Основные функции менеджмента.
Влияние функций контроля на эффективность управления образовательного учреждения
Зеленцова Е.В.
Контроль как средство управления образовательным учреждением.
Основные функции менеджмента.
В классическом представлении категория «управление» шире категории «менеджмент», так как она применяется к различным видам человеческой деятельности. Всякий процесс управления содержит две взаимосвязанные части: объект управления (предмет приложения действий) и субъект управления (та часть, которая производит целенаправленное действие). Управление представляет собой осознанную целенаправленную деятельность человека, с помощью которой он упорядочивает и подчиняет своим интересам элементы внешней среды. Управление многообразно и существует в самых различных видах. Это может быть техническое управление, государственное управление, идеологическое управление, управление социальными процессами, управление образовательными процессами и, наконец, хозяйственное управление.
Если речь идет о технологической системе, то говорят «управление», а если об организационной структуре (с людскими ресурсами) – это менеджмент [1].
Менеджмент означает сферу деятельности, связанную с организацией работы людей ни предприятиях различного рода. В то же время – это область знаний, в рамках которой изучаются возможности эффективного управления.
Английское слово «менеджмент» (management) не переводится на русский язык дословно. Его принято переводить как «управление», а «менеджер» - как «руководитель». Первоначально оно обозначало искусство управлять лошадьми и произошло от глагола to manage, который примерно означает «объезжать лошадей» и, в свою очередь, восходит к латинскому manus – «рука».
Особое место менеджмента в рыночной экономике обусловлено тем, что именно он должен обеспечить связанность, интеграцию производственных, экономических процессов, внутренние ресурсы и внешнюю среду, усиливать адаптивность, конкурентоспособность. Знания основ менеджмента, методов построения организации, принятия решений – залог эффективной работы предприятия.
Сущность менеджмента выражается в его функциях, то есть тех задачах, для решения которых оно предназначено. Основных функций четыре: планирование, организация, мотивация, контроль (рисунок 1) [1].
Рисунок 1 − Четыре первичные функции управления.
Планирование. Функцией менеджмента «номер один» общепризнанно считается планирование. Планирование – это принятие решения о том, какие должны быть цели организации, и что надо делать для их достижения. Реализуя ее, предприниматель или управляющий на основе глубокого и всестороннего анализа положения, в котором в данный момент находится фирма, формулирует стоящие перед ней цели и задачи, разрабатывает стратегию действий, составляет необходимые планы и программы. Образно говоря, речь идет об определении того, «где мы находимся в настоящее время, куда хотим двигаться и как собираемся это делать». Планирование представляет собой непрерывный процесс изучения новых путей и методов совершенствования деятельности фирмы за счет выявленных возможностей, условий и факторов, так как по достижению поставленных целей формулируются новые.
Реализация разработанных планов и программ входит в содержание других функций, и, прежде всего функции организации. Организационная функция тесно связана с функцией планирования. Ее сущность превосходно выразил великий полководец А.В. Суворов: «Каждый солдат должен знать свой маневр». Если офицер не сумел организовать своих подчиненных в согласованно действующую боевую единицу – он погибает вместе со всеми [16]. Для обычного менеджера ситуация лучше – в худшем случае разорится его фирма. Фирма, имеющая много разных планов, при отсутствии цельной схемы (структуры) претворения их в жизнь обречена на провал.
Организационный этап – это этап создания реальных условий для достижения запланированных целей. Речь идет о создании (формировании) структуры фирмы и обеспечении ее всем необходимым для решения задач, определенных на первом этапе процесса управления – этапе планирования.
Поскольку всю работу выполняют люди, то посредством этой функции определяется, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание, а также какие для этого потребуются средства. Руководитель делегирует задания и полномочия или берет на себя ответственность за результат.
Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе реализации организационной функции:
§ детализация целей, которые были обозначены в ходе планирования;
§ определение видов деятельности, необходимых для достижения этих целей;
§ поручение различных задач индивидуумам (разделение труда) и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения;
§ координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотношений, включая четкое определение того, кто осуществляет руководство (у одного подчиненного не может быть двух начальников), то есть каждый член группы должен знать, что он обязан сделать и в какие сроки, а также кто им руководит (управляет);
§ единство цели – каждый член организации работает на общее благо, то есть никто не должен действовать против целей организации;
§ размах контроля, или размах менеджмента – каждый менеджер отвечает за действия управляемых им работников.
Чтобы дела на предприятии шли успешно, необходимы высокая активность и хорошее качество работы ее сотрудников. Поэтому очень важно заинтересовать их в таком отношении к труду, создать соответствующие мотивы. Для этого требуется определить, чего же они хотят и выбрать наиболее подходящий для предприятия и действенный для персонала способ удовлетворения выявленных потребностей, то есть поощрения. Другую сторону мотивации составляют наказания, которые также иногда приходится применять по отношению к сотрудникам, которые допустили нарушения технологической или производственной дисциплины. Мотивация – это деятельность менеджера, направленная на активизацию сотрудников фирмы в плане повышения эффективности их труда для достижения, как личных целей, так и целей фирмы. Мотивация – осуществление действий, обеспечивающих выполнение работы в соответствии с делегированными сотрудникам служебными обязанностями.
В XIX и ХХ веках считалось, что люди всегда будут работать лучше и больше, если имеется возможность больше заработать. Однако специалисты показывают несостоятельность чисто экономического подхода. Мотивация является результатом сложной совокупности потребностей.
Мотивация трудовых отношений – это совокупность стимулов, побуждающих работников к активной трудовой деятельности. В этих целях используются:
§ стимулирование, то есть побуждение работников к активной деятельности с помощью внешних факторов (материального и морального);
§ собственно мотивирование, то есть создание у работников внутреннего побуждения к труду. Главными здесь являются заинтересованность в труде, потребность в трудовой активности и удовлетворенность от нее.
Суть четвертой классической функции менеджмента – контроль. Он призван, заблаговременно определять надвигающиеся опасности, обнаруживать ошибки, отклонения от существующих стандартов и тем самым создавать основу для процесса корректировки деятельности фирмы. Главная задача контроля состоит, таким образом, не в поиске «козлов отпущения» за содеянные ошибки, а в определении причин последних и возможных путей выхода из сложившегося состояния, т. е. профилактики возможных отклонений. В классическом менеджменте функцию контроля следует понимать как вид управленческой деятельности, благодаря которой организацию можно удерживать на выбранном нужном (верном) пути, сравнивая показатели ее деятельности с установленными стандартами (планами). Существуют три аспекта осуществления контроля:
· установление стандартов (технологии, нормативов);
· измерение того, что было достигнуто и сравнение с планом;
· коррекция отклонений от плановых показателей.
Различают три вида контроля:
§ Предварительный контроль. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях. В области человеческих ресурсов контроль достигается за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач организации, в области материальных ресурсов – контроль качества сырья, в области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет.
§ Текущий контроль. Он осуществляется в ходе проведения работ и позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Чаще всего его объектом являются сотрудники.
§ Заключительный контроль. В рамках заключительного контроля обратная связь используется тогда, когда работа уже выполнена. Цель такого контроля – предотвратить ошибки в будущем.
Все системы контроля всегда базировались на идее обратной связи: они сопоставляют реальные достижения с прогнозными данными. В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие главные требования-критерии:
§ эффективность контроля – определяется успешность, полезность контроля;
§ выполнение задач контроля – контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления организацией, способствовать устранению отклонений и выработке эффективных решений;
§ определение границ контроля – контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений;
§ своевременность контроля – временной интервал между проведением измерений или оценок должен соответствовать контролируемому явлению;
§ гибкость контроля – необходимо приспособление к реальным условиям;
§ простота контроля – контроль должен соответствовать возможностям людей;
§ соответствие виду деятельности – неподходящий механизм контроля может маскировать, а не выявлять информацию.
В практике управления существует своего рода технология контроля (рисунок 2). Однако какая бы технология контроля ни применялась, конечная цель его состоит в том, чтобы обслуживать различные планы и цели менеджмента [14].
Рисунок 2 − Технология контроля.
В процедуре контроля есть три четко различимых этапа (рисунок 3) [20].
Рисунок 3 − Процедура контроля.
В дальнейшем состав этих функций менеджмента был дополнен.
Впервые основные виды управленческой деятельности описал и формализировал в начале ХХ столетия «отец научного управления» Анри Файоль. Он утверждал, что управлять – это значит планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать (рисунок 4) [16]. В классификации функций управления А.Файоля добавлена пятая функция – координация.
Рисунок 4 − Функции управления А.Файоля.
Он утверждал, что предприятие живет и работает благодаря занятым на нем людям, а их совместной деятельностью необходимо управлять. Поэтому большое значение приобретает функция координации трудовой деятельностью людей. Сущность функции координациизаключается в работе производственных подразделений, руководителей и специалистов и устранение помех и отклонений от заданного режима работы.
Цели координации – установление взаимодействия в работе производственных подразделений, руководителей и специалистов и устранение помех и отклонений от заданного режима работы.
Координация осуществляется путем проведения совещаний, личных контактов между руководителями, согласования рабочих планов и графиков, внесения в них корректив, увязывания работы между исполнителями.
Для выполнения функции координации необходимо создание эффективной системы обратной связи, то есть получение данных о результатах. Система обратной связи позволяет руководству выявить непредвиденные проблемы и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути движения к поставленным целям.
Все перечисленные функции не просто составляют единое целое, они переплетены друг с другом, проникают друг в друга, так что порой их трудно разделить. Реализация их всех планируется, организуется, координируется, мотивируется, контролируется. Они реализуются с помощью определенных методов, то есть способов приведения их в исполнение.
Анализ литературы показал, что функции менеджмента могут видоизменяться и детализироваться в процессе разделения и специализации управленческого труда, поэтому в управлении образовательным учреждением применяется расширенная классификация функций управления.