Ведення особової документації 4 страница

У функціональному резюме початкові пункти збігаються з пунктами хронологічного, а подальші — замість переліку попе­редніх посад висвітлюють уміння та навички, професіоналізм.

Зразок оформлення резюме подано в додатку 4.13.

Оформлення характеристики

Характеристика (від грецького «характріотікос» — той, що є відмітною рисою) — це документ, в якому поряд з інформацією про службову (виробничу) діяльність або опанування певних знань подається комплексна оцінка професійних та особистісних якостей працівника (студента, практиканта), які були виявлені за час його роботи або навчання.

Характеристика відображає думку адміністрації та громад­ської організації про певного працівника. У характеристиці пода­ються дані про його службову, громадську діяльність, оцінюють­ся ділові якості та моральні риси. Характеристика нерідко є обов'язковим документом при ухваленні рішень про переведення на іншу посаду або місце роботи, направлення у відрядження або на навчання з відривом від виробництва. Цей документ також ви­користовують при застосуванні щодо співробітника певних захо­дів заохочення або покарання (притягнення до відповідальності).

Пишуть чи друкують характеристику у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) долучають до особової справи.

В управлінському документуванні використовують такі види характеристик:

♦ службова характеристика;

♦ характеристика — відгук;

♦ характеристика — рекомендація;

♦ атестаційна характеристика;

♦ подання (як вид характеристики).

Реквізити характеристики такі: назва документа; посада осо­би, якій видається характеристика; назва організації, що видає характеристику; ім'я, по батькові, прізвище працівника; текст документа; підпис; відбиток печатки; дата написання.

Характеристика може подаватись при вступі до навчального закладу, висуванні на виборні посади, для участі в конкурсах на заміщення вакантних посад у науково-дослідних інститутах, нав­чальних закладах тощо.

У кожній правильно підготовленій характеристиці можна ви­ділити чотири логічно пов'язані між собою частини.

Перша — анкетні дані особи, де зазначають прізвище, ім'я, по батькові, посаду, вчений ступінь і звання (якщо вони є), рік народ­ження, освіту. їх прийнято розташовувати стовпчиком праворуч.

Друга — дані про трудову діяльнірть (фах, тривалість роботи на підприємстві або в організації, просування по службі, рівень про­фесійної майстерності та ін.).

Третя — власне характеристика, де розглядається ставлення особи до роботи, підвищення професійного і наукового рівня, стосунки у трудовому колективі. Тут же міститься згадка про уря­дові нагороди або заохочення.

Четверта — висновки, де зазначається призначення характе­ристики.

Текст характеристики викладається від третьої особи. Якщо характеристика пишеться на особу, яка звільнилась, то текст вик­ладається в минулому часі. Підписують її представники адмініс­трації підприємства чи його власники. Підписи посвідчують від­битком круглої печатки. Видається характеристика працівникові на руки або з його відома надсилається до підприємства, ^стано­ви чи організації, які її запитали.

Зразок складання атестаційної характеристики наведено у до­датку 4.14.

Підготовка відгуку

Відгук — документ, що відображає набуття працівником пев­них навичок, знань та вмінь за підсумками конкретного періоду часу або виконання якої-небудь роботи. Наприклад, відгук про проходження практики або випробного терміну, про підсумки стажування, відрядження тощо.

Відмінність відгуку від характеристики в тому, що в ньому менше уваги приділяється особистісним якостям працівника. У той час як професійні якості мають бути відображені більш пов­но й докладно, ніж у характеристиці.

Слід зазначити, що відгук також може бути складений як вис­новок — оцінка певної наукової праці, статті, що має бути опуб­лікована, нового проекту, звіту за підсумками проведеної роботи. У такому разі у відгуку ретельно аналізують позитивні сторони та недоліки поданої роботи, висновки мають бути обгрунтованими (див. Книгу 1 серії «Культура діловодства» автора).

Метою складання і характеристики, і відгуку є: документування відомостей, інформування про їх зміст керівництва підприємства і самого працівника, а також підготовка відповідного управлінського

рішення про найбільш доцільне застосування знань та навичок пра­цівника на підприємстві або поза ним.

Перед тим як скласти остаточний текст характеристики або відгуку, варто провести роботу, під час якої нагромаджуються не­обхідні відомості про працівника. Вся інформація, як правило, фіксується в документах, що відображають показники ефектив­ності праці та її якості, динаміку діяльності за певні періоди часу, результати виконання окремих виробничих завдань тощо. Також використовуються документи, в яких ці результати порівнюють­ся з результатами колег, що виконують таку саму роботу або обій­мають відповідну посаду.

При оцінюванні особистіших якостей працівника велику ува­гу приділяють враженням, що складаються у процесі ділового (формального) і неформального спілкування. У деяких випадках враховується і думка колег працівника, які добре його знають зі спільної роботи та поза нею. Для цього використовують анкети (опитування), в яких пропонують дати оцінку (у балах) особис­тісним і діловим якостям працівника або просто зазначити ті з них, які має працівник.

Реквізити відгуку (характеристики) такі: назва виду докумен­та; заголовок; текст; підписи керівних осіб; відбиток печатки (для характеристики обов'язкова, для відгуку — бажана); дата.

Назва документа ( характеристика чи відгук) друкується по центру аркуша великими літерами без лапок. Заголовок характе­ристики — інформація про особу (прізвище, ім'я, по батькові, рис народження; відомості про посаду, освіту, кваліфікацію, вчене звання тощо) — викладають у родовому відмінку і розміщують у стовпчик біля правого берега документа. Цей реквізит розташо­вують на два міжрядкових інтервали нижче від назви документа.

Заголовок відгуку починається із прийменника (як правило, про або на), наприклад:

♦ Про результати проходження інженером Климко І. С. вип­робувального терміну.

♦ Про підсумки стажування менеджера з продажів компанії Сидорчук Н.Т у ТОВ «Альтфактор».

♦ На дипломну роботу студентки 5-го курсу Національного аві­аційного університету (спеціальність: «Документознавство та інформаційна діяльність») Назаренко Надії Миколаївни на тему: «Особливості документування діяльності виконавчих комітетш місцевих органів державного самоврядування».

Стиль викладу характеристики або відгуку — офіційно-діло­вий. Варто уникати надто різких оцінок тих чи інших якостей. Документ повинен містити максимально об'єктивну інформа­цію. Водночас необхідно віддати перевагу більш ретельному опи­су найважливіших рис характеру та професійних здібностей. З цього не варто робити висновок, що недоліки треба замовчувати. Якщо не сказати про них, то результат буде незадовільний — не­доліки залишаться й надалі справлятимуть негативний вплив на результати роботи працівника.

При складанні характеристики або відгуку необхідно визначи­ти пріоритети. Що важливіше: лояльність (порядність, доброзич­ливість тощо) чи професіоналізм? Як правило, особистісні якос­ті мають більшу «питому вагу». Питання, хто є ціннішим співро­бітником: не дуже порядний у стосунках з колегами професіонал чи молодий спеціаліст, що має високі моральні якості, — можна вважати риторичним. Нейтральність викладу тексту документа досягається використанням стверджувальних дієслів: характери­зується, впорається, виконує тощо.

Складання рекомендаційного!листа

Рекомендаційний лист (від лат. гесотепйаііо — доручення) — письмовий відгук про роботу, діяльність якої-небудь особи, а та­кож вказівка або порада.

Рекомендаційні листи складаються з різних приводів: клопо­тання про підвищення на посаді або одержання гранту, влашту­вання на нову роботу або збирання інформації про ділових пар­тнерів.

Рекомендаційний лист має кілька істотних відмінностей від характеристики або відгуку:

♦ рекомендація не завжди дається за місцем роботи,

♦ використовуються рекомендації і в комерційному листуванні. Отримати рекомендацію можна від людини, яка добре знає

рекомендованого, його професійні та особистісні якості, коло ін­тересів, наукові досягнення тощо. Той, хто дає рекомендацію, по­винен мати досить високий авторитет і визнання у своїй сфері ді­яльності, репутацію моральної людини. Це необхідні умови, ос­кільки йдеться про об'єктивність оцінки. А будь-яка організація зацікавлена у кваліфікованих і лояльних співробітниках.

Реквізити: назва документа і заголовок; текст; підпис; відбиток печатки (необов'язковий реквізит); дата написання документа.

У першому абзаці тексту рекомендаційного листа варто заз­начити, протягом якого часу ви знаєте людину, якій даєте реко­мендацію, ким ви їй доводитесь. Необхідно вказати тривалість її роботи у вашій організації, виконувані нею обов'язки, перелічи­ти проекти, в яких вощ брала участь, ефективність діяльності та досягнуті результати. Наприкінці абзацу можна підбити підсу­мок усього зазначеного й висловити свою думку щодо рекомен­дованого.

У другому абзаці дається більш докладна характеристика лю­дини з погляду її професійних навичок: уміння виконувати певні завдання, роль у командній роботі, вияв як позитивних, так і не­гативних якостей.

У наступному абзаці варто зупинитися на особистісних якос­тях та особливостях поведінки: враження, яке людина справляє при спілкуванні та взаємодії з іншими членами колективу, відпо­відальність, лояльність, доброзичливість тощо. На завершення тексту документа повідомляються зауваження щодо відповіднос­ті людини, яка рекомендується. Це варто зробити, оскільки, склавши рекомендацшноШ листа, автор документа висловлює свою готовність нести певну відповідальність за людину, яку ре­комендує.

Наприкінці рекомендаційного листа зазвичай вказуються контактні дані: телефон, факс, адреса електронної пошти тощо.

Зразок рекомендацШного листа подано на рис. 4.16.

Оформлення копій документів про освіту

Копія документа про освіту (диплома, атестата, свідоцтва) по­винна бути завірена нотаріально і внесена» особову справу за на­явності безпосередньо самого документа про освіту.

На практиці можуть використовуватися спеціальні бланки, які заповнюються з документа особи, на яку заводиться особова справа.

Зразок оформлення документа про освіту наведено в додатку 4.14.

335 і

Оформлення додатка до особового листка з обліку кадрів

Додаток до особового листка з обліку кадрів — документ, що слу­гує для оперативного внесення змін, що сталися з часу його офор­млення. На титульній стороні додатка вказують прізвище, ім'я, по-батькош працівника, на якого заведена особова справа. Далі зазначають дані про роботу та номери наказів про призначення чи звільнення, відповідні дати та підписи тих, хто здійснював запис.

Якщо особа приймається в установу вперше, то першим запи­сом буде вказана посада, на яку вона прийнята, із зазначенням числа, місяця, року, а також номера і дати відповідного наказу. При звільненні працівника додатковий запис робити не потріб­но. Достатньо під датою і номером наказу про зарахування поста­вити у знаменнику дату і номер наказу про його звільнення.

Якщо призначення працівника затверджується вищою уста­новою, вказується найменування цієї установи, номер і дата від­повідного наказу. Інколи до таблиці першого розділу вносять гра­фу «Причина звільнення».

До другого розділу додатка заносять відомості про роботу за сумісництвом, зміни в облікових ознаках працівника (освіта, знання іноземних мов, учений ступінь), перепідготовку чи підви­щення кваліфікації, нагородження, зміни сімейного стану, зміни місця проживання тощо. Усі записи повинні бути підтверджені відповідними документами про:

♦ переміщення по службі, нагороди чи догани (накази з осо­бового складу);

♦ зміну прізвища, зміни сімейного стану Документи органів ЗАГСу та записи у паспорті);

♦ освіту та підвищення кваліфікації (документи про закінчен­ня навчальних закладів);

♦ присвоєння вченого ступеня (документи Вищої атестаційної комісії тощо).

Записи необхідно робити регулярно, зразу після того, як від­булися зміїш в обліїсових даних працівника. Недотримання цих вимог знижує значення документа і рівень правдивості відомос­тей особової справи взагалі.

Обов'язковим реквізитом додатка до особового листка з обліку кадрш є позначки про проведення перевірок наявності змш в осо­бовії! справі працшника. Позначки розмилуються на зворотному

боці документа після шпшх відомостей і складаються з напису: «Особова справа перевірена».

Нижче ставиться дата і підпис особи, відповідальної за веден­ня особових справ з обліїсу кадрш.

Зразок оформлення додатка до особового листа наведено в да-датку4.18.