Особовий листок з обліку кадрів
Доручення
Доручення (довіреність) — це письмове повноваження, яке видається установою, організацією чи підприємством або окремою особою іншій особі для офіційного пред'явлення при здійсненні юридичних дій, одержанні грошей чи матеріальних цінностей.
Доручення буває особисте і службове.
Особисті доручення найчастіше складаються на одержання грошей. Підпис довірителя має бути завірений керівником установи, організації чи підприємства, де він вчиться або працює. Текст пишеться довільно. Обов'язковими є реквізити: прізвище, ім'я та по батькові довірителя, а також особи, якій видається доручення; зміст дій; назва установи, де виконуються операції; підпис довірителя; дата написання документа та дата засвідчення підпису; кругла печатка.
Наводимо зразки особистого доручення:
Запам'ятайте: прізвища Прокопенко, Іваненко, Максимов, Савенко пишуться відповідно до усталених норм правопису. У прізвищі Луговський пишеться ь, тому що в усіх слов'янських прізвищах, незалежно від походження, у суфіксі -ськ- пишеться ь; слово ім'я пишеться з апострофом;
слова професійно-технічного, виробничо-технологічного пишуться через дефіс;
слово іншомовного походження сума пишеться з одним м згідно з українським правописом;
у словах доручення, управління пишеться два н.
Службові доручення видаються здебільшого на одержання грошових і товарно-матеріальних цінностей, здійснення господарських, транспортних операцій тощо.
Наводимо зразок службового доручення єдиного зразка (на водяному папері):
Розписка
Розписка — це письмовий документ, що складається на підтвердження яких-небудь дій. Текст пишеться у довільній формі. Обов'язкові реквізити; прізвище, ім'я та по батькові особи, що дає розписку, виклад (якщо це позичка грошей, вказується сума, якщо йдеться про матеріальні цінності, перелік їх), дата і підпис.
Складається розписка в одному примірнику. Іноді вказуються свідки, якщо виникає потреба в їхній присутності.
Подаємо зразки:
Заява.
Заява - вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації надані їм права (на працю, відпочинок, матеріальне і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси. Розрізняють два основних види заяв:
особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику;
службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від організації, які він репрезентує, до посадової особи іншої організації, структури тощо.
Остання може бути відтворена механічним способом у декількох екземплярах і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо).
За походженням заяви бувають:
1. Зовнішні:
а) особисті, у яких обов'язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);
б) службові, у яких подається повна поштова та юридична адреса підприємства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами.
2. Внутрішні, де не є обов'язковими викладені вище вимоги.
Реквізити заяви:
1. Адресат (з великої літери праворуч) - посада, назва установи, прізвище та ініціали посадової особи, на ім'я якої подається заява, у давальному відмінку, чергуючи закінчення -ові (-еві, -єві) з -у (-ю).
2. Адресант (без прийменника з малої літери) посада, звання, назва закладу, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, яка звертається із заявою, у родовому відмінку (без крапки в кінці останнього слова).
3. Назва документа.
4. Текст (з великої літери, з абзацу).
5. Додаток (підстава): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації.
6. Дата написання (ліворуч).
7. Підпис адресанта (праворуч).
Для одержання додаткових авансів чи позик укладається заява-зобов'язання
У цьому документі крім обґрунтованого прохання про надання певної суми зазначаються гарантований термін і спосіб її повернення, відомості про постійне місце роботи й заробітну плату та дані особистого документа (паспорта).
Різновидами заяв також є позовні заяви, які подаються до суду. Характерною особливістю позовних заяв є те, що позивач повинен якомога детальніше, послідовно й логічно викласти конкретні факти, що стали причиною звернення до суду, зазначивши місце та роль відповідача в картині подій, указати прізвища очевидців, свідків, запропонувати матеріальну оцінку відшкодування тощо залежно від змісту заяви з обов'язковим посиланням на відповідні статті ЦК чи КПК України, КпШС України.
Додатками до позовної заяви можуть бути висновки експертів, оригінали чи копії документів, квитанції про сплату витрат, рукописи творів, довідки тощо.
Склад і оформлення реквізитів заяви:
1. Адресат. Відомості про адресата подають праворуч на відстані 92 мм, вказуючи назву організації або посадовця, кому адресовано заяву, в давальному відмінку.
Ректорові Національного педагогічного університету імені М. П. Драгоманова академікові АПН України Андрущенкові В. 77.
2. Адресант. Відомості про заявника розміщують під реквізитом адресат, у зовнішній заяві - прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку, домашня адреса; у внутрішній заяві - посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку без прийменника від).
Андрійчука Миколи Сергійовича, що проживає за адресою: вул. Постишева, 17 кв. 39, м. Київ; тел. 486-77-67
доцента кафедри української мови Лободи Тетяни Михайлівни
3. Назву виду документа пишуть з великої літери посередині рядка, крапку не ставлять.
4. Текст розпочинають з абзацу, дотримуючись у викладі такої структури: прохання (прошу надати, прошу зарахувати, прошу перевести, прошу звільнити тощо) і обґрунтування прохання (у зв'язку з, оскільки, за, для, через тощо).
5. Додаток подають у складній заяві, оформлюють кількома способами: а) після тексту заяви з великої літери пишуть До заяви додаю і подають повні назви документів у формі знахідного відмінка; б) після тексту пишуть До заяви додаються такі документи або Додаток і вказують назви документів у формі називного відмінка.
До заяви додаю:
1. Копію диплома про вищу освіту.
2. Трудову книжку. Додаток:
1. Копія диплома про вищу освіту.
2. Трудова книжка.
6. Дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом ліворуч без абзацного відступу.
7. Підпис заявника без розшифрування - праворуч.
Заяви з кадрових питань
Влаштовуючись на роботу, особа подає заяву, у якій викладає прохання прийняти її на певну посаду до певного структурного підрозділу підприємства. Заява, адресована керівникові підприємства, після ЇЇ розгляду разом з іншими необхідними документами слугує підставою для видання наказу про зарахування особи на роботу. Заяву про переведення на іншу посаду оформлюють на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу, у відомостях про себе заявник зазначає обійману ним посаду, прізвище та ініціали. У заяві про надання чергової відпустки обов'язково вказують дату початку відпустки. Заява про надання відпусти без збереження заробітної плати або навчальної відпустки має бути вмотивованою, рішення щодо такої заяви приймає керівник і наносить резолюцію, яка є підставою для формування наказу. Заява про звільнення з обійманої посади за складом реквізитів подібна до заяви про переведення на іншу посаду.
Взірець складної заяви про зарахування на роботу з візою і резолюцією:
Олійникові О В. Ректорові Київського національного
Підготувати проект наказу університету імені Тараса Шевченка до 29.08.2010 академікові HAH України
Власноручний підпис Губерському Л. В.
28.09.2010 Кукал Ірини Володимирівни,
що мешкає за адресою: вул. Гагаріна, 29 кв.171, м. Київ; тел. 547-98-49
ЗАЯВА
Прошу призначити мене на посаду заступника директора Інституту української філології з 01 вересня 2010 року. Додаток:
1. Трудова книжка.
2. Копія диплома.
3. Рекомендаційний лист.
28.08.2010 Власноручний підпис
Директор Інституту
української філології Власноручний підпис Г. Ф. Семенюк
28.08.2010
Взірець простої внутрішньої заяви:
Проректорові з наукової роботи Національного педагогічного університету імені М. П. Драгоманова проф. Кудіну А. П. студента 51 групи Інституту дистанційної освіти Маленовського Степана Юрійовича
ЗАЯВА
Прошу дозволити мені користуватися дисертаційним фондом бібліотеки для написання магістерської роботи. 17.03.2010 Власноручний підпис
Наказ.
Наказ — розпорядчий документ, що видається керівником установи, організації, підприємства на правах єдиноначальності та в межах його компетенції і стосується організаційних або кадрових питань.
Накази охоплюють широке коло питань із виробничої і навчальної діяльності: організація праці (навчання); добір і розстановка кадрів; трудова (навчальна) дисципліна; заохочення до праці (навчання) тощо.
За призначенням усі накази поділяються на накази щодо особового складу (кадрові) та накази із загальних питань (організаційні, із питань основної діяльності).
У наказах щодо особового складу оформляють призначення, переміщення, звільнення, відрядження, відпустки, нагороди та стягнення працівників. Ці накази укладаються на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.
Серед організаційних наказів розрізняють:
- ініціативні, які видаються для оперативного впливу на процеси, що виникають усередині організації (керівні);
- на виконання розпоряджень керівних (вищих) органів (виконавчі).
Реквізити:
1. Назва міністерства, якому підпорядковується організація.
2. Повна назва організації, установи.
3. Назва документа.
4. Індекс (до номера через дефіс додають літери (ВК відділ кадрів), номер наказу (посередині).
5. Дата укладання (ліворуч).
6. Назва населеного пункту, де розташоване підприємство, установа (праворуч).
7. Заголовок «про...».
8. Текст:
Констатуюча частина містить такі складові: вступ (причина видання наказу); доведення (основні факти); висновок (мета видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищого органу (установи), то в констатуючій частині вказується назва, номер, дата й заголовок до тексту розпорядчого документа, а також передається зміст певного розділу статті документа вищого органу (установи).
Розпорядча частина починається словом «Наказую» і складається з пунктів, що поділяються на такі складові: дія, термін виконання та відповідальність за виконання. Кожний пункт наказу нумерується арабськими цифрами. Текст викладу розпорядчої частини повинен мати наказову форму. Зокрема, кожний пункт починається з дієслова в інфінітивній формі («Призначити», «Здійснити», «Звільнити» та ін.).
Як виконавець указується назва організації, підрозділу, службова особа із зазначенням у давальному відмінку посади, прізвища та ініціалів. Якщо в одному пункті перелічуються декілька осіб, то їхні прізвища вказуються за абеткою.
В останньому пункті розпорядчої частини зазначають службових осіб, на яких покладено контроль за виконанням наказу (відповідно до службової ієрархії).
9. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його укладання (службова записка, рапорт, заява тощо).
10. Посада першого керівника установи (ліворуч), його підпис, ініціали та прізвище (праворуч).
11. Візи (якщо є) «Проект наказу внесено...», «Проект наказу погоджено,..».
Проект наказу погоджується:
- із заступником керівника установи (підприємства);
- з куратором питань, які зазначені в документі;
- з керівником структурного підрозділу, якого стосується пункт наказу;
- з юристом організації, який засвідчує узгодження наказу із чинними правовими актами та розпорядженнями керівних установ.
Накази щодо особового складу залежно від їх змісту укладаються за певними вимогами:
1. У наказах про призначення, зарахування на роботу вказують:
- на яку посаду;
- до якого структурного підрозділу (відділу);
- вид прийняття (переведенням, відповідно до контракту, на постійну, тимчасову роботу або за сумісництвом);
- особливі умови (із прийняттям матеріальної відповідальності', зі скороченим робочим днем та ін.);
- умови платні (відповідно до штатного розк;
2. У наказах про переведення на іншу роботу:
- з якої посади на яку;
- вид, термін (постійно, тимчасово); мотивування (реорганізація, скорочення, ліквідув підрозділу, дільниці, філії та ін.).
У наказах про надання відпустки вказують:
а) вид відпустки:
б) загальна кількість робочих днів;
в) дата (з якого числа, місяця, року до якого числа, року включно);
г) період, за який надається відпустка
4. У наказах про звільнення зазначають:
- дату звільнення;
- мотивування із зазначенням відповідної статті КЗпП чи інших законів.
Начальник чи інспектор відділу кадрів або посадова зобов'язані ознайомити зі змістом наказу осіб, прізвища фігурували в документі, а ті повинні розписатися зазначивши дату ознайомлення.
Наказ набуває чинності з моменту його підписання керівником.
Міністерство освіти і науки України
Харківський національний університет їм. В. Каразіна
Наказ ОС 94-ВК
17.10.2002 м. Харків
про зміни у штатному розкладі
1. ЗАРАХУВАТИ:
1.1 Біленко Ларису Глібівпу на посаду викладача історії України з 17.10.2002 з окладом відповідно до штатного розкладу.
Підстава — заява Біленко Л. Г.
1.2 Кардаша Григорія Юрійовича на посаду старій, лаборанта каф. соціології за сумісництвом з 18.10.2002 з окладом відповідно до штатного розкладу.
Підстава — заява Кардаша Г. Ю.
2. ПЕРЕВЕСТИ:
Вєтрову Ганну Іллівну, вахтера гурт. № 3, на посаду гардеробниці навч. корпусу з 19.10.2002 до 30.03.2002 у зв'язку з капітальним ремонтом гуртожитку. Підстава: доповідна записка коменданта гурт. № 3 Фе-сенко С. О. й заява Вєтрової Г. І.
3. НАДАТИ:
3.1 Беремесенкові Антону Олександровичі/, водієві ванта-жівки ГАЗ-53, тарифну відпустку з 20.10 до 21.11.2002 (на 24 робочі дні) за період роботи.
Підстава графік відпусток і заява Беремесенка А. О.
3.2 Завалій Валерії Корніївні, доц. каф. української мови, декретну відпустку з 19.10.2002.
Підстава — заява Завалій В. К.
4. ЗВІЛЬНИТИ:
Комар Олександру Михайлівну, проф. каф. історії України, у зв'язку із закінченням терміну дії контракту з 11.10.2002. Підстава контракт від 26.08.99 та заява Комар О. М.
Ректор (підпис) Г. Б. Лобан
Оголошення Повыдомлення
Оголошення - це повідомлення про час і зміст нарад, засідань; необхідність виконати якусь роботу; потребу в заміщенні вакантної посади чи набір працівників та ін.
В оголошенні обов'язково вказується, хто й про що повідомляє; дата виділяється іншим шрифтом; текст повідомлення стислий.
За формою оголошення бувають: писані, мальовані, друковані в газетах, журналах, на окремих аркушах. До них належать також афіші, що рекламують кінофільми, концерти, вистави тощо.
Окрім чіткої мови, важливості теми, цікавості змісту в оголошеннях велике значення має оформлення: використання різних шрифтів, добір кольорів, симетричність розташування повідомлень, а по радіо і телебаченню - час повідомлень, чіткість вимови, оригінальність композиції тексту.
Оголошення бувають як окремих організацій, підприємств, державних установ, навчальних закладів, так і приватних осіб.
Зразки оголошень:
ОГОЛОШЕННЯ
1 грудня 2007 р. о 15.00 в актовому залі центрального корпусу Національного педагогічного університету імені Михайла Драгоманова відбудеться літературний вечір, присвячений річниці від дня народження Григорія Сковороди.
ОГОЛОШЕННЯ
Сім 'я з двох осіб найме двокімнатну квартиру поліпшеного планування на Мінському масиві терміном на 1 рік. Тел.: 430-97-05 .
ОГОЛОШЕННЯ
Акціонерний банк "Бонус-банк" пропонує:
відкриття і ведення рахунків юридичних осіб;
розрахунково-касове обслуговування клієнтів на вигідних умовах;
приймання депозитних вкладів від юридичних осіб на різні терміни (мінімальна сума вкладу 100 грн, процентна ставка за домовленістю).
Просп. Возз'єднання, 15 (Дарницькийрайон) Тел. 550-23-40, 553-37-07
Повідомлення
Повідомлення - це різновид службового листа, в якому викладено запрошення взяти участь у нараді, конференції, зборах.
У повідомленні мають бути такі реквізити:
1) дата і час засідання;
2) місце засідання;
3) його назва (тематика);
4) порядок денний;
5) прізвища доповідачів з кожного питання;
6) прізвище й телефон відповідальної особи;
7) спосіб проїзду до місця засідання.
Повідомлення підписує голова колегіального органу або керівник установи.
Зразок повідомлення:
Шановний Іване Івановичу!
Запрошуємо Вас взяти участь у роботі науково-практичної конференції "Українська держава та українська армія".
Науково-практична конференція відбудеться в актовому залі Будинку офіцерів (вул. Грушевського, 30/1) 30-31 жовтня 2007р.
Початок об 11.00.
Проїзд: автобус № 20 до зупинки Будинок офіцерів".
Всеукраїнське товариство "Просвіта" Міністерство оборони України
Довідки
Довідка — це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств. Довідки можуть бути особисті й службові. Особисті довідки підтверджують той чи інший юридичний факт. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких від руки заповнюються тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди). Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Довідка містить такі обов'язкові реквізити:
назву організації, що видає довідку;
дату видачі й номер довідки;
прізвище, ім'я та по-батькові особи, якій видається довідка;
текст довідки;
призначення довідки (куди подається);
підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не має юридичної сили.
Зразки довідок
Київська середня школа № 25
Д о в і д к а
17.03.95 № 86
м. Київ
Коваленку Юрію Леонтійовичу в тому, що він працює вчителем фізкультури. Його посадовий оклад 120 грн. на місяць. Видано для подання до Інституту фізкультури.
Директор школи (п і д п и с) О. С. Самійленко
Секретар (п і д п и с) К. Г. Моторна
***
Жек № 601 м. Києва
Д о в і д к а
15.07.95 № 7
Журавльовій Олені Сидорівні в тому, що вона мешкає в м. Києві з 5 травня 1975 року за адресою: вул. Обсерваторна, буд. 10, кв. 13. Займає загальну житлову площу 20 м2.
Видано для подання до Шевченківської райдержадміністрації.
Головний інженер
житлово-експлуатаційної контори (п і д п и с) Ф. С. Захар'їн
Шевчук С. В. Українське ділове мовлення: Навч. посібник. — К.: Літера, 2000. — 480 с. — С. 274-275.
СЛУЖБОВІ ЛИСТИ
Службовий лист – спосіб обміну інформацією між організаціями, підприємствами, фірмами (Додатки 5, 6).
Лист – єдиний документ, на якому не ставлять назву його виду, як, наприклад, «АКТ», «НАКАЗ» тощо.
Службовий лист друкують на спеціальних бланках. Склад і розташування реквізитів бланка повинні відповідати ДСТУ.
Реквізити службового листа: державний герб або емблема, найменування міністерства, відомства, організації, поштова адреса, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку, дата, індекс, посилання на дату та номер вхідного документа, адресат, заголовок до тексту, текст, підпис, повідомлення про направлення копії в інші адреси та у справу, прізвище й телефон виконавця.
Текст листа повинен бути лаконічним, переконливим. Писати треба точно й просто, надаючи перевагу простим поширеним реченням. При цьому необхідно прагнути того, щоб кожне слово несло максимум інформації.
Листи бувають: супровідні, гарантійні, циркулярні, претензійні, інформаційно-рекламні тощо.
Супровідний – це лист, в якому адресату повідомляють факт відправлення йому документів, які додають до цього листа. Листи слід починати словами: направляємо, додаємо, надсилаємо, представляємо, повертаємо.
Гарантійний лист – це документ, у якому гарантується виконання зобов'язань, зазначених у листі.
Циркулярний – це лист, в якому одну й ту ж інформацію надсилають у декілька адрес організаціям нижчого підпорядкування.
Претензійний (рекламаційний) лист – це документ у якому пред'являють претензії до термінів, якості, кількості продукції і т.ін. Направляють винній стороні з метою врегулювання суперечок.
Інформаційно-рекламний - це лист, мета якого – зацікавити споживача. Приклад: «Якщо хочете, щоб про Ваше підприємство дізналися споріднені підприємства в США…, знайти партнерів, продати відходи виробництва за валюту, придбати передові технології…, Ви можете розмістити інформацію про Ваше підприємство в нашому збірнику. Вартість замовлення…
Зразок бланка-замовлення додається. Загальний розмір тексту не повинен перевищувати одну сторінку».
Вимоги до оформлення службового листа
За обсягом службовий лист має бути стислим, бажано — не більше однієї сторінки. Щодо технічного оформлення службового листа, його друкують на фірмовому бланку підприємства формату А4 або А5; шрифт — Times New Roman, 12–14 кегль, міжрядковий інтервал — 1,5. Для великих за обсягом листів допустимий одинарний міжрядковий інтервал. Будь-які шрифтові виділення (напівжирний, курсив) — неприпустимі.
Загальні правила складання службових листів викладені у відповідних нормативних документах. Так, основний документ, який регламентує написання службових листів в Україні, — Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163-2003. Згідно з цим документом:
— бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп’ютерної техніки;
— можна використовувати два варіанти розташування реквізитів — кутовий і поздовжній. Більш поширені — поздовжні бланки;
— якщо лист складено на фірмовому бланку підприємства, підпис керівника не потрібно завіряти печаткою;
— усі службові листи слід реєструвати та присвоювати їм реєстраційний індекс.
Дата
Щодо написання дати у службових листах існують певні правила. Так є два способи написання дати — цифровий та словесно-цифровий. У цифровій формі елементи дати пишуть арабськими цифрами в один рядок, найчастіше у такій послідовності: число, місяць, рік (наприклад, 15.01.2001). Проте дозволено й оформлення у послідовності: рік, місяць, число (наприклад, 2001.01.15). У службових документах неприпустимі такі варіанти написання, як: 15.01.2007 р. або 15.01.07. Словесно-цифровий спосіб, який найчастіше застосовують у нормативно-правових актах і фінансових документах, має таку форму: 15 січня 2011 року.
Дату документа ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку.
Адресат
У діловому листуванні особливе значення надається оформленню так званої шапки документа, або реквізиту «Адресат». Адресатом службового листа може виступати організація, її структурний підрозділ або посадова особа. Якщо лист адресують організації, її назву пишуть у називному відмінку, наприклад:
Кабінет Міністрів України
або
Виконком Ленінської районної
у місті Донецьку ради
Якщо ж адресат — конкретна посадова особа — керівник підприємства, то зазначаємо повну назву його посади (у яку входить і назва організації) та прізвище й ініціали у давальному відмінку.
Начальнику
Головного управління ЖКГ
Запорізької облдержадміністрації
Іванову С. П.
Адресатів службового листа може бути кілька, але не більше чотирьох. Їх розміщують у порядку очікуваного реагування на лист. Слово «Копія» перед зазначенням адресата не ставлять. Якщо адресатів більше чотирьох, складають список для розсилання і на кожному листі зазначають лише одного адресата, а на основному документі — узагалюнюючу назву адресатів та роблять позначку (за списком):
Керівникам структурних підрозділів
КП «Обленерго» (за списком)
Якщо документ надсилають фізичній особі, у називному відмінку пишуть прізвище, ім’я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс:
Іванченко Петро Семенович
вул. Садова, буд. 7, кв. 24,
м. Вінниця, 21003
Заголовок
У службовому листі обов’язково має бути заголовок до тексту, який розташовується нижче дати та вихідного номера документа без відступу від межі лівого берега. У заголовку коротко та чітко формулюють мету написання листа та його зміст.
Зверніть увагу. Некоректно починати заголовок словом «Щодо». Доречніше вживати на початку заголовка прийменник «Про».
Заголовок повинен складатися не більше ніж з п’яти рядків, з максимальною кількістю знаків у рядку — 28. Якщо у заголовку більше 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжити до межі правого берега і розташувати центровано над текстом.
Текст
Текст має бути викладений грамотно і зрозуміло, слід уникати повторів та слів, які не мають смислового навантаження. Це допоможе запобігти неоднозначному тлумаченню інформації, викладеної в листі, та полегшить адресатові роботу з документом.
Оскільки службові листи зазвичай пишуть не від імені конкретної особи, а від підприємства, їх складають від третьої особи. Тобто, замість дієслів прошу, вважаю, зауважую у службовому листі, що надсилається на фірмовому бланку організації, варто вживати просимо, вважаємо, зауважуємо.
Лист, що надсилається конкретному керівникові, має супроводжуватися звертанням, яке складається з форми ввічливості (шановний, пане), ім’я, по батькові адресата у кличному відмінку та завершується знаком оклику. Звертання прийнято розміщувати по центру сторінки:
Шановний Олегу Юрійовичу!
У випадках, коли того вимагає корпоративна етика, доцільно застосувати звертання: вельмишановний(-а). Таким звертанням також починають листи до вищого керівництва країни.
Основний текст документа має містити стисле але повне викладення проблеми. Типовий початок листа — зазначення доручення або завдання, на виконання якого був написаний лист:
На виконання доручення голови Калінінської міської ради від 15.04.2011 №143 комунальне підприємство «ДКАТП» провело засідання Ради директорів…
або
Акціонерне товариство «ТРІО» у відповідь на Ваш лист від 03.03.2011 № 83 повідомляє, що…
Некоректно починати текст листа із дати, наприклад:
28.11.2009 на виїзній нараді, яку проводив заступник міського голови м. Дружківки, ухвалено рішення…
Слід написати:
На виїзній нараді, яку провів заступник міського голови м. Дружківки 28.11.2009, ухвалено рішення…
Підпис
Після тексту листа, що містить звертання Шановний… або Шановна…, обов’язково має бути підпис, над яким зазвичай розміщують заключну форму ввічливості:
З повагою
Генеральний директор Новіков О. О. Новіков
Ставити підпис після тексту листа може тільки та посадова особа, посада якої зазначена під текстом.
Інша особа не може поставити прийменник «За» або правобіжну косу риску перед назвою посади відсутньої особи та підписати замість неї документ. У разі відсутності посадової особи, яка відповідно до своїх посадових обов’язків повинна підписати документ, його підписує її заступник або особа, що виконує її обов’язки. У цьому разі обов’язково зазначають посаду і прізвище та ініціали саме тієї особи, яка підписує документ.
Виконавець
У лівому нижньому куті службового листа 10-м кеглем зазначається прізвище та ініціали виконавця, а також номер його контактного телефону:
Марченко Петро Михайлович 275-2352
Якщо лист надсилається в інше місто, до номера телефону виконавця слід додати код міжміського телефонного зв’язку.
Своїм досвідом щодо складання та оформлення службових листів ділиться читачка журналу Оксана Бородіна, начальник відділу діловодства та моніторингу документів (м. Донецьк)
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
Доповідна записка – документ, який адресують керівникові даної організації або організації вищого рівня. Містить детальний виклад якогось питання з висновками та пропозиціями укладача (Додаток 8).
Реквізити доповідної записки (на загальному бланку):
– адресат (кому адресована доповідна записка): найменування посади, прізвище й ініціали посадової особи;
– назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);
– дата;
– номер документа;
– місце складання;
– заголовок до тексту;
– текст;
– додаток, підстава;
– підпис.
Залежно від змісту доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру.
Доповідні записки бувають двох видів:
а) внутрішніми;
б) зовнішніми.
Якщо доповідна записка містить відомості внутрішнього характеру, її оформлюють за допомогою ПК, машинописним або рукописним способом на чистому аркуші паперу формату А4. Підписує таку доповідну записку укладач.
Якщо доповідна записка адресована в організацію вищого рівня від імені установи або структурного підрозділу, її оформлюють на ПК на загальному бланку. Підписує цю доповідну записку керівник підприємства.
Доповідні записки по загальних питаннях діяльності підприємства зберігають 5 років.
Порядок оформлення тексту доповідної записки:
¨ у першій частині тексту викладають факти або події, які стали приводом до написання доповідної записки;
¨ друга частина повинна містити висновки та пропозиції щодо конкретних дій, які, на думку укладача, необхідно виконати у зв'язку з викладеними фактами.
2 сiчня 2013 | Пояснювальна записка до відшкодування
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
до наказу Міністерства інфраструктури України «Про затвердження Порядку відшкодування фактичних витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитами на публічну інформацію, розпорядником якої є Державна інспекція України з безпеки на наземному транспорті» (далі – наказу)
1. Обґрунтування необхідності прийняття акта
Наказ розроблено відповідно до Закону України від 13.01.2011 № 2939 «Про доступ до публічної інформації», Указу Президента України від 05.05.2011 № 547 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації», постанови Кабінету Міністрів України від 13.07.2011 № 740 «Про затвердження граничних норм витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію», з метою належного доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Державна інспекція України з безпеки на наземному транспорті.
2. Мета і шляхи її досягнення
Метою прийняття наказу є визначення процедури відшкодування фактичних витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитами на публічну інформацію, розпорядником якої є Державна інспекція України з безпеки на наземному транспорті.
3. Правові аспекти
У цій сфері є чинними такі акти законодавства:
Конституція України;
Закон України «Про доступ до публічної інформації»;
Указ Президента України від 05.05.2011 № 547 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації»;
постанова Кабінету Міністрів України від 13.07.2011 № 740 «Про затвердження граничних норм витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію».
4. Фінансово-економічне обґрунтування
Реалізація наказу не потребує додаткових витрат Державного бюджету України.
5. Запобігання корупції
Наказ не встановлює правил і процедур, які можуть містити ризики вчинення корупційних правопорушень.
6. Прогноз результатів
Прийняття наказу дозволить визначити процедуру відшкодування фактичних витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитами на публічну інформацію, розпорядником якої є Державна інспекція України з безпеки на наземному транспорті.
Перший заступник
Міністра інфраструктури України К.О. Єфименко
Особовий листок з обліку кадрів
| 1. | Прізвище | Місце для фотокартки | |||||||
| ім’я | по батькові | ||||||||
| 2. | Стать | 3. Рік, число і місяць народження | |||||||
| 4. | Місце народження | ||||||||
| (село, місто, район, область) | |||||||||
| 5. | Освіта |
| Найменування навчального закладу, його місцезнаходження | Факультет або відділення | Рік вступу | Рік закінчення або вибуття | Якщо не закінчив, то з якого курсу вибув | Яку спеціальність одержав в результаті закінчення навчального закладу, вказати номер диплома або посвідчення |
| 6. | Якими іноземними мовами володієте і якою мірою | |
(читаєте і перекладаєте зі словником, читаєте і можете розмовляти, володієте вільно)
| 7. | Які маєте наукові праці, авторські свідоцтва на винаходи | |
| 8. | Виконувана робота з початку трудової діяльності (включаючи навчання у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах, військову службу,роботуза сумісництвом). |
При заповненні цього пункту установи, організації та підприємства необхідно іменувати так, як вони називалися
у свій час, дані про військову службу записувати із зазначенням посади
| Місяць і рік | Посада із зазначенням установи; організації, підприємства, а також міністерства (відомства) | Місцезнаходження установи, організації, підприємства | |
| вступу | звільнення | ||
| 9. | Відношення до військового обов’язку і військове звання | ||||
| Склад | Рід військ | ||||
| (командний, адміністративний, технічний та ін.) | |||||
| 10. | Родинний стан на момент заповнення особового листка | |
| (перелічити членів сім’ї із зазначенням | ||
| дати народження) | ||
| 11. | Домашня адреса, тел., робочий тел. | |
| « ____ » _____________ 200__ р. | Особистий підпис |
(дата заповнення)
Працівник, який заповнює особовий листок, повинен про всі наступні зміни повідомляти за місцем роботи
для внесення відповідних даних у його особову справу
Автобіографія- це опис свого життя. Цей документ стандартизований незначною мірою. Головні вимоги під час його написання - вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.
В автобіографіях обов'язково зазначаються:
1) прізвище, ім'я, по батькові; 2) дата народження; 3)місце народження (місто, село, селище, район, область, країна); 4) відомості про навчання (повні найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися); 5) відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад); 6) відомості про громадську роботу (всі її види); 7) короткі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти); 8) дата написання й підпис автора.
Заголовок ("Автобіографія") пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхнє поле. Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу. Дата написання ставиться ліворуч під текстом, підпис автора - праворуч. Автобіографія має дві форми: автобіографія-розповідь з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей і автобіографія-документ з точним викладенням фактів.
Автобіографія - обов'язковий документ особової справи.
Зразок автобіографії:
АВТОБІОГРАФІЯ
Я, Шевченко Василь Павлович, народився 3 листопада ¡970 року в м. Києві.
У1977 році пішов у перший клас середньої школи №135 м. Києва. Після закінчення 9 класів у 1985 році вступив до Технічного ліцею м. Києва, який закінчив із золотою медаллю.
У1987 році вступив на фізико-математичний факультет Київського національного університету імені Тараса Шевченка. Під час навчання в університеті був старостою групи.
У1992 році закінчив повний курс згаданого університету за спеціальністю "Математика та інформатика", отримавши кваліфікацію вчителя математики та інформатики. З вересня 1992 року працюю вчителем у середній школі №199 м. Києва.
Склад сім "і:
дружина - Шевченко Ольга Іванівна, вчитель української мови та літератури середньої школи №106 м. Києва;
дочка - Шевченко Олеся Василівна, народилася 12 листопада 1999року.
18 листопада 2007р. (Підпис)
Резюме
Резюме - це документ, у якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні досягнення особистості, яка його складає.
Загалом якихось суворих вимог щодо розташування реквізитів резюме немає. Найчастіше у ньому подаються:
1) назва документа;
2) прізвище, ім'я та по батькові особи, яка складає резюме;
3) мета складання резюме;
4) досвід роботи;
5) освіта;
6) знання мов;
7) контактний телефон.
Може бути й інший варіант розміщення реквізитів: спочатку називається посада, яку ви обіймаєте зараз, потім у зворотному хронологічному порядку перераховуються посади, які ви обіймали до цього, а в кінці зазначається освіта.
Головна вимога до цього документа - вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.
У фірмах, інституціях, агенціях, установах зазвичай здійснюється комп'ютерне вивчення резюме, що полягає у визначенні головних (стрижневих) слів: назв компаній, фірм, посад, стажу роботи, здобутої освіти. Комп'ютер "переглядає" резюме кожного із претендентів на вакантну посаду й відповідно до кількості знайдених стрижневих слів надає йому певний порядковий номер. Тому, щоб досягнути успіху, під час складання резюме слід дотримуватися певних правил.
1. Формулюйте свою мету зрозуміло, чітко й дохідливо.
2. Вживайте якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку ви хочете обійняти.
3. Для кожного конкретного конкурсу складайте окреме резюме.
4. Намагайтеся не вживати слів "я", "ми". Замість них починайте речення активними дієсловами: організував, створив, керував, вивчав, обізнаний з.
5. Не надсилайте своєї фотокартки, якщо це спеціально не передбачено.
6. Не вказуйте розмір заробітної платні й особисті відомості.
7. Для передруку резюме використовуйте якісний папір стандартного розміру (ні в якому разі не крейдяний).
Якщо ви обіймаєте не надто високу посаду, то, складаючи резюме, краще зосередитися на великому досвіді роботи й набутих навичках.
Пам'ятайте: із тексту резюме має вимальовуватися образ автора - досвідченого, надійного, сумлінного працівника.
Зразок резюме:
РЕЗЮМЕ
Харченка Ігоря Володимировича
Мета: заміщення вакантної посади керівника відділу продажу
Досвід роботи: упродовж 2000-2002 років працював менеджером відділу продажу канцтоварів у фірмі "Граф ".
Маю досвід: 1) співпраці з клієнтами та виробничими фірмами в Україні; 2) вивчення та аналізу попиту на канцтовари вітчизняного і закордонного виробництва; 3) роботи в автоматизованій системі обліку продажів.
У 1994-1995 роках працював у центрі комп'ютерних інформаційних систем Верховної Ради України на посаді інженера-консультанта.
Брав участь у створенні електронної бази даних нормативних актів.
Освіта: 1995-1999 - навчання на факультеті кібернетики Київського національного університету імені Тараса Шевченка.
Знання мов: вільно володію українською, англійською та російською мовами.
Контактний телефон: 443-20-83.
Українське ділове мовлення - Шевчук С.В.
http://pidruchniki.ws/12800528/dokumentoznavstvo/avtobiografiya
Українське ділове мовлення - Шевчук С.В.
Характеристика- це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації. Це офіційний документ, який видає адміністрація на прохання працівника. Характеристику пишуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. У характеристиці мають бути такі реквізити:
1) прізвище, ім'я, по батькові того, кому видається характеристика;
2) рік народження, освіта;
3) текст, де зазначено, з якого часу працює або навчається особа, як ставиться до своїх посадових обов'язків, який має рівень професійної майстерності, авторитет у колективі;
4) дата складання;
5) підпис відповідальної посадової особи й гербова печатка організації, яка видала характеристику. Текст викладається від третьої особи.
Зразки характеристик:
ХАРАКТЕРИСТИКА
Ткаченко Антоиіни Андріївни, студентки музично-педагогічного факультету, 1982року народження, освіта вища незакінчена
Ткаченко А. А. навчається на V курсі музично-педагогічного факультету Національного педагогічного університету імені Михайла Драгоманова. До навчання ставиться сумлінно, постійно підвищує свій фаховий рівень. За час навчання в університеті підготувала і провела відкриті уроки, організувала концерти для інвалідів-"афганців". З першого курсу працює над темою дипломної роботи, виступала на звітній науковій конференції студентів.
Ткаченко А. А. виконує громадські доручення, успішно працює старостою 51-і групи. Вимоглива до себе, користується повагою серед товаришів і викладачів факультету.
Характеристика видана для...
01.03.2007 Декан музично-педагогічного
факультету (підпис) С.А. Коваленко
ХАРАКТЕРИСТИКА
Шмельова Віктора Петровича, учня 11 класу
Прилуцької середньої школи № 1 Чернігівської області, 1987року народження
Віктор Шмельов упродовж навчання в середній школі зарекомендував себе здібним учнем.
До навчання ставиться сумлінно, має глибокі й міцні знання з усіх предметів, усебічно розвинений. Багато читає художньої літератури. Особливий інтерес виявляє до театрального мистецтва, очолює шкільний драматичний гурток і дуже цим захоплюється.
Як член учнівської лекторської групи Віктор виступав перед учнями з доповіддю "Сучасна музика".
Упродовж навчання у школі В. Шмельов виявляв активність у громадській та суспільно корисній роботі. Під час літніх канікул керував ланкою учнівської виробничої бригади, показавши особистий приклад сумлінного ставлення до праці.
Уміє триматися в колективі, підкоряється його вимогам. Критично ставиться до власних вчинків, до поведінки товаришів і відверто про це говорить.
За відмінне навчання, зразкову поведінку та активну участь у громадській роботі педрада просить облвно нагородити Віктора Шмельова золотою медаллю.
12.05.2007
Директор школи (підпис) О. І. Алексєєв
Класний керівник (підпис) К. П. ТурТн
http://pidruchniki.ws/15840720/dokumentoznavstvo/ukrayinske_dilove_movlennya_-_shevchuk_sv