Порядок работы руководителя дошкольного учреждения с документами

1. Понятие о делопроизводстве дошкольного учреждения. Вопросы делопроизводства, как составной части управления дошкольными учреждениями, играют важную роль в умении заведующего руководить коллективом, процессом воспитания и обучения дошкольников.

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий.

Задачи делопроизводства:

Ø оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;

Ø создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения);

Ø создание условий для хранения документов;

Ø создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел).

Делопроизводство в дошкольном учреждении осуществляет делопроизводитель, если он предусмотрен штатным расписанием. При отсутствии делопроизводителя делопроизводство осуществляют сотрудники дошкольного учреждения, ведя тот перечень документов, который предусмотрен примерной номенклатурой дел дошкольного учреждения в соответствии с занимаемой должностью. Номенклатура – [от лат. nomenclatura – роспись имен] – совокупность или перечень названий, терминов, употребляющихся в какой-либо отрасли науки, искусства, техники и т. д. Ответственность за ведение делопроизводства несет заведующий.

Важным является умение заведующего классифицировать поступающую в дошкольное учреждение информацию по признакам назначения. Согласно действующему законодательству и сложившейся практике заведующий дошкольным учреждением издает приказы, указания, распоряжения. В его управленческой деятельности преобладает работа с организационно-распорядительной документацией – положениями, инструкциями, правилами, постановлениями, распоряжениями, приказами по организационным вопросам, письмами, докладными записками, справками, актами, личными делами сотрудников дошкольного учреждения, характеристиками, доверенностями и др. Заведующим издаются распорядительные документы при подведении итогов деятельности дошкольного учреждения за год, при назначении работников на должность, освобождении от должности, при решении вопросов о поощрениях, дисциплинарных взысканиях и т. д.

Заведующий должен обладать умениями документирования каждого из видов документов, обеспечения их своевременной отправки и хранении; уметь правильно оформить протокол собрания, совещания, подготовить проект приказа, распоряжения, составить договор, написать характеристику, разработать годовой план работы дошкольного учреждения, написать ответ, заключить договор. Направление документов осуществляется по требованию вышестоящих отраслевых и функциональных органов, по просьбе учреждений, при осуществлении оперативных связей с органами образования, по просьбе сотрудников дошкольного учреждения.

2. Требования к ведению отдельных видов документации в дошкольном учреждении. Приступая к составлению деловых бумаг, заведующий должен придерживаться ряда требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документов, способствующих оперативности исполнения и дальнейшего использования, а также создающих предпосылки для машинной обработки информации:

1. Документ должен быть составлен в деловом стиле, который требует сжатости, точности, конкретности изложения мысли, использования прямого порядка слов в предложении.

2. При оформлении документа следует указать следующие реквизиты (реквизит – от лат. requisitum – требуемое, необходимое; реквизиты – обязательные данные, установленные законом или положениями для документов; отсутствие в документе хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ для той цели, для которой он предназначен): полное наименование учреждения; дату удостоверения (в состав даты входит число, месяц и год); вид документа; заголовок; адресата; подпись с указанием должности лица, выдающего документ, с расшифровкой; печать (для документов, требующих особого удостоверения их подлинности).

3. В документе неуместны слова и обороты речи, уводящие читателя от основной сути содержания текста. Не рекомендуется использовать гиперболы, метафоры, образные сравнения, не соответствующие ясности и точности изложения документов.

Составляя документ, следует избегать устаревших форм оформления деловых бумаг, канцеляризмов старого времени, архаических слов и конструкций предложений, типа «получив нижеследующее», «вышеизложенное», «настоящим уведомляем» и т. д. Следует употреблять в распорядительных документах глаголы неопределенной формы «утвердить», «обязать», «отметить»; заменять местоимения существительными, например: «дошкольное учреждение просит…», «яслям-саду № 1 требуется…», а не «нам требуется…».

4. В деловых бумагах допускаются официальные выражения и слова сокращения, некоторая стандартизация слов и их композиции. Следует учитывать, что выделенные требования в одинаковой степени не могут быть применимы к языку всех деловых бумаг. Например, расписка о получении материальных ценностей по стилю изложения отличается от заявления, приказ от распоряжения, счет от договора и т. п. В зависимости от назначения документа, от конкретных обстоятельств, в которых он составляется, заведующий выбирает наиболее эффективные средства выражения мысли.

3. Порядок работы руководителя дошкольного учреждения с документами. В соответствии с примерной номенклатурой дел для дошкольного учреждения заведующий работает со следующими документами:

· Трудовой Кодекс Республики Беларусь;

· Закон Республики Беларусь «Об образовании в Республике Беларусь»;

· Положение об учреждении, обеспечивающем получение дошкольного образования, утвержденное постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 9 ноября 2004 г. № 66;

· Устав дошкольного учреждения; Договор, заключенный между учредителем (учредителями) и дошкольным учреждением; Разряды оплаты труда Единой тарифной сетки по должностям работников учреждений образования Республики Беларусь;

· Тарифно-квалификационные характеристики по должностям работников учреждений образования;

· Договоры между дошкольным учреждением и родителями (лицами, их заменяющими);

· Правила внутреннего трудового распорядка дошкольного учреждения;

· Программа (программы) дошкольного образования;

· План работы дошкольного учреждения на учебный год;

· Региональная программа развития образования;

· Региональные нормативы финансирования образования (по мере утверждения);

· Минимальные размеры ставок заработной платы и должностных окладов работников учреждений образования;

· Перечень льгот, видов и норм материального обеспечения детей в дошкольных учреждениях, а также работников учреждений образования, установленный органами государственной власти и управления;

· Требования к дошкольным учреждениям в части строительства норм и правил, санитарных норм, охраны здоровья воспитанников, минимальной оснащенности учебного процесса и оборудования учебных, игровых помещений;

· Порядок присвоения государственных наград и почетных званий работникам образования;

· Условия аренды зданий, помещений учреждений образования, установленные соответствующими органами государственной власти и управления;

· Аттестационное заключение государственной аттестационной комиссии о соответствии содержания, уровня и качества воспитания, образования дошкольников требованиям государственного образовательного стандарта;

· Книга приказов и распоряжений заведующего;

· Финансово-хозяйственная документация дошкольного учреждения.

Делопроизводство – составная часть управления. Работники сферы управления (руководители, специалисты) до 75% своего рабочего времени тратят на работу с документами. Выделяются следующие условия для успешной работы с ними:

Ø оперативность (быстрая и четкая работа с документами);

Ø современное техническое оснащение;

Ø целесообразность выполнения всех операций с документами (каждый вид работы с документами должен быть необходим для деятельности учреждения, оправдан конкретной конечной целью);

Ø умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (составление документов только в том случае, когда это действительно необходимо или установлено государственными нормативными актами).

Таким образом, при соблюдении перечисленных выше условий, у руководителя останется время и на более творческую работу.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что такое делопроизводство?

2. Назовите требования, предъявляемые к ведению делопроизводства в дошкольном учреждении.

3. Назовите основные условия успешной работы с документами.

Литература: 9, 15 (осн.).

Лекция 7