Запрошення
Запрошення – це документ, що містить коротку інформацію про подію або захід у науковому, політичному, культурному світі, в житті колективу або окремих осіб і містить пропозицію взяти участь у цьому заході.
За змістом і формуляром запрошення нагадує службовий лист та оголошення про майбутню подію. Запрошення може бути вхідною перепусткою на урочисті збори, засідання, наукову конференцію, святкову подію. Запрошення підписується головою колегіального органу або керівником.
Оформлюється цей документ на окремих бланках із цупкого паперу або картону. Цей документ завжди повинен бути конкретним за змістом і містити дані про дату, місце, час, характер зібрання й умови, що висуваються перед його учасниками.
Реквізити:
1. Назва виду документа.
2. Текст.
2.1. Звертання до адресата у формі кличного відмінка (посада; прізвище, ім’я, по батькові).
2.2. Дата і години проведення заходу.
2.3. Місце проведення.
2.4. Назва заходу; порядок денний, тематика.
2.5. Прізвища доповідачів у послідовності заявленого виступу.
2.6. Маршрут проїзду (у разі потреби).
2.7. Номер телефону для довідок.
3. Підпис особи або назва структури, яка запрошує.
4. Печатка (у разі потреби).
Текст запрошення залежить від характеру заходу, статусу й місця, яке відводиться в ньому адресатові.
Запрошення може бути й без назви виду документа. Його текст має починатися з шанобливого звертання у формі кличного відмінка: Шановний (-а, -і)..., Глибокошановний (-а, -і)..., Вельмишановний (-а, -і)..., Добродію (-йко, -ї) ..., Пане (-і, -но, -ове) ... тощо.
Шановні абітурієнти!
Запрошуємо Вас до Вінницького національного технічного університету з нагоди проведення “Дня відкритих дверей”, який відбудеться 28 березня 2008 р. о 12.00 в аудиторії 222 головного корпусу університету за адресою: Хмельницьке шосе, 95. Їхати трамваями № 4, 5 до зупинки “Студентська”.
Приймальна комісія
Шановний пане Олександре!
Раді бачити Вас 25 серпня 2007 р. у Вінницькому драматичному театрі імені М. Садовського на урочистому вечорі, присвяченому Дню незалежності України.
Ваші місця – 21, 22 (2-ий ярус).
Оргкомітет
ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ
Завдання 1. Складіть запрошення взяти участь у конкурсі проектів упорядкування й озеленення рідного міста.
Завдання 2. Напишіть запрошення на наукову конференцію “Сучасні технологічні досягнення України”.
7.6 Обліково-фінансові документи
Акт
Акт – складений кількома особами документ правової чинності, що підтверджує певні факти або події.
Акти бувають двох видів: законодавчі, які містять рішення щодо чинних законів, указів, і адміністративні, що складаються на підтвердження фактів, пов’язаних з діяльністю установ, підприємств, організацій чи фізичних осіб.
Акти складають: 1) під час передачі товарно-грошових цінностей однією особою іншій; 2) під час проведення випробувань нової техніки; 3) під час передачі справ у зв’язку зі зміною керівництва; 4) під час проведення ревізій; 5) після прийняття завершених будівельних об’єктів; 6) у разі нещасних випадків, аварій та інших подій.
Деякі адміністративні акти, як наприклад, акти про прийом матеріальних цінностей чи акти інвентаризації є бухгалтерськими документами.
Складають акти комісії, що створюються і затверджуються наказами керівництва установи, організації підприємства або розпорядчими документами вищих організацій. Це акти ревізій і обстежень. Нерідко акти складаються постійними експертними комісіями. До складання актів можуть залучатися представники інших організацій або уповноважені особи.
Текст будь-якого акта складається з двох частин: вступної та констатуючої. У вступній частині вказується підстава (здебільшого посилання на інші документи), перераховуються члени комісії, які його складали, а також присутні при складанні акта. У констатуючій частині викладається мета, сутність, характер проведеної роботи, встановлені факти; подаються висновки і пропозиції.
Акт складається в кількох примірниках. Кількість примірників визначається відповідними нормативними документами або кількістю зацікавлених організацій чи осіб.
Акти оформлюються на спеціальних бланках або на чистих стандартних аркушах паперу. Підписується документ усіма членами комісії, які брали участь у його складанні.
Акти прийому-передачі, а також акти обстеження чи ревізії набувають юридичної сили лише після затвердження вищою інстанцією або керівником підприємства, організації чи установи.
Реквізити:
1. Назва організації вищого рівня.
2. Назва організації.
3. Гриф затвердження.
4. Назва виду документа.
5. Номер.
6. Дата складання.
7. Місце складання.
8. Заголовок до тексту.
9. Текст.
9.1. Вступна частина (підстава – наказ керівника організації, склад комісії, присутні).
9.2. Констатуюча частина тексту.
9.3. Відомості про кількість примірників документа, їх місце-знаходження.
9.4. Перелік додатків до акта.
10. Підписи членів комісії та присутніх (у разі потреби).
11. Дата.
12. Печатка.
Вінницький завод ЗАТВЕРДЖУЮ
тракторних агрегатів Директор заводу
(підпис) В. К. Герас
14.04.2007
А К Т
12.04.2007 № 93 м. Вінниця
Про результати ревізії каси
Підстава: наказ директора заводу від 10.04.2007 № 85.
Складено комісією у складі:
Голова: І. С. Литвиненко – заступник головного бухгалтера заводу
Члени комісії: В. Д. Дем’янчук – ст. економіст
М. П. Сметанська – бухгалтер
У результаті проведення ревізії встановлено:
1. Залишок грошей у касі станом на 12.04.2007 згідно з касовою
книгою й даними бухгалтерського обліку становить 2863 грн. 56 коп.
(дві тисячі вісімсот шістдесят три гривні 56 коп.).
2. Фактичний залишок наявних грошей 2853 грн. 56 коп. (дві тисячі вісімсот п’ятдесят три гривні 56 коп.).
Нестача наявних грошей, що утворилася з провини касира, – 10 гривень.
Комісія пропонує повернути суму, якої бракує, касирові заводу Нечипорук С. В.
Акт складено у трьох примірниках, що мають однакову юридичну чинність; їх взято на зберігання кожною із сторін:
1-ий примірник – директору заводу;
2-ий – до бухгалтерії заводу;
3-ій – касирові заводу.
Голова комісії підпис І. С. Литвиненко
Члени комісії підпис В. Д. Дем’янчук підпис М. П. Сметанська