Назначение и способ хранения информации

Основной критерий отбора информации – возможность уполномоченного лица на основе ее анализа принимать управленческое решение на своем уровне. Сбор информации, по результатам анализа которой собиравшее ее лицо не может или не уполномочено принимать управленческое решение, не имеет отношения к управленческой деятельности и по этой причине нецелесообразен. Использование компьютерной техники в управленческом процессе значительно упрощает и оптимизирует процесс накопления, использования и хранения управленческой информации. Это позволяет стандартизировать работу с информацией, то есть разработать и использовать положительно зарекомендовавшие себя формы документации, а также минимизировать время подготовки и передачи прямой информации. Сбора, передачи, обработки и использования обратной информации.

Проблема, существующая в настоящее время, заключается не столько в том, чтобы отобрать для использования необходимый и достаточный минимум информации, сколько в том, чтобы организовать оптимальную циркуляцию и использование всей информации.

В общеобразовательных учреждениях с круглосуточным пребыванием детей процесс обмена информацией затрудняется еще и тем, что большинство сотрудников работает по графику (в первой половине дня, либо во второй половине дня) и это затрудняет процесс обмена информацией.

Предложенная мною схема информационного обеспечения управления образовательного учреждения позволяет всем участникам образовательного процесса осуществлять взаимодействие друг с другом.

Центром информационного обеспечения управления образовательного учреждения является Информационный центр. Сотрудники образовательного учреждения, относящиеся к первому, коллективно-коллегиальному уровню, предоставляют информацию в Информационный центр. В свою очередь они могут пользовать информацией, которая содержится в Информационном центре и необходима для выполнения своих должностных обязанностей.

Информационный центр обеспечивает сбор информации от сотрудников первого уровня, внешних организаций и передает на второй уровень – административно-управленческий.

Административно управленческий персонал анализирует полученную информацию, принимает решения и передает на третий соуправленческий уровень либо, если это касается коллективно-коллегиального уровня, возвращает информацию на первый уровень, но так же через Информационный центр.

Информационный центр состоит из:

- электронного сервера с локальной сетью и необходимой оргтехникой (автоматизированное рабочее место: компьютер, проектор, сканер, принтер);

- ответственного за информатизацию управления образовательного процесса.

Ответственный за информатизацию:

- обеспечивает ввод данных в компьютерную базу, хранение информации в электронном и бумажном виде.

- предоставляет всем участникам образовательного процесса необходимую информацию.

- создает базы данных по образовательному учреждению (по ученикам, по сотрудникам, по научно-методической работе, по учебно-воспитательной работе).

Базы данных в информационном центре могут содержать следующую информацию:

1. по ученикам:

- личные данные (ФИО, дат рождения, адрес места жительства, класс, годы поступления и окончания школы);

- сведения о родителях;

- сведения по учебно-воспитательной работе (текущие оценки, участие в конкурсах, достижения).

2. по сотрудникам:

- личные данные;

- сведения об аттестации и квалификации;

- сведения о достижениях.

3. по научно-методической работе:

- рабочие программы;

- медиатека;

- отчеты;

- разработки открытых уроков;

- методические работы педагогических работников.

4. по учебно-воспитательной работе:

- результаты мониторинга успеваемости и обученности;

- разработки открытых мероприятий;

- планы на учебный год;

- расписания уроков, звонков, факультативов;

- общую информацию о учебном заведении;

- общие списки учащихся, сотрудников.

Информационный центр обеспечивает и выполняет следующие задачи:

- сбор, хранение, обработку и передачу информации как внутри образовательного учреждения, так и с родителями (с их письменного согласия);

- взаимодействие с внешними организациями (Управлением образования, пенсионным фондом, налоговой инспекцией, инспекцией по делам несовершеннолетних, фондом социального страхования, медицинским страхованием, военкоматом, милицией и другими);

- обеспечивает обновление и дополнение информационных баз данных на сервере;

- обеспечивает взаимосвязь со всеми участниками учебно-воспитательного процесса.

Для оптимизации информатизации управления образовательного учреждения необходимо определить состав необходимой информации для каждого уровня.

Первый уровень – коллективно-коллегиальный, включает в себя:

- педагогический персонал (учителя начальных классов; учителя основного звена; учителя надомного обучения; педагог дополнительного образования; педагог-организатор внеклассной и внешкольной работы с детьми; воспитатели);

- персонал службы сопровождения учащихся учебного заведения (педагог-психолог; социальный педагог; учитель дефектолог; учитель-логопед; медицинские работники);

- учебно-вспомогательный персонал (младшие воспитатели; документовед; секретарь учебной части; библиотекарь; лаборант ЭВТ);

- обслуживающий персонал (завхоз; водитель; кастелянша; кладовщик; повара; уборщики служебных помещений; дворник; рабочий по комплексному обслуживанию зданий; кухонные рабочие).

Педагогический персонал может:

- использовать дидактическую и методическую базу по своему предмету и смежным дисциплинам; видеть результативность своей работы; благодаря электронной библиотеке, компенсировать недостаток литературы, наглядных пособий;

- более качественно подготовиться к родительским собраниям и классным часам, воспользовавшись результатами успеваемости группы и каждого ученика в отдельности;

- создавать индивидуальный портфолио, где отражается не только личностные достижения, но и собирается материал, отражающий динамику развития ученика; помогающий ориентироваться в информационном пространстве;

- отражать внеклассную деятельность учащихся, их достижения;

- вести электронные журналы и дневники учащихся;

- вести сайт учебного заведения, электронную газету учебного заведения.

- использовать формы обучения, требующие индивидуальной и групповой работы со средствами информации: CD, видеоматериалами и пр. по определенной теме учебной программы; проводить работу с учащимися в рамках проектов по созданию видеоматериалов, дистанционного обучения;

- руководить процессом получения новых знаний и способов деятельности посредством системы дифференцированных заданий.

Персонал службы сопровождения учащихся может предоставлять информацию о динамике развития учащихся; дополнять или обновлять сведения об учащихся и их родителях (с личного письменного согласия родителей (законных представителей) каждого воспитанника). Давать рекомендации родителям по исправлению какой-либо проблемы у ребенка

Учебно-вспомогательный персонал может создавать базу данных по кадровому составу и воспитанникам, вести электронный учёт выбывших и прибывших учащихся, осуществлять полный ввод данных по каждому принятому учащемуся (год рождения, адрес, паспортные данные и т.д.) с личного письменного согласия родителей (законных представителей) каждого учащегося. Осуществлять сбор внутренней информации и при необходимости передавать ее во внешние организации.

Обслуживающий персонал может получать информацию необходимую для выполнения своих должностных обязанностей. Это может быть личная информация, информация о проводимых мероприятиях в учебном заведении. Информация полученная из внешних источников.

Второй уровень – административно-управленческий, включает:

- административный персонал учебном заведении (директор; заместитель директора по учебно-воспитательной работе; заместители директора по воспитательной работе).

Административный персонал может

- автоматизировать систему всех видов отчётности, проводить постоянный мониторинг успеваемости и обученности учащихся, контролировать учебно-воспитательный процесс;

- обеспечивать материально-техническую и нормативно-правовую сторону информационного обеспечения;

- создавать условия для повышения ИКТ компетентности участников образовательного процесса;

- контролировать работу Информационного центра.

Третий уровень – соуправленческий, включает в себя

- учащихся (воспитанников) учебного заведения;

- родителей учащихся в учебном заведении;

- пользоваться электронной библиотекой, Интернетом;

- получать по итогам года личную карточку со своими достижениями;

- узнавать о мероприятиях, которые будут проводиться;

- получать возможность читать книги, периодику, информацию с CD-дисков и из сети Интернет;

- прослушивать и просматривать фоно-, магнито- и видеозаписи, посещать виртуальные музеи, выставки, галереи, используя их для подбора информации к написанию докладов, сочинений, обзоров, для подготовки к урокам, диспутам, семинарам и др.;

- подбирать разнообразные виды информации для учебных и внеклассных занятий: для общешкольных мероприятий, учебного заведения радио, видео клуба, иллюстрирования выступлений, докладов, создания Web-сайтов и т.д.;

- получать максимальную самостоятельность в выборе средств и приемов организации познавательной деятельности;

- приобретать навыки работы с компьютерными каталогами, базами данных и другими программными средствами, картотеками, библиографическими, справочными и энциклопедическими изданиями; создания и поддержки учебного заведения Web-сайтов; получают опыт работы с новыми технологиями.

Родители учащихся учебном заведении могут получать полную и достоверную информацию об успеваемости ребёнка, достижениях группы, учебного заведения, о проводимых мероприятиях, о дополнительных образовательных услугах, о результативности работы каждого учителя.

При работе с внешними организациями Информационный центр также обеспечивает сбор, обработку, передачу и хранение информации.

Основные задачи информатизации управления образовательного учреждения:

- повышение квалификации и переподготовки педагогических и руководящих работников учебного заведения;

- внедрение в работу администрации в учебном заведении программных продуктов, обеспечивающих автоматизацию рабочих мест, формирование электронных баз данных, электронный документооборот и др.;

- оснащение «предметных» (мультимедийных) классов (по одному на каждую образовательную ступень) современной компьютерной техникой;

- выделение в компьютерном классе рабочих мест «свободного доступа» для работы педагогов и учащихся с программными продуктами, ресурсами Интернет, электронными учебными материалами, электронными средствами информационно-технологической поддержки и развития учебного процесса;

- организация дистанционного обучения учащихся (для детей инвалидов, обучающихся на дому).

Одной из главных задач информатизации является материально-техническое обеспечение. Для обеспечения материально-технической базы данной модели информатизации необходимо:

- мощные компьютеры с хорошим программным обеспечением;

- оборудованное сканером, принтером, видеокамерой, проектором автоматизированное рабочее место для работы с базами данных;

- соединение всех компьютеров в единую локальную сеть, но с разграниченным правом доступа к базам данных;

- различные расходные и канцелярские товары.

Ожидаемый результат:

- разработка единой образовательной концепции по внедрению и применению информационных технологий в образовательном учреждении;

- сформировать информационную культуру педагогического и ученического коллектива;

- создание единого банка данных о состоянии и результатах процессов управления и образования, разработана технология поддержки принятия решения в процессе реализации управления учебным заведением;

- сформировать информационное пространство учебного заведения с единой системой управления информационными потоками, обеспечивающее иерархию доступа каждого участника образовательного пространства к единому банку данных;

- создать необходимые условия для обработки поступающей информации, ее отслеживания и прогностического анализа с помощью компьютерной техники;

- обеспечить вхождение учебного заведения в российское и международное образовательное информационное пространство (с созданием и поддержкой Сайта в Internet и включением учебного заведения в общероссийские образовательные проекты);

- развивать сеть автоматизированного документооборота и делопроизводства;

- создать алгоритм управления качеством образования на основе НИТ;

- создать систему информационно - коммуникативного обеспечения общественной жизни в учебном заведении.

Заключение.

Эффективность управленческой модели зависит, прежде всего, от эффективности системы сбора, обработки и анализа информации для выбора оптимальных управленческих решений.

Информатизация управления образовательного процесса позволит распределить информационные потоки прямой и обратной связи с точки зрения необходимости, но достаточности, а значит, оптимизировать управленческую деятельность учреждения.