Розділ 5. Складання професійних документів
Тема 5.1. Загальні вимоги до складання документів. Текст документа. Основні реквізити . Види документів
План
1. Документ — основний вид ділового мовлення
2. Вимоги до складання та оформлення різних видів документів. Правила оформлення сторінки, рубрикація тексту, правила оформлення заголовків, виділення окремих частин тексту
3. Основні реквізити
4. Види документів та їх класифікація.Стандартні і нестандартні документи
Студенти повинні:
знати призначення, класифікацію документів, вимоги до складання та оформлення різних видів документів, реквізити документів та правила їх оформлення
вміти складати ділові папери управлінської документації обраної професії, грамотно писати й оформляти документи.
1. Документ — основний вид ділового мовлення. Він має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й реальні пропозиції та вказівки. Обов'язковими для документа є заголовок, чітка композиція, цілісність змісту, зв'язність викладу, структурна організація, завершеність.
Ділова документація відображає характер суспільних відносин, у ній зосереджується інформація про події, явища, Приватні стосунки між людьми. Документи мають правове і господарче значення. За походженням виділяють службові й приватні документи; службові1 функціонують в установах і організаціях, приватні стосуються приватних осіб.
За призначенням документи поділяють на: розпорядчі де подається інформація про організацію роботи установи' закладу, підприємства; статутні —з коротким викладом змісту статуту організації чи установи; виконавчі в яких подається план або напрям виконання певного обсягу роботи; інформаційні, які містять конкретну інформацію' необхідну для діяльності даної організації чи підприємства.
Документи розрізняють ще й за структурними ознаками вони можуть бути стандартними й нестандартним и, що залежить від багатьох об'єктивних та суб'єктивних факторів.
Типові та фірмові документи оформляються на бланках або стандартних аркушах.
Слід зауважити, що в роботі інженерів, конструкторів керівників виробництва багато часу відводиться вивченню, аналізу та складанню різної документації. Це — конструкторська технологічна, експлуатаційно-ремонтна документація; організаційно-розпорядчі, інформаційні, рекламні та інші документи.
Часто буває, що робота з подібними документами ускладнюється тільки тому, що в побудові їх немає необхідної послідовності або ж документи перевантажені несуттєвою для користування інформацією.
Питаннями складання текстових документів відають сучасні наукові дисципліни: прикладна лінгвістика і теорія стандартизації, інженерна психологія і психолінгвістика, теорія і практика редагування та теорія управління виробництвом.
Щоб не марнувати часу в процесі складання і використання документів, слід розумно поєднувати формальний підхід і творчість.
Пропонований розділ подає деякі рекомендації, загальні правила і норми у текстовому викладі ділових паперів та ілюструє їх конкретними зразками.
Текст — головний елемент документа. Крім параграфів пунктів у тексті виділяються абзаци. Тут треба стежити щоб кожен абзац розпочинав нову думку чи мікротему.
Поділ тексту на абзаци має велике практичне значення Це допомагає осмислити прочитане і підготуватися до сприйняття іншої підтеми.
Абзаци не повинні бути великими. Нормативним можна вважати абзац з трьох чи п'яти речень. Для сприйняття краще якщо ід речення будуть різні: найкоротші — на початку і в кінці. Абзаци теж вимагають чергування залежно від розмірів. Наприклад, у виробничих документах, де звертається увага на кожну операцію чи деталь, абзаци використовуються для виділення однорідних членів чи сурядних речень в окремі мікротексти. Тут доречні абзаци з одного-двох речень.
Найзручніші для сприйняття речення з трьох, п'яти, семи і найбільше — з дев'яти слів.
Щодо словосполучень, то слід пам'ятати, що в будь-якому діловому тексті варто використовувати звичні стандартизовані форми. Це прискорює складання і сприйняття документа.
Текст документа повинен бути чітким, коротким і не допускати різних тлумачень.
2. Писемне регулювання ділових стосунків у державно-правовій і суспільно-виробничій галузях, обслуговування громадських потреб людей у побутових ситуаціях здійснюється на допомогою ділових паперів, документів.
Розрізняють декілька значень поняття «документ»:
1. Письмове офіційне свідчення, довід юридичної сили, зафіксований на спеціальному папері (паспорт, свідоцтво про народження, диплом про освіту та ін.)
2. Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, потверджує дії, повноваження чи права конкретної особи (закон, акт, протокол, заповіт, доручення та ін.).
3. Матеріальний об'єкт, у якому міститься певна інформація (перфокарта, дискета, файл, кіно- й фотоплівка та ін.).
4. Історично достовірні письмові джерела (грамота, указі та ін.).
Узагальнюючи наведені вище формулювання, можна визначити поняття документ як матеріальний об'єкт, що містить зафіксовану інформацію, оформлену в усталеному порядку, і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу для виконання конкретної, йому призначеної функції.
Документи широко використовуються в повсякденні як джерела та носії інформації, сприяють удосконалюванню внутрішньої організації та зовнішніх стосунків, поліпшенню роботи, функціонування закладів, підприємств чи організацій і рівночасно є підставою для ухвалювання, узагальнення, довідково-пошукової роботи.
Оскільки документи є засобом засвідчування, доведення певних фактів, що мають життєво важливі наслідки, кожний із них має велике правове (юридичне) навантаження.
Кожний документ укладається згідно з усталеними нормами та правилами, які є стабільними (канонічними) для конкретного виду, але всі вони мають відповідати таким вимогам:
— не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного й адміністративного права, директивним положенням конкретних керівних органів;
— видаватися лише відповідними повноважними органами або службовцями згідно з їх компетенцією;
— відповідати своєму призначенню, назві й укладатися: за встановленою формою;
— бути вірогідними, переконливими й відповідати меті та завданням певного закладу, установи тощо або їх і керівництва (базуючись на фактах, містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки);
— бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними.
Більшість документів має бути придатною до тривалого зберігання.
Дотримування цих вимог дає змогу оперативно отримати іопрацювати потрібну інформацію, вчасно вжити доцільних заходів, зробити процес управління стабільним, передбачуваним і плідним.
У діловодстві є певні вимоги і правила щодо оформлювання сторінки та її нумерації.
Організаційно-розпорядчі документи укладають на аркуші форматом А4 (297x210 мм) та А5 (148x210 мм). Лівобіч залишають вільний берег у 30 мм для збереження тексту в разі підклеювання, підшивання, затискування документа, правобіч — не менше ніж 10 мм; верхній і нижній — 20 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).
Документ, який забирає одну сторінку, не нумерують. У документах, що укладені на двох і більше як двох аркушах (з одного боку), нумерація починається із другого аркуша арабською цифрою 2 посередині верхнього берега на відстані не менше ніж 10 мм від краю. Біля цифр не пишуть жодних позначок чи символів.
Якщо документ укладено з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначають у верхньому кутку правобіч, а парні — лівобіч.
Головною складницею документа є текст (зміст), який визначно назвою та метою ділового папера. Укладаючи текст, слід дотримувати певних технічних вимог, а саме:
— на бланку друкується лише перша сторінка, а друга й наступні — на чистих аркушах однакового із бланком розміру, кольору й ґатунку;
—підпис укладача чи відповідальної (керівної) особи можна переносити на другу (іншу) сторінку лише за наявності на ній не менше ніж два рядки тексту;
— у складних документах текст членують (рубрикують) для зручності та швидшого опрацьовування й уникання плутанини.
Рубрикація — це поділ тексту на логічні складниці, які графічно відокремлені одна від одної.
Для цього використовують також заголовки, систему нумерації, колір чи фактуру паперу та ін., що в кінцевому рахунку виражає зовнішню будову (композицію) всього документа і вказує на його складність.
Ступінь складності й форма поділу безпосередньо залежить від обсягу, змісту, складу, тематики і призначення документа.
Найпростішим видом рубрикації є поділ на абзаци. Класичний абзац має три частини:
— зачин (формулює тему абзацу — зміст);
— фраза (містить основну інформацію абзацу);
— коментар (підсумок усього абзацного змісту).
Інформація, уміщена в межах одного абзацу, має виражати закінчену думку. Типовий абзац має бути із 4-5 речень. Хоча ОДС не виключає наявність й одного речення. Та яким би не був обсяг абзацу, він має являти собою внутрішньо замкнене смислове ціле.
Нумерація рубрик тексту існує для чіткого зазначення і вказування на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування, а також підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих складників. Розрізняють комбіновану (традиційну) й нову системи нумерації.
Комбінована (традиційна) базується на використовуванні символів, слів, літер, арабських і римських цифр та доповнює абзацне членування тексту (нумерування, пунктів, правил, тез), яке залежить від змісту, обсягу й форми документа.
Ця система вимагає чіткого дотримування правил пунктуації, повинна мати логічну будову й до однотипових рубрик застосовувати однорідні засоби нумерації або лаконічні, однозначні заголовки.
Заголовок має бути лаконічним, але логічно повноцінним — однозначним і несуперечливим, а також точно відповідати змістові документа або його частини.
Система арабських цифр (нова) базується на чіткому поділі на частини, які включають усі цифри відповідних складників вищих ступенів поділу.
Нумерація розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів
Розділи, наприклад звіту, мають порядкову нумерацію в межах викладення суті змісту й позначаються арабськими цифрами без крапки:
1, 2, 3 й т. д.
Підрозділи мають порядкову нумерацію в межах кожного розділу.
Номер підрозділу містить номер розділу й порядковий номер підрозділу, відокремлений крапкою.
Після номера підрозділу крапки не ставлять:
1.1, 1.2 і т. д.
Пункти мають порядкову нумерацію в межах кожного розділу або підрозділу.
Номер пункту складається з номера розділу й порядкового номера пункту, або з номера розділу, порядкового номера підрозділу та порядкового номера пункту, відокремлених крапкою. Після номера пункту крапки не ставлять:
1.1, 1.2, або 1.1.1, 1.1.2 і т.д.
Якщо текст поділяють лише на пункти, їх слід нумерувати, за винятком додатків, порядковими номерами.
Номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера підрозділу, порядкового номера пункту й порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою:
1.1.1.1,1.1.1.2, 1.1.1.3 і т.д.
Якщо розділ, який не має підрозділів, поділяють на пункти й далі — на підпункти, номер підпункту складається зі номера розділу, порядкового номера пункту і порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою: 1.1.3,1.2.1 й т.д.
Після номера підпункту крапки не ставлять.
Якщо розділ або підрозділ складається з одного пункту, або пункт складається з одного підпункту, його не нумерують.
Застосування нової системи нумерації відповідає вимогам ДСТУ 3008—95 і спрощує опрацьовування документів і (навіть на комп'ютері), уніфікує їх, бо дає можливість не вживати словесних найменувань і символів.
Більшість текстів містять такі основні логічно взаємозумовлені частини (елементи):
— вступна (причинова) — у якій зазначають привід та безпосередньо причину укладання документа (указується історія питання);
— довідна (фактологічна) — у якій наводяться конкретні факти, доводи, пояснення, міркування, розрахунки, посилання на інші матеріали тощо (розкривається суть питання, проблеми);
— закінчення (висновкова) — містить пропозиції, ухвалу, висновки тощо (формулюється кінцева мета документа).
Наявність тих або інших елементів тексту, порядок їх послідовності залежить від конкретного документа, його змісту й мети.
Для зручності зіставлення показників і наочності цифровий матеріал, зазвичай, оформляють у вигляді таблиць, що відповідають вимогам чинних нормативних документів. Нумерують таблиці, якщо їх більше ніж одна в документі, арабськими цифрами. Система нумерації може бути наскрізною (напр., «Таблиця 1»; «Таблиця 2» і т. д.) або індексаційною (окрім таблиць, що наведено в додатках), і тоді номер містить номер розділу й порядковий номер таблиці, відокремлених крапкою (наприклад, «Таблиця 5.3» — третя таблиця п'ятого розділу).
Назва таблиці визначає її тему та зміст і має бути точною, виразною, лаконічною й відповідати змістові таблиці. Якщо таблиця переноситься на інші сторінки, то там назви не повторюють, а пишуть: «Продовження табл. З» або «Закінчення табл. 2». Назви можна не давати, якщо таблиця не має самостійного значення, тобто потрібна по ходу читання основного тексту. У продовженні таблиці на наступних сторінках припускається заміна заголовків граф їх нумерацією арабськими цифрами. Нумерацію граф і рядків таблиці застосовують і тоді, коли на них слід посилатися в тексті документа.
Незакінчену таблицю нижньою поземною лінією не обмежують.
Заголовки граф наводять переважно в Н. відмінку однини без довільного скорочення слів. Множину застосовують:
— коли серед текстових показників графи є такі, що стоять у множині;
— коли значення заголовка передається лише у множині;
— коли слово в однині не вживається.
Залежно від розміру таблиці її розміщують:
— безпосередньо після тексту, до якого вона належить;
— на наступній сторінці;
— у додатку.
Якщо в сусідніх рядках графи текст повторюється:
— його заступають лапками {кількість лапок за кількістю слів), коли текст уміщується в один рядок;
— його заступають словами «Те саме», які в разі подальшого повторення тексту заступають однією парою лапок, коли текст не вміщується в один рядок;
— і повторюється також початкова частина тексту, а кінець тексту — змінна частина, то повторювальну частину, заступають словами «Те саме», але якщо є поземні лінійки, то текст слід повторювати.
! Не заступають лапками:
1) цифр і знаків;
2) позначень одиниць величин;
3) літерних абревіатур;
4) марок машин, механізмів, матеріалів і под.;
5) скорочених позначень нормативних документів із номерами.
За відсутності відомостей ставлять крапки (...) або пишуть: «Немає відом.». Якщо немає й не буде можливості проставити в комірці таблиці відомості, то ставлять тире. Не можна залишати комірку порожньою.
Якщо слід пояснити чи доповнити якісь табличні дані, роблять підтабличні позначки, що можуть бути пов'язані з таблицею або за допомогою знака виноски, або за допомогою заголовка «Примітка».
На всі таблиці мають бути посилання в тексті документа.
3.Реквізити документів та їх оформлення.
Державний герб - розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.
Емблема організації чи підприємства - розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.
Зображення державних нагород - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.
Код підприємства, установи, організації - розташовується у верхньому правому кутку.
Код форми документа - розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.
Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки. Повна назва установи, організації або підприємства — автора документа - розташовується у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.
Назва структурного підрозділу - розташовується у верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом.
Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку - розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: 252030; м.Київ, вул.Пирогова,9, т.22 1-99-33. На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунку у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО №321 518.
Назва виду документа - розташовується зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу.
Дата - документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим — трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік — 17.06.96 (тобто 17 червня 1996 року). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом.
Індекс - розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02 — шифр структурного підрозділу; 10 — номер справи, документа; 36 — реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.
Посилання на індекс та дату вхідного документа - розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на N° 02-10/135 від 01.03.96, де 02 — індекс структурного підрозділу; 10 — номер справи за номенклатурою; 1 35 — порядковий номер.
Місце укладання чи видання - розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ.
Гриф обмеження доступу до документа - розташовується з правого боку під кодом - форми. Записується з середини рядка "для службового користування", "секретно", "цілком секретно".
Адресат - розташовується з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі — тоді перед її прізвищем.
Гриф затвердження - розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження — спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:
— слово ЗАТВЕРДЖУЮ;
— назва посади;
— особистий підпис;
— ініціали та прізвище особи, що затвердила документ,
— дата затвердження.
Резолюція - розміщується у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів: — прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ; — вказівка про порядок у характері виконання документа; — термін виконання документа; — особистий підпис керівника; — дата. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні, підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, наведена в резолюції першою.
Заголовок до тексту - друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника "про", має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.
Відмітка про контроль - розташовується з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа, її проставляють за формою "К" або "Контроль".
Текст - складається з таких логічних елементів: — вступу; — доказу; — закінчення. Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля).
Відмітка про наявність додатка - розташовується ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків:!) якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так:
Додаток: на 2 стор. у 3 прим.:
2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількість їх примірників:
Додаток: "Проект реконструкції ділянки" на 5 стор. у 2 прим.
Якщо додаток залишається у справі, то зазначається:
Додаток: на 2 стор. лише адресатові.
При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до списку на 7 стор.
Підпис - Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять:
— зазначення посади (з лівого боку);
— підпис (з правого боку);
— ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч).
Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються одна під одною у послідовності, що відповідає займаній посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що займають однакову посаду, їх підписи розташовуються на одному рівні:
Директор Директор
с/ш №277 с/ш№282
/підпис/ /підпис/
Л.С.Семенова Ю.Ю.Некрасов
Розшифрування підпису в дужки не береться.
Гриф узгодження - Розрізняють дві форми узгодження документів — внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Гриф узгодження ставиться на зовнішній формі. Цей реквізит складається із:
— слова "УЗГОДЖЕНО";
— назви посади службової особи (включаючи назву установи), з якою узгоджується документ;
— особистого підпису;
— його розшифрування;
— дати.
Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту "ПІДПИС" або на окремій сторінці.
Віза - Внутрішнє узгодження проекту документа — це його візування. Віза складається з:
— особистого підпису особи, що візує,
— дати.
У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали і прізвище):
Завідувач кафедри (підпис) Б.М.Сайко
28.08.96
Невеликі зауваження (1 — 2 рядки) розташовуються перед візою. При внутрішньому узгодженні візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі.
Печатка - печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, до довідок з місця роботи і т.д.
Відмітка про засвідчення копій - у правому верхньому кутку пишеться слово "копія"; під реквізитом "підпис" слово "правильно"; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. При потребі підпис завіряється печаткою.
Прізвище виконавця та номер його телефону - цей реквізит обов'язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з: — прізвища виконавця; — номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотнього або лицьового боку останньої сторінки документа.
Відмітка про виконання документа й направлення його до справи - цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа і містить у собі такі дані: — стислу довідку про виконання; — слова "ДО СПРАВИ" та номер справи, до якої має бути підшитий документ, — дату скерування документа до справи; — підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.
Відмітка про перенесення даних на машинний носій - розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить:
— запис "Інформація перенесена на машинний носій";
— підпис особи, відповідальної за перенесення даних;
— дату перенесення.
Відмітка про надходження - містить:
— скорочену назву організації, що отримала документ,
— дату його надходження.
Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:
— назву організації;
— дату надходження;
— індекс документа.
Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа.
4.Документ — основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.
Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.
У практичній діяльності установ організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.
Види документів визначають за такими ознаками:
найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;
походженням — службові (офіційні) й особисті*
• службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;
• особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності; місцем виникнення — внутрішні та зовнішні:
• внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;
• зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;
призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
напрямком — вхідні й вихідні;
формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):
• стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);
• індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх-друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);
строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:
• звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги;
• термінові — зі встановленим строком виконання. До них , належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);
• дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»;
ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;
стадіями створення — оригінали, копії й виписки:
• оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;
• копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;
• за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг);
• якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;
складністю — прості (односкладові) й складні;
строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;
технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;
носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.
Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством.