Требования к текстовым документам

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ

ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

ДЛЯ СТУДЕНТОВ ВСЕХ СПЕЦИАЛЬНОСТЕЙ

ИНЖЕНЕРНО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКОГО ФАКУЛЬТЕТА

Гродно 2009

УДК: 378.147.091.313 (072)

ББК 30.2 Я75

С47

Рецензенты: доцент, кандидат сельскохозяйственных наук И.Е. Голубец;

доцент, кандидат сельскохозяйственных наук В.М. Обуховский.

Авторы:А.В. Иванов, А.И. Ермаков, А.В. Балейко, А.В. Покрашинская.

Общие требования и правила оформления текстовых документов: методические указания.Для студентов всех специальностейдневной формы обучения инженерно-технологического факультета / А.В. Иванов, А.И. Ермаков, А.В Балейко, А.В. Покрашинская – Гродно: ГГАУ, 2009 – 47с.

Методические указания предназначены для студентов инженерно-технологического факультета. Студенты должны научиться правильно выстраивать, излагать и оформлять текстовые документы.

УДК: 378.147.091.313 (072)

ББК 30.2 Я75

Рекомендовано методической комиссией инженерно-технологического факультета 15 мая 2009 г. (протокол №9)

©А.В. Иванов, А.И. Ермаков, А.В. Балейко, А.В. Покрашинская, 2009

©УО «ГГАУ»,2009

Содержание

1 Область применения
2 Общие положения
3 Требования к текстовым документам
3.1 Построение документа
3.2 Содержание
3.3 Список литературы
3.4 Недопустимое изложение текста документа
3.5 Поясняющие надписи и сокращения
3.6 Физические величины
3.7 Формулы
3.8 Примечания и примеры
3.9 Иллюстрационный материал
3.10 Приложения
3.11 Таблицы
3.12 Сноски
3.13 Ссылки
4 Нормативные ссылки
Приложение А Пример оформления титульного листа дипломного проекта
Приложение Б Пример оформления титульного листа курсового проекта
Приложение В Пример оформления титульного листа отчетной документации
Приложение Г Пример оформления основной надписи
Приложение Д Пример оформления основной надписи
Приложение Е Пример оформления основной надписи
Приложение Ж Пример оформления иллюстраций

Область применения

Настоящие методические указания устанавливают требования к построению, изложению, оформлению и содержанию текстовых документов.

Положения обязательны для применения на инженерно-технологическом факультете УО «ГГАУ» при оформлении отчетной документации студентов, пояснительных записок курсовых и дипломных проектов (работ), а также других текстовых документов учебного процесса.

Текстовые документы подразделяют на документы, содержащие сплошной текст (технические условия, паспорта, расчеты, пояснительные записки, инструкции и т. п.), и документы, содержащие текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и т. п.).

Текстовые документы выполняют на формах, установленных соответствующими стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД) и Системы проектной документации для строительства (СПДС).

Общие положения

Подлинники текстовых документов следует выполнять рукописным по ГОСТ 2.304, с помощью компьютера по ГОСТ 2.004 на белой бумаге формата А4 (210х297) чернилами, пастой или тушью черного или синего цвета. Допускается представлять иллюстрационный материал, таблицы и распечатки с ЭВМ на листах формата А3 (297х420). Контрольные работы студентов и отчеты о выполнении лабораторных работ допускается представлять в ученических тетрадях.

При необходимости разработки конструкторской документации ее выполняют в соответствии со стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД) и системой проектной документации для строительства (СПДС).

Поля страниц документа должны быть: левое – 30 мм, верхнее – 20 мм, правое – 10 мм, нижнее – 20 мм.

При выполнении текстового документа с помощью компьютера на листе формата А4 число строк на странице документа должно быть в пределах 40-50.В каждой строке должно быть не менее 60 знаков с учетом пробелов между словами. Рукописный текст должен иметь 35-45 строк на одной стороне листа документа с высотой букв и цифр не менее 2,5 мм. При выполнении работ в ученической тетради число строк не должно превышать 20.

Текст документа, набранного в текстовом редакторе Microsoft Word, должен быть выполнен шрифтом Times New Roman Cyr размером 14пт.

Расстояние между строками в тексте при выполнении документа машинописным способом должно быть один интервал, при выполнении рукописным способом – 5 мм.

Абзацный отступ должен быть одинаков по всему тексту и равен 15 мм.

Вписывать в текст работы отдельные слова, формулы, условные знаки допускается чернилами, пастой или тушью соответствующего цвета, при этом плотность вписанного текста должна быть приближена к плотности основного текста.

Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе выполнения документа, допускается исправлять чернилами соответствующего цвета после аккуратной подчистки или закрашивания белой краской с нанесением на том же месте исправленного текста.

Повреждение листов текстовых документов, помарки и следы не полностью удаленного прежнего текста не допускается.

Копии текстовых документов выполняют одним из следующих способов:

- типографским – в соответствии с требованиями, предъявляемыми к изданиям, изготовляемым типографским способом;

- ксерокопированием – при этом рекомендуется размножать способом двустороннего копирования;

- светокопированием;

- микрофильмированием;

- на электронных носителях данных.

Ксерокопии размером менее формата А4 допускается аккуратно наклеивать на стандартные листы белой бумаги и включать в основной документ с указанием ссылок на них в тексте в соответствии с требованиями по оформлению графического материала или приложений.

Титульный лист составляется для размещения утверждающих и согласующих надписей к текстовым документам. Надписи на титульном листе должны быть распределены равномерно по странице сверху вниз.

Титульные листы курсовых и дипломных проектов (работ), а также другой отчетной документации студентов (отчетов по практике, расчетно-графических работ, лабораторных работ, рефератов, контрольных работ и др.) оформляются в соответствии с приложениями А, Б и В.

Задание

Задание приводится после титульного листа. Задание не нумеруется и в общую нумерацию не включается.

Реферат, аннотация

Раздел не имеет нумерации, название записывают посередине страницы с прописной буквы.

Список литературы

В конце текстового документа (перед приложением или спецификацией при их наличии) приводится список литературы, которая была использована при его составлении. Раздел не имеет нумерации, название записывают посередине страницы с прописной буквы.

Приложения

Материал, дополняющий текст документа, допускается помещать в приложениях. Приложениями могут быть, например, графический материал, таблицы большого формата, расчеты, описания аппаратуры и приборов, описания алгоритмов и программ задач, решаемых на ЭВМ и т.д.

Приложение оформляют как продолжение данного документа на последующих его листах или выпускают в виде самостоятельного документа.

Основная надпись выполняется по ГОСТ 2.104 в соответствии с приложением Г на первом листе раздела «Содержание» для расчетно-графических работ, отчетов по практике, расчетно-пояснительных записок курсовых проектов и работ, расчетно-пояснительных записках дипломных проектов и работ.

Расстояние от нижней строки текста до верхней линии рамки должно быть не менее 10 мм. Остальные страницы документа имеют основные надписи и штампы в соответствии с приложением Д.

Требования к текстовым документам

Построение документа

Текст документа при необходимости разделяют на разделы и подразделы, пункты и подпункты, обозначенные арабскими цифрами. При большом объеме документа допускается разделять его на части, а части, в случае необходимости, на книги.

Разделы должны иметь сквозную нумерацию в пределах всего документа без точки в конце, записанную с абзацного отступа. Разделы «Аннотация», «Содержание», «Введение», «Реферат», «Заключение», «Список литературы», «Приложение» не имеют номеров, их записывают посередине страницы с прописной буквы. Подразделы, пункты, подпункты должны иметь нумерацию в пределах соответствующего раздела, подраздела, пункта, состоящую из номеров соответствующих разделов, подразделов и пунктов, разделенных точкой. В конце номера точка не ставится.

Пункты и подпункты основной части следует начинать с абзацного отступа.

В конце заголовков глав, разделов и подразделов точку не ставят. Если заголовок состоит из двух или более предложений, их разделяют точкой (точками). В конце заголовка пункта ставят точку.

Разделение документа и его нумерация должны выглядеть следующим образом:

Если текст документа подразделяется только на пункты, они нумеруются порядковыми номерами в пределах документа.

Расчетная часть