Ведення особової документації 3 страница

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже пра­цював, то, заповнюючи дублікат трудової книжки, в розділ «Відо­мості про роботу» в графу 3 спочатку вносять запис про загаль­ний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазнача­ється загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнен­ня, на якому підприємстві, в які періоди часу й на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений належно офор­мленими документами, записується за окремими періодами ро­боти в такому порядку:

♦ у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;

♦ у графі 3 пишеться назва підприємства, де працював праців­ник, а також назви цеху (відділу) й посади (роботи), на яку було прийнято працівника.

^ Відомості про роботу за сумісництвом та за суміщенням профе­сій у дублікаті трудової книжки вносяться на бажання працівника. Якщо в поданих працівником документах є відомості про пе­реведення його на іншу постійну роботу на тому самому підпри­ємстві, то про це робиться запис.

Після цього в графі 2 записується дата звільнення, а в графі 3 — причина звільнення, якщо в поданому працівником документі є такі дані.

Якщо подані працівником документи не містять повних даних про роботу в минулому, то в дублікат трудової книжки вносять тільки ті дані, що є в документах.

У графі 4 зазначаються назва, дата й номер документа, на під­ставі якого зроблено відповідні записи в дублікаті.

Власники або вповноважені ними органи попередніх місць роботи зобов'язані сприяти своєму колишньому працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи до влаштування на останнє підприємство.

Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (наприклад, обгоріла, розірвалася, забруднилася), то власник або вповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає пра­цівникові дублікат трудової книжки (вкладиш до неї). При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала з зазначених при­чин непридатною, робиться надпис:

Замість видано дублікат

Непридатна трудова книжка повертається працівникові. Влаштовуючись на нове місце роботи, працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.

Збереження трудових книжок

Зберігаються трудові книжки на підприємствах як документи суворої звітності. У разі, коли офісами стають особисті помеш­кання власників, трудові книжки потрібно зберігати в недоступ­ному для сторонніх місці. Відповідальність за ведення, зберігай- * ня і видачу трудових книжок несе керівник підприємства.

Відповідальність за своєчасне і правильне заповнення трудо­вих книжок, ведення їх обліку, зберігання і видачу покладається на спеціально уповноважену особу, призначену наказом керівни­ка (див. додаток 1.3).

За порушення встановленого порядку ведення обліку, збері­гання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплі­нарну, а в окремих передбачених законом випадках — іншу відпо­відальність.

Якщо у трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, її доповнюють вкладишем, який вшивається в трудову книжку, заповнюється і ведеться так само, як і трудова книжка. Сам вкладиш не є дійсним, тому в трудовій книжці ставиться штамп розміром 10x25 мм з написом:

Видано вкладиш №__

й позначаються його номер і серія.

і .•.%,-

Облік трудових книжок

Трудові книжки є цінними документами. Тому на підприємс­твах ведеться їх суворий облік у відповідній документації: книзі обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них та книзі облі­ку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них затвер­джена наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 року №277.

Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них веде відділ кадрів або інший підрозділ підприємства чи інспектор, який приймає та звільняє працівників. У цій книзі реєструють усі трудові книжки та вкладиші до них, прийняті від працівників, а також видані трудові книжки та вкладиші до них із записом серії та номера, підписані особою, котра прийняла зазначені докумен­ти чи заповнила їх.

Одержуючи трудову книжку у зв'язку зі звільненням, праців­ник розписується в цьому в особовій картці і в книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них повинна бути пронумерована, прош­нурована і скріплена підписом керівника підприємства та круг­лою печаткою.

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них затвер­джена наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 року №277.

До книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них вносять усі операції, пов'язані з одержанням і витрачанням блан­ків трудових книжок і вкладишів до них. Обов'язково зазначають серію та номер кожного бланку. Веде цю книгу, як правило, бух­галтерія підприємства.

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них теж має бути пронумерована, прошнурована та скріплена підписом керівника підприємства і відбитком печатки.

Зберігають бланки трудових книжок і вкладиші до них у бухгал­терії підприємства як документи суворої звітності і видають за заяв­кою під звіт особі, відповідальній за їх ведення. Після закінчення кожного місяця особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладок до них та про суми, одержані за заповнені трудові книжки і вкладиші до них, додаючи прибутковий ордер каси підприємства.

На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладиші до них складають акт за формою, затвердженою нака­зом Мінстату України від 27 жовтня 1995 р. №277, як це подано в додатку 4.4.

Трудові книжки (дублікати), не одержані працівниками при звільненні, зберігають протягом двох років у кадровій службі під­приємства окремо від трудових книжок працівників, які перебу­вають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книж­ки (дублікати) зберігають в архіві підприємства протягом 50 років. Після закінчення зазначеного строку їх можна знищити у вста­новленому порядку.

Власник підприємства або уповноважений ним орган зобов'я­заний мати потрібну кількість бланків трудових книжок і вклади­шів до них.

Зразки оформлення книги обліку бланків трудових книжок й вкладишів до них та книги обліку руху трудових книжок і вкла­дишів до них наведені в додатках 4.5 та 4.6.

4.2. Ведення особових справ

Коло Щтань: вимоги^^&провадженН^Шобової справи; збері-1 ганнШта передача особових справ в архів, особливості скла-1 ЩапгШт^ментів особової справЩщ

Особова справа — сукупність документів, які містять найповні­ші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі пер­сонального обліку працівників.

Вимоги до провадження особової справи

На підставі документів, що групуються в особовій справі, вив­чаються та використовуються управлінські кадри. За матеріалами особової справи вирішуються питання використання працівника на роботі, присвоєння спеціальних, почесних та військових звань, нагороджування, а також обчислення трудового стажу для виплати надбавок чи призначення пенсії.

Заводяться особові справи (досьє) на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їхніх заступників, матеріально відповідальних осіб, спеціалістів, професорсько-вик­ладацький склад та інших працівників. Провадження особових справ регламентується нормативними актами кадрової служби.

Особова справа державних службовців оформляється згідно з вимогою Постанови Кабінету Міністрів України № 731 від 25.05.1998 р. «Про затвердження порядку ведення особових справ державних службовців» із змінами, внесеними згідно з Постано­вою Кабінету Міністрів України № 56 від 24.01.2001 р.[107].

Із загальних правил провадження особових справ доцільно підкреслити таке: не допускається занесення до них наказів (роз­поряджень) про відпустки, відрядження, скерування на курси пе­репідготовки та підвищення кваліфікації.

У роботі з особовими справами важливо мати на увазі такі зас­тереження:

♦ особова справа зберігається на рівні із секретними докумен­тами;

♦ видається особова справа для службового користування ли­ше тим посадовим особам, яким це право надано керіїши-ком організації;

♦ видача особових справ записується в спеціальному журналі або контрольнії! картці;

♦ видана на підставі персонального дозволу особова справа повинна бути повернена до кадрової служби протягом доби;

♦ винесення особової справи з приміїцення кадрової служби за інших обставин не допускається;

♦ при користуванні особовою справою категорично забороня­ється робити будь-які виправлення записіїз у ніїі або вноси­ти до неї нові чи вилучати будь-які документи.

Штатно-посадова та алфавітна книги (див. додатки 4.22 та 4.23) заповнюються за встановленими формами і слугують для опера­тивного контролю за станом та рухом персоналу.

При функціонуванні комп'ютерних програм типу «Кадри» від­падає необхідність у повсякденному користуванні названими об-ліїсовими документами. Однак, вони повинні бути оформлені на­лежним чином і зберіїатись відповідно до встановлених норм.

Оформляються справи після зарахування пращвншав на ро­боту. Спочатку до особової справи заносять документи, що відоб­ражають процес приймання на роботу, потім — усі основні доку­менти, пов'язані з трудовою діяльністю праціїшика в установі чи організації.

Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або за структурними підрозділами згідно зі штатним розписом. Спра­ви на матеріально відповідальних осіб зберіїаються окремо. Кож­нії* особовШ справі присвоюється номер відповідно до номера у штатно-посадовш книзі. Цей номер записується і до алфавітної книги особових справ.

Особова справа праціїшика підприємства, зазвичай, повинна включати такі документи: £ «_й-.

1) додаток до особового листка з обліїсу кадрш;

2) особовий листок з обліїсу кадрів з фото праціїшика розмі­ром 4x6 см;

3) автобіографіїо;

4) копії документів про освіту, вчений стушнь, підвищення кваліфіїсації, перепідготовку тощо;

5) перелік наукових праць (для праціїшикпз, які мають учений стуглнь чи звання);

6) різного роду характеристики, вцггуки чи рекомендаційні листи;

7) документи, на основі яких видаються накази про призна­чення, переведення, звільнення праціїшика (контракт, по­дання, листи про переведення тощо);

8) копії наказш (розпоряджень) про прийняття (призначен­ня), переведення та звільнення праціїшика або витяги з цих накази*;

9) матеріали проведення атестації;

10) опис документів.

До особової справи можуть бути внесені також довідки — об'єктивки, копії наказів, розпоряджень, постанов вищої органі­зації або витяги з них, витяги з протоколів наукових рад (для на­укових працівників, які брали участь у конкурсному заміщенні вакантних посад), витяги з протоколів зборів трудового колекти­ву (для керівників, яких обирає на посаду трудовий колектив), а також інші документи, що характеризують діяльність працівни­ка. Розміщуються ці документи, зазвичай у хронологічному по­рядку. Усі вони підшиваються до справи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші доку­менти другорядного значення групуються у самостійну справу окремо від особових справ або розміщуються, у «кишеньці» чи конверті, підклеєному на зворотному боці обкладинки особової справи.

Включати до особової справи накази (розпорядження) про відпустки, направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування недоцільно.

Документи особової справи містять інформацію не лише про прийняття, переведення та звільнення працівника, а й про його вік, освіту, трудовий стаж, сімейний стан, багато інших відомос­тей про його життя та діяльність. З огляду на це вони можуть бу­ти використані для проведення соціально-демографічних дослід­жень. Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, у них нерідко можна знайти документи, необхідні для вивчення іс­торії розвитку тих чи інших підприємств, установ.

Документи особової справи ведуться не за роками, а протягом усього часу праці особи на підприємстві і до номенклатури справ не заносяться.

Зразок оформлення обкладинки особової справи подано в до­датку 4.7. Заголовок, що розташовується на обкладинці, повинен містити повну назву підприємства, номер справи, прізвище, ім'я, по батькові особи у називному відмінку.

Обов'язково проставляється дата заведення (день прийняття особи на роботу) та закінчення (день звільнення) особової справи.

Оскільки справа є документом тривалого зберігання, її необ­хідно вкласти у тверду обкладинку.

Зберігання та передача особових справ в архів

Після звільнення працівника заяву про його звільнення, ко­пію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші доку­менти (лист про переведення на іншу роботу, подання на звіль­нення тощо), на підставі яких видано наказ (розпорядження), долучають до особової справи та заносять в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа вилучається та зберігається у відділі кадрів протягом двох років, відтак здається на зберігання в архів організації до кінця загального строку збе­рігання — 75 років.

Доступ до особових справ повинен бути обмеженим. Вони му­сять знаходитись на особливому зберіганні нарівні із секретними документами.

Як правило, особові справи розмішують у сейфах чи, в край­ньому разі, у спеціально для цього пристосованих залізних шафах, що замикаються. Відповідальність за зберігання особових справ покладається на начальника відділу кадрів, референта з персона­лу, секретаря або відповідальну особу, призначену керівником.

Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволя­ється затримувати особову справу понад добу, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняєть­ся робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи чи долучати нові. Не дозволя­ється видавати особову справу особі, на яку вона заведена.

Щоб запобігти втраті особової справи, у ній необхідно трима­ти контрольну картку, яку рекомендується вести за формою, що наведена у додатку 4.8.

Контрольна картка залишається у кадровій службі на період видачі особової справи. Після повернення останньої у контроль­ній картці ставиться дата повернення, а особова справа поверта­ється на своє місце.

У разі відправлення особової справи поштою в картці вказу­ються дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата поверненя справи. Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується.

Зберігаються особові справи в архіві окремо від інших доку­ментів.

У разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається. Виняток становлять випадки переве­дення особи з підприємства на підприємство в межах однієї сис­теми, корпорації.

Складання опису документів особової справи

Опис документів особової справи містить їх порядкові номе­ри, індекси, найменування, кількість аркушів. Складається опис документів при первинному оформленні особової справи у тому порядку, в якому вони розміщені агідно з формою, наведеною у додатку 4.9.

Усі документи, що надходять до організації після оформлення особової справи, вносяться в опис додатково.

Кожному документові опису присвоюється назва згідно із за­писом, наданим йому при складанні. Запис проводиться так, щоб унеможливити підміну документів. Обов'язково ставиться дата занесення документа до особової справи.

Наприклад:

тт т

Наказ по Інституту

від 08.12.2009№12-К

10.12.2009

Відповідно заповнюють графи «Кількість аркушів», «Дата ви­лучення», «Ким вилучений документ та з якої причини».

Коли потрібно вилучити документ з особової справи, діспєк-тор по кадрах робить в описі відповідну позначку: Документ ви­лучено В.П. Недбайло для передачі у ВАК України.,

Забороняється вилучати документ з особової справи для зни­щення. У ході підготовки справи до передачі в архів в описі ро­биться запис цифрами та словами про кількість аркупгів, ставить­ся підпис відповідальної особи із зазначенням займаної нею по­сади та вказується дата передачі в архів.

'!іо5<

Заповнення особового листка з обліку кадрів

Особовий листок з обліку кадрів — основний обов'язковий до­кумент особової справи, що узагальнює біографічні дані пращв-ника, освіту, його роботу в минулому, відношення до вшськової служби, сімейний стан тощо.

Працшник заповнює особовий листок з обліїсу кадрш власно­ручно, без підчисток та виправлень. Записи робляться розбірли­во і без неприйнятих скорочень. На всі поставлені запитання слід давати повні відповіді.

Для заповнення особового листка використовуються такі до­кументи: паспорт, трудова книжка, вшськовий квиток, докумен­ти про освіту, а також, в разі наявності, документи Вищої атеста-щйної комісії щодо присвоєння вченого ступеня чи звання, до­кументи про винаходи тощо.

Керівник кадрової служби (інспектор чи секретар) обов'язко­во звіряє правильність записів в особовому листку з обліку кадрів з наявними документами. При цьому особливу увагу звертає на правильність запису найменувань організацій, населених пун­ктів, дат та цшіих відомостей (посади, кваліфікації тощо). Інфор-маціїо, відображену в особовому листку, працівник кадрової служби звіряє з відповідними документами.

Необхідно, щоб усі документи, передбачені порядком зараху­вання на роботу, були оформлені повністю. Крім цього, обов'язок працівника кадрової служби — справити на претенден­та якнайлшше враження під час спілкування з ним. Від цього за­лежить настрш, з яким працівник почне роботу в новш для ньо­го організації.

Послідовність заповнення особового листка:

1. Прізвище, ім'я, по батькові.

Пишуться в називному відмінку без скорочень; наприклад: Тарасенко Андрій Петрович.

2. Стать. Записується словами): чоловіча або жіноча.

3. Рж, число і місяць народження (записуються словесно-циф­ровим способом, наприклад,так: 1951,19 червня).

4. Місце народження. Вказуються повні назви населеного пункту, району, області;.наприклад: селище Іванівна Шдволочись-кого району Тернопільської області.

Найменування населеного пункту зазначається в називному відмінку, район, область — у родовому.

5. Освіта записується так: вища, не повна вища, середня-спеці-
альна, незакінчена середня, середня, початкова залежно від наяв­
ності документа про освіту.

Особи, які закінчили вищі навчальні заклади, зазначають: ви­ща; особи, які раніш уживали такі формулювання: середня спеці­альна (технікуми, педагогічні, музичні училища та ін.); середня (повна загальна освіта — 11 класів); незакінчена середня (за на­явності свідоцтва про здобуття базової загальної середньої освіти — 9 класів). Сьогодні вживаємо: початкова вища (рівень молод­шого спеціаліста), базова вища (рівень бакалаврату) й повна ви­ща (рівень магістратури).

Найменування навчального закладу вказується так, як він на­зивався на період його закінчення. Наприклад: Київський авто-мобільно-дорожний інститут.

У разі входження слова «імені» до найменування навчального закладу, необхідно, наприклад, писати: імені Т.Г.Шевченка. Запи­сується повне найменування факультету чи відділення, наприк­лад: дорожньо-будівельний; менеджменту; права.

Рік вступу, закінчення або вибуття записується так: 1991,1995.

Спеціальність, здобуту після закінчення навчального закладу, записують повною назвою спеціальності та номер диплома; нап­риклад: інженер-будівельник, Ц-9/1111 з відзнакою; магістр з еко­номіки, ВМ-2/2683; бакалавр права, СБ-3/814.

6. На запитання, якими мовами володієте, відповідають, нап­
риклад, так: читаю і перекладаю зі словником, читаю і можу роз­
мовляти, володію вільно.

Є кілька варіантів заповнення розділу про володіння мовами, але головне — інформація має бути правдивою.

Наприклад: російською, українською — володію вільно; англій­ською — читаю й можу розмовляти; іспанською — читаю й перек­ладаю зі словником.

7. Учений ступінь, учене звання записують, наприклад, так:
кандидат культурологічних та історичних наук, доцент.

Дані про наявність ученого ступеня чи ученого звання запов­нюються за наявності документів Вищої атестаційної комісії. У разі відсутності таких документів робиться запис: немає.

8. Відповідь на запитання про наукові праці та винаходи слід записувати так: маю 35 опублікованих наукових праць та 3 зареєс­трованих винаходи у галузі будівництва (список додається) або: наукових праць та винаходів не маю.

9. Виконувана робота з початку трудової діяльності відобража­ється відповідно до записів у трудовій книжці. Зазначаються також період навчання у вищих і середніх навчальних закладах, військова служба, участь у партизанських загонах і робота за сумісництвом, а також перерви у роботі, які пов'язані з навчанням, хворобою то­що. Підприємства, установи, організації слід іменувати так, як во­ни називалися на період роботи чи навчання особи, яка заповнює листок, наприклад: технік інституту «Київдіпротранс», м.Київ.

Якщо початок трудової діяльності збігається з часом вступу до вищих чи середніх навчальних закладів, слід писати так: студент (для вищих навчальних закладів), слухач |для військових акаде­мій чи курсів перепідготовки), аспірант (для тих, хто навчається в аспірантурі), курсант (для військових училищ) тощо.

Військова служба записується із зазначенням посади та номе­ра військової частини: рядовий військової частини №10834; коман­дир роти військової частини №21213, м. Олександрія, Одеський вій­ськовий округ.

10. Державні нагороди (вказується назва нагороди і час її
одержання; наприклад: 11.11.1999 — орден «Золота Зірка»,
20.03.2004 — відзнака Президента України «Орден Богдана Хмель­
ницького І ступеня».

Якщо державних нагород немає, робиться запис: не маю.

11. Відношення до військового обов'язку і військове звання
(записують, наприклад, так: військовозобов'язаний, старший лей­
тенант.

Склад — командний (адміністративний, технічний та ін.). Рід військ — сухопутні.

12. Сімейний стан на момент заповнення особового листка
(перелічуються всі члени сім'ї із зазначенням віку).Родинний
стан вказується на момент заповнення особового листка. Спо­
чатку, наприклад, зазначають: заміжня (незаміжня), одружений
(неодружений), розведена (розведений).

Потім записують усіх членів сім'ї із зазначенням ступенів рідства (батько, мати, чоловік, син, дочка), які мешкають разом із працівником, наводять прізвище, ім'я, по батькові та рік народ­ження кожного члена родини.

13. Домашня адреса записується (згідно з діючим адміністра­
тивним поділом) із зазначенням поштового індексу найменуван­
ня неселеного пункту, району, області та вулиці, номер будинку,
номер квартири, номер телефону.

14. Паспорт (вказуються серія, номер, ким і коли виданий).
Проставляючи дату заповнення листка вказують: число, мі­
сяць (словом), рік. Особистий підпис робиться розбірливо.

Зразок заповнення особового листка з обліку кадрів наведено в додатку 4.11.

Складання автобіографії

Крім заяви працівника та наказів керівника до особової спра­ви долучаються й інші документи, зокрема такі, як: автобіогра­фія, резюме, характеристика, рекомендаційні листи, а також ко­пії отриманих докуметів про освіту.

Автобіографія — документ, у якому особа, яка його складає, подає опис свого життя та діяльності — власноручно, в хроноло­гічній послідовності.

Основна вимога до цього документа — досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.

Кожне нове повідомлення починається з абзацу. Всі відомості про себе автор викладає в розповідній формі таким чином, щоб можна було скласти уявлення про його життєвий шлях, кваліфі-кащю та громадську діяльність.

Пишеться автобіографія від руки на стандартному листку формату А4 (див. додаток 4.12).

В автобіографії зазвичай вказують:

♦ назву документа;

♦ ім'я, прізвище, по батькові (теперіїпні та колишні, якщо бу­ли зміни) у називному відмінку;

♦ число, місяць і ріїс народження, місце народження;

♦ дані про батьків (прізвище, ім'я по-батькові — теперішні та колишні (якщо були зміни), дата народження (смерті, якщо померли), де й ким працюють;

♦ якщо батьки не працюють, то зазначити причину;

♦ відомості про освіту та спеціальність, види трудової діяль­ності; відомості про останнє місце роботи, нагороди і заохо­чення, участь у громадській роботі (виконані доручення), сі­мейний стан та склад сім'ї;

♦ судимість перебування під слідством близьких та рідних, паспортні дані;

♦ домашню адресу і номер телефону, дату заповнення; став­лять особистий підпис.

Відображаючи трудову діяльність, не слід обмежуватись лише переліком посад. Необхідно пояснити причини зміни роботи на цшгу.

У разі перерви у трудовій діяльності потрібно вказати її причину.

Усі дані подаються у хронологічному порядку, що допомагає скласти уявлення про життєвий шлях, ділову кваліфікацію та гро­мадську діяльність конкретної особи. Форма автобіографії подана в додатку 4.12.

Складання резюме

Резюме — опис особистих, освітніх і професійних даних люди­ни. Резюме в перекладі з французької мови означає — короткий висновок з основними положеннями доповіді, промови, науко­вої праці тощо.

Як документ резюме — це коротке узагальнення найважливі­ших відомостей про особу. Зокрема в ньому подаються дані про освіту, професійний досвід, а також основні біографічні дані.

Резюме повинно бути досить детальним і в той же час лаконіч­ним за змістом і не перевищувати однієї сторінки. Сьогодні це досить поширений документ при прийнятті на роботу у недер­жавних підприємствах.

Особливістю резюме є виклад даних про освіту й трудову ді­яльність у зворотному хронологічному порядку. У графі «Додат­кові дані» може вказуватись будь-яка піформація: знання шозем-них мов, наявність друкованих робіт, іїггереси претендента тощо. У деяких резюме містяться пункти: мета (яку роботу хотш би от­римати претендент) і бажана заробітна плата.

На відміну від автобіографії чи анкети, резюме характеризуєть­ся граничним лаконізмом і дає людині змогу, влаштовуючись на роботу, повідомити про себе те, що вважає за найнеобхідшше, аби справити на роботодавця приємне враження про себе як потен-щйного пращвника. Правильно, грамотно складене резюме — за­порука успіху.

Обсяг резюме не повинен перевищувати однієї сторінки. Ін­формацію слід розміщувати так, щоб легко сприймалася візуаль­но, передусім акцентувала особистісні позитиви.

На сторінці зліва розміщують графу питань у вигляді коротких називних речень, справа — лаконічні відповіді.

— До складання резюме існують такі вимоги:

♦ вичерпність інформації з наголосом на основних елементах;

♦ грамотність, бездоганний друк;

♦ чітке оформлення документа;

♦ персоніфікація резюме (при бажанні можна перелічити наз­ви структур, фірм, де людина працювала раніше).

У практичній діяльності розрізняють три форми резюме:

—звичайне або стандартне (довільне),

—хронологічне, що висвітлює досвід за роками.

—функціональне.

Хронологічне резюме, як правило, містить таку інформацію:

♦ прізвище, ім'я, по батькові, адреса та номер телефону;

♦ мета пошуку роботи;

♦ освіта та наукові ступені (зазначаються, починаючи з найви­щого), назви закінчених навчальних закладів, кваліфікація;

♦ нагороди та премії;

♦ список публікацій;

♦ плани на майбутнє щодо освіти, кар'єри;

♦ дані про досвід роботи;

♦ сімейний статус, стан здоров'я, хоббі, членство у товарис­твах, спілках тощо;

♦ наявність рекомендаційних листів.

Функціональне резюме демонструє освіту та потенціал автора, вияскравлює професійні здібності, підтверджені попередніми роками діяльності.