав технологических операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой операции. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов. По отношению к аппарату управления различают |
| # с момента их подписания и доведения до сведения исполнителя. 88. ? Текст приказа, как правило, состоит из следующих частей: # констатирующей, распорядительной 89. ? Цели, задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, излагаются:# в констатирующей части текста 90. ? Основание для издания приказа содержится: # В констатирующей части текста приказа; 91. ? Распорядительная часть приказа начинается глаголом Приказываю. Он должен быть оформлен: # на отдельной строке с выравниванием по левому краю; 92. ? Правовой акт по вопросам информационно-методического характера-# Указание 93. ? Распорядительная часть в указании начинается распорядительным глаголом# ПРЕДЛАГАЮ; 94. ? Какой из перечисленных документов подлежит утверждению? # положение о структурном подразделении; 95. ? Нумерация страниц документа производится: # в правом нижнем углу документа 96. ? Документ, определяющий обязанности, права должностного лица -# Инструкция 97. ? Правовой акт об организации работы учреждения, подразделения -# Положение 98. ? Документ, устанавливающий наименование, подчиненность структурных подразделений, оклады работников # Штатное расписание 99. ? Запись кратких сведений о документе, проставление регистрационного № и даты:# Регистрация 100.? В случае невыполнения договора виновной стороне посылается# Письмо-претензия (3 курс) Раздел 1. Комплекс документов по личному составу. Тема 1.1 Порядок ведения дел при приёме на работу. В федеральном Законе четко названы док-ты, кот. должен предъявить гражданин предъявить работодателю при заключении трудового договора при поступлении на: · паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; · трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного стра |
| · обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов; · систематическое информирование руководства по вопросам исполнения документов в срок; · организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; · разработка и проектирование бланков документов; · разработка номенклатуры дел организации; · обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации; · организация работы по обращениям граждан; · организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; · разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины; осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив; · проведение экспертизы научной и практической ценности документов; · организация работы ведомственного архива; · повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов; · проведение совещаний и консультаций по вопросам делопроизводства; · организация рабочий мест; · подготовка предложений по автоматизации рабочих мест; · улучшение условий труда работников. Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников:руководители; специалисты; технические исполнители. Для эффективного выполнения возложенных на службу ДОУ функции разрабатывается соответствующий пакет организационных и нормативно-методических документов. Организационно-правовые документы являются юридическим основанием для осуществления организацией своей деятельности. [Пшенко] – 53-58. 2.3. Организация документооборота Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом. |
| ·хования; · документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; · документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний Другие документы, по общему правилу, требовать запрещено. Наши рекомендации |
