Форматування електронних таблиць

MS Excel має потужні засоби для форматування таблиці. До операцій форматування відносять: задання фонового кольору комірки, її меж, способу зображення, розміру та кольору шрифту, яким відображається інформація в комірці, розташування тексту в комірці (горизонтальне, вертикальне вирівнювання, напрямок (орієнтація) тексту, розташування тексту в декілька рядків тощо), об'єднання декількох комірок в одну, а також спосіб відображення числових значень та дат. Найпростішим способом форматування таблиці є автоматичне форматування за допомогою меню Формат - Автоформат... Для його задання попередньо необхідно виділити всю таблицю. У вікні Автоформат (див. рис.1) можна вибрати один із запропонованих форматів і застосувати його до таблиці, натиснувши кнопку ОК.

Рис 1. Вибір автоформатування для оформлення таблиці.

У цьому ж вікні можна задати параметри застосування автоформату, натиснувши кнопку Параметры. Автоформат дозволяє встановити в комірці такі налаштування, як формат відображення чисел, межі, параметри шрифта, фонової заливки комірок, вирівнювання, а також ширини та висоти комірок. Можна відключити деякі з налаштувань, тоді вони залишаться незмінними.

Наступним способом автоматичного форматування таблиці є застосування певного стилю з переліку доступних. Для цього слід виділити таблицю, скористатися командою меню Формат - Стиль.. У вікні (див. рис.2) вибрати потрібний стиль, при потребі відключити деякі параметри форматування та натиснути ОК.

Рис. 2. Вибір стилю для оформлення таблиці

Якщо необхідно змінити параметри деякого стилю, натискають кнопку Изменить…. З'явиться вікно Формат ячеек з можливостями налаштування формату.

Вікно Формат ячеек дозволяє здійснити форматування всієї таблиці або її частини. Це вікно можна також викликати за допомогою меню Формат – Ячейки… або з контекстного меню комірки ( ). Це вікно містить шість вкладок, кожна з яких відповідає певній групі налаштувань формату.

Розглянемо послідовно всі вкладки вікна Формат ячеек та зупинимось детально на деяких способах форматування.

Вкладка Число містить зліва перелік числових форматів, при виборі одного з яких змінюється права частина вікна. На рис.5.17 відображається вкладка Число для числового формату Денежный. Цей формат призначений для відображення в комірці числа із зазначенням грошової одиниці та кількістю десяткових знаків. У правій частині вікна можна вибрати іншу грошову одиницю, встановити більшу/меншу кількість десяткових знаків.

За замовчуванням встановлено формат Общий, який використовується для відображення як числових, так і текстових даних.

Формат Числовой дозволяє встановити кількість десяткових знаків, розділювач групи розрядів, а також задати формат для відображення від'ємних значень.

Рис. 3. Формати Денежный та Дата.

Финансовый формат використовується для відображення грошової одиниці, але при цьому здійснюється автоматичне вирівнювання грошових величин за розділювачем цілої та дробової частини.

Формат Дата дозволяє вибрати один із стандартних форматів відображення дати (див. рис. 5.17). Аналогічно формат Время визначає спосіб відображення часових величин.

Формат Процентный відображає вміст комірки зі знаком %. Однак, крім того, відбувається множення значення, введеного в комірку або отриманого в результаті обчислення формули, на 100. Про це слід пам'ятати, використовуючи даний формат! Якщо формула визначає значення певних відсотків, то не слід в формулі здійснювати множення на 100. Це відбуватиметься автоматично при виборі формату Процентный.

Формат Дробный використовується для відображення значень у вигляді дробів.

Формат Экспоненциальный відображає значення в наступному вигляді: виділяється один знак числа перед комою і зазначається степінь 10, на який слід помножити це представлення числа.

Наприклад:

число 5 відображається у вигляді 5.00Е+00 (тобто 5=5,00* 10°),

число 500 відображається у вигляді 5,00Е+02 (тобто 500=5,00*10²),

число 0,5 відображається у вигляді 5.00Е-01 (тобто 0,5=5,00* 10^-1).

Формат Текстовый використовується для відображення значень у такому вигляді, в якому вони були введені в комірку. Такі значення обробляються в MS Excel як текст незалежно від того, що вони містять (числа, дати тощо).

Якщо в переліку запропонованих форматів немає потрібного, можна вибрати формат Дополнительный і знайти формат з переліку запропонованих або створити власний формат, вибравши пункт (все формати).

Приклад 1. Таблиця повинна містити номери телефонів в форматі 2-13-45.

Для цього можна:

· виділити комірки стовпця з номерами телефонів;

· ввести номери телефонів без розділових знаків (як числа);

· скористатися меню Формат - Ячейки, на закладці Число вибрати (все формати) та задати в полі Тип наступний формат: ## - ## - ## (див. рис. 4).

· Натиснути ОК.

Рис.4. Створення власного формату чисел (номери телефонів)

Після цього номери телефонів повинні відповідати зразку.

Приклад 2. Нехай в стовпці Розмір рулону, м таблиці необхідно, щоб відображалися одиниці виміру (наприклад, 10,50 м.). Для цього теж необхідно створити власний формат даних.

Тип формату буде наступним: # ##0,00_м. Це значення необхідно самостійно ввести в поле тип. Натиснути кнопку ОК.

Наступна вкладка Выравнивание (рис.5) призначена для виконання наступних дій:

· вибору горизонтального вирівнювання вмісту комірки зі спадного списку можливих способів вирівнювання;

· вибору вертикального вирівнювання вмісту комірки зі спадного списку можливих способів вирівнювання;

· визначення величини відступу;

· визначення напрямку тексту.

Для цього в правій частині вікна в полі Ориентация слід:

· вказати кут нахилу тексту (в полі ), або мишкою змінити кут на зразку;

· визначити розташування тексту в комірці в декілька рядків (встановити перемикач );

· автоматичного визначити ширину комірки відповідно до її вмісту (встановити перемикач )

· визначити, що виділені комірки будуть об'єднані в одну комірку для задання складної структури таблиці (встановити перемикач ).

Рис. 5. Вирівнювання вмісту комірки

Вкладка Шрифт дозволяє задати налаштування шрифту. Вона містить параметри налаштування шрифту, схожі на параметри, які використовуються в MS Word. Звернемо увагу лише на перемикачі та , які дозволяють встановити значення вигляду А² та А₂ .

Вкладка Граница (рис.6) дозволяє задати межі комірок. У правій частині вікна необхідно вибрати тип межі та її колір, а в лівій задати, де ці межі будуть розміщені, натискаючи лівою клавішею миші на відповідну кнопку або безпосередньо на зразок.

Рис. 6. Налаштування меж

Вкладка Вид дозволяє задати колір та узор фону комірок. Вкладка Защита визначає, чи обрані комірки будуть захищеними після встановлення захисту листа за допомогою меню Сервис -Защита - Защитить лист. Після цього комірки, для яких встановлено перемикач , будуть недоступними для редагування. Крім того, на цій вкладці можна встановити перемикач .

Перш слід пам’ятати, що перед викликом вікна Формат ячеек необхідно виділити всі комірки, для яких буде встановлюватися той чи інший формат. Якщо цього не буде зроблено, буде відформатована лише виділена комірка.

Для того, щоб не проводити повторного форматування, можна скористатися піктограмою Формат по образцу ( ). Для цього необхідно виділити комірку або групу комірок, для яких вже налаштовані параметри форматування, натиснути піктограму , після чого натиснути на комірку (або виділити діапазон комірок), яку будемо форматувати згідно параметрів комірки-зразка. Після цього комірки будуть відформатовані як комірка-зразок. Якщо необхідно відформатувати за зразком комірки не розміщені підряд, на піктограмі слід натиснути лівою клавішею миші двічі. Тоді можна виділяти довільну кількість комірок, до яких буде застосовуватися форматування комірки-зразка. Завершити цю операцію можна повторним натисканням піктограми .

Для перевірки правильності введення інформації, а також для автоматичного відображення комірок, які відповідають певним умовам (наприклад, від'ємні показники або максимальні значення), використовується Условное форматирование. Для його застосування також необхідно попередньо виділити діапазон комірок, які будуть автоматично відформатовані у випадку виконання деякої умови. Далі слід скористатися меню Формат - Условное форматирование. З'явиться вікно Условное форматирование (рис.5.21), в якому можна задати від однієї до трьох умов та відповідних форматів для кожної умови. Щоб задати умову зі спадного списку вибирається логічна умова порівняння (равно, больше, больше или равно, меньше, меньше или равно, не равно, между, вне). У сусідньому полі справа задається значення або комірка, із значенням якої будуть порівнюватися значення комірок, для яких задається умовне форматування. При натисканні на кнопку Формат…з’являється вікно Формат ячеек, в якому доступними є три вкладки - Шрифт, Граница та Вид. На цих вкладках можна задати формат комірок, які відповідають вказаній умові, та натиснути ОК. Якщо більше умов на форматування комірок не накладається, у вікні Условное форматированиенатискаємо кнопку ОК.

Рис. 7. Використання умовного форматування

Здійснити кольорове оформлення листа можна також з використанням фонового малюнка (меню Формат -Лист - Подложка). З'явиться вікно вибору зображення, в якому необхідно на дисках комп'ютера відшукати потрібне зображення, вибрати його і натиснути кнопку Вставить.

Щоб відмінити фоновий малюнок листа, викликають меню Формат - Лист - Удалить фон.

Реорганізація робочої книги в Excel

Реорганізація робочих книг Excel - це визначення кількості листків у новій робочій книзі і зміна її структури шляхом перейменування листків, а також вставки і видалення листків, переміщення і копіювання їх усередині книги і між робочими книгами.

Визначення кількості листів у новій робочій книзі:

1) Виберіть команду Параметры в меню Сервис;

2) У діалоговому вікні "Параметры" виберіть вкладку Общие;

3) Встановіть необхідне значення (до 225) у полі Листов в новой книге;

4) Натисніть кнопку ОК.

Вставка листа в робочу книгу:

1) Виділіть лист, перед яким потрібно вставити новий, натиснувши мишею по його ярличку унизу вікна робочої книги;

2) Виберіть команду Лист у меню Вставка.

Вилучення листа з робочої книги:

1) Виділіть лист, який потрібно вилучити;

2) Виберіть команду Удалить лист у меню Правка;

3) Підтвердіть вилучення, натисканням кнопки ОК.

Копіювання робочих листів

1) Виділіть листок, що необхідно скопіювати;

2) При натиснутій клавіші CTRL перетягніть ярличок листа на нове місце в книзі або в іншу робочу книгу;

3) Відпустіть кнопку миші, а потім клавішу CTRL .

Для переміщення робочого листа виконайте ті ж дії, що і при копіюванні, але без використання клавіші CTRL.

Для копіювання або переміщення листків у робочій книзі або між книгами можна також використовувати команду Переместить/Скопировать в меню Правка.

Операції вставки, вилучення, копіювання і переміщення можна робити з групами робочих листів одночасно. Для виділення групи листів натисніть мишею по їхніх ярличках, утримуючи натиснутою клавішу CTRL.