Тренер, как официальный асессор

Если вы проводите оценивание для государственных квалификационных мероприятий, вы должны знать четкие критерии оценки. Существует система поддержки, гарантирующая эффективное применение асессмента. Она включает внутреннего и внешнего контролеров, назначенных особой организацией, имеющей на это полномочия.

Неформальная обратная связь

Каждый участник в любой момент может попросить у вас обеспечить неформальную обратную связь по поводу его индивидуальных качеств и стиля деятельности. Это может произойти как на программах тренингов, так и на сессиях инструктажа, и на занятиях с наставником. Оценка должна производиться в форме частной беседы. От тренера может потребоваться письменная форма.

В случае беседы тренер будет полагаться главным образом на заметки, которые он сделал во время занятий, и на грамотное использование техник обратной связи. Используйте технику открытых вопросов для начала беседы с учащимся. Любую обратную связь важно подкреплять информацией об особенностях поведения человека во время программы обучения. Эти данные напоминают участнику о том, что с ним происходило, и побуждают его предпринимать шаги к улучшению.

При необходимости обеспечить личную обратную связь в форме письма важно быть позитивным, насколько это возможно, но при этом следовать истине. Вы не знаете, где и в каких условиях будет прочитано ваше письмо. Используйте в нем такие фразы, как: «Вы могли бы подумать о...»

Вопросы и ответы

Вопрос.Возможна ли оценка индивидуальных качеств в процессе тренинга с большим количеством участников?

Ответ.Все имеет предел. Как правило, на тренингах, длящихся лишь один или два дня, с числом участников больше шести, провести настоящую, полезную оценку затруднительно. На выездных программах тренер имеет больше возможностей узнать участников. Когда занятия предполагают большое количество дискуссий или индивидуальных презентаций, тренер получает дополнительные возможности для наблюдения за деятельностью отдельных участников.

Вопрос.Как влияют на ход тренинга те участники, которые знают, что тренер будет предоставлять формальную обратную связь их линейным менеджерам?

Ответ.Эта ситуация требует от тренера деликатности. Если с ней не справиться, она может создать дополнительные трудности. Лучший способ решить эту проблему — обсудить ее на самом раннем этапе программы. Объясните, почему необходима оценка и как она будет проводиться. Еще лучше, если вопрос снимается до того, как вы встретились с участниками: разъяснительную работу провел линейный менеджер или отдел персонала. Удостоверьтесь, что все детали предстоящей оценки полностью представлены в предваряющей программу информации.

Писатель

Почему люди хотят стать авторами?

Многие люди стремятся стать писателями. Видеть свои слова напечатанными является очень позитивным и стимулирующим переживанием. Однако, кроме эйфории от удовлетворения своих амбиций, существует необходимость в профессиональном и ответственном подходе. Необходимы определенные цели и точные планы. Как и в случае с любой другой возможностью для развития, к написанию книги необходимо подходить реалистично. Лучший тренер — не всегда лучший писатель. У обеих этих ролей есть общие стороны, но они требуют различных комплексов навыков.

Публикация книг и статей — хороший способ завоевать известность в сфере тренинга. Потребность в информации о тренинге и обучении никогда не снижается. Армия профессионалов в области обучения и развития непрерывно растет и обновляется. Люди ищут источники информации по развитию необходимых навыков, знаний и моделей поведения своей профессии. Кроме того, многие опытные тренеры хотят добиться улучшения своих навыков и расширения возможностей карьерного роста.

Что я хочу написать?

Прежде всего необходимо определить формат своей первой публикации. Будет ли это отчет об исследовании, статья, книга или что-то иное?

На сегодняшний день существует множество книг по ключевым темам тренинга и обучения. Тем не менёе есть в этой тематике «белые пятна», которые вы можете устранить своей публикацией.

Процесс подготовки публикации обычно начинается с непосредственного контакта с их редакторами или издателями, в ходе которого им предлагается какая-либо часть подготовленной вами работы. После того как в печати появилась ваша первая публикация, издатели могут обратиться к вам по поводу дальнейшего сотрудничества. Ваши шансы возрастут, если опубликованная работа вызвала интерес читателей, Как правило, журналы имеют план тем, которые должны быть освещены в следующих выпусках. Вам лучше всего начать с предложения представить статью, которая соответствует одной из этих тем.

Выход в свет

С чего начать

Что бы вы ни хотели написать и опубликовать, вы неизбежно столкнетесь с нехваткой времени. Поначалу вы можете быть настроены чересчур амбициозно и пытаться «объять необъятное»! Это обеспечит вам ситуацию аврала. Поэтому лучше, если вы будете решать проблему с позиции «менеджера проекта».

Планирование начинайте с общих вопросов.

• О чем я могу написать? О чем бы я хотел написать?

• Как много слов я могу написать на эту тему?

• Если в моих знаниях есть пробелы, следует ли мне рассмотреть возможность писать в соавторстве с кем-либо?

• Я собираюсь написать статью, книгу или статью, которая может вырасти в книгу?

• Почему я хочу сделать это? Чего я хочу достигнуть?

• Могу ли я писать так, что другие захотят это читать?

Оценка возможностей

Определив истинные цели своей работы, убедитесь, что игра стоит свеч. Есть несколько первичных стадий, которые необходимо пройти, и несколько существенных вопросов, на которые необходимо ответить при изучении жизнеспособности своего начинания.

• Исследуйте рынок. Есть ли ниша для вашей работы? Не была ли она уже заполнена раньше?

• Есть ли нечто новое и особенное в вашем подходе к выбранной сфере?

• Насколько ваша работа специфична? Существуют ли люди, интересующиеся этой областью? Журналы или издательства, которые могли бы заинтересоваться вашей темой?

• Посещайте библиотеки, специализированные книжные магазины, университеты и бизнес-школы, чтобы исследовать вашу тему.

• Расширяйте круг ваших контактов с людьми. Определите контингент, потенциально заинтересованный в вашей теме, предложите им часть написанного, чтобы выяснить, насколько их это заинтересует.

• Каков окончательный объем рукописи? Какой формат для того, что вы пытаетесь сделать, был бы наилучшим?

Выработка правил

• Решите, какие издательства и/или журналы подходят для публикации вашего материала. Подумайте о журналах, которые вы прочитали, и определите, какие у них критерии приема рукописей на рассмотрение. Издатели и редакторы журналов имеют большой опыт по работе с потенциальными авторами и могут стать для вас очень полезными, если вы продемонстрируете творческий, хорошо продуманный подход.

• Свяжитесь с выбранным вами редактором. Обычно редакторы ожидают увидеть краткий обзор предлагаемого материала, содержание и образец текста. Вам нужны веские аргументы в пользу того, что ваш материал необходимо опубликовать.

• Если все пройдет хорошо, вам придется согласовать условия контракта, согласно которому вы будете работать: сроки, конечный результат. Трудно «творить по заказу», поэтому не забудьте оставить себе достаточно времени, чтобы уложиться в сроки.

• Если вы публикуете часть исследования или более академический материал, найдите журналы, потенциально заинтересованные в ваших разработках.

• Определите модель работы: как вы будете проводить исследование, когда начнете писать, печатать, и как будет проверяться работа. Согласуйте все нюансы с издателем. Вы будете работать по согласованному временному графику, независимо от того, пишете ли вы книгу, журнальную статью или отчет о проведенном исследовании.

• Постоянно проверяйте ход своей работы, согласуясь с намеченными целями, планом работы и с правилами, которые вы выработали.

• Исследуйте рынок на возможность появления похожей книги.

Вопросы, связанные с публикацией работ

• Знаю ли я, почему я хочу писать? Определил ли я свои цели?

• Знаю ли я что-то новое, о чем стоит писать?

• Обладаю ли я специфичными знаниями, чтобы поделиться ими с другими людьми?

• Могу ли я писать так, чтобы заинтересовать читателей?

• Могу ли я справиться с работой в срок?

• Могу ли я написать работу сам или мне необходимо сотрудничество с другими авторами?

Вопросы и ответы

Вопрос.Существуют ли «белые пятна» на рынке книг и журналов, посвященных тренингам?

Ответ.Иногда кажется, что уже написано слишком много книг и слишком много статей постоянно публикуются. Мы так заняты тренингом, что зачастую не успеваем следить за книжными новинками и журнальными публикациями. Однако мир тренинга очень динамичен. Мы ощущаем растущую необходимость в новых неизбитых способах работы. Растет наш опыт тренерской работы в условиях перемен. Мы начинаем понимать, как тренер может улучшить организации с плоской системой иерархии[4] (флэт-менеджерские организации). Накапливается опыт активного участия в реинжиниринге бизнес-процессов. Кроме того, растет количество желающих, которые стремятся постичь основные элементы тренинга. Это результат активной тенденции к осуществлению обучения «без отрыва от производства». Такая ситуация — удачная возможность для своевременного анализа и описания.

Вопрос.Как я могу выбрать тему для своего первого писательского опыта?

Ответ.Очевидно, что лучше всего вы сможете описать сферу, в которой непосредственно работаете. Тем не менее, материал должен представлять интерес и для неспециалистов. Изучив последние публикации, вы поймете, какие темы являются востребованными на данный момент. К тому же существуют темы, которые стали стандартными сферами интереса для всех, занимающихся тренингами, — оценка, связь системы обучения и развития персонала с улучшениями бизнеса и развитие навыков и знаний тренеров. Довольно часто журналы интересуются последними разработанными программами. Если вы сможете продемонстрировать хотя бы намеки положительной динамики в бизнесе в вашей организации, обусловленные проведением мероприятий по обучению и развитию персонала до привлечете внимание к своей будущей публикации.

Разработчик программ самостоятельного обучения

Дистантное обучение становится все более важным способом развития новых навыков. Растет количество программ, использующих эту форму обучения. Когда тренер разрабатывает материал для самостоятельного обучения, ему необходимо ясно представлять индивидуальные стили обучения потенциальных участников, которые нужно учесть. Материал должен быть, по возможности, интерактивным. Одинаково важны темп, язык и уровень материала. Наиболее распространенные ошибки в материалах для самостоятельного обучения: снисходительность автора и не структурированность материала.

Процесс исследования

Общий процесс разработки ничем особенным не отличается от разработки тренинга (см. главу 3). Следующие замечания касаются особенно важных моментов планирования и подготовки, о которых необходимо помнить.

• Определите потребности обучающихся. Материал должен быть рассчитан на множество людей, и поэтому данное исследование должно охватить большинство потенциальных участников будущей программы.

• Определитесь с целями, задачами и общими результатами. Что должны уметь участники в результате работы с содержанием курса? Помните, что здесь нет непосредственной обратной связи участников с тренером. Материал изначально должен быть правильно рассчитан.

• Определите наилучший способ презентации материала для целевой аудитории. Большая часть материала для самостоятельного обучения производится в письменном виде. Когда позволяет стоимость, производится вспомогательный материал на видео- и аудио носителях. Сегодня многие организации понимают преимущества современных технологий. Может появиться необходимость воспроизведения вашего материала в мультимедийном формате. Эти возможности могут составить проблему при оценке, которую необходимо разрешить перед началом подготовки материала. Окончательный формат материала будет влиять на способ его производства. Он также может вовлечь вас в отношения с новой группой людей, которые имеют навыки в разработке мультимедийных решений.

• Поставьте себя на место учащегося: подумайте, каким должен быть материал, способный увлечь и заинтересовать.

• Тщательно обсуждайте бюджет, особенно если вы собираетесь использовать внешние процедуры и ресурсы, которые не находятся в вашем непосредственном распоряжении. Подсчитайте расходы на производство дополнительных материалов.

• Выберите участников. Каков их опыт использования самостоятельного обучения? Насколько оно было трудным? Насколько оно оказалось полезным? Что вызывало у них затруднения и как они с ними справлялись? Что бы они хотели изменить в программе?

• Исследуйте рынок. Есть много источников прекрасных материалов для самостоятельного обучения. Каковы их стиль и подход? Легко ли они читаются, является ли их содержание интересным и полезным? В процессе такого анализа вы можете заодно проверить, не описано ли уже ваше начинание.

• Определите, какая поддержка будет доступна участнику. Если материал предназначен для домашнего изучения, способны ли инструкторы и наставники обеспечить подкрепление? Можно ли подать его так, чтобы учащиеся объединялись в группы? Будут ли проинструктированы их линейные менеджеры о навыках, осваиваемых участниками?

• Какие другие виды обучения доступны участникам? Будут ли различные процедуры обучения взаимно подкреплять друг друга?

Разработка программы самостоятельного обучения

Итак, вы провели необходимые исследования и теперь уверены в соответствии своего продукта реальным потребностям и в том, что подобного продукта пока не существует.

Вам необходимо решить, какая программа лучше всего соответствует потребностям участников. Принципы разработки любой программы одинаковы.

• Концентрируйтесь на учащемся, помните о различных стилях обучения.

• Представьте, что ведете беседу с учащимся. Избегайте снисходительности, используйте доступный язык.

• Структурируйте содержание, используя такие заголовки, как:

Содержание.

Введение. Предпосылки создания программы.

Как использовать этот продукт.

Цели и задачи. Тематические блоки 1, 2, 3...

Упражнения. Задания.

Вспомогательные раздаточные материалы.

Литература для чтения.

Словарь терминов.
Планы действий.

• Подумайте об использовании цветных иллюстраций. Помня о стоимости приложений, также имейте в виду, что слишком большое количество «голого» текста может вредить обучению.

• Изучите вопрос использования логотипов и шрифтов различных размеров, чтобы участнику было проще путешествовать по содержанию.

• Используя мультимедийные средства, рассмотрите связи между различными частями комплекта материалов. Если разные люди работают с разными частями, позаботьтесь о сохранении единого стиля в разных частях работы.

• Структурируйте содержание. Необходима смесь теоретических сведений, возможностей для практики и подкрепления обучения при помощи памяток и пунктов действия.

• Сделайте пробный просмотр содержания. Помните, что для проверки стиля, подхода и содержания необходимо наличие разных участников с различными стилями обучения.

• Разработайте руководство для наставников или линейных менеджеров, которые могут поддерживать программу. Оно должно содержать следующее пункты.

Список понятий.

Введение. Предпосылки создания программы.

Помощь в обучении роли наставника и линейного менеджера.

Цели и задачи.

Руководство по поддержке участников посредством модулей материала; вопросы для обсуждения, ответы на поставленные вопросы, источники дальнейшей информации.

Решения и ответы к заданиям и упражнениям.

Вспомогательные материалы.

Руководство по использованию вспомогательных материалов.

Литература для чтения.

Глоссарий.

Планы действий.

Раздел по оценке индивидуальных качеств особенно важен, если комплект материалов рассчитан на квалификационную подготовку. Здесь может возникнуть необходимость в специальном руководстве по сбору данных для человека, ответственного за проведение оценки результатов программы.

• Планируйте даты прохождения различных стадий.

Первый проект.

Пилотная программа.

Исправления.

Второй проект.

Обзор окончательного содержания.

Печать, производство.

Выпуск программы.

Инструктаж наставников и линейных менеджеров.

• Отработайте процесс активного мониторинга эффективности работы материала.

• Активно продвигайте материал на рынок.

Организатор конференций

Есть существенные различия между проведением тренинга и проведением конференции. Обычно на конференции присутствуют более двенадцати участников. В крупных организациях их количество может составить сотни человек. Эти мероприятия требуют исключительных организаторских способностей и высокого уровня поддержки. Для успеха необходимы тщательное планирование и знания проектного менеджмента. В следующих разделах обсуждаются ключевые моменты, о которых необходимо помнить для проведения успешной конференции (см. также главу 4).

Начальная подготовка

• Обозначьте цели и задачи; будьте готовы к их уточнению по мере развертывания программы.

• Определите целевую аудиторию; если вы намерены использовать почтовую рассылку, гарантируйте, что фирма, обеспечивающая ее, обладает солидной репутацией, имеет необходимый опыт и располагает современными материалами.

• Заблаговременно утвердите список выступающих.

• Согласуйте дату с инициаторами конференции, найдите помещение и заранее договоритесь о его аренде; сохраните договор аренды на случай, если придется изменить детали мероприятия или даже отменить его.

• Позаботьтесь, чтобы дата проведения конференции не совпала с другими мероприятиями. Если запланированная аудитория является интернациональной, уточните даты национальных праздников соответствующих стран.

• Выясните, не проводятся ли аналогичные вашему по целям мероприятия — вы могли бы привлечь их участников.

• Разработайте рекламные материалы. Проверьте вместе с выступающими, чтобы описания их области интересов, личных заслуг, должностей и темы выступления были указаны правильно.

• Планируйте эффективную рекламную компанию с высокой степенью информированности потенциальных участников в вашем мероприятии.

• Разработайте план действий на случай непредвиденных обстоятельств. Будьте готовы к возможным неприятностям, но не впадайте в панику! Продумайте варианты действий в случае непредвиденных осложнений: болезни выступающих, проблемы с арендованным для конференции помещением, забастовки железнодорожников и т. д.

Ближе к мероприятию

• Разошлите информацию о конференции своей целевой аудитории не позже чем за шесть недель, а в идеале — за три месяца до начала мероприятия. Имейте в виду, что это нужно сделать со значительным запасом времени, но не слишком рано, чтобы ваше мероприятие не казалось слишком отдаленным по времени.

• Рассмотрите различные формы рекламы, включающие статьи в специализированных журналах, посвященных обучению и бизнесу, вставки в журналы и электронную почту. Печать материалов должна быть организована за два месяца до того, как они потребуются, чтобы уложиться в сроки. Проверьте даты готовности печатных материалов.

• Рассмотрите вопрос публикации статьи в журнале, освещающем тему вашей конференции и рекламирующем ее.

• Будьте осторожны при затратах на рекламу. Цены в этой области легко «зашкаливают».

• Активно поработайте с администрацией арендованного помещения. Определите, кто из сотрудников может помочь вам все спланировать и кто будет там в назначенный день. Разберитесь с деталями, включая получение информации о повестке дня выступающими и участниками. Обсудите с управляющим площадки возможные случайности, опыт и варианты действий администрации на случай непредвиденных обстоятельств.

• По мере того как приготовления набирают темп и событие приближается, задайтесь вопросами с позиций участника.

Почему я должен ехать сюда?

Что даст мне эта конференция?

Как содержание конференции может быть полезным для моей компании?

Оправданны ли мои инвестиции в это мероприятие? Эффективна ли организация мероприятия? Не будет ли мне сложно добраться сюда?

• Разработайте систему процесса регистрации.

• Если вы позаботились обо всех ключевых моментах, заявки на участие в программе должны начать поступать в течение месяца после первого объявления о конференции. Отработайте схему размещения участников для проживания. Будьте готовы проверить следующее.

Были ли проблемы с почтовой рассылкой?

Мы пригласили нужных людей (достаточно ли их число)?

Является ли содержание программы актуальным?

Нет ли совпадения по срокам с какой-либо другой программой?

В случае необходимости будьте готовы к обзвону участников для выяснения, есть ли у них какие-нибудь проблемы.

• Может получиться так, что придется отменять программу. Планирование всегда должно включать оценку финансовых убытков и последствий отмены мероприятия. Если отмена необходима, вы должны быть абсолютно уверены, что она будет проведена максимально профессионально.

• Работайте со своими выступающими; удостоверьтесь, что их представления о выступлении совпадают с вашими. Тщательно проинструктируйте их о месте предстоящего выступления и об ожидаемой аудитории. Будут ли они размещены на ночь? Кто встретит их, кто присоединится к ним за обедом? Вы хотите, чтобы они присутствовали в течение всей конференции? Когда будет проводиться «разбор полетов» с их участием?

• Все эти вопросы жизненно важны, если вы пригласили выступающих «со стороны», услуги которых оплачиваются. Особое значение они приобретают, если вы просите выступить руководителей вашей организации.