Порівняльна характеристика (переваги, недостатки) методів сортового обліку запасів
Кількісно-сортовий облік матеріалів — складна і трудомістка дільниця облікової роботи, а тому важливо вибрати найбільш раціональний метод їх обліку. В бюджетних установах застосовуються такі методи сортового обліку:
1. Кількісно-сумовий (паралельний);
2. Оперативно-бухгалтерський (сальдовий);
3. Метод машинної картотеки.
| МЕТОД | Позитив | Недоліки |
| Кількісно-сумовий | Детальний та більш відповідний облік, оскільки потребує додаткової перевірки; здійснюється систематичний контроль за правильністю ведення складського обліку, який стає складовою бухгалтерського обліку | метод кількісно- є громіздким, трудомістким і недостатньо оперативним. У ньому дублюються аналітичні дані в бухгалтерії і на складі, показники складського обліку звіряються з даними бухгалтерії один раз на місяць і здебільшого із запізненням, що позбавляє установу оперативних і точних даних для контролю за станом запасів. |
| Оперативно-бухгалтерський | Сальдовий метод обліку матеріалів зменшує обсяг облікових робіт, забезпечує кращий контроль за наявністю і збереженням матеріалів, звільняє облікових працівників від ведення трудомісткого аналітичного обліку і складання сортових оборотних відомостей, спрощує звірку аналітичного обліку із синтетичним. | Можлива втрата деякої детальної інформації |
| Метод машинної картотеки. | трудомісткість облікових робіт втрачає свою актуальність – виконавці машини | Вся інформація зберігається на комп’ютері, тому в разі поломки може бути знищена (хоча і % малий) |
За першим методом на складі ведеться книга складського обліку матеріалів ф. № М-17, в бухгалтерії — книга кількісно-сумового обліку матеріалів ф. № 296, а в централізованих бухгалтеріях — ф. № 296-б. Аналітичний облік у бухгалтерії ведеться за номенклатурними номерами, в розрізі матеріально відповідальних осіб та обслуговуваних установ. Замість книги можуть вестися картки. За даними цих реєстрів щомісячно складаються сортові оборотні відомості, підсумки яких звіряються з даними синтетичного обліку (рис. 6.1).
В установах з невеликою номенклатурою матеріалів застосовується спрощений варіант першого методу. Матеріально відповідальні особи щомісячно здають матеріальний звіт разом із первинними документами, який ретельно перевіряється, таксується, після чого стає реєстром аналітичного обліку
Взаємозв’язок між кількісно-сортовим обліком на складі і синтетичним обліком у бухгалтерії здійснюється за допомогою «Книги залишків матеріалів» (сальдової книги чи відомості), яка відкривається на рік і ведеться в розрізі матеріально відповідальних осіб. У цю книгу завідуючий складом щомісяця переносить кількісні залишки на кінець місяця з книги чи карток складського обліку, після чого в бухгалтерії таксуються ці залишки за кожним нуменклатурним номером і підраховуються підсумки за субрахунками матеріалів, групами, матеріально відповідальними особами. Отримані результати звіряються в бухгалтерії з даними відомості руху матеріалів у грошовому виразі.
В умовах застосування ПЕОМ на машинах отримують машинограми — оборотні відомості в розрізі кожного первинного документа, зведені оборотні відомості в розрізі номенклатурних номерів матеріалів. Є досвід використання методу машинної картотеки, за яким вся інформація про складський і бухгалтерський облік матеріалів зосереджується в пам’яті машин, а бухгалтерія і місця зберігання матеріалів обладнані термінальними пристроями, до яких мають доступ матеріально відповідальні особи з індивідуальними ключами.