Вимоги до кадрової документації та її види 4 страница

Проводиться повідомна реєстрація з метою забезпечення можливості для врахування їх умов під час розгляду трудових спорів, що можуть виникнути за результатами застосування норм цих угод (договорів) уповноваженими на те органами, і засвідчує автентичність примірників і копій, поданих на реєстрацію.

Реєстрація проводиться в двотижневий строк з дня одержання колективного договору. Не пізніше наступного дня після реєс­трації два примірники колективного договору повертаються сто­ронам, що його підписали і подали на реєстрацію. Копія догово­ру зберігається реєструючим органом.

Колективний договір набирає чинності з дня його підписання представниками сторін або з моменту, що встановлений в самому договорі, незалежно від терміну його реєстрації.

Колективний договір може бути доповнений додатками, про які в загальній формі може бути вказано в тексті колективного договору. Додатками до нього можуть бути:

♦ перелік професій і посад зі шкідливими умовами праці, які дають право на додаткову відпустку і скорочений робочий день;

♦ перелік посад працівників із ненормованим робочим днем, яким надається додаткова відпустка;

♦ список професій зі шкідливими умовами праці, які дають право на одержання молока або інших рівноцінних продуктів;

♦ норми безкоштовної видачі спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту;

♦ перелік професій і посад працівників, яким дозволяється встановлювати підсумований облік робочого часу;

♦ угода з охорони праці та ін.

Під час формування структури і змісту колективного договору, а також додатків до нього умови, що включаються в договір, по­винні бути вищі порівняно з чинним законодавством про працю, Генеральною, галузевою та регіональною угодами.

Зразок оформлення колективного договору між уповноваже­ним власником підприємства органом і трудовим колективом з посиланнями на додатки подано в додатку 2.9.

Контроль за виконанням колективного договору

Контроль за виконанням колективного договору, угоди про­водиться безпосередньо сторонами, що їх уклали, чи уповнова­женими ними представниками. Для ефективного здійснення контролю сторони зобов'язані надавати необхідну для цього ін­формацію.

Крім того, сторони, що підписали колективний договір, угоду, щорічно в строки, передбачені колективним договором, звітують про їх виконання. В органи державної статистики надсилаються статистичні дані про виконання колективного договору, угоди.

Для здійснення контролю за виконанням колективного дого­вору, угоди можуть створюватися комісії, які за наслідками пере­вірки складають акт. Такий акт є основним документом, який

свідчить про результати заданої роботи. Одночасно він є підста­вою для вжиття заходів щодо усунення виявлених недоліків.

Акт перевірки повинен відображати стан роботи з виконання колективного договору, угоди. В ньому вказується, скільки захо­дів було включено до документів і скільки з них виконано. З кож­ного з невиконаних зобов'язань повинні бути чітко вказані при­чини цього. В акті коротко висвітлюється робота з виконання кожного з розділів колективного договору, угоди.

В акті можуть бути конкретні пропозиції комісії щодо притяг­нення до відповідальності винних у невиконанні заходів колек­тивного договору чи щодо усунення недоліків, які стали причи­ною невиконання. Форма акта подана в додатку 2.10.

Акт перевірки обговорюється на спільному засіданні сторш, наслідком якого є прийняття рішення, в якому визначаються за­ходи щодо усунення виявлених недоліків, прорахунків, дається оцінка діяльності працівників, які допустили невиконання двос­торонніх зобов'язань, вказуються строки їх виконання і особи, яким доручено здійснювати контроль за реалізацією наміченого. Може бути також прийняте рішення про направлення акта пере­вірки для обговорення в колективах структурних підрозділів, це­хів, дільниць, лабораторій, бригад тощо.

Порушення чи невиконання зобов'язань щодо колективного договору особами, які представляють власників або уповноваже­них ними органів чи профспілки, або іїшгі уповноважені трудо­вим колективом органи, чи представниками трудових колективів тягне за собою накладення штрафу до ста мінімальних розмірш заробітної плати. Ненадання цими самими особами інформації, необхідної для здійснення контролю за виконанням колективних договорів, тягне за собою накладення штрафу у п'ять мінімаль­них розмірів заробітної плати.

Відповідно ця відповідальність є адміїгістративною. Справи з цих питань розглядаються судом за поданням однієї із сторш колективного договору, відповідних комісш або з ініціативи прокурора. Крім адміністративної відповідальності, особи, вин­ні в ухиленні від участі в переговорах, порушенні і невиконанні колективного договору, угод, неподанні Інформації, необхідної для успішного проведення колективних переговорів і здійснен­ня контролю, можуть бути притягнуті до інших видш юридичної

відповідальності (дисциплінарної, матеріальної, а в окремих ви­падках навіть кримінальної).

Дисциплінарна відповідальність полягає у накладенні власни­ком або уповноваженим ним органом на працівника за порушен­ня дисципліни праці, вчинення дисциплінарного проступку стягнення: оголошення догани або звільнення з роботи. Статтею 45 КЗпП передбачено також, що на вимогу профспілкового орга­ну, який за дорученням трудового колективу підписав колектив­ний договір, власник або уповноважений ним орган повинні ро­зірвати трудовий договір з керівним працівником або усунути йо­го із займаної посади, якщо він порушує законодавство про пра­цю і не виконує зобов'язань за колективним договором.

Питання для самоперевірки

1. Дайте визначення поняття «кадрове діловодство».

2. Розкрийте принципи роботи з кадровою документацією.

3. Наведіть схеми опрацювання та обігу кадрової документації.

4. Подайте перелік функцій працівникш кадрової служби з робо­ти з документами.

5. Наведіть вимоги до оформлення документації.

6. Охарактеризуйте вимоги до реквізитів кадрових документи*.

7. Наведіть вимоги до тексту кадрових документів.

8. Подайте класифікування кадрової документації.

9. Опишіть первинну облікову кадрову документації».
ІаГ Опишіть особову та особисту документацію.

11. Опишіть організаційно-розпорядчу документацію.

12. Опишіть звітно-статистичну документацію.

Перелік додатків до Модуля 2

1. Формуляр-зразок службового документа......................... 132

2. Основні вимоги до реквізитш службового документа... 133

3. Форма статуту ........................................................................ 138

4. Форма структури і штатної чисельності........................... 139

5. Форма положення про організацію................................... 140

6. Форма посадової шструкції............................................... 141

7. Форма штатного розпису................................................... 142

8. Зразок оформлення правил внутрипнього трудового розпорядку 143

9. Зразок колективного договору між уповноваженим власником підприємства органом і трудовим колективом

на 200_ р.................................................................... **......... 149

10. Форма акта........................................................................ 161

Додаток 2.Ї

Формуляр-зразок службового документа

I) зображення Державного герба України, герба Автономної Рес­
публіки Крим;

2} зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);

3) зображення нагород;

4) код організації;

5) код форми документа;

6) назва організації вищого рівня;

7) назва організації;

8) назва структурного підрозділу організації;

9) довідкові дані про організацію;

10) назва виду документа;

II) дата документа;

12) реєстраційний іїздекс;

13) посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14) місце складання або видання документа;

15) гриф обмеження доступу до документа;

16) адресат;

17) гриф затвердження документа;

18) резолюція;

19) заголовок до тексту документа;

20) відмітка про контроль;

21) текст документа;

22) відмітка про наявність додатків;

23) підпис;

24) гриф погодження документа;

25) візи документа;

26) відбиток печатки;

27) відмітка про завірення коп||

28) прізвище виконавця і номер його телефону;

29) відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

30) відмітка про наявність документа в електроншй формі;

31) відмітка про надійдення документа до організації від адресанта;

32) запис продержавну реєстрацію.

Додаток 2.2

Основні вимоги до реквізитів службового документа

ц	Зображення Державного герба України	Розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України «Про Держав­ний герб України»; герба Автономної Республіки Крим — відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республіки Крим.
2.	Зображення ембле­ми організації або товарного знака	Відповідно до статуту (положення) розміщують з лівого боку від назви організації. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим поряд­ком. Емблему не відтворюють на бланку, якщо роз­міщено зображення Державного герба України.
3.	Зображення нагород	Відтворюють на бланках документів згідно із зако­нодавством і розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізитів 07 і 08.
4.	Код організації	Проставляють за ЄДРПОУ [15] після реквізиту до­відкові дані про організацію (09).
5.	Код форми документа	Проставляють згідно з ДК010 вище реквізиту наз­ву виду документа (10).
6.	Назва організації вищого рівня	Зазначають скорочено, а в разі відсутності офіцій­но зареєстрованого скорочення — повністю.
7.	Назва організації — автора документа	Повинна відповідати назві, зазначеній у його уста­новчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче від повної, окремим рядком у центрі.
8.	Назва структурного підрозділу організації	Зазначають тоді, коли вони — автори документа, розміщують нижче від реквізиту 07.
9.	Довідкові дані про організацію	Містять: поштову адресу та інші відомості (номе­ри телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо), їх розміщують нижче від назви організації або структурного під­розділу.
10.	Назва виду доку­мента	Має відповідати переліку форм, які використову­ють в організації. Перелік містить назви уніфікова­них форм документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-право­вому статусу організації. У листі назву виду доку­мента не зазначають.

Продовження додатока 2.2

Продовження додатока 2.2

11.	Дата документа	Це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації, яку оформлюють цифровим способом. Елементи дати подають арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. У норма­тивно-правових актах і фінансових документах зас­тосовують словесно-цифровий спосіб оформлюван­ня дати, наприклад: 29 січня 2001 року.
12.	Реєстраційний індекс документа	Складають з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом, справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розташу­вання цього реквізиту залежить від бланка та виду документа. Якщо документ підготували дві чи біль­ше організацій, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з цих організацій, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.
13.	Посилання на реєстраційний індекс і дату документа	Містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який дають відповідь. Цей реквізит розташову­ють нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.
14.	Місце складення або видання до­кумента	Зазначають на всіх документах, крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту «Довідкові дані про організацію», і розміщують на рівні або нижче від реквізитів 11,12.
15.	Гриф обмеження доступу до документа	Проставляють без лапок праворуч у верхньому ку­ті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ве­дення діловодства, що містить інформацію обме­женого доступу.
16.	Адресат документа	Можуть бути організації, їх структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі адресування до­кумента організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку. У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи входить до складу назви посади адресата. Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата — у давальному. Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адре­сати зазначають узагальнено. До реквізиту «Адре­сат» входить поштова адреса.

		Порядок і форма запису відомостей про поштову ад­ресу установи мають відповідати правилам надавання послуг поштового зв'язку. Якщо документ надсила­ють фізичній особі, то у називному відмінку зазнача­ють прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адреса­та, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.
17.	Гриф затвердження	Складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізрйшда особи, яка затвердила документ, дати затвердження. У разі затвердження документа кількома посадовими осо­бами 'цсні грифи затвердження розташовують на од­ному рівні. Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвер­дження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без ла­пок), назви, дати і номера затверджувального доку­мента у називному відмінку.
18.	Резолюція	Складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну ви­конання, особистого підпису керівника, дати. Резо­люцію треба ставити безпосередньо на документі, нижче від реквізиту «Адресат», паралельно до основ­ного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призна­ченого для підшивання. Якщо на докуменй немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлю­вати її на окремих аркушах або спеціальних бланках
19.	Заголовок до тексту документа	Повинен бути узгоджений з назвою документа і міс­тити короткий виклад його основного смислового аспекту. Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?%( «чого?*і Наприклад, наказ (про що?) про створення станови; посадова інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засідання правління. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка.
20.	Відмітка про контроль	Контроль за виконанням документа позначають лі­терою «К», словом або штампом «Контроль» на ліво­му березі першого аркуша документа, на рівні заго­ловка до тексту.
21.	Текст документа	Містить інформацію, заради зафіксування якої було створено документ. Організації здійснюють діло­водство, ведуть документацію і листування україн­ською мовою. У населених пунктах країни, ще біль­шість населення становлять громадяни, які належать

Продовження додатока 2.2

Закінчення додатока 2.2

21.	Текст документа	до національних меншин, тексти документів у внутріш­ньому діловодстві, поряд із державною мовою можна скла­дати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством. Документи, які надсила­ють зарубіжним адресатам, можна оформлювати україн­ською або мовою країни адресата чи однією з мов міжна­родного спілкування.
І2.	Відмітка про наявність додатків	Розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою фор­мою: Додаток: на 5 арк. у 2 прим. Якщо документ має до­датки, повних назв яких немає в тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кож­ному додатку та кількість їхніх примірників. Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посилан­ням на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.
23.	Підпис '"■'•V	Складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороче­ної — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища. Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на одному рівні. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар. У разі відсутності по­садової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або Я заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять руко­писним або машинописним способом), наприклад: «Вико­нувач обов'язків», «Заступник». Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено.
24.	Гриф по­годження	Розміщують нижче від реквізиту «Підпис». Він складаєть­ся зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), осо­бистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища, дати погодження.
25.	Віза	Візою оформлюють внутрішнє погодження документа. Ві­за складається з назви посади, особистого підпису, ініціа­лів і прізвища особи, яка візує документ, дати завізування. Візу розміщують нижче від реквізиту 23, як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа. Ві­зу ставлять на примірниках документів, які залишають в організації.

26.	Відбиток печатки	Засвідчує на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів на які ставлять відбиток печат­ки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діло­водства організації. Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кідька літер назви поса­ди особи, яка підписала документ.
27.	Відмітка про засвідчення копії документа	Складають зі слів «Згідно з оригіналом», назви поса­ди, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і прос­тавляють нижче від реквізиту 23.
28.	Прізвище вико­навця документа і номер його телефону	Зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.
29.	ВідміЦО про виконання документа і направлення його до справи	Ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання, сло­ва «До справи», номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця.
ЗО.	Відмітка про на­явність документа в електронній формі	Містить повне ім'я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. ГГ ставлять у центрі нижнього берега лицьового боку першого ар­куша документа.
31.	Відмітка про надійдення документа до організації	Містить такі дані: скорочену назву організації, дату (за потреби — годину і хвилину) надходження доку­мента і реєстраційний індекс документа, які став­лять у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Відмітку про надійден­ня документа до організації доцільно ставити за до­помогою штампа.
32.	Запис про державну реєстрацію	Фіксують тільки на нормативно-правових актах ор­ганів державної влади, долучених до державного ре­єстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади». Його розташовують після номера акта чи після грифа зат­вердження. ....

Додаток 2.3

Форма статуту (формат А4)

Додаток 2.4

Форма структури і штатної чисельності (формат А4)

Відмітка про державну Гриф затвердження

реєстрацію

Відбиток печатки Відбиток печатки

реєструвального організації

органу

СТАТУТ

Структура тексту статуту організації

1. Загальні положення.

2. Мета та предмет діяльності організації.

3. Юридичний статус організації.

4. Органи управліїшя організації.

5. Трудовий колектив.

6. Майно організації.

7. Фонди організації.

8. Облік та фіїтансова звітність.

9. Розподіл прибутків і відшкодування збитків.

10. Зовніїпньоекономічна діяльність.

11. Реорганізація та припинення діяльності організації.

12. Внесення змін та доповнень до Статуту.

Гриф затвердження Відбиток печатки

СТРУКТУРА І ШТАТНА ЧИСЕЛЬНІСТЬ на_______ рік

(назва організації)

№ з/п	Назва структурного підрозділу та посад	Кількість штатних одиниць

Назва посади заступника

кершника організації__________ Ініціал (и), прізвище

(підпис) Візи

Гриф погодження (за потреби) Відбиток печатки (за потреби)

Додаток 2.5

Форма положення про організацій < (формат А4)

Додаток 2.6

Форма інструкції (формат А4)

Зображення Державного герба України або емблеми організації

Назва організації вищого рівня Гриф затвердження

Назва організації Відбиток яечатки

(за потреби)

ПОЛОЖЕННЯ

про

(назва організації)

00.00.0000 №_____________

Місце складення

Структура тексту

1. Загальні положення.

2. Основні завдання.

3. Функції.

4. Права та обов'язки.

5. Керівництво.

6. Майно та засоби (кошти). ^Контроль, перевірка та ревізія діяльноей. —

8. Взаємовідносини (зв'язки) з іншими організаціями.

9. Реорганізація та ліквідація.

Назва посади

керівника організації__________ Ініціал (и), прізвище

(підпис) Візи (за потреби) Гриф погодження (за потреби)

Зображення Державного герба України або емблеми організації (за потреби)
Назва організації вищого рівня Назва організації	Гриф затвердження
ІНСТРУКЦІЯ 00.00.0000 №
Місце складення
Заголовок до тексту
(Текст інструкції складається з розділів, які також можуть поділятися на підрозділи, пункти та підпункти. Виклад тексту має бути від третьої особи)
Назва посади керівника структурного підрозділу Іні	ціал(и), прізвище
(підпис)
Візи (за потреби) Гриф погодження (за потреби)

Додаток 2.7

Додаток 2.8

Форма штатного розпису (формат А4)

ЗАТВЕРДЖЕНО зборами трудового колективу

Гриф затвердження Відбиток печатки

ШТАТНИЙ РОЗПИС на______ рік

(назва організації)

№ з/п	Назва структурного підрозділу та посад	Кількість штатних одиниць	Посадо­вий оклад (грн)	Надбавки, доплати (грн)	Фонд заробітної плати на місяць (гри)

Назва посади заступника

керівника організації___________ Ініціал (и), прізвище

• фчідпис)

Назва посади керівника

фінансової служби____________ Ініціал(и), прізвище

(підпис)

Гриф погодження (за потреби) Відбиток печатки (за потреби)

(повна назва підприємства)

протокол №_

від «_ »___ 20_ р.

ПРАВИЛА

ВНУТРІШНЬОГО

ТРУДОВОГО РОЗПОРЯДКУ

(повна назва підприємства)

Загальні положення

1.1. Правила внутрішнього трудового розпорядку (далі — Правила)

(повна назва підприємства) розроблено відповідно до чинного законодавства України з ме­тою забезпечення чіткої організації праці, належних безпечних умов праці, підвищення її продуктивності та ефективності, зміц­нення трудової дисципліни.

1.2. Трудова дисцишгіна забезпечується створенням адмініс­
трацією підприємства необхідних організаційних та економічних
умов для високопродуктивної праці, відповідальним ставленням
праціїшикїв до роботи, а також заохоченнями за сумлінну працю.

До пращвникш, які порушують трудову дисципліну, за необ­хідності застосовуються заходи дисциплшарного впливу.

1.3. Правила є обов'язковими для виконання сторонами тру­
дових відносин.

Порядок прийняття на роботу та звільнення працівників

2.1. Працівники реалізують свої здібності до продуктивної праці через укладання трудового договору (для окремих працівни­ків — контракту, якщо для них чинним законодавством України пе­редбачено контрактну систему найму).

При прийнятті на роботу працівники мають подати:

♦ паспорт;

♦ трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Осо­би, які вперше шукають роботу і не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил України, Національної гвардії Ук­раїни, Служби безпеки України, Прикордонних військ Укра­їни, Цивільної оборони України, Управління охорони вшцих посадових осіб України та інших військових формувань, ство­рених відповідно до законодавства України (далі — Збройні Сили України та інші війська), та військовослужбовці, звіль­нені зі Збройних Сил колишнього Союзу РСР і Збройних Сил держав — учасниць СНД, пред'являють військовий квиток. Звільнені з місця відбування кримінального пока­рання зобов'язані пред'явити довідку про звільнення;