Вимоги до кадрової документації та її види 2 страница

За базовими для кадрової служби ознаками можна виділити чо­тири основні класи кадрової документації:

особова документація

первинно-облікова документація

звітно-статистична документація

організаційно-розпорядча документація

Крім перелічених функцій управління, кадрова документація реалізує цілий ряд таких не менш важливих функцій: планову, з юридичного підтвердження трудових відносин, з питань організації праці та заробітної плати, соціального розвитку та забезпечення, організації навчання (підготова, перепідтотова, підвищення кваліфікації) тощо.

Навіть наведені на рис. 2.1 позиції не дають вичерпної інфор­мації щодо ознак класифікації кадрової документації. Наприк­лад, за призначенням кадрова документація може поділятися на директивні (накази, розпорядження, вказівки) та запитальні до­кументи (листи-запити, листи-вимоги) документи, а також на ті, що слугують для передання інформації (інформаційні листи, рек­ламації) і ті, що призначені для її фіксування (акти, звіти).

Крім того, наведений поділ кадрової документації є досить умовним, оскільки кожна з ознак може мати певну кількість оз­нак будь-якого іншого блоку.

Первинно-облікова кадрова документація

Первинно-облікова кадрова документація забезпечує функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первин­на реєстрація, та наступне оновлення необхідних відомостей про склад і переміщення кадрів.

За призначенням первинно-облікОва кадрова документація є найбільшою за обсягом її поділяють на такі групи документа:

1) з обліку особового складу;

2) з обліку використання робочого часу;

3) з фіксації заробітної плати;

4) з оформлення дисциплінарних стягнень;

5) з організації навчання;

6) з оформлення відпусток, відряджень тощо;

7) щодо проведення службової атестації кадрів;

8) щодо роботи з резервом кадрів;

9) з призначення пенсій та соціальних допомог;

10) з нагороджень, присудження державних премій тощо.
Значна частина первинно-облікових кадрових документів

входить до складу уніфікованої управлінської документації, що призначена для заповнення змінною інформацією. Так, у чинно­му Державному класифікаторі управлінської документації (ДК 010-98) первинно-облікова кадрова документація розміщена в класі 03 й складається з двох підкласів: облік особового складу (підклас 0301) та облік використання робочого класу (підклас 0302). Перелік документів, що належать до первинно-облікової документації з обліку особового складу та обліку використання робочого часу з їх кодами наведено на рис. 2.2.

03 ПЕРВИННО-ОБЛІКОВА ДОКУМЕНТАЦІЯ (з кадрових питань)
Документа­ція з обліку особового складу		0301001,0301005 0301006,0301008	НАКАЗИпро приймання на роботу, переведення, надання відпустки та звільнення (П-1, 5, 6, 8)
0301002,0301004 0301012	ОСОБОВА КАРТКА (П-2,2-ДС, 4)
	АЛФАВІТНА КАРТКА (П-3)
		0301009-0301010	КНИГИобліку та руху бланків і вкладок до них (П-9, П-10)
		АКТна списання бланків трудових книжок (П-11)
		0302001-0302003	ТАБЕЛІ ОБЛІКУ РОБОЧОГО ЧАСУі розрахунку заробітної плати (П-12, 14)
Документа-1 ція з обліку викорис­тання робо­чого часу
	СПИСОК ОСІБ,які працювали в надурочний час (П-15) 14)
	ЛИСТОК ОБЛІКУпростоїв (П-16)

Рис. 2.2. Підкласи первинно-облікової кадрової документації

Первинно-облікові кадрові документи містяться також у під­класі 0714 «Освіта та культура» (документи щодо підвищення кваліфікації та перепідготовки кадрів), а також серед документа­ції з праці, соціальних питань і соціального захисту населення в підкласах 1501 та 1502 (документація з призначення пенсій та до­помог).

Особова документація

До особової документації умовно віднесено особові та особисті документи, оригінали або копії яких зберігаються в кадровій службі.

До особових документів за юридичним призначенням можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переміщення, автобіографію, а також документи особової спра­ви, що характеризують ділові та моральні якості працівника — атестащійний лист, подання про призначення на посаду, докумен­ти про нагородження, присвоєння почесних звань, рангу тощо.

До особистих документів працівників належать такі докумен­ти: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, сві­доцтво про освіту, атестат та копії інших документів, які юридич­но підтверджують відомості, що їх працівники повідомляють про себе. До них можна також віднести посвідчення особи, докумен­ти про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність, наукове зван­ня тощо.

Особистими також є документи, видані установами своїм пра­цівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвід­чення, довідка, що підтверджує місце роботи, посаду, заробітну плату, сертифікат про курсову підготовку тощо.

Користувачами особової документації можуть бути юридичні і фізичні особи, які звертаються до її власника за отриманням необ­хідних даних без права передання та розголошення. До таких ко­ристувачів належать державні та недержавні функціональні структури — органи статистики, податкові інспекції, правоохорон­ні органи та органи безпеки, відділи місцевих держадміністрацій, військкомати, страхові агенцїї, туристичні фірми та організації ре-акреаційной сфери. Ними також можуть бути співробітники фун­кціональних підрозділів, яким ці дані необхідні для виконання службових обов'язків (бухгалтерія, плановий відділ, спецслужба).

Власник особистих документів самостійно вирішує питання щодо ЇХ передання роботодавцю в обмін на гарантії захисту від несанкціонованого доступу і протиправного використання. Ро-ботодавець в свою чергу має право розпорядчим актом делегува­ти частину своїх прав та обов'язків своєму заступнику із роботи з персоналом або керівнику кадрової служби, який повинен вжити всіх необхідних організаційних і технічних заходів для збережен­ня особових документів працівника.

Організаційно-розпорядча документація

Організаційно-розпорядча документація з кадрових питань зак­ріплює трудові правовідносини громадян з установами, організа­ціями, підприємствами. Умовно її можна поділити на ті ж самі види документів, що застосовуються у загальному діловодстві.

До організаційно-розпорядчої документації з кадрових питань належать такі документи:

А. Організаційні:

♦ статут, штатний розпис, структура і штатна чисельність, рег­ламент;

♦ положення про кадрову службу, положення про проходження атестації, положення про зарахування до резерву, положення про конкурсний відбір, положення про нагородження;

♦ колективний договір, колективна угода;

♦ посадові інструкції, інструкції щодо роботи із заявами гро­мадян;

♦ правила внутрішнього розпорядку, правила роботи із заява­ми та скаргами, регламенти.

Б. Розпорядчі:

♦ накази з особового складу;

♦ розпорядження щодо надання відпустки, відрядження;

♦ рішення колегіальних органів;

♦ вказівки заступника керівника з персоналу тощо.

В. Інформаційно-довідкові:

♦ службові та рекомендаційні листи, пропозиції;

♦ довідки, доповідні та пояснювальні записки;

♦ списки працівників установи, графіки відпусток;

♦ подання про призначення, переміщення або заохочення;

♦ плани робіт із зазначенням термінів їх виконання;

♦ огляди, оголошення тощо.

За вищезазначеним класифікатором ДКО10-98: Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) [62] — органі­заційно-розпорядча документація, значну частину якої стано­вить кадрова документація містить три підкласи:

0202 Документація з організації процесів управління

0203 Документація 0204 Документація
з управління з оцінки трудової

кадрами діяльності

Документи, що належать до зазначених підкласів організацій­но-розпорядчої документації, для наочності зведені в таблицю на рис. 2.3.

Організаційні та розпорядчі документи мають бути юридично обгрунтованими, стислими, грамотними, в разі потреби погод­женими із зацікавленими установами чи посадовими* особами, які згідно з власною компетенцією безпосередньо причетні до вирішення порушених питань.

Закінчені виробництвом та узгоджені з усіма зацікавленими сторонами проекти розпорядчих документів з особового складу передаються на підпис керівнику. В разі невиявлення порушень правил підготовки та оформлення кадрові документи підписує ке­рівник установи. Особливу увагу необхідно звернути на розроб­лення посадових інструкцій працівників з роботи з персоналом. Зокрема, визначення критеріїв оцінювання праці, навантаження; раціональну організацію робочих місць, забезпечення персональ­ними ЕОМ, новітніми технологіями тощо.

Звітно-статистична документація

Звітність — це періодичне складання суб'єктами господарю­вання звітів про свою діяльність. Залежно від суб'єкта господа­рювання готують звітність із питань праці та її оплати, зайнятос­ті, використання робочого часу, про попит на робочу силу, про підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації кадрів, про зайнятість молоді, про стан умов праці, про номінальну і реальну заробітну плату, продуктивність праці тощо.

02 ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧА ДОКУМЕНТАЦІЯ (з кадрових питань)
Документація з організації управління		0202002-0202004	НАКАЗИпро створення ліквідкомісій
0202009-0202012	НАКАЗИпро розподіл обов'язків
0202023-0202043	НАКАЗИпро внесення змін в організаційні документи, перерозподіл обов'язків тощо
		0202050-0202052	НАКАЗИпро перехід на новий режим роботи
	0202044-0202048	ПРАВИЛАвнутрішнього розпорядку
		ПОЛОЖЕННЯпро міністерство
	0202013-0202015	СТАТУТ(від корпорації до організації)
•	0202016-0202019	СТРУКТУРАі штатна чисельність
	0202020-0202022	ШТАТНИЙ РОЗПИС
		0202053-0202054	РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
Документація з управління кадрами		0203003, 0203006, 0203008, 0203011	НАКАЗИпро прийнняття, переведен­ня, звільнення та надання відпусток
0203004, 0203007, 0203010	ЗАЯВИпро прийнняття, переведення, звільнення та надання відпусток
0202001-0202002	АНКЕТИта доповнення до них
	ПОДАННЯпро переведення
0204 Документація з оцінки трудової діяльності			ГРАФІК ВІДПУСТОК
	0204005-0204006	НАКАЗИпро накладання дисциплі­нарного стягнення
0204003-0204004	ЗАПИСКА (пояснювальна та доповідна)
00204001-0204001	ПОДАННЯпро заохочення

Рис. 2.3. Підкласи організаційно-розпорядчої документації з кадрових питань

Піприємства зобов'язані безкоштовно подавати органам ста­тистики у повному обсязі, за встановленими формами та у визна­чені терміни достовірну статистичну інформацію, в тому числі з обмеженим доступом. Для того, щоб інформація, яка надається органам статистики, не була використана на шкоду респонден­тів, закон передбачає захист конфіденційної інформації.

До звітно-статистичної документаці з кадрових питань належать звіти за формами державної статистичної звітності «Звіт з праці» (форма №1-ПВ), «Звіт про використання робочого часу» (форма №3-ПВ), а також згідно із наказами Мінстату звіти № 1 ПВ та № 6-ПВ. Службі зайнятості за місцем розташування підприємства надають щомісячні подання про наявність вакансій за формами 4-ПН та 3-ПН, інформація про вивільнення працівників тощо.

Згідно з чинним законодавством, за неподання статистичних даних для проведення державних статистичних спостережень або подання їх із запізненням, або за недостовірні відомості, незабез­печення належного рівня первинного обліку на посадових осіб накладається штраф від трьох до п'яти, а при повторному пору­шенні протягом року — від п'яти до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Перелік форм державної статистич­ної звітності наведено в додатку 1.5.

Під час заповнення форм статистичної звітності працівники кадрових служб повинні проводити записи чітко, згідно з питання­ми у рядках. Зразок форм статистичної звітності: Форма № 6-ПВ (річна) та Форма № 1 -ПВ (умови праці) подано в додатках 1.6 та 1.7.

Поділ документації за функціональними ознаками

Завдяки кадровій документації уможливлюється виконання низки управлінських функцій, що здійснюються як вищим керів­ництвом організації, лінійними керівниками так і працівниками кадрової служби.

За функціями, що передбачені в посадових інструкціях пра­цівників кадрових служб й виконуються безпосередньо ними кадрову документацію можна поділити скориставшись для цього Переліком типових документів, що утворюються в діяльності ор­ганів державної влади та місцевого самоврядування, інших під­приємств, установ та організацій, із зазначенням строків збері­гання документів (далі — Перелік) [145].

Кадрову документацію за функціональними ознаками можна поділити на декілька основних видів:

♦ Документація щодо прийому, переміщення та обліку кадрів.

♦ Документація щодо підготовки кадрів та підвищення їх ква­ліфікації.

$ Документація щодо атестації кадрів і роботи з резервом кадрів.

♦ Документація щодо нагородження та присвоєння почесних
звань.

Зазначені види кадрової документації частково відображені в розділі 6 вищезгаданого Переліку під назвою «Робота з кадрами».

Крім перерахованих функцій кадрова документація реалізує ще цілу низку додаткових функцій по роботі з персоналом й міс­тить такі підвиди:

♦ Документація щодо набору і використання трудових ресурсів.

♦ Документація з організації праці та трудової дисципліни.

♦ Документація з встановлення заробітної плати та охорони праці.

Перераховані види кадрової документації частково відображені в розділі 5 Переліку під назвою «Організація використання трудо­вих ресурсів». _ч

Підвидами кадрової документації можуть бути також:

♦ Документація зі соціального страхування та соціального за­хисту

♦ Документація з житлово-побутових питань та профілактич'-но-оздоровчої роботи.

Зазначені підвиди кадрової документації частково відображе­ні в розділі 7 Переліку під назвою «Соціально-культурний розви­ток населення».

Питання безпосередньої побудови кадрових служб відобра­жені у документації з організаційних основ управління (див. під­розділ 1.3 розділу 1 Переліку під назвою «Організація системи управління»).

Зведена система кадрової документації за функціональними ознаками подана в таблиці 2.1.

Таблиця 2.1

№ п/п	Наймену­вання групи	Найменування підгрупи	Види документів, що можуть застосовуватись	При­мітка
	Документа­ція щодо прийому, переміщен­ня та обліку кадрів	Документація з прийняття на роботу	Заява про прийняття на роботу, кон­тракт, наказ про зарахування, документи особової справи, трудова книжка
Документація щодо переве­дення на іншу роботу	Заява про переведення на іншу роботу, подання про переведення, контракт, на­каз про переведення
Документація щодо звіль­нення з роботи	Заява про звільнення з роботи, поясню­вальна записка, рішення профспілково­го комітету, наказ про звільнення
Документація з оформлення відпусток	Заява про надання відпустки, графік відпусток, рішення (наказ) про надання відпустки
Документація з оформлення відряджень	Службова записка про необхідність від­рядження, наказ про відрядження, пос­відчення про відрядження, журнал облі­ку відряджень, звіт про відрядження
Документація з оформлення заохочень	Подання про заохочення, рішення профспілкового комітету, наказ про зао­хочення
Документація з оформлення стягнень	Доповідна записка про порушення тру­дової дисципліни, пояснювальна запис­ка, рішення профспілкового комітету, наказ про оголошення стягнення, жур­нал обліку стягнень
2.	Документа­ція щодо підготовки кадрів та підвищення їх кваліфіка­ції	Документація щодо підго­товки кадрів	Списки осіб, які навчаються, навчальні плани підготовки кадрів, програми під­готовки, журнали обліку підготовки працівників за професіями, накази про зара-хування і закінчення навчання, протоколи засідань екзаменаційних ко­місій, свідоцтва про підготовку і т.п.
Документація щодо підви­щення квалі­фікації кадрів	Списки осіб, яким необхідно підвищити кваліфікацію, навчальні плани, робочі програми, журнали обліку роботи акаде­мічних груп, накази про зарахування і закінчення навчання, протоколи засі­дань випускних комісій, свідоцтва про підвищення кваліфікації

Продовження таблиці 2.1

Закінчення таблиці 2.1

3.	Докумен­тація шодо атестації кадрів і роботи з резервом кадрів	Документація щодо атеста­ції кадрів	Наказ про проведення чергової атестації, списки осіб, які підля-гають атестації, гра­фік проведення атестації, службові характе­ристики, атестаційні листи, протоколи засі­дань атестайійних комісій, наказ про резуль­тати проведення атестації тощо
Документація щодо вста­новлення кваліфікації	Списки осіб, які зарахо-вані до резерву кад­рів, картки обліку осіб, зара-хованих до ре­зерву кадрів, особисті річні плани осіб, зара­хованих до резерву кадрів і т. п.
4.	Докумен­тація шодо нагород­ження та присвоєн­ня почес­них звань	Документація щодо наго­родження	Подання, клопотання, нагородні листи, ан­кети, характеристики, автобіографії, довід-ки-об'єктивки, витяги з рішень профспілко­вих органів, рішення виконкомів місцевих рад тощо
Документація щодо присво­єння почес­них звань	Подання, клопотання, нагородні листицЩ-кети, характеристики, довідки-об'єктивки, витяги зі спільних рішень адміністрації та профспілкових органів тощо
5.	Докумен­тація щодо набору і викорис­тання тру­дових ре­сурсів	Документація щодо набору персоналу	Розрахунки потреб в робочій силі та вияв­лення джерел її покриття, направлення, за­явки по організованому набору робочої сили
Документація щодо вико­ристання персоналу	Відомості по обліку наявності й руху персо­налу, розрахунки змінності і плинності кад­рів, зведення, довідки про використання персоналу
6.	Докумен­тація з ор­ганізації праці та трудової дисциплі­ни	Документація з організації праці	Огляди, довідки, доповідні записки про стан організації праці, колективні договори, до­відки прохід і підсумки виконання колек­тивних договори) тощо	В разі , включен­ня фун­кцій з ор­ганізації праці і зарплати
Документація з дотримання тру-дової дисципліни	Огляди, довідки, доповідні записки про стан трудової дисципліни, табелі виходу на робо­ту, журнали обліку порушників дисципліни тощо
7.	Докумен­тація зі встанов­лення за­робітної плати та охорони праці	Документація зі встанов­лення заро­бітної плати	Тарифно-кваліфікаційні довідники, тарифі­каційні відомості, документи про премію­вання	В разі включен­ня функ­цій з ор­ганізації праці і зарплати та охоро­ни праці
Документація з охорони праці	Програми навчання з охорони праіА журна­ли обліку інструктажу з техніки безпеки, до­кументи про санстан підприємства тощо

8.	Документа­ція зі соці­ального стра­хування та соціального захисту пра­цюючих	Документація зі соціального страхування	Пенсійні справи (заяви, висновки лі-карів.витяги з протоколів, довідки про заробітну плату, трудовий стаж), спис­ки працівників, які виходять на пен­сію, журнали реєстрації тощо
Документація з соціального захисту пра­цюючих	Журнали обліку, довідки, посвідчення інвалідів війни, члени) сімей загиблих, вдов, учасники) війни тошо
9.	Документа­ція з житло­во-побутових питань та профілактич­но-оздоров­чої роботи	Документація з житлово-по­бутових пи­тань	Довідки, доповідні записки,огляди, ак­ти обстежень житлових умов, догово­ри, угоди про право користування житловою площею в будинках, що на­лежать організаціям	В разі на­явності ві­домчого житла
Документація 3 ОЗДОООВЧО7 виховної ро­боти	Відомості про організацію медичної допомоги, акти, довідки про стан оздо­ровчо-виховної роботи, списки дітей, направлених на відпочинок	В разі включення функцій з оздоровчо-виховної роботи
	Документація з організацій­них основ управління	Положення, функціо-нальні обов'язки працівників, правила внутрішнього розпорядку, накази про призначе-ння, плани роботи тощо

2.3. Створення організаційної документації

каш питань: рофчйщ/щріаисипп' ти тцоги.ііп^, {шКу/т/пті по чідовиь шш/пкціи, сшадаіїня правил внутрішнього розпорядку

Організаційні документи слугують для організування, упоряд­кування та погодження будь-якої діяльності. Вони дають змогу створити узгоджену програму дій, об'єднати людей, підрозділи, установи для досягнення спільної мети, надаючи при цьому їхній діяльності планомірний та узгоджений характер.

З розроблення організаційних документів розпочинається не тільки функціонування установи, але й виникає управлінська ді­яльність, що врегульовується за допомогою норм права.

Перед розробкою організаційних документів відбувається значна робота з вивчення різноманітних аспектів діяльності уста­нови Ж1 структурних підрозділів, а також чинного законодавс­тва з цих питань.

Питання розробки організаційних документів детально роз­глянуті в посібнику «Організація загального діловодства» цієї са­мої серії книг автора «Культура діловодства».

Форми організаційних документів: статуту, структури і штат­ної чисельності подано в додатках 2.3 та 2.4.

Розглянемо більш детально питання розробки положення рег­ламенту, посадової інструкції та правил внутрішнього розпорядку.

Розробка регламенту

Регламент — це організаційно-правовий акт, який регулює організаційні та процедурні питання діяльності установ та підві­домчих підрозділів, а також організацій, що належать до сфери їх управління.

Широкого розповсюдження регламенти набули в діяльності органів місцевого самоврядування. Так, наприклад, сьогодні діє Типовий регламент місцевої державної адміністрації, який зат­верджено постановою Кабінету Міністрів України від Пгрудня 1999 року № 2263 зі змінами від Зіжовтня 2007 року [116].

Зазначений документ містить такі розділи:

♦ Загальні положення.

♦ Планування роботи місцевої держадміністрації.

♦ Організація роботи апарату місцевої держадміністрації.

♦ Кадрова робота.

♦ Організація роботи з документами та контролю за їх вико­нанням.

♦ Організація звернень громадян та проведення особистого прийому громадян.

♦ Організація правового забезпечення діяльності держадмі­ністрації.

♦ Консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи, служби і комісії місцевої держадміністрації.

♦ Порядок підготовки та проведення нарад.

♦ Порядок внесення та розгляду проектів розпоряджень голо­ви місцевої держадміністрації.

4* ИуШічнЙШговорення проекту розпорядження"""кйюви- міс­цевої держадміністрації.

♦ Взаємовідносини місцевої держадміністрації з іншими орга­
нами державної влади та органами місцевого самоврядування.

Згідно * цим документом організована діяльність та вирішу­ються процедурні питання в обласних, Київській та Севасто­польській міських, районних, районних у містах Києві та Севас­тополі державних адюністраціях.

Підготовка положень

Положення — це нормативно-правовий акт, який визначає по­рядок створення та діяльності, функції, права, обов'язки, органі­зацію роботи та взаємовідносини підприємств, установ, організа­цій, їх структурних підрозділів, а також організацій, що належать до сфери їх управліїшя.

Положення про організацію бувають типові та індивідуальні.

Типові положення зазвичай розробляють організації вищого рівня для системи підпорядкованих їм підприємств, установ, ор­ганізацій.

Індивідуальні положення створюють безпосередньо на підпри­ємствах, в установах та в організаціях на підставі типових.

Індивідуальне положення про організацію обов'язково має бути затверджене розпорядчим документом організації вищого рівня. У кожшй організації мають бути розроблені положення про всі її структурні підрозділи (департаменти, управління, відді­лення, відділи, сектори, служби, групи тощо).